Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:

Козаченко Укр мова

.pdf
Скачиваний:
11555
Добавлен:
27.02.2016
Размер:
14.46 Mб
Скачать

Тема 4. Вимоги до офіційного листування. Етикет ділового листування

порушении термін поставки товару чи надання послуги;

якість або кількість товару чи послуги не відповідає зазначеній в угоді;

виявлена внутрішньотарна недостача щойно отриманого товару;

незадовільна якість чи зовнішній вигляд упаковки тощо.

Уразі виявлення порушень постраждала сторона має право вимагати відшкодування в той чи той спосіб завданих збитків:

замінити неякісний товар;

допоставити недостачу;

вимагати процентної знижки з вартості товару;

сплати штрафу (пені) тощо.

Увага: пред'явлена претензія до кількості чи якості поставленого товару повинна бути підтверджена актом експертизи чи іншими документами.

Однак слід пам'ятати, що обставини інколи можуть бути сильнішими за бажання вашого партнера виконати свої зобов'язання. Тому доречним буде спочатку написати йому листа у формі нагадування, в якому можна висловити своє невдоволення ситуацією і сподівання на виправлення найближчим часом цієї неприємної для вас обох ситуації.

Зразок

акта-претензїі

Шановні

 

!

Нещодавно ми отримали листа, який, відверто кажучи, неприємно вразив і розчарував нас. Він написаний керівником групи студентів, які тиждень тому прибули до вас для проходження виробничої практики на

умовах, передбачених нашою угодою №

 

від

.

У листі

 

 

 

 

 

 

 

скаржаться на незадовільні умови проживании та ме-

дичного обслуговування, зазначаючи, що вони аж ніяк не відповідають тим, які передбачені п. нашої угоди. Дуже прикро, що ми змушені

турбувати вас з такого неприємного приводу. Однак, як ви розумієте, ми відповідаємо за своїх працівників і студентів та маємо стежити за їх побутовими умовами і медичним обслуговуванням у відрядженні. Ось чому звертаємось до вас з вимогою поліпшити згадані умови до рівня, передбаченого п. нашої угоди.

Просимо ужити всіх необхідних заходів. Сподіваємось, що ви не затримаєтесь з відповіддю. З повагою

посада

 

("1дпи<;)

Шановні

 

!

Дякуємо вам за надіслану першу партію замовлених нами дитячих іграшок. Однак, на жаль, ми не можемо висловити свого захоплення, оскільки їх зовнішнє оформлення (і особливо упаковка) могли б бути значно кращими.

2 9 1

Розділ V. Складання документів

Змушені звернути вашу увагу на незадовільну якість коробок: вони виготовлені з картону дуже низької якості, занадто великі, незграбні, непривабливих тонів і не мають вигляду дитячого подарунка.

Отже, просимо вас замінити упаковки й надалі чіткіше дотримуватися всіх пунктів нашої угоди і виконувати замовлення на належному рівні.

Зповагою

Улистах-претензіях широко використовуються такі мовні звороти:

Нам дуже неприємно, що...

Нас неприємно вразив той

факт, що...

Шкода, що склалася така

неприємна ситуація-

ми дуже занепокоєні таким

станом справ...

На жаль, ми не отримали від

вас жодної відповіді на нашу

пропозицію...

Це, на жаль, суперечить

умовам нашої угоди...

Ми не зовсім задоволені

вашим звітом...

Ми розчаровані вашою

відповіддю на наш лист від...

Нас прикро вразила ваша

необгрунтована відмова ...

Ми не можемо погодитися з

вашою думкою щодо...

Ми не схвалюємо вашої

позиції щодо...

Я дуже стурбований цією

несподіваною затримкою...

Будь ласка, поясніть, як

стався такий неприємний

випадок...

Просимо пояснити цю

незрозумілу й певною мірою

образливу для нас ситуацію...

Хочемо висловити свою

принципову незгоду з вашим

рішенням щодо...

Ми висловлюємо свій протест

проти...

Змушені висловити свій

рішучий протест проти...

Нам неприємно

усвідомлювати, що ...

Висловлюємо своє

незадоволення з приводу ...

Нас НЬіЯК И>Є задовольняє...

Ця ситуація наводить на

думку про можливе дострокове

розірвання угоди між нашими

компаніями...

Ми здивовані вашим

несподіваним рішенням...

У зв'язку з тим, що ви вчасно

не

розглянули

питання...

Хід

виконання

договору

починає нас непокоїти...

Якщо ви не дасте письмової

відповіді до

 

 

, ми

 

 

 

 

 

залишаємо

 

за

собою право

звернутися

до

суду...

Ми

були дуже

здивовані,

не

отримавши

відповіді на

нагадування

про

необхідність...

Ваше

зневажливе

ставлення

до

наших прохань

завдає

шкоди

цьому

співробітництву,

яке

колись

було дуже плідним...

292

Розділ V. Складання документів

Просимо

вибачення

за зайві

хвилювання

з

приводу...

Просимо

врахувати,

що

в нас виникли серйозні

труднощі...

 

 

 

 

Ця неприємна

для обох

сторін

ситуація

зумовлена

тим, що...

 

 

 

 

Це сталося через те, що...

Затримка

у

виконанні

замовлення

значною

мірою

зумовлена

тим,

що...

Ми визнаємо

свою

провину

( вину)...

 

 

 

 

Просимо

вибачення

за цю

прикру

помилку,

що завдала

вам стільки

клопоту...

Ми робимо все можливе для завершення всіх робіт у передбачений контрактом термін...

Ми намагатимемося вжити всіх необхідних заходів для виправлення ситуації...

Вважаємо ваші звинувачення

безпідставними...

Ми були прикро вражені вашою

безпідставною критикою...

Ми відхиляємо вашу претензію...

Знімаємо

з

 

себе

відповідальність

за затримку ... і хочемо

 

нагадати

обставини, за

яких

вона

сталася...

 

 

 

 

 

Вважаємо,

що

затримка

в

передачі

технічної

документації

сталася не з нашої вини...

Ми

змушені

були

затримати

передачу

робочих

 

креслень,

оскільки ви на

 

 

 

днів

 

 

 

 

 

 

 

 

запізнилися

 

з

 

оплатою

 

попередніх

робіт...

 

 

 

Оскільки

поломка

сталася через

порушення

інструкції з

техніки

експлуатації,

 

ми

відхиляємо

ваші

претензії

щодо якості

роботи генераторів...

 

Ураховуючи

все

сказане

вище,

вважаємо

 

ваші

звинувачення

безпідставними

 

й

просимо

відкликати

 

претензію...

 

Лист-запит

Лист-запит — це звертання адресанта (установи чи посадової особи) до адресата (іншої установи чи посадової особи) із проханням надати інформацію про певні події, факти, матеріальні цінності тощо.

Часто лист-запит — комерційний документ, звертання покупця до продавця з проханням надати детальну інформацію про необхідний товар чи певні послуги або ж надіслати пропозицію на поставку товару.

294

Тема 4. Вимоги до офіційного листування. Етикет ділового листування

Як правило, запити роблять на основі проспектів, каталогів, інформації, отриманої на ярмарках, виставках, з рекламних оголошень у засобах масової інформації тощо. Оформлюючи запит на товар, який зацікавив вас, ви повинні зазначити підставу для запиту, назву й кількість товару, його марку, якість, модель, термін та інші умови поставки. Ціна в запиті, як правило, не обумовлюється, але слід зазначити, в якій валюті ви маєте намір заплатити.

Зразок запиту пропозиції на поставку продукції

Шановні !

Посилаючись на переговори з вашим представником , просимо вислати нам тверду пропозицію на поставку медичних товарів.

У пропозиції просимо дати повну характеристику кожної позиції специфікації, вказати ціну, а також можливий термін і загальний обсяг поставки. Просимо також окремо зазначити вартість упаковки і транспортування.

Зазначте також, будь ласка, точну дату надсилання нам вашої пропозиції.

З повагою

посада

(підпис)

У листах-запитах часто використовуються такі вислови:

Запит

на товар

Про запит пропозиції на товар

Просимо надіслати нам пропозицію на поставку...

Просимо повідомити, чи зможете ви дати нам тверду про-

позицію на поставку...

На основі вашого каталога ми просимо вислати нам тверду

оферту

на

поставку...

 

 

 

 

 

 

Просимо

терміново

повідомити,

чи зможете ви поставити

нам...

 

 

 

 

 

 

 

 

Посилаючись на ваше

оголошення

в газеті

, просимо

зробити нам пропозицію на...

 

 

 

 

Згідно

з

нашою домовленістю від

 

 

просимо

зробити

нам тверду

пропозицію

на...

 

 

 

 

 

295

Розділ V. Складання документів

Чи треба ставити кому після сполучень слів з подякою, з повагою у ділових листах?

\

Конструкції на зразок: З подякою директор коледжу, Щиро Ваш Сергій Миколайович Радчук; Із вдячністю за підтримку оргкомітет конференції та ін. — це усталені етикетні формули, які часто вживають в офіційних листах. Помилково в таких висловлюваннях після сполучень слів з подякою, з повагою ставлять кому.

Очевидно, що ці конструкції є неповними реченнями. Натомість повні речення мають таку форму: Із подякою до вас звертається директор коледжу, Щирим Вашим прихильником {товаришем) є Сергій Миколайович Радчук; Вдячність за увагу висловлює оргкомітет конференції. На місці пропуску слів у неповних реченнях здебільшого ставлять тире.

Якщо сполучення слів з повагою, з подякою тощо вжиті безпосередньо перед прізвищем, назвою посади, назвою установи, організації, то між ними ставлять тире. Якщо такі звороти розміщені в одному рядку на відстані від прізвища, назви посади, назви установи, організації або в другому рядку, нижче від них, то між ними не вживають розділових знаків*.

Телеграма

Телеграма — це вид кореспонденції з гранично стислим текстом, який використовують у разі необхідності негайно втрутитися в певну справу, терміново інформувати когось про щось. Текст телеграми містить лише словесну інформацію.

Телеграма пишеться суцільним текстом, без абзаців і переносів. Для складання тексту телеграми слід вибирати короткі слова, а службові взагалі пропускати. Розділові знаки ставити лише тоді, коли їх відсутність змінює зміст; вони пишуться скорочено, малими літерами: "крп", "км", "лпк" (крапка, кома, лапки). Числа у тексті пишуться літерами. Заперечення не не вилучають. Окрім цього, треба бути особливо уважними з добором слів не лише через потребу економії мовних засобів, а й з пошани до норм літературної мови.

* Використано матеріали видань: "Типологія помилок у науковому тексті". — Черкаси, 2011; "Говоримо і пишемо правильно". — К., 2011.

296

Тема 4. Вимоги до офіційного листування. Етикет ділового листування

Службові телеграми пишуться у двох примірниках. Перший примірник надсилають до відділення зв'язку, другий (копію) підшивають до справи.

Переважна більшість телеграм пишеться на спеціальних бланках і лише з лицьового боку.

Телеграми бувають звичайні, термінові, урядові.

Реквізити в телеграмі розміщуються відправником у такій послідовності:

позначка про категорію телеграми (термінова, урядова

тощо);

позначка про вид телеграми ("Вручити...", "Повідомлення телеграфом" тощо);

назва пункту призначення (із зазначенням номера відділення зв'язку, якщо телеграму адресовано в місто;

із зазначенням району та області, якщо телеграму адресовано в сільську місцевість);

повна адреса;

прізвище, ім'я та по батькові адресата;

текст телеграми;

підпис відправника (за бажанням адресанта);

внизу на бланку зазначається повна адреса, номер відділення зв'язку, прізвище, ім'я та по батькові адресанта.

У телеграмах підприємствам, установам, організаціям замість детальної адреси й повної назви адресата можна використовувати їх умовні чи скорочені позначення, які реєструються відділенням зв'язку.

У цьому разі адреса зазначається в такій послідовності:

1)пункт призначення, номер відділення зв'язку;

2)умовна або скорочена адреса, присвоєна адресату та зареєстрована ним у відділенні зв'язку, з яким укладено договір доставки телеграм;

3)посада або прізвище адресата.

Кількість слів у телеграмі не може перевищувати трьохсот. У телеграмах, адресованих у міста, на номер абонентської

скриньки, військової частини, "До запитання", обов'язково зазначається пункт призначення та номер міського відділення зв'язку.

Не дозволяється приймати телеграми "До запитання" на адреси військових частин та установ, на які покладено виконання покарань.

297

Розділ V. Складання документів

У телеграмі, адресованій на номер телефону або телефаксу, необхідно зазначати повну адресу абонента.

Телеграма повинна бути написана ручкою або надрукована на друкарській машинці чи комп'ютері без виправлень і перекреслень.

Зразок телеграми

ТЕЛЕГРАМА

ТЕРМІНОВА КИЇВ ВУЛ СИМИРЕНКА 5 НАВЧАЛЬНИЙ ЦЕНТР ЗМІНА КУЛИКУ

УЧАСНИКИ ОЛІМПІАДИ КІЛЬКОСТІ 5 ПРИБУДУТЬ 12 ЛИСТОПАДА 9 ГОДИНІ ПОЇЗДОМ 012 ХАРКІВ КИЇВ ВАГОН 10 ПРОХАННЯ ЗУСТРІТИ МУСІЄЦЬ

Обухів вул. Краківська 5 Промислово-економічний коледж

Директор підпис А.М. Прядун 11.11.12

Телефонограма — це термінове повідомлення, що передається адресату по телефону (текст диктується і записується). Це найпростіша і найшвидша форма передавання службових документів. Телефонограми мають такі реквізити:

Назва документа — заголовок.

Номер і дата телефонограми. Слово "Телефонограма", її номер і дату надходження пишуть у першому рядку. Дата телефонограми — дата її передавання.

Назва організації і службової особи — відправника телефонограми.

Назва організації і службової особи — одержувача (кому).

Текст телефонограми (стислий, як і текст телеграми, не більше ніж 50 слів).

Підпис службової особи — керівника організації або його заступника.

У графах "Передано" і "Прийнято" зазначають посаду, ініціали, прізвище того, хто передає і хто приймає.

Зразок телефонограми

Телефонограма № 12 від 14 квітня 2012 р.

Від кого: Саксаганський райвиконком м. Кривого Рогу Телефон 64-35-74

2 9 8