7.2. Классификация систем подготовки текстовых документов

В настоящее время существует много различных систем под- готовки текстовых документов. Наиболее важной для практическо- го пользователя характеристикой программы этого класса можно считать область профессиональной деятельности, для которой про- граммный продукт удобен в применении.

Существующие в настоящее время системы подготовки текстовых документов значительно отличаются друг от друга возможностями ввода и редактирования текста, его форматирования и вывода на печать; по объему функциональных возможностей и по назначению для применения. По всем этим характеристикам их можно класси- фицировать на три большие категории:

текстовые редакторы,

текстовые процессоры,

настольные издательские системы.

Текстовые редакторы Текстовый редактор — это программа, обеспечивающая ввод,

изменение и сохранение любого символьного текста. Исторически с помощью компьютера первыми стали обрабатываться тексты про- грамм, для которых не использовалось никакое форматирование. Все редакторы текста, различаясь способами управления и набором сер- висных возможностей, позволяют:

набирать текст с отображением на экране дисплея, изменять символы в режиме замены, вставлять и удалять группы символов;

удалять одну или несколько строк, копировать их или пере- мещать в другое место текста, вставлять группы строк из других текстов;

раздвигать строки, чтобы вставить новый фрагмент;

обнаруживать все вхождения определенной группы симво- лов, заменять один контекст другим, возможно, разной длины;

сохранять набранный текст;

распечатывать текст.

Текстовые процессоры Текстовый процессор — система подготовки текстов, которая

позволяет создавать документы со сложной структурой (т. е. состоя- щими из абзацев, страниц и разделов). Во внутреннем представле- нии этот текст снабжается специальными кодами — разметкой.

108

SaveStud.Su

В текстовых процессорах есть специальные функции для облег- чения ввода текста и представления его в напечатанном виде, среди которых можно выделить следующие:

ввод текста под контролем функций форматирования, обеспе- чивающих немедленное изменение вида страницы текста на экране

ирасположение слов на ней, что дает приближенное представление о действительном расположении текста на бумаге после печати;

предварительное описание структуры будущего документа, в котором задаются такие параметры, как величина абзацных от- ступов, тип и размер шрифта для различных элементов текста, рас- положение заголовков, междустрочные расстояния, число колонок текста, расположение и способ нумерации сносок и т. п.;

автоматическая проверка орфографии и получение подсказ- ки при выборе синонимов;

ввод и редактирование таблиц и формул с отображением их на экране в том виде, в каком они будут напечатаны;

объединение документов в процессе подготовки текста к пе-

чати;

автоматическое составление оглавления и алфавитного спра- вочника.

Практически все текстовые процессоры значительно отличаются друг от друга характеристиками, возможностями по вводу и редак- тированию текста, его форматированию и выводу на печать иимеют свою уникальную структуру документа.

Одним из наиболее используемых текстовых процессоров среды Windows является MS Word — приложение предназначенное для создания, просмотра, модификации и печати текстовых документов. MS Word дает возможность выполнять все без исключения традици- онные операции над текстом, предусмотренные в современной ком- пьютерной технологии:

набор и модификация неформатированной алфавитно– цифровой информации;

форматирование символов с применением множества шриф- тов TrueType разнообразных стилей и размеров;

форматирование страниц (включая колонтитулы и сноски);

форматирование документа в целом (автоматическое созда- ние оглавления и разнообразных указателей);

109

SaveStud.Su

проверка правописания, подбор синонимов и автоматический перенос слов.

Крометого,в процессоре MSWord реализованывозможноститехно - логии связыванияи встраиванияобъектов,которыепозволяетвключать в документтекстовыефрагменты,таблицы,иллюстрации,подготовлен - ные в другихприложениях Windows. В MS Wordимеется возможность применения готовых шаблонов документов и стилей оформления.

Современный рынок программного обеспечения предлагает мно- жество различных продуктов, предназначенных для создания и об-

ми этими качествамиобладаеттекстовыйпроцессор MS Word, который предоставляет пользователю большое количество и разнообразие воз - можностей. Он позволяет создавать как простейшие документы, так и оригинал–макеты профессионально оформленных бюллетеней и книг.

Основные принципы работы в текстовом процессоре MS Word и приемы работы с текстом изучаются в дисциплине «Информатика». Мы рассмотрим некоторые возможности, которые повышают эффек- тивность работы с текстовыми документами. К ним относятся:

использование шаблонов и стилей;

разработка электронных форм документов;

автоматизация почтовой рассылки.

7.3.Стили и шаблоны

Всистемах подготовки текстовых документов идея использова- ния разработанных ранее элементов реализована в виде механизма стилей и шаблонов.

Стиль — это способ форматирования абзаца или знака (симво - ла). Соответственно существуют стили абзаца и знака. Использование стилей значительно ускоряет форматирование документа. В наиболь - шей степени это проявляется в стилях абзаца, который мы и будем рассматривать. Работа со стилем знака осуществляется аналогично.

Основная идея использования стиля абзаца состоит в следующем. Пусть у нас имеется абзац, который имеет следующее форматирование: шрифт Arial, размер шрифта 14, полужирный, выравнивание по центру,

110

SaveStud.Su

межстрочный интервал полуторный и т. п. Нам требуется оформить некоторыеабзацы также (возможноне один и расположеныони могут быть не подряд). В этом случае удобнее всего создать или модифици - ровать один из имеющихся стилей и применять его. В дальнейшем, в случае, если стиль будет изменен, форматирование абзацев, имеющих данный стиль, будет изменено автоматически.

Следует отметить, что любой абзац в документе отформатирован

всоответствии с некоторым стилем. Существует ряд стилей, которые

вдокументе присутствуют всегда (их нельзя удалить). К ним отно- сятся стили «Обычный», «Заголовок 1», «Заголовок 2» и др.

Для работы со стилями (создания, изменения и применения) ис- пользуется панель стилей и (или) элемент «поле со списком» на панели форматирования. Панель стилей может быть вызвана коман- дой «Формат, Стили и форматирование» или самой левой кнопкой панели форматирования.

Рис. 7.1. Кнопки вызова панели стилей и применения стиля

Рис. 7.2. Панель стилей

111

SaveStud.Su

На панели стилей имеется кнопка «Создать стиль», а при вы- делении стиля справа появляется кнопка раскрытия списка команд работы со списком (например, «Изменить»).

Используя эту панель можно эффективно работать со стилями. Шаблон — это совокупность стилей, текстов (обычно не изме- няемых), рисунков (например, эмблема организации), пользователь- ских панелей инструментов, элементов автотекста, макросов и т. п.,

сохраненных в отдельном файле с расширением имени dot . Следует отметить, что любой документ Word создается на базе

какого-либо шаблона. Это либо шаблоны каких-то документов, либо обычного документа. Документу с шаблоном «Обычный» соответ- ствует файл Normal.dot.

Шаблонный текст — это текст, который, как правило, должен быть неизменным в каждом документе, например, название и адрес фирмы, постоянные реквизиты. Шаблонный текст вводится в ша- блон при его создании, после чего он доступен в каждом докумен- те, созданным на основе этого шаблона. Впоследствии в документе текст можно изменять, но это не повлияет на содержимое шаблона: изменится только содержимое документа.

Все перечисленные элементы шаблона значительно облегчают работу пользователя, так как будучи один раз подготовленным и со - храненным, шаблон позволяет быстро создать аналогичные по форме, но различные по содержанию документы без затрат времени на ввод одинаковой для разных документов информации и форматирование.

В комплекте поставки Word имеется набор шаблонов, однако они не всегда удовлетворяют пользователя и соответствуют требованиям государственного стандарта. Пользователь может самостоятельно модифицировать их или создать новые шаблоны. Отметим, что ша- блоны документов хранятся на внешнем устройстве в специальном месте. Место расположения шаблонов можно узнать, выполнив ко- манду «Сервис, Настройки...». В окне диалога «Настройки» во вклад- ке «Расположение» указывается место расположения шаблонов.

Существует несколько различных способов создания шаблонов документов. Рассмотрим два из них.

Во-первых, любой документ может быть сохранен как шаблон. Для этого при сохранении файла командой «Файл, Сохранить как...» необходимо указать в параметре «Тип файла», что должен быть со- хранен как шаблон.

112

SaveStud.Su

Второй путь — это выполнить команду «Файл, Создать...», вы - брать «На моем компьютере...» и включить переключатель «Шаблон».

Рис. 7.3. Окно создания шаблона и документа на основе шаблона

Для создания нового документа на основе какого-либо шаблона, можно воспользоваться командой «Файл, Создать» и в диалоговом окне «Создание документа» выбрать нужный шаблон.

Существует еще одна возможность создания документа на основании шаблона: надо выполнить двойной щелчок по пикто- грамме файла шаблона. При этом создастся новый документ на основе данного шаблона, а сам файл шаблона открыт не будет (и, следовательно, шаблон не изменится).

7.4 Электронные формы в MS Word

Для автоматизации работы с документами, в программе Word имеется возможность использовать электронные формы.

Форма — это структурированный документ с незаполненными областями, в которые пользователь может ввести данные. В формах, наряду с обычным текстом, можно использовать текстовые поля, флажки и раскрывающиеся списки. Данные форм можно затем про-

анализировать в программах Microsoft Access или Microsoft Excel.

С точки зрения бумажного делопроизводства электронные фор- мы — это электронные аналоги бумажных бланков, процесс запол- нения которых упрощен благодаря ограничению возможностей не-

113

SaveStud.Su

корректных действий пользователя. К преимуществам электронных форм относятся возможность автоматической проверки введенных данных, ввод данных из списка и наличие подсказок, которые об- легчают заполнение формы.

Электронные формы представляют собой Word-документы, со- стоящие из фиксированных неизменных элементов (таблиц, текста, графики), и из заполняемых пользователем полей форм, в которые информацию можно вводить с клавиатуры или выбирать из списка доступных значений. Пользователей по виду их работы с формой можно разделить на следующие группы:

разработчики — те, кто создает форму;

пользователи — те, кто заполняет форму.

Пример простой формы приведен на рис. 7.4. Чтобы создать фор- му, нужно создать документ или шаблон, ввести и отформатировать неизменяемый текст и вывести на экран панель инструментов «Фор- мы» (рисунок 7.4), которая предусмотрена специально для создания форм в Word. С помощью этой панели можно вставить в документ поля и задать их параметры.

В электронных формах используются три типа полей:

текстовое поле;

поле со списком;

флажки.

щью кнопки Параметры поля формы панели инструментов Формы. Поле со списком — это поля, при создании которых задается список допустимых значений, из которого пользователь может вы- брать значение при их заполнении. В диалоговом окне «Параме-

114

SaveStud.Su