тема 2. МетОдические ОснОвы ПриМенения ит в уПравлении Организацией

2.1. Проектирование информационных технологий в управлении

Создание информационных систем (ИС) и информационных технологий (ИТ) управления представляет собой сложный процесс проектирования. Он включает пересмотр деятельности аппарата управления в условиях функционирования новой информационно– технологической среды. Целью проектирования является внедрение человеко–машинной системы управления организацией.

В процессе проектирования:

выявляются наиболее существенные характеристики объекта;

изучаются его внешние и внутренние информационные потоки;

создаются математические модели системы и ее элементов;

определяются условия взаимодействия человека и техниче- ских средств.

Рассматривая экономический объект в технологическом аспекте,

внем можно выделить аппарат управления (АУ) и компоненты ИС: информационная технология (ИТ); информационная система реше- ния функциональных задач (ИСФЗ); система поддержки принятия решений (СППР) (рис. 2.1).

Объектами проектирования ИСФЗ выступают процессы автома- тизации решения функциональных задач. Применительно к произ- водственному предприятию это автоматизация:

36

SaveStud.Su

решения задач технологической подготовки производства;

оперативного управления основным производством;

составления бизнес–планов;

финансового менеджмента;

бухгалтерского учета и внутреннего аудита и т. п.

Каждая из функциональных подсистем представляет собой набор комплексов задач, состоящих из отдельных подзадач с конкретным алгоритмом преобразования исходной информации в итоговую.

Технологическое обеспечение информационной технологии по- зволяет не только решать функциональные задачи управления, но и в рамках СППР менеджерам и руководителям организации прово- дить в интерактивном режиме работу аналитическую и по прогнози- рованию для последующего принятия управленческих решений.

Обязательными элементами проектируемого технологического обеспечения ИС являются: организационное, техническое, информа- ционное, математическое, программное, лингвистическое, правовое, эргономическое (рис 2.2).

Организационное обеспечение (ОО) представляет собой ком-

плекс документов, составленный в процессе проектирования ИС,

37

SaveStud.Su

Техническое обеспечение (ТО) — технические средства сбора, регистрации, передачи, обработки, отображения, тиражирования ин- формации, оргтехника, обеспечивающие работу ИТ, методические и руководящее материалы, техническая документация и обслуживаю- щий их персонал.

Информационное обеспечение (ИО) — проектные решения по объемам, размещению, формам организации информации в ИС: по- казатели, классификаторы, кодовые обозначения элементов инфор- мации, унифицированные системы документации, массивы инфор- мации в базах и банках данных на машинных носителях, а также

38

SaveStud.Su

персонал, обеспечивающий надежность хранения, своевременность и качество технологии обработки информации.

Математическое обеспечение (МО) — совокупность матема-

тических методов, моделей и алгоритмов обработки информации, используемых при решении функциональных задач. МО включает средства моделирования процессов управления, методы и средства решения задач управления, методы оптимизации управленческих процессов и принятия решений (методы математического програм- мирования, математической статистики и т. п.).

Программное обеспечение (ПО) включает совокупность про- грамм, реализующих функции и задачи ИС. В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программы.

Лингвистическое обеспечение (ЛО) объединяет совокупность языковых средств для формализации естественного языка. С помо- щью лингвистического обеспечения осуществляется общение чело- века с машиной.

Правовое обеспечение (ПРО) — правовые нормы, регламенти- рующие правоотношения при создании, внедрении и эксплуатации ИС и ИТ.

Эргономическое обеспечение (ЭО) — совокупность методов и средств, используемых на разных этапах разработки и функциони- рования ИС и ИТ, для создания оптимальных условий высокоэффек-

тивная, сбытовая и т. п.), сферы их функционирования (производящие продукцию, оказывающие услуги и т. п.) и уровней управленческой деятельности (общегосударственный, региональный, муниципальный. )

В процессе проектирования ИС учитываются в первую очередь требования работников среднего звена управления (специалистовменеджеров), поскольку они реализуют свои функции на конкретных участках управленческой деятельности (производственной, финансо- вой и т. п.) и являются активными участниками информационного процесса в организации.

Система поддержки принятия решений (СППР) проектируется как информационная система для обслуживания финансовых ме-

39

SaveStud.Su

неджеров и руководителей верхнего звена управления. Она рас- считана на аналитическую работу менеджеров в режиме реального времени и использует полный набор технических, математических, программных средств и информационных ресурсов.

АРМ специалистов–менеджеров проектируется с учетом специ- фических особенностей решаемых ими задач:

периодичность (регламентированность) формирования доку-

ментов;

четко определенные алгоритмы решения задач;

использование нормативно–справочной и оперативной ин- формации.

АРМ руководителей верхнего уровня управления (руководителей фирм; предприятий, организаций) проектируютсяс расчетом решения

стратегическихи прогнозныхзадач.Такимизадачамимогутбыть:уста - новление стратегических целей, планирование материальных ресурсов,

ограничений, слабая формализованность алгоритмов решения. Поэтому

2.2.Инженерное проектирование в управлении организацией

исистема поддержки принятия решений

Опыт создания ИТ и ИС управления показал, что эффективность функционированияорганизациизависит не столько от уровня автома - тизации информационныхпроцессов, сколько от целенаправленности, аналитичности, регламентированности процедур самой управленческой

правленных, научно обоснованных процедур управления организацией. Такая технологиядостигаетсяв процессе проектирования,в основе ко - торого лежит системно–технический подход.

40

SaveStud.Su

Под бизнес–инжинирингом понимается выполнение комплекса проектировочных работ по разработке методов и процедур управле- ния бизнесом, когда без изменения принятой структуры управления в организации (предприятии, фирме) достигается улучшение ее фи- нансового положения.

Целью бизнес–инжиниринга является обеспечение менеджеру наиболее благоприятных условий работы для достижения эффектив- ности производства.

Работа менеджера в среде автоматизированных информацион- ных технологий создает ему благоприятные условия для поиска не- ординарных вариантов перехода от сложившихся методов работы к новым, дающим увеличенный экономический эффект. Проектирова- ние такого сложного организационно–технологического комплекса, направленного на улучшение управления бизнесом, получило на-

звание «реинжиниринг бизнес–процессов».

Объектом изучения и проектирования в условиях применения реинжиниринга являются протекающие в организации (коммер- ческой структуре) бизнес–процессы. Основная задача реинжини- ринга — перепроектирование действующей системы управления и создание на базе современной информационной технологии про- цессов управления бизнесом, благодаря которым должны быть реализованы поставленные цели.

Реинжиниринг основывается на системном подходе в изучении потока работ и компьютерном моделировании бизнес–процессов, про- ходящих во времени. При этом анализируются и уточняются фак- торы, определяющие управление качеством процессов, формируются фундаментальные цели функционирования организации, выявляют- ся ключевые факторы успеха, которые необходимы и достаточны для достижения целей.

Проект по реинжинирингу бизнеса, как правило, включает сле- дующие этапы:

разработку образа будущей организации;

анализ существующего бизнеса;

разработку нового бизнеса;

внедрение нового бизнеса.

Внедрение СППР и новейших методов менеджмента влечет за собой изменения требований к подготовленности менеджеров, так как в новых технологических условиях все больший объем вопросов может быть переложен СППР.

41

SaveStud.Su

СППР могут создаваться на основе программных продуктов, характерное свойство которых заключается в наличии в них всех компонентов СППР в готовом виде. Их использование не предпола- гает программирования, поэтому процесс внедрения сводится лишь к вводу знаний о предметной области и правил их обработки.

Этапами проектирования СППР при наличии программной обо- лочки являются:

1.Описание предметной области, целей создания системы и вы- полнение постановки задачи;

2.Составление словаря системы;

3.Разработка базы знаний и базы данных;

4.Внедрение системы.

Рис. 2.3. Компоненты СППР

Рассмотрим перечисленные этапы более подробно.

Этап 1. Описание предметной области, целей создания системы и выполнение постановки задачи. Описание должно отражать пред- метную область в формах:

текстовое описания процессов, объектов и связей между ними;

графическое представление дерева целей.

42

SaveStud.Su

В результате в постановке задачи должно быть отражено сле- дующее:

сформулированныецели принятия решений или гипотезы, до - казательством достоверности которых должна заниматься система;

перечень исходных данных, ввод которых осуществляется непосредственно перед началом запуска системы;

перечень «постоянных» данных (нормативы, коэффициенты, ставки, проценты, справочная информация);

перечень расчетных формул, используемых в дереве целей (зависимости между показателями и формулы расчета их приростов);

выражения, необходимые для вывода заключений из терми- нальных вершин сети вывода правил.

Этап 2. Составление словаря системы. Словарь системы — это набор слов, фраз, кодов, наименований, используемых разработчи- ком для обозначения условий, целей, заключений и гипотез.

Этап 3. Разработка базы знаний и базы данных. База знаний, как правило, состоит из двух компонентов: дерева целей с расчетны- ми формулами и базы правил (сеть вывода). База правил создается на основании графа целей и сформулированных ранее гипотез.

Базы данных создаются в том случае, если объем исходной ин- формации, применяемой для расчетов, значителен.

Этап 4. Внедрение. На этом этапе по разработанной схеме про- веряется и оценивается правильность работы системы.

Рассмотренные методы и модели формирования управленческих решений не затронули весьма важные аспекты данного процесса, касающиеся нравственной стороны дела. Принятие решений в любой сфере человеческой деятельности базируется на системе нравствен- ных ценностей. Ценности условно можно разделить на собственные

инормативные, т. е. общественно признанные. В любом случае не- обходимо определиться в двух принципиальных позициях:

в главной цели, которая может быть гуманистической, ко- рыстной, узковедомственной, общественно значимой и т. д.;

в средствах достижения целей, которые могут быть приемле- мыми или нет в глазах общественности.

Выбор управленческих решений зависит не только от интеллек- туального уровня личности, но и от его нравственно–этических пози- ций. Современная действительность подчеркивает особую актуаль- ность этой проблемы во всех звеньях управления экономикой.

43

SaveStud.Su

2.3.Организационные и методические принципы создания ИС и ИТ

Впроектировании ИС управленческой деятельности используют- ся системотехнические подходы, главными из которых являются:

кибернетический подход, предполагающий постановку цели функционирования управленческой деятельности, моделирование структуры и динамики развития процессов, установление наличия прямых и обратных связей, декомпозиции систем и модулей;

открытость и возможность совершенствования всего ком- плекса и каждого компонента в отдельности;

внутренняя непротиворечивость системы как на уровне дан- ных, так и уровне управляющих процедур;

минимизация бумажного документооборота;рационализация технологических цепочек за счет внедрения

стандартизированных модулей.

Согласно приведенным подходам формируются основные прин- ципы создания ИС и ИТ управления.

Первый из них — системность и логичность построения обеспечивающих и функциональных элементов ИС. Процесс про-

ектирования ИС подчиняется общей цели, на достижение которой и направлена постановка задач. Поскольку цели предприятия, фирмы, любой организации могут меняться в зависимости от реальной ситу- ации, то цель проектирования должна носить адаптационный харак- тер и соответствовать стратегическому направлению управленческой деятельности конкретного экономического объекта.

Второй принцип проектирования ИС — широкое применение экономико–математических методов и стандартных про- грамм прогнозно–статистического характера. Задачи управ-

ления производственной, финансовой деятельностью организации в большинстве своем ставятся как аналитические, оптимизационные или как задачи планирования. Поэтому и методы их решения отно- сятся к соответствующим разделам математики.

Третий принцип предполагает декомпозицию системы на ряд комплексов (модулей) задач, каждый из которых моделирует определенную сферу управленческой деятельности.

Четвертый принцип — использование новых методов и вклю- чение вновь созданных программных модулей в систему авто-

44

SaveStud.Su