Тема 12. инфОрМациОнные технОлОгии

вуПравлении ПерсОналОМ

12.1.Информация

иинформационные системы в управлении

Информационная система является управлением данными, в том числе и ресурсами в области сбора, обработки, хранения и пред- ставления этих данных. Важными при этом также являются сбор данных и их обработка. Когда процесс представления информации автоматизируется, в информационную систему входят компьютеры, программное обеспечение, базы данных, средства обмена данными и т. п.

Социально–трудовая сфера требует сбора и накопления инфор- мации по следующим направлениям:

Социально–демографические процессы;

состояние рынка труда, уровень занятости и безработицы;

доходы населения;

уровень жизни и социальная защита населения;

условия оплаты труда;

социально–трудовые отношения.

В организации или компании технологии и методы управления персоналом часто концентрируют внимание на двух важных направ- лениях:

1.Формирование кадрового состава;

2.Поддержание его работоспособности.

В современных условиях создание универсальной и удобной в использовании информационной системы во многом определяет успех менеджмента.

222

SaveStud.Su

Некоторые вопросы управления информационными системами должны находиться в центре внимания менеджера:

что нужно знать менеджеру для того, чтобы качественно вы- полнять свою работу;

когда и что ему нужно знать;

от кого ему необходимо получать информацию;

в каком виде ему нужно получать информацию?

Ответы на эти вопросы во многом определяют требования к ин-

с данными, их обработки и конечным продуктом процесса. Это, в некотором смысле, традиционный взгляд на процесс представления информации.

Основное значение информации можно выразить одной фразой: «информация — это власть». Люди видят, что обладание информа- цией дает им преимущества, они собирают информацию, пользуются ею, например, чтобы разбить оппонента.

Ван ден Берг предложил представление информации не в виде процесса, а в виде информационной системы, результата некоего процесса, который ведет к созданию большого хранилища данных, отвечающего принципу доступности.

В соответствии с теориями, существующими в различных школах, процесс управления является по своей природе настолько трудным для понимания, описания или категоризации, что полезным является создание автоматизированных информационных систем, часто пред- ставляющих собой огромные базы данных, в которые можно поме- щать и из которых можно востребовать необходимую информацию.

От уровня организации процессов сбора, накопления, хранения, поиска, передачи и методов обработки информации во многом за- висит эффективность управления. Банк данных и базы данных — хранилища информации и основные компоненты информационной системы в многоуровневой интегрированной автоматизированной системе управления.

223

SaveStud.Su

Менеджер, скрывающий информацию, извлекает выгоду для себя, но при этом страдает эффективность работы организации. Менеджер, передающий массу информации коллегам и началь- ству, должен опасаться, что они могут быть захлестнуты потоком не имеющих прямого отношения к делу фактов. Им придется отде- лять важное от несущественного, что приведет к потерям рабочего времени.

Существует также термин «Системы информационного обеспе- чения управления» (СИУ), который обычно используют для обозна- чения компьютеризированной системы, сортирующей данные из раз- личных источников и представляющей их в наиболее удобной для менеджеров форме. Результатом развития таких систем стали так называемые «экспертные системы» — компьютерная программа, во- бравшая в себя знания экспертов в данной области и делающая их доступными любому человеку. СИУ обычно создаются для профес- сиональных менеджеров, незнакомых с программированием, поэто- му они максимально ориентированы на пользователя.

Все направления политики управления организацией отражают- ся в информационной системе, создаваемой в целях повышения эф- фективности реализуемых управленческих мероприятий.

В условиях современной экономики резко возрастает роль ра- ботников — носителей знаний. Специалисты часто не обладают административной властью, но в качестве экспертов в конкретной области оказывают помощь руководителям при принятии решений. Менеджеры должны понимать, что они зависят от специалистов даже больше, чем эти работники — от них. Эксперты — носители знаний требуют интересной работы, постоянного обучения и пере- подготовки. С одной стороны, специалисты борются за поддержа- ние своих уникальных знаний, но с другой — осознают, что их актуальность с каждым годом утрачивается и возможность переу- чиваться — лучшая тактика в постоянно меняющейся экономике. Отношения работодателей и персонала чем-то напоминают пере- тягивание каната: организации стремятся быстро и дешево нанять специалистов, а те, в свою очередь, заняты поиском более интерес- ной и высокооплачиваемой работы.

224

SaveStud.Su

12.2.Роль ИТ на различных этапах управления персоналом

Впоследние годы информационные технологии проникли прак - тически во все сферы жизни человека и общества: государственное и муниципальное управление, экономику, хозяйственную деятельность, научные исследования, образование, медицину и частную жизнь че - ловека. Не является исключением и управление персоналом, деятель - ность кадровых служб предприятий и организаций. Для автоматиза - ции службы управления персоналом в рамках организации создается информационная система (HRMS — Human Resource Management Systems — системы управления трудовыми ресурсами).

Всамом комплексном варианте эти системы охватывают все уров- ни управления организацией или предприятием — операционный, тактический и стратегический; а в функциональном плане — кадро- вый учет, расчеты с персоналом и систему управления трудовыми ресурсами, включающую в себя модули найма на работу и подбора персонала, оценки, обучения, развития и мотивации персонала.

Компьютерные информационные системы в настоящее время по- ставляют информацию менеджерам в любой сфере порой даже в из- бытке. Поэтому сам менеджер должен знать, какая информация ему нужна, и составлять четкий запрос.

Впоследнее время аббревиатура ИТ, означающая «Информа- ционные технологии», распространилась повсеместно. Телекоммуни- кации и электронные машины стали более гибкими, сложными и, вместе с тем, с все более дружественным интерфейсом, то есть все более простыми в использовании. Традиционное оборудование офи- сов постоянно заменяется все более высокотехнологичным.

Важно, чтобы менеджеры осознали значение ИТ и их влияние на деятельность компании или организации. Часть управленческой ра- боты упразднена, но возникают новые виды, кроме того, появляются новые требования к навыкам и умениям менеджеров.

Почему менеджеры используют компьютеры и осуществляют по- иск оптимального использования компьютеров в управлении персо- налом?

Существует ряд причин. Очевидно, что использование компью- тера в современном отделе по работе с персоналом обеспечивает возможность быстрого и легкого доступа к информации. Пример та-

225

SaveStud.Su

кого использования — база данных сотрудников, куда занесена вся информация не только о людях, работающих в организации, но и когда-либо обращавшихся в нее, пытавшихся найти работу.

Менеджеры по персоналу собирают и ведут личное дело каждого сотрудника. С помощью компьютеров и информационных систем вся эта информация может быть быстро получена, рассортирована, вы- брана: менеджеру нет необходимости просматривать кипу бумаг в поисках необходимой информации.

Кроме этого, информацию в компьютерных системах легко обнов - лять и всегда оперативно корректировать. Причем, при работе в сети информация, измененная в одном месте, быстро распространяется по всем остальным участникам системы, что обеспечивает оперативность коммуникации. Хранение информации на электронных носителях ис - ключает ненужное дублирование, очень компактно и отличается вы - сокой степенью надежности.

О размахе электронного поиска работы и подбора кадров свиде- тельствует пример американского портала Monster.com — одного из лидеров рынка, на веб-страницах которого размещены сотни тысяч объявлений о вакансиях в США и Европе, а также более 15 млн. ре- зюме. Одна из последних инноваций в этой области — создание так называемых «сетей» управленцев, примером которых может служить веб-сайт LincED, предлагающий формировать базу соискателей «по знакомству». Это позволяет повысить доверие к кандидатам, которые рекомендованы людьми, имеющими авторитет в определенной об- ласти.

Многие крупные компании уже оценили достоинства Интернета как эффективного средства подбора персонала. Наиболее солидным работодателям из Европы, хронически не успевавшим разобраться с сотнями тысяч ежегодно поступающих резюме, — таким как L'Oreal и Louis Vuitton Mont Hennessy, — внедрение системы электронной обработки данных дало возможность не только отбирать самых до - стойных, но и не терять кандидатов, анкеты которых раньше просто отправляли «в корзину». Все чаще компании и организации создают раздел корпоративной внутренней сети, дающей возможность работ - никам рекомендовать своих знакомых на вакантные места. В случае приема кандидата во многих организациях рекомендовавший его по - лучает какое-то установленное вознаграждение. Все это культивирует в организации атмосферу взаимопомощи и сотрудничества, поскольку

226

SaveStud.Su

рекомендуемые — это люди, с которыми, как правило, проще рабо - тать и которые легче идут на контакт (именно таких чаще всего и рекомендуют). Благодаря подобным инструментам стоимость поиска и приема на работу нового специалиста существенно снижается.

Сегодня существует достаточно широкий набор программных про - дуктов, позволяющих работать с большим количеством резюме. Кан - дидат, потративший время на заполнение резюме на сайте, скорее всего, более мотивирован, чем тот, кто разослал их наугад. У боль - шинства крупных корпораций базы данных насчитывают сотни тысяч резюме, и без соответствующей информационной поддержки работа с ними очень затруднена или невозможна. Аналитические системы обрабатывают резюме по целому ряду параметров — предыдущим местам работы, дипломам, искомым позициям в компании и т. п. В то же время метод электронного анализа резюме с помощью поисковых и аналитическихпрограмм нельзя считать универсальным:он помога - ет оперативно отбирать резюме кандидатов в обширных базах данных, но не является инструментом для принятия решения о приеме на ра - боту. Одним из примером работы внутренней сети организации может служить Leadership Express, который дает возможность сотрудникам, начинающим работу на руководящей должности, быстрее приобрести все необходимые навыки.

Кроме того, компьютерные технологии облегчают такую серьез- ную задачу менеджера по персоналу, как составление отчетов, рас- писаний, статистики, штатного расписания.

Некоторые организации используют компьютеры для снижения численности персонала, а следовательно, для снижения издержек. С другой стороны, любое применение или внедрение новой тех- нологии, особенно если оно связано с большими инвестициями, должно быть очень хорошо просчитано в отношении затрат и до- хода. Иногда новые технологии означают работу меньшего числа людей, но с более высоким уровнем квалификации. Поэтому, перед внедрением новых технологий необходимо точно определить цели внедрения компьютеров.

Автоматизация процедур обработки информации в управлении персоналом исходит из следующих тенденций:

интеграция информационной, вычислительной техники и связи;

применение на рабочих местах персональной вычислитель- ной техники;

227

SaveStud.Su