Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Прокурорский надзор. Учебное пособие-1
.pdf
Глава 4. Организация делопроизводства в органах прокуратуры
Термин Определение Источник
дубликат
документа
единица
хранения
доку мен тов
на бу маж ной
основе (дело)
конт роль
испол не ния
доку ментов
копия
доку мента
номенклатура дел
подлин ник
доку мента
постоян ное
хранение
док у ментов
Архи вного
фонда
Россий ской
Федера ции
повторный экземпляр подлинника до-
ГОСТ Р 7.0.8-20132
кумента
совокупность документов, отдельный
документ, заключенные в обособленную обложку, папку
«Основные Правила работы архивов организаций», одобрены решением коллегии Росархива
от 06.02.2002
совокупность действий, обеспечиваю-
ГОСТ Р 7.0.8.-2013
щих своевременное исполнение документов
документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не име-
Правила делопроизводства
в федеральных органах ис-
полнительной власти
ющий юридической силы
систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения
первый или единственный экземпляр
документа
Правила делопроизводства
в федеральных органах ис-
полнительной власти
Правила делопроизводства
в федеральных органах ис-
полнительной власти
хранение документов Архивного фонда
Российской Федерации без определения срока (бессрочное)
Федеральный закон от
22.10.2004 № 125-ФЗ
«Об архивном деле в
Российской Федерации»
3
2
ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации.
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Электронный
ресурс]: утвержден Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст. Доступ из
СПС «КонсультантПлюс».
2
[Электронный ресурс]: одобрены решением коллегии Росархива от
06.02.2002. Доступ из СПС «КонсультантПлюс».
101
Раздел 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Термин Определение Источник
реги страция документа
реквизит
доку мента
система
эле ктронного докумен тооборота
экспер тиза
цен ности
доку мен тов
электронный документ
электронный документооборот
электронная копия
документа
присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную
форму
элемент документа, необходимый для
его оформления и организации работы
с ним
автоматизированная информационная
система, обеспечивающая создание
электронных документов и электронных копий документов, управление
ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов
изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения
сроков хранения документов и отбора их
для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации
документированная информация, представленная в электронной форме, то
есть в виде, пригодном для восприятия
человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также
для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах
документооборот с применением информационной системы
копия документа, созданная в электронной форме
Правила дело производства в федеральных
органах исполнительной
власти
П
равила делопроизводства в федеральных
органах исполнительной
власти
Правила делопроизводства в федеральных
органах исполнительной
власти
Федеральный закон от
22.10.2004 № 125-ФЗ
«Об архивном деле в
Российской Федерации»
Федеральный закон от
27.07.2006 № 149-ФЗ
«Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
Правила делопроизводства в федеральных
органах исполнительной
власти
Правила делопроизводства в федеральных
органах исполнительной
власти
102
Глава 4. Организация делопроизводства в органах прокуратуры
Термин Определение Источник
юридическая сила
документа
свойство официального документа вызывать правовые последствия. Юри дичес кая сила документа основана на соот ветствии документа предъявляемым
к такого вида документам требованиям,
на наличии в документе совокупности
обязательных реквизитов. Отсутствие
юридической силы документа не влечет
правовых последствий
.
ГОСТ Р 7.0.8 – 2013
Выделяют следующие виды документов по признаку наименования: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные
записки, договоры и т. д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:
по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);
по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и
сложные (охватывающие несколько вопросов);
по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа
имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий;
по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;
по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и
являющиеся именными;
по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;
по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т. д.
В свою очередь Инструкция по делопроизводству в органах и
учреждениях прокуратуры выделяет следующие виды документов:
организационно-распорядительные, информационно-справочные,
103
Раздел 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
процессуальные, финансовые, секретные, содержащие служебную
информацию ограниченного доступа и др. (п. 1.3 Инструкции).
4.2. ЦЕЛИ, ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ СЛУЖБ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
В деятельности органов прокуратуры цели отдела общего и особого делопроизводства определяют, например, следующим образом:
обеспечение делопроизводственного обслуживания работников прокуратуры области и режима секретности, совершенствование делопроизводства и повышение квалификации прокурорских и других
работников в этой области.
Достижение поставленных целей обеспечивает успешное решение задач делопроизводства в органах прокуратуры:
совершенствование форм и методов работы с документами;
обеспечение единого порядка документирования, организация
работы с документами, построение поисковых систем;
контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;
сокращение документооборота, количества форм документов;
разработка и внедрение нормативных и методических документов
по совершенствованию документационного обеспечения организации;
участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров.
Функции служб делопроизводства. Прежде всего, необходимо
отметить, что основой определения функций служб делопроизводства (в прокуратуре города, района – специалистов) органов прокуратуры выступают возложенные на них задачи.
1. В соответствии с Положением об управлении документационного и методического обеспечения Генеральной прокуратуры
Российской Федерации Управление осуществляет функции:
осуществляет печатные и копировально-множительные работы
в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в
органах и учреждениях прокуратуры;
осуществляет методическое руководство и контроль за состоянием делопроизводства и архивного дела в органах прокуратуры;
104
Глава 4. Организация делопроизводства в органах прокуратуры
осуществляет мероприятия по повышению квалификации начальников отделов общего и особого делопроизводства подчиненных прокуратур, организует и проводит их стажирование;
организует прием документов на архивное хранение, обеспечивает их учет и сохранность, проведение экспертизы ценности документов, отбор их на уничтожение, а также подготовку и передачу документов в Государственный архив РФ на постоянное хранение;
осуществляет контроль за соответствием требованиям Инструкции
по делопроизводству и другим нормативным актам изготавливаемых
гербовых бланков Генеральной прокуратуры Российской Федерации,
а также за соблюдением порядка их использования;
выполняет регистрацию входящих в Генеральную прокуратуру
Российской Федерации документов;
выполняет работу по обработке исходящей корреспонденции
Генеральной прокуратуры Российской Федерации;
принимает, регистрирует и отправляет телеграммы, телетайпограммы и факсимильные сообщения;
принимает, обрабатывает и регистрирует обращения, поступающие в Интернет-приемную Генеральной прокуратуры Российской
Федерации.
2. Например, отдел общего и особого делопроизводства прокура-
туры Тюменской области осуществляет функции:
проводит проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях аппарата прокуратуры области и подчиненных
прокуратурах;
изучает и обобщает состояние делопроизводства в прокуратуре
области, в том числе секретного делопроизводства, разрабатывает
предложения по его совершенствованию, распространяет положительный опыт;
осуществляет мероприятия по изучению Инструкции по делопроизводству в прокуратуре области, а также по повышению профессионального мастерства специалистов, ответственных за делопроизводство, в подчиненных прокуратурах, организует их стажирование,
заслушивает их отчеты;
105
Раздел 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
осуществляет организаторскую работу и контроль за исполнением регламента прокуратуры области в части делопроизводства, документооборота;
содействует укреплению исполнительской дисциплины, повышению ответственности должностных лиц за исполнением распоряжений и поручений .
3. Так, отдел общего и особого делопроизводства прокуратуры
Ивановской области выполняет следующие функции:
осуществление своевременной и правильной обработки поступающей, внутренней и отправляемой корреспонденции, регистрации документов и учетно-справочной работы по ним;
осуществление контроля за правильностью оформления документов, сроками их исполнения;
обеспечение машинописного и компьютерного изготовления
документов, их копирования и оперативного размножения;
участие в составлении номенклатуры дел структурных подразделений и составление сводной номенклатуры дел;
обеспечение хранения документов и их оперативного использования;
ведение секретного делопроизводства прокуратуры области,
контроль за соблюдением работниками правил работы с секретными
документами;
осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче
в архив;
организация работы архива в соответствии с Инструкцией по делопроизводству;
оказание методической помощи и контроль в организации и состояния делопроизводства в нижестоящих прокуратурах;
взаимодействие со старшим помощником прокурора области по
кадрам по вопросам подбора и расстановки кадров в отделе и повышения их квалификации (стажировок, учебы).
Функции режимно-секретного подразделения возлагаются на
начальника отдела.
106
Глава 4. Организация делопроизводства в органах прокуратуры
4.3. СТРУКТУРА СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
В научной среде устоялось деление форм организации делопро-
изводства на три вида:
при централизованной форме организации делопроизводства
все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре – канцелярии,
общем отделе или у секретаря;
децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями
учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при
которой делопроизводственные операции выполняются в различных
структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т. д.
при смешанной форме операции выполняют централизованно
(прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (справочно-информационное обслуживание, хранение
документов, формирование дел).
Форму организации делопроизводства в Генеральной прокуратуре Российской Федерации и прокуратурах субъектов Российской
Федерации целесообразно определить как смешанную. Как правило, создается управление (отдел) вышестоящей прокуратуры, обеспечивающий решение вопросов организации делопроизводства, и
подчиняющиеся ему службы делопроизводства во всех структурных
подразделениях. Задачи и функции этих служб не идентичны.
Положение об управлении документационного и методического
обеспечения Генеральной прокуратуры Российской Федерации, ут вержденное Генеральным прокурором Российской Федерации 12.04.2012,
устанавливает следующую структуру управления. Руководство деятельностью управления осуществляет начальник управления, который
имеет двух заместителей. В состав управления входят: отдел подготовки документов; архивно-методический отдел; отдел прохождения корреспонденции. Отделы возглавляют начальники отделов. Начальник
107
Раздел 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
отдела подготовки документов имеет одного заместителя, начальник
отдела прохождения корреспонденции — двух заместителей.
В управлении имеются должности прокуроров отдела, федеральных государственных гражданских служащих. Должностные обязанности и взаимозаменяемость работников управления определяются
настоящим Положением, должностными регламентами, а также руководителями управления и отделов.
Структура отделов делопроизводственного обеспечения управления прокуратур субъектов может организована следующим образом.
Например, структура отдела общего и особого делопроизводства
прокуратуры Ивановской области: отдел возглавляет начальник, который назначается и освобождается от занимаемой должности прокурором области, подчиняется непосредственно прокурору области
и его первому заместителю. В отделе имеются должности старших
специалистов, старших инспекторов-делопроизводителей, инспекторов-делопроизводителей.
Отдел общего и особого делопроизводства прокуратуры Тюменской области в соответствии с Положением об отделе возглавляет
начальник, численность и штаты отдела определяются штатным расписанием прокуратуры области.
Учитывая специфику смешанной формы организации делопроизводства в прокуратуре субъекта Российской Федерации, необходимо отметить следующий аспект. Так, в отделе прокуратуры
Ленинградской области, прокурорские работники которого осуществляют надзорные полномочия, 13 оперативных работников,
делопроизводство осуществляют 2 специалиста. Они включаются в
штат отдела общего и особого делопроизводства прокуратуры области и подчиняются руководству этого отдела.
В органах прокуратуры централизованная форма организации
делопроизводства характерна для прокуратур городов и районов.
Кроме того, в этих прокуратурах отдел делопроизводства не создается, осуществление делопроизводства возлагается на специалистов и
инспекторов, которые, как правило, подчиняются непосредственно
прокурору района.
Содержание делопроизводства как сложной деятельности можно
раскрыть через составляющие его элементы. Организация делопро-
108
Глава 4. Организация делопроизводства в органах прокуратуры
изводства в органах прокуратур субъектов Российской Федерации,
специализированных прокуратурах, территориальных прокуратурах
строится на основе Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры таким образом, чтобы обязательно осуществлять базовые элементы документационного обеспечения управления. В число таковых целесообразно включить:
создание документов,
получение документов,
регистрацию документов,
исполнение документов,
контроль исполнения документов,
документооборот,
формирование номенклатуры дел,
хранение документов,
обеспечение секретности делопроизводства,
передача дел в архив.
Документооборот, как указывалось ранее, представляет собой движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки. Следовательно,
создание, получение, регистрация документов, их исполнение, отправка и хранение — не только отдельные элементы делопроизводства, но и составляющие документооборота. Но документооборотом
не охватываются такие вопросы, как распределение обязанностей делопроизводителей, учет бланков и печатей, составление номенклатуры, экспертиза ценности документов и др. Следовательно, делопроизводство и документооборот соотносятся как целое и часть.
4.4. ЭТАПЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНАХ ПРОКУРАТУРЫ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
В органы прокуратуры поступает значительное количество обращений, поручений, запросов и иных документов. В то же время
органами прокуратуры создаются исходящие документы, которые
направляются иным органам и лицам. Ежедневно также происходит
обмен внутренними документами, которые предназначены для работников в одном органе прокуратуры.
109
Раздел 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
В связи с этим необходимо обеспечить своевременное получение
входящих и внутренних документов, исходящие документы должны
быть своевременно направлены. При этом важнейшим аспектом является учет всех поступивших (отправленных) документов и фиксация результатов работы с документами в прокуратуре.
Важным базовым понятием в сфере документационного обеспечения деятельности является термин «документооборот». В органах прокуратуры особенности документооборота регламентирует
названная ранее Инструкция. Для установления определения понятия «документооборот» обратимся к Правилам делопроизводства
в федеральных органах исполнительной власти, в которых указано,
что «документооборот» – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и
(или) отправки (п. 4).
Документооборот, организованный надлежащим образом, определяет порядок работы с документами в органах прокуратуры; предоставляет возможность контролировать ход и результаты этой деятельности; позволяет учитывать результаты работы с документами.
В свою очередь, научно обоснованные рекомендации позволят совершенствовать документооборот и повысить эффективность делопроизводства в органах прокуратуры.
В органах прокуратуры, как и в других организациях, документооборот может быть рассмотрен как направленное движение документов. По этому признаку выделяются входящие, исходящие и
внут ренние документы органов прокуратуры (пункты 2.1.2, 2.1.7,
2.2.3 Инструкции). Ежемесячно составляется сводка о документообороте в органе прокуратуры, в которой учитываются входящие, исходящие и внутренние документы (форма сводки установлена приложением 34 Инструкции).
Так, анализ определения понятия «документооборот», указанного в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, позволяет сделать вывод, что работа с документами
включает следующие виды деятельности: создание или получение,
исполнение, помещение в дело, отправка. Следовательно, документооборот — это строго регламентированный процесс.
110
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]