Рис. 11.2. Окно базы данных

11.4.Таблицы MS Access

11.4.1.Создание таблиц с помощью Конструктора

Для создания новой таблицы нужно выбрать справа на панели Объекты вкладку Таблица и нажать на панели инструментов окна БД кнопку Создать. В появившемся окне диалога окне следует вы- брать способ создания таблицы — Конструктор.

После этого Access выводит окно Конструктора таблицы (рис. 4.3), в котором задаются имена, типы и свойства полей для создаваемой таблицы. Для каждой таблицы при ее сохранении должно быть задано уникальное имя.

Каждая строка в столбце Тип данных является полем со списком, элементами которого являются типы данных Access (таблица 11.6). Тип поля определяется характером вводимых в него данных.

Дополнительные свойства такого поля представлены на вкладке Подстановка окна конструктора таблиц.

Среди типов данных Access есть специальный тип — Счетчик. В поле этого типа Access автоматически нумерует строки таблицы в воз- растающей последовательности. Изменить значения такого поляьзянел.

Каждое поле обладает индивидуальнымисвойствами,по которым можно установить,как должны сохраняться,отображатьсяи обрабаты - ваться данные. Набор свойств поля зависит от выбранного типанныхда .

189

SaveStud.Su

Определим для наших таблиц следующие поля и типы данных:

190

SaveStud.Su

Для определения свойств поля используются вкладки «Общие» и «Подстановки» в нижней части окна конструктора таблиц.

Размер поля — определяется только для текстовых полей; ука- зывает максимальное количество символов в данном поле.

Формат поля — определяется для полей числового, денежного типа, полей типа Счетчик, Денежный и Дата|Время. Выбирается один из форматов представления данных.

Число десятичных знаков — определяет количество разрядов в дробной части числа.

Маска ввода — определяет шаблон для ввода данных. Напри- мер, можно установить шаблон для ввода даты: **.**.****.

Подпись поля — содержит надпись, которая может быть выве- дена рядом с полем в форме или отчете.

Значение по умолчанию — содержит значение, устанавливае- мое по умолчанию в данном поле таблицы.

Условие на значение — определяет множество значений, которые пользователь может вводить в это поле при заполнении таблицы. Это свойство позволяет избежать ввода недопустимых в данном поле зна - чений. Например, для поля «Цена» можно установить условие >0.

11.4.2. Определение ключевых полей

При создании многотабличной базы данных важно правильно определить ключи и связи между таблицами. Для того, чтобы опре- делить какое-либо поле таблицы первичным ключом, нужно уста- новить курсор в строке с именем этого поля и нажать на кнопку

191

SaveStud.Su

— Определить ключ на панели инструментов или выполнить

команду Правка|Ключевое поле. После этого в строке рядом с име- нем этого поля появится изображение ключа.

Как было сказано выше определим в таблицах «Поставщики», «Товары» и «Поставки» первичные ключи: поля «Код_Поставщика», «Код_Товара» и «Код Заказа».

Для сохранения структуры таблицы нужно ввести команду Файл|Сохранить и в окне Сохранение ввести имя таблицы.

11.4.3.Определение связей таблиц

Вмноготабличной БД, в которой таблицы связаны связью «один- ко-многим», связи определяются значением ключевого поля («один»)

изначениями внешнего ключа («ко-многим»). Заметим, что если внешний ключ используется для связи с таблицей по полю с типом Счетчик, то он должен иметь тип Числовой, Длинное целое. После определения структуры таблиц БД нужно указать способ, которым эти таблицы связаны.

сле этого откроется окно Схема данных и окно диалога Добавление таблицы. В окне Добавление таблицы нужно выделить имена та- блиц, добавляемых в схему данных, и нажать на кнопку Добавить. После этого данное окно можно закрыть.

Вокне Схема данных появятся символическое отображение ука- занных таблиц вместе со списками полей. Имена полей, являющихся первичными ключами, выделены полужирным шрифтом. Для уста- новки связи между таблицами можно выделить поле — первичный ключ и отбуксировать его на поле — внешний ключ в связываемой таблице. В результате появится диалоговое окно Связи (рис.11.4).

Вэтом окне Access заполнил первую строку именем поля, по ко- торому связывались таблицы. Чтобы в связанных таблицах не нару- шалась целостность данных (в данном случае выполнялись ссылки только на существующих поставщиков), нужно щелкнуть по флажку «Обеспечение целостности данных».

После установления целостности данных Access включает две дополнительные опции: Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей. Установим эти опции.

192

SaveStud.Su

Рис. 11.4. Диалоговое окно Связи

Для завершения процесса создания связей, нужно щелкнуть по кнопке Создать. Access нарисует линию между таблицами в окне Схема данных, указывающую на наличие связи между ними. На конце линии у таблице со стороны «один» будет цифра 1, а на дру- гом конце, у таблицы со стороны «много» — символ бесконечности

(рис. 11.5).

После закрытия этого окна будет выведен запрос на сохранение связей и все установленные связи будут сохранены.

Для изменения связи можно выполнить по линии двойной щел- чок, для ее удаления — выделить связь и нажать клавишу Delete.

Рис. 11.5. Окно «Схема данных» с установленными связями

193

SaveStud.Su

11.4.4. Использование Мастера подстановок

Мастер подстановок позволяет формировать для нужного поля список значений, который может содержать данные другой таблицы, либо состоять из фиксированного набора значений. В обоих случаях Мастер подстановок облегчает ввод данных и обеспечивает их до- стоверность.

В нашем примере поле «Код_Т» является внешним ключом на соответствующую запись таблицы «Товары». Для этого значения это- го поля лучше всего представить в виде списка. Это избавит от не- обходимости вводить данные при заполнении этой таблицы, предот- вратит появление ошибок при наборе и сделает ввод данных более наглядным (рис. 11.6).

Рис. 11.6. Использование списка для ввода значений внешнего ключа

Список для поля Код_Т формируется на основе данных связан- ной таблицы «Товары». Для создания списка нужно войти в режим конструктора таблицы «Поставки», перейти в строку описания поля Код_Т и выбрать вкладку Подстановки. Для описания способа формирования списка на этой вкладке необходимо установить сле- дующие параметры (рис. 11.7):

Тип элемента управления — Поле со списком; Тип источника строк — Таблица или запрос;

Источник строк — Товары (таблица). Наименование таблицы, записи которой используются для формирования списка;

Присоединенный столбец — 1 . Номер столбца таблицы, значе - ния которого будут выбираться в качестве значения внешнего ключа; Число столбцов — 3; Количество столбцов, которые будут ото-

бражаться в списке (Код_Товара, Товар, Цена); Ширина столбцов — 0,4. Для первого столбца для удобства

указана ширина 0,4 см.

194

SaveStud.Su

Рис. 11.7. Описание списка подстановки

11.4.5. Использование режима таблицы

Таблицы предназначены для хранения информации, однако они могут использоваться для просмотра, ввода, удаления и редактирова- ния данных. Для осуществления этих действий нужно открыть базу данных в режиме таблицы:

перейти в окно базы данных на вкладку Таблицы

выделить имя нужной таблицы и щелкнуть по кнопке От-

крыть.

В режиме таблицы можно просматривать и редактировать данные. Для этого используются обычные приемы редактирования и клавиши перемещения между записями. Кроме того, для перемещения между записями можно использовать панель навигации, которая располо-

жена внизу окна таблицы . Для выделения записи нужно щелкнуть мышью на области мар- кировки данной записи (слева от записи). Для выделения значения

текущего поля используется двойной щелчок мыши на нем.

Если нужно удалить запись целиком, то нужно выделить ее и нажать клавишу Delete.

195

SaveStud.Su

11.4.6. Изменение структуры и макета таблиц

Проект БД включает в себя структуры всех входящих в нее та- блиц и связи между ними. Проект уже созданной БД можно изме- нить. Однако нужно учитывать, что некоторые изменения в проекте БД (удаление полей, смена типа и формата полей) могут привести к потере данных или вообще невозможны без других изменений. Поэтому к ним следует прибегать в случае крайней необходимости. В любом случае Access предупреждает о возможной потере данных

идает возможность отказаться от таких изменений.

Врежиме Конструктора таблицы можно изменять имена, типы

исвойства полей, порядок их следования, удалять и добавлять поля. Переключение в режим Конструктора и обратно в режим Табли- цы может быть выполнен с помощью левой кнопки Вид на панели

инструментов: или — она меняется в зависимости от режима, в котором мы находимся.

Для изменения имени поля нужно перейти в строку с именем этого поля в окне Конструктора таблицы и внести изменения в столбце Имя поля.

Для вставки нового поля нужно установить курсор на поле, перед которым оно будет вставлено, и выполнить команду Встав-

ка|Строки.

Для удаления поля нужно выделить строку с его именем и вы- полнить команду Правка|Удалить или нажать клавишу Delete.

Для изменения типа поля или его формата нужно в режиме Кон- структора выделить это поле, перейти в столбец Тип данных, рас- крыть список типов данных и выбрать нужное значение. Аналогично можно изменять свойства поля, перейдя в бланк Свойства.

Для сохранения всех изменений достаточно просто закрыть окно Конструктора.

Из проекта БД можно удалить и таблицу. Для этого нужно вы- делить имя таблицы в окне базы данных нажать клавишу Delete или выполнить команду Правка|Удалить. Access откроет диалого- вое окно для подтверждения или отмены удаления.

Для изменения имени таблицы ее также нужно выделить в окне базы данных и выполнить команду Правка|Переименовать.

Если нужно изменить уже существующие связи, то следует пе- рейти в окно базы данных и вызвать окно Схема данных (команда

196

SaveStud.Su