тры» в поле «Элемент списка» можно ввести значения, которые будут добавлены в список.

Флажки — это поля, которые могут принимать одно из двух со - стояний: установлен или снят. Параметры флажков задаются в диа - логовом окне «Параметры».

После создания формы, документ можно защитить таким обра- зом, чтобы пользователи при ее заполнении могли вводить данные только в предназначенные для этого поля, а остальные составные части формы и ее структуру при заполнении нельзя было бы изме- нить. Для этого можно использовать в панели инструментов Формы

кнопку «Защита формы».

Благодаря использованию электронных форм в делопроизводстве организация работы с документами стала более эффективной и опе- ративной.

7.5. автоматизация рассылки документов: слияние

Для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческойдеятельностиорганизации,применяются служебные письма — группа документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения, уведомления о чемнибудь. Для автоматизациипочтовой рассылки в программе MS Word предусмотренспециальныймеханизм — слияние. Путем слияния до - кументов создаются тексты, содержащие фиксированную,неизменяе - мую часть (бланк) и переменные текстовые фрагменты (наполнение. )

Чтобы выполнить процесс слияния документов необходимо соз-

дать два документа: основной документ слияния и источник дан-

ных. В результате слияния может быть получен итоговый доку-

мент слияния.

Основной документ — это документ, содержащий неизменяе- мый текст, который должен оставаться одинаковым во всех докумен- тах, а также поля слияния. Поля слияния — это «переменные», зна- чения которых в разных документах в итоговом файле могут быть различными. Основной документ должен быть связан с источником данных, из которого и берутся данные для полей слияния.

Источник данных — это файл, содержащий последовательность строк (записей) данных. Это может быть таблица базы данных MS

115

SaveStud.Su

Access, таблица MS Excel (диапазон ячеек), таблица MS Word и др. Первая строка таблицы должна содержать имена столбцов и исполь- зуется в качестве имен полей. Остальные строки (запись) содержит набор значений полей данных, используемый для генерации одного документа, а каждый столбец содержит значения поля данных.

Число генерируемых в результате слияния документов определяется числомзаписейв источникеданных,но можносгенерироватьдокумен - ты только для части записей данных (установить фильтр). В итоговом документеслияния они объединяютсяв один документ и разделяются разделителем «Разрыв раздела». При генерации документа во время слиянии из записи источника данных берутся значения полей дан - ных и подставляютсяв основной документ на места соответствующих (одноименных)полей слияния. Результат слияния можно сохранить в файле как документ или распечатать на принтере.

Вставив в основной документ специальные поля, можно позво- лить пользователю вмешиваться в ход процесса слияния.

Механизм слияния позволяет создавать следующие виды доку- ментов:

письма на бланках;

наклейки (адресные этикетки);

почтовые конверты.

Вкачестве примера мы рассмотрим создание письма на бланке. Создание документов остальных видов отличается от этого незначи- тельно.

Пусть нам требуется разослать студентам информацию об эк- заменационных оценках, полученных в сессию по дисциплинам в

следующем виде (приводится один документ):

Уважаемый Иванов!

Втекущую сессию Вы получили оценки:

В этом письме полужирным шрифтом выделен неизменяемый текст, а курсивом — изменяемый.

Как было сказано выше, в качестве источника данных для слия- ния могут быть использованы различные файлы. Мы рассмотрим слияние с источником, который является таблицей в документе Word. Для этого заранее подготовим таблицу и сохраним ее под именем «Источник.doc» в папке «Слияние»:

116

SaveStud.Su

После создания файла источника данных его можно закрыть.

Создадим новый документ, сохраним его под именем «Основ- ной.doc» и введем в него неизменный текст. Для того, чтобы этот документ стал основным документом слияния нужно воспользовать-

ся командой «Сервис, Письма и рассылки, Слияние». При этом запускается мастер слияния, на каждом этапе которого не- обходимо задать соответствующие параметры.

Этап 1. Выберем тип документа «Письма» и нажмем «Далее».

Рис. 7.5. Мастер слияния, этап 1

Этап 2. Выберем «Текущий документ» (он был нами подготовлен и сохранен под именем «Основной») и нажмем «Далее». Здесь мож- но также открыть для слияния любой существующий документ.

Этап 3. На этом этапе осуществляется выбор источника данных для слияния. Так как у нас уже подготовлен файл — источник, вы- берем на этом этапе «Обзор...» и откроем файл «Источник». Здесь же можно выбрать «Создание списка», чтобы создать источник данных. Источник данных будет создан как таблица MS Access.

117

SaveStud.Su

Рис. 7.6. Мастер слияния, этап 2 и 3.

Врезультате будет открыто окно «Получатели слияния» (рис. 7.7),

вкотором можно управлять процессом слияния.

Рис. 7.7. Окно «Получатели слияния»

118

SaveStud.Su

Этап 4. На этом этапе с помощью ссылки «Другие элементы» можно вставить в основной документ поля слияния. Вставленные поля слияния отображаются в кавычках и при их активизации зате- няются. Вставим в документ в нужные места соответствующие поля слияния. После этого наш документ будет иметь вид, представлен- ный на рис. 7.8.

Рис. 7.8. Основной документ слияния с полями

При работе с основным документом слияния удобно использо- вать панель инструментов «Слияние», которое можно включить с помощью команды «Сервис, Настройка» (рис. 7.9). На этой панели находятся кнопки, позволяющие получить быстрый доступ к коман- дам слияния.

Рис. 7.9. Панель инструментов «Слияние»

Приведем назначение некоторых кнопок панели слияния: 1 — выбор типа документа (этап 1); 2 — выбор источника данных (этап 3);

3 — отбор записей для слияния (этап 3);

4 — вставка полей слияния (этап 4); 5 — переключатель отображения «поля» или «значения полей»;

6 — панель перехода по записям (этап 5); 7 — получение итогового документа и слияние при печати (этап. 6)

Отбор записей для слияния можно выполнить установкой филь- тров на этапе 5 выбором ссылки «Изменить список...». Например,

119

SaveStud.Su