работа с версиями документа, сложными многокомпонент- ными документами, вложениями;

электронное распространение документов;

получение документов посредством сканирования и распо- знавания.

Использование систем управления электронными документами позволяет получить ощутимый экономический эффект, который мо- жет быть связан:

со снижением стоимости хранения документов;

уменьшением затрат на поиск документов;

уменьшением затрат на копирование документов;

уменьшением затрат на доступ к информации и обработку документов.

Существуют и косвенные преимущества: повышение скорости принятия и качества управленческих решений, улучшение контро- лируемости процессов со стороны руководства, повышение опера- тивности реагирования на изменение внешних факторов, например законодательства.

Резюме

Система управления электронными документами — это набор устройств и программного обеспечения, позволяющий эффективно ор - ганизовать процедуры работы с документами: создание, накопление, хранение, поиск, обработку и пересылку электронных документов.

Электронные документы обладают рядом преимуществ. Наибо- лее значимыми из них являются: более низкая стоимость подготовки документов, сокращение времени доставки, более низкая стоимость архивного хранения ЭД, возможность контекстного поиска и защиты документа.

Классификация систем управления электронными документами осуществляется по следующим признакам: масштаб, архитектура, тип используемой БД, технологии работы с электронными докумен- тами.

По признаку используемых технологий системы управления электронными документами подразделяются:

на системы управления электронными документами;

системы автоматизации делопроизводства:

системы автоматизации деловых процессов;

104

SaveStud.Su

электронные архивы;

системы управления «образцами» документов.

Вопросы для самопро Верки

1.Определите понятие электронного документа, системы управ- ления электронными документами.

2.Перечислите основные функции систем управления элек- тронными документами.

3.Назовите признаки классификации систем управления элек- тронными документами.

4.Перечислите отличия систем управления документами от си- стем автоматизации делопроизводства.

5.Перечислите технологии, применяемые в системах управле- ния электронными документами. В чем их особенность?

105

SaveStud.Su

тема 7. кОМПьютерные технОлОгии ПОдгОтОвки текстОвых дОкуМентОв

7.1. Форматы текстовых документов

Своевременное получение и обработка полной, достоверной информации, которая является одним из ценнейших ресурсов че- ловеческой деятельности, определяют эффективность управления предприятием, учреждением или организацией. Значительная часть информации, используемой в управленческой деятельности, пред- ставляется в виде документов. В настоящее время повсеместное рас- пространение получили информационные технологии, позволяющие преобразовывать документную информацию в электронный вид, на смену бумажным документам приходит электронный документообо-

ственно подготавливать как электронные, так и бумажные документы. Существует достаточно много форматов представления тексто-

вых документов. Рассмотрим некоторые из них.

Самый первый из них — текстовый формат TXT, появился прак- тически одновременно с операционными системами. Такой файл содержит только текст в некоторой кодировке, в нем не хранится информация о шрифте, его размере и т. д. В нем невозможно полно- ценно сохранять таблицы и другие объекты. Файлы документов в этом формате получаются исключительно маленькими. Небольшой размер файлов и возможность их использования на любых платфор- мах стали основными причинами популярности этого формата.

106

SaveStud.Su

Расширенный текстовый формат RTF (Rich Text Format) — межплатформенный формат хранения размеченных текстовых доку- ментов, позволяющих сохранять не только текст, но и информацию о его форматировании, графика, таблицы и другие сложные объекты. RTF-документы совместимы с большинством современных тексто- вых редакторов и операционных систем.

Формат DOC (Document) — формат самого распространенного процессора — MS Word. Помимо основного содержимого — непо- средственно самого текста — может включать служебную инфор- мацию о его параметрах (тип, размер и цвет шрифта, положение абзацев на странице, выравнивание в абзацах), а также рисунки, видео- и аудио-файлы, таблицы.

Формат переносных документов PDF (Portable Document Format) был разработан для решения проблемы переноса текста и гра- фики с IBM PC-совместимых компьютеров на компьютеры Apple Macintosh и обратно. Основной упор сделан на визуализацию до- кумента. Формат имеет ряд явных преимуществ. Прежде всего, это кроссплатформенный стандарт, то есть документ будет выглядеть совершенно одинаково даже на принципиально разных компью- терах. PDF-файлы компактны и без проблем индексируются, что позволяет создавать электронные библиотеки, в том числе и вИн-

тернете.

Самый существенный недостаток PDF заключается в том, что готовые файлы очень сложно редактировать. Поэтому наибольшее распространение формат получил в издательском деле и в создании документации к программам и технике.

С развитием Интернета появились новые текстовые форматы. Наибольшее распространение и большую популярность получил формат HTML (Hyper Text Markup Language) — формат представ-

ления текста в документах Интернет. HTML, вообще говоря, не является только текстовым форматом. Это язык разметки и описания Web-страниц, включающих в себя не только текст, но таблицы, а также изображения и мультимедийную информацию. С помощью справляющих элементов, которые называются тегами, можно за- дать, например, цвета символов, их размер, указать, что в документе должна быть отображена таблица, изображение и т. п.

107

SaveStud.Su