3. Анализ совещания ??????

Проводится анализ истории вопросов совещания, создается статистика совещаний. Учитываются предложения по совершенствованию совещаний, объединяется информация о поднятых проблемах и найденные решениях на совещаниях для управления знаниями компании.

Возможен анализ сразу по итогам проведенного совещания (обмен мнениями) + индивидуальный анализ – выяснеие ответственного отношения каждого участника к своим задачам и организации в целом.

Проблемы проведения совещаний ?????????

Неправильное планирование

Неподготовленность

Присутствие тех людей, которые роли в данном совещании не играют

Дискуссия не направляется в нужное русло, не конструктивна, приобретает субъективный оттенок, участники проявляют излишнюю эмоциональность.

Отсутствие подведения итогов.

Не намечиваются планы на будущее.

Палны не выполняюся.

11. Деловые переговоры как форма организации деятельности руководителя.

Переговоры – это средство, взаимосвязь между людьми, предназначены для достижения соглашения, когда обе стороны имеют совпадающие либо противоположные интересы. Переговоры состоят из выступлений и ответных выступлений, вопросов и ответов, возражений и доказательств.

Внутренние и внешние переговоры?????

Внутренние переговоры — это часть долговременных рабочих взаимоотношений, оппонентами в переговорах могут быть разные подразделения одной компании. При подобных переговорах возможны конфликты, поскольку каждая сторона исходит из интересов своего подразделения и готова припомнить оппонентам любые проблемы, когда-либо возникавшие из-за данных оппонентов в компании.

Внешние переговоры – переговоры, в которых одна из сторон не является представителем компании (т.е. это представитель другой компании, организации, будущий клиент или партнер).

Структура проведения переговоров:

1. подготовительный этап – определение целей и задач переговоров; состав участников. Число участников не должно быть большим 3-4 человека; день, место и время переговоров. Наилучший день для переговоров - среда или четверг, так как недельная кривая работоспособности имеет замет­ный спад в понедельник и пятницу. По времени переговоры лучше проводить во второй половине дня, что послужит дополнительным стимулом, побуждающим участни­ков работать быстро и эффективно, дабы не заси­живаться допоздна. МЕТОДЫ: вариационный, метод интеграции, метод уравновешивания, компромиссный

2. начало переговоров – приветствие сторон; изложение позиций; обмен мнениями; определение регламента (сроков проведение переговоров).

3. завершение переговоров - в ходе переговоров вырабатывается общее решение.

Если исход переговоров был позитивным, то на завершающей их стадии необходимо кратко повторить основные положения, которые затрагивались в процессе переговоров, и характеристику тех положительных моментов, по которым достигнуто согласие сторон, обсудить перспективу новых встреч, также по завершению может быть подписан договор на дальнейшее сотрудничество, подготовка документов. При негативном исходе переговоров необходимо сохранить субъективный контакт с партнером по переговорам (позитивная атмосфера).

4. Анализ итогов деловых переговоров должен проходить по следующим трем направлениям:

- анализ сразу по завершении переговоров.

- анализ на высшем уровне руководства организацией.

- индивидуальный анализ деловых переговоров (самоанализ).

Методы проведения переговоров:

Вариационный метод.

При подготовке к сложным переговорам надо выяснить следующие вопросы:

· в чем заключается идеальное решение поставленной проблемы в комплексе?

· от каких аспектов идеального решения можно отказаться?

· в чем следует видеть оптимальное решение проблемы при дефференциальном подходе к ожидаемым последствиям, трудностям, помехам?

· какие аргументы необходимы, для того чтобы должным образом отреагировать на ожидаемое предположение партнера, обусловленное несовпадением интересов и их односторонним осуществлением?

· какие экстремальные предложения партнера следует обязательно отклонить и с помощью, каких аргументов?

Такие рассуждения выходят за рамки чисто альтернативного рассмотрения предмета переговоров. Они требуют обзора всего предмета деятельности живости мышления и реалистических оценок.

Метод интеграции.

Предназначен для того, чтобы убедить партнера в необходимости оценивать проблематику переговоров с учетом общественных взаимосвязей и вытекающих отсюда потребностей развития кооперации.

Применение этого метода не гарантирует достижения соглашения в деталях; пользоваться им следует в тех случаях когда, например партнер игнорирует общественные взаимосвязи и подходит к осуществлению своих интересов с узковедомственных позиций.

Компромиссный метод.

Участники переговоров должны обнаруживать готовность к компромиссам: в случае несовпадения интересов партнера следует добиваться соглашения поэтапно придерживаясь следующего принципа: склоняйтесь постепенно, как Пизанская башня, но не падайте сразу!

При методе уравновешивания согласие достигается за счет того, что партнеры - после неудавшейся попытки договориться между собой с учетом новых соображений частично отходят от своих требований. Они от чего-то отказываются, выдвигают новые требования.

При методе уравновешивания нужно использовать те аргументы, которые побудят партнера принять Наше предложение. Надо встать на метро партнера, и рассмотреть комплекс проблем с точки зрения ожидаемых от партнера аргументов «за» и довести до его сознания связанные с этим преимущества. Надо настраиваться на предварительно обдуманные контраргументы партнера и быть готовым их использовать в процессе аргументации. Бессмысленно пытаться игнорировать выдвинутые на переговорах контраргументы партнера: последний ждет от вас реакции на свои возражения, оговорки, опасения и т.д. Прежде чем перейти к этому, выясните, что послужило причиной такого поведения партнера (не совсем правильное понимание Ваших высказываний, недостаточная компетентность, нежелание рисковать, желание потянуть время и т.д.)

Содержание отчета по результатам переговоров ????????

Дата, место, цель встречи, участники (списки участников), общая сумма затрат, которая истрачена на проведение мероприятия. Подписываются один или два участника переговоров. Данный отчет необходим для списания представительских расходов, которые очень тщательно отслеживают налоговые службы. Отчетом лучше не пренебрегать – без него налоговые инспекторы вообще могут отказать в признании расходов.

Содержание отчета по результатам переговоров как правило произвольное, но должно содержать вышеперечисленные пункты.

Проблемы российских руководителей в проведении деловых переговоров.?????

Недостаточная подготовка

Непрофессиональная переговорная команда

Излишняя доброжелательность (надо всегда исходить из своих интересов)

Нежелание приходить к консенсусу

Отсутствие знаний, связанных с культурными или менталитетными особенностями оппонентов

Незнание локального, специфического этикета (поклоны на востоке и то, что визитки принято двумя руками подавать \проверю\)

Слабое знание иностранных языков

Общая скованность во время деловых переговоров

Недостаток знания собственной истории и ее взаимосвязи с мировой историей, Недостаток знания географии,

Отсутствие культуры дискуссий, незнание риторики,

Излишняя эмоциональность, переход на личности

Неумение воспринимать проблему глазами партнера, на переговорах объективная информация подменяется субъективными взглядами

Использование зарубежного опыта деловых переговоров.???????

\мы избавляемся от проблем, перечисленных выше\

Всесторонняя подготовка к переговорам (сбор максимума легальной информации)

Инициирование ведения жестких переговоров (иногда)

Участие психологов в переговорных командах

Предварительная переработка деталей обсуждаемых на переговорах вопросов, изучение конъюнктуры рынка

+ Условия эффективности переговоров: обе стороны должны иметь интерес к предмету переговоров; они должны иметь достаточные полномочия в принятии окончательных решений; партнеры должны иметь достаточную компетентность в отношении предмета переговоров; уметь идти на компромиссы; партнеры по переговорам должны в определённой мере доверять друг другу (каждая сторона что-то выигрывает \ это диалог).