6.2. Классификация систем управления электронными документами

Можно рассматривать классификацию систем управления элек- тронными документами по следующим признакам:

масштаб:

корпоративные,

для средних предприятий,

для малых предприятий и организации персонального до- кументооборота;

архитектура:

функционирующиена специальныхпрограммныхплатформах,

самостоятельные приложения;

тип баз данных, используемых системой:

использующие реляционные БД,

использующие документальные БД;

технологии работы с электронными документами:

системы управления электронными документами,

системы автоматизации делопроизводства,

системы автоматизации деловых процессов,

электронные архивы,

системы управления «образцами» документов (Imaging system).

1. Масштаб.

По данному признаку различают корпоративные системы, си- стемы для средних предприятий и системы для малых предприятий

иорганизации персонального документооборота.

Для корпоративных систем характерно высокие требования к ап - паратным и программным средствам, широкий диапазон выполняемых функций, реализация информационных технологий, составляющих основу системы на «промышленном» уровне, высокая цена. Поэтому приобретение корпоративной системы могут позволить себе только крупные предприятия. К корпоративным системам можно отнести си -

стемы Documentum, DocuLive.

Для некоторых предприятий функциональность корпоративной системы может оказаться избыточной, поэтому им целесообразнее приобрести более дешевую систему для средних предприятий. С этих системах, как правило, отсутствуют некоторые функции, наличие ко -

98

SaveStud.Su

торых в корпоративных системах считается обязательным. Примером такой системы является «Эффект–Офис».

Системы для малого бизнеса и организации персонального доку- ментооборота предназначены для индивидуального использования. В данных системах могут отсутствовать некоторые функции, важные

сточки зрения делопроизводства.

2.Архитектура.

По данному признаку различают системы, функционирующие на платформе (базе) специальной программы либо системы - при- ложения.

В качестве платформы используется программный комплекс, реализующий принципы управления электронными документами. Основным компонентом такой программы является СУБД. В каче- стве платформы может выступать система автоматизации управления предприятием. Примеры таких платформ: продукты семейства LotusDomino, Doc, Workflow, 1С:Предприятие. Имеется много систем, основанных на продуктах компаний Documentum и Hummingbird.

Системы, работающие на специальной программной платфор- ме, используют ее функционал в контексте автоматизации делопро- изводства. Примерами таких систем могут быть Optima Workflow, «Босс–Референт».

Системы–приложения представляют собой самостоятельный про- дукт, не требующий специальных программных средств. Примерами могут служить системы «Дело», «Делопроизводство-2002», «Евфрат– Документооборот», «Эффект–Офис».

3. Тип баз данных, используемых системой.

Основу любой системы управления документами составляет СУБД. Вместе с тем, для хранения информации системы могут ис- пользовать БД разного типа: реляционные базы данных (РБД) или документальные базы данных (ДБД). Основное отличие между ними состоит в способе хранения содержания документов. В системах первого типа для этого используется файловая система, а в самой базе хранятся ссылки на них. В системах второго типа в БД хра- нится непосредственно само содержание документа (поэтому базы и называются документальными).

У каждого из этих решений есть свои достоинства и недостатки. Так, с точки зрения скорости работы, производительности, устойчи- вости преимущество за первым подходом, а с точки зрения безопас-

99

SaveStud.Su

ности информации и стоимости автоматизации делопроизводства при средних объемах документооборота — за вторым.

Для тех и других систем справедливо следующее:

система может основываться на СУБД собственной раз- работки. Примерами систем данною типа являются «Евфрат– Документооборот», «Эффект–Офис», ODВ-Text;

системы, ориентированные на обработку большого количества документов, используют для хранения информации промышленные СУБД типа MS SQL Server, Oracle, Sybase, Informix или для ДБД —

Lotus Domino. При выборе такой системы, необходимо дополнительно приобрести и установить соответствующую СУБД. Общая стоимость проекта при этом, как правило, оказывается выше, но необходимо учитывать, что повышение стоимости компенсируется лучшими воз - можностями промышленной СУБД.

6.3.Технологии работы

сэлектронными документами

Следует отметить, что некоторые системы могут обладать функ- циями нескольких классов. Тем не менее, большинство продуктов имеют вполне определенную ориентацию (относительно функциона- ла) на ту или иную область. Существует несколько классов систем.

Системы управления электронными документами (Electronic Document Management Systems, EDMS).

Системы автоматизации делопроизводства (САД).

Наиболее интересно различие между системами EDMS и САД. С точки зрения универсальности автоматизации EDMS ориентирова- ны на организацию в целом, со всем его документационным фондом. САД же в основном поддерживают автоматизацию обособленного участка деятельности — делопроизводства. С точки зрения техни- ки работы с документами: в EDMS объектом действия является со- держимое документа, а в САД — его регистрационная карточка, к которой «прикрепляется» содержимое документа. К САД относятся продукты только российских разработчиков, что обусловлено специ- фикой делопроизводства в России.

Системы управления документами EDMS:

обеспечивают поддержку документов различных форматов;

100

SaveStud.Su

обеспечивают поддержку всех стадий жизни документов, включая их создание, рецензирование, редактирование и подготовку

краспространению;

сопровождают различные версии документов;

контролируют доступ к документам;

выполняют автоматическое архивирование документов.

Эти системы рассчитаны на использование в крупных органи- зациях, характеризуются универсальностью, масштабируемостью, обеспечивают высокое качество работ с централизованным архивом разнородных документов. Документы в этих системах имеют набор фиксированных атрибутов (тип, тема, название, автор, дата созда- ния, дата последнего редактирования, права доступа и т. д.). Для поиска документов используется поиск по значениям атрибутов или контекстный с помощью поисковой формы и логических операндов. Современные системы имеют, как правило, встроенные средства для просмотра документов различных форматов.

Системы EDMS предоставляют возможность создания состав- ных документов, состоящих из произвольного числа электронных файлов разных форматов, организация любых наборов данных в виде папок, причем составной документ может быть опубликован как единое целое.

Контроль доступа к документам подразумевает идентификацию пользователей, включение пользователей в ролевые группы с различ- ными правами доступа, протоколирование работы над документами.

Термин «система автоматизации делопроизводства» имеет русское происхождение и не имеет аналога за рубежом. Интересной особен - ностью систем данного класса является то, что к ним можно отнести только продукты российских производителей.Идеология САД основа - на на правилах и традициях российскою делопроизводства, то есть они не просто учитывают его специфику, но жестко к ней привязаны.

В России сложилась единая технология работы с управленческими документами, формирующая гак называемую государственную систе - му документационногообеспечения управления (ГСДОУ). Российская модель делопроизводства имеет следующие основные особенности:

наличие системы регистрации документов;

централизованный контроль исполнения документа с момен- та его утверждения или поступления в организацию;

единые нормы документооборота.

101

SaveStud.Su

В российской практике документ ставится на контроль сразу же после поступления в организацию (для входящих документов) или после его утверждения (для исходящих и внутренних документов). В системе учета отслеживается связь между документами (письмо предполагает ответ, документу на контроле соответствует отчет по исполнению и т. д.). Таким образом, имеется принципиальная воз- можность отследить маршрут любого документа, поступившего или созданного в органе государственного или муниципального управ- ления.

Важной особенностью российского делопроизводства является наличие единых и детально регламентированных правил работы с управленческими документами в организациях независимо от их сферы деятельности. Это необходимо учитывать при внедрении си- стем автоматизации делопроизводства зарубежных разработчиков.

Поддержка сетевых технологий позволяет обеспечить контроли- руемую децентрализацию делопроизводственных функций. Можно, например, предоставить подразделениям право осуществлять само- стоятельную регистрацию документов и при этом централизованно контролировать их прохождение. Данная схема будет эффектив- но работать и в территориально распределенных сетях, тогда как в рамках традиционной бумажной технологии это невозможно. Основу (с точки зрения делопроизводства) составляют справочникиклассификаторы и РК документов, последние являются основным объектом манипулирования.

Примеры систем управления электронными документами: Documentum, «Эффект–Офис», «Евфрат–Документооборот»

Примеры систем типа САД: «Босс–Референт», «Дело», Lan Docs.

Системы автоматизации деловых процессов (Workflow Management Systems).

Данные системы часто называют системами управления деловы- ми процессами. Процесс может быть представлен в виде обработки события, которой могут заниматься разные исполнители, выполняю- щие определенные действия (например, они составляют документы, визируют их и г. п.). Последовательность совершения действий и передач от одного исполнителя к другому составляет маршрут об- работки события.

Маршруты обработки типовых, часто повторяющихся событий, как правило, жестко регламентируются по срокам и исполнителям

102

SaveStud.Su

в виде маршрутных карт. Пользователь получает на рабочее место информацию о том, что он должен сделать, и все необходимые для этого данные.

Примерами самостоятельных систем такого типа могут быть

Staffware, Optima Workflow.

Системы автоматизации деловых процессов позволяют:

описывать деловые процессы в терминах движения документов;

осуществлять реакцию на события (выполнять маршрутиза-

цию);

моделировать деловые процессы;

контролировать выполнение деловых процессов;

устанавливать права доступа пользователей.

Электронные архивы.

Основные функции электронных архивов: ведение архива доку - ментов предприятия в иерархии папок, коллективный доступ и ре - дактирование, хранение версий документов, выдача поручений и кон - троль исполнения, быстрый поиск нужной информации, обеспечение доступа по локальной сети и Интернету.

Системы управления «образами» документов (Imaging systems).

Формирование современного архива документов предполагает их перевод из бумажной в электронную форму. При этом просто- го сохранения отсканированного документа недостаточно. Системы управления образами позволяют снабдить графическое изображение документа реквизитами, аннотацией, ключевыми словами идентифи- цирующими документ в системе делопроизводства.

Основными функциями системы управления электронными до- кументами являются:

регистрация документов;

контроль исполнения документов;

контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;

создание и редактирование реквизитов документов;

формирование отчетов по документообороту предприятия;

импорт документов из файловой системы и Интернета;

создание документа прямо непосредственно в системе на основе шаблонов;

103

SaveStud.Su