60. Применение информационных технологий в процессе закупок и снабжения.

Информационные системы – это средства, при помощи которых организация и люди, применяют подходящие для этого технологии, собирают, обрабатывают, хранят, используют и распределяют информацию.

Основными преимуществами применения компьютеризированной системы являются:

1. Снижение трудоемкости выполняемых операций и количества ошибок.

2. Повышение точности и доступности учетной информации для обеспечения процесса закупок.

3. Повышение степени контроля над операциями, качества менеджмента.

4. Интеграция функций закупки с другими функциями организации.

5. Улучшение отношений с поставщиками на основе потоков информации.

Позволяет:

- мониторинг договорных отношений с поставщиками и перевозчиками;

- контроль выполнения обязательств по оплате поставок;

- ведение графика движения товарно-материальных ценностей по маршрутам с прогнозируемым временем поступления на склад;

- генерация документов, необходимых для приемки товарно-материальных ценностей на склад, с автоматическим распределением по материально ответственным лицам;

- выставление претензий поставщику по номенклатуре, количеству и качеству поставляемой продукции;

- автоматизация всех операций по приходу, расходу и внутреннему перемещению товарно-материальных ценностей на складах;

- учет всех операций с помощью карточек складского учета, заполняемых автоматически на основании первичных документов;

- учет товарно-материальных ценностей в различных единицах измерения складского учета;

- ведение всех складских операций согласно правилам бухгалтерского учета;

- ведение списка материально ответственных лиц с закреплением по складам и группам товарно-материальных ценностей;

- учет активов инвентаризации и генерация инвентаризованной описи;

- полная оперативная информация о количестве, качестве, сроке годности, адресе хранения, поставщике и перевозчике каждой позиции товарно-материальных ценностей на складе в любой момент времени;

- предоставление информации о неликвидах, сверхнормативных и дефицитных запасах.

интегрированная система управления предприятием на основе DELECO-ERP имеет систему модулей позволяющих достигать экономической, организационной и инвестиционной эффективности, а именно:

- уменьшить страховые запасы (40%);

- уменьшить складские площади (25%);

- увеличить поставки точно в срок (80%);

- снизить транспортно-заготовительные расходы (60%);

- более точный учет затрат (30%);

- улучшить оборачиваемость средств в расчетах (30%) и т.п.

60. Использование компьютера в процессе закупок и снабжения.

Компьютеры могут применяться для выполнения многих функций в области закупок. Ниже показаны действия, которые можно выпол нить с применением компьютеризированных систем. Определение потребности

1. предоставление заказа на закупку изделий для ремонта и поддержания;

2. помещений и оборудования в исправном состоянии;

3. предоставление повторного заказа; заявка потребителя;

4. оперативное предоставление заказа.

Уточнение/описание потребности

1. ссылка на стандартный номер изделия/услуги;

2. ссылка на действующий номер изделия/контракта на обслуживание заказа на закупку;

3. детальное описание, уточненное потребителем.

Определение источников снабжения

1. возможность сравнения открытых, системных или других контрактов;

2. список квалифицированных источников.

Определение цены и условий

1. ссылка на открытые/системные или другие контракты;

2. ссылка на прошлые цены, на то же самое/одинаковое изделие или услугу.

Подготовка заказа на закупку

1. система автоматически генерирует заказ из открытых контрактов; использование программного обеспечения в системе для заполнения форм.

2. передается через систему электронного обмена данными (EDI).Размещение заказа на закупку

Контроль выполнения заказа

1. доклады системы по просроченным заказам;

2. доклады системы по несоответствию получаемого сырья заявленному качеству, количеству, цене и т. д.

Получение сырья/проверка качества

1. ввод данных на получаемые изделия в кодированном виде в систему;

2. оприходование поставки, если нет несоответствий;

3. ввод данных на получаемое сырье вручную, система сравнивает их с заказом на закупку.

Прием счета к оплате / оплата

1. автоматическая выписка чека в нужное время, при отсутствии несоответствий;

2. обнаружение несоответствия между заказом на закупку и полученным сырьем.

Ведение учета

1. поддержание базы данных в режиме реального времени.

Основные преимуще ства применения компьютеризированных систем следующие:

1. Компьютерная обработка процедур до минимума снижает усилия служащих по обработке вручную, что в итоге приводит к меньшему количеству ошибок и сокращению времени на обработку.

2. Учетная информация часто более точная и доступна по первому требованию, что оборачивается лучшей подготовкой переговоров, лучшими ценами и качеством.

3. Контроль над операциями улучшается не только благодаря свое временному наличию информации для принятия правильных реше ний, но и гибкости, которая достигается путем облегчения обработки большого объема информации, и обеспечивает новыми возможностями покупателя и менеджера. Покупатели освобождены от решения повторяющихся задач и имеют больше свободного времени, кото рое они могут посвятить задачам, приносящим добавленную сто имость.

4. Оперативная деятельность улучшается благодаря наличию инфор мации и улучшенному контролю операций. Отдел закупок может полнее интегрировать свои действия с действиями других отделов компании.

Отношения с поставщиками могут быть улучшены благодаря ус коренным потокам точной информации, а также благодаря тому, что покупатель посвящает больше времени на переговоры лицом к лицу с поставщиками на важные темы