1.3. Поняття про документ. Спільні риси документів

Документ(лат. доказ) – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища дійсності та розумову діяльність людини.

Такі документи в Україні відомі з часів формування державності (Київської Русі). Це літописи, актові книги, угоди та ін. Документи, що є сьогодні, - невід’ємний атрибут державного життя.

Адже, ми складаємо угоди з підприємством, контракти з фірмами, пишемо резюме про себе, ми учасники кредитно-розрахункових договорів між юридичними особами та банками, маємо документи: свідоцтво про народження, паспорт, читацький та студентський квиток, залікову книжку та ін.

Документ має правове й господарське значення, є писемним доказом, джерелом різних відомостей довідкового характеру.

Спільні риси документів:

1. Кожен документ укладається повноважним органом або особою відповідно до її компетенції. Занесення до документа відомостей, що виходять за коло повноважень відповідного органу, робить документ недійсним.

2. Документ не повинен суперечити чинному законодавству.

3. Документ повинен бути достовірним. Важливо, щоб інформація, вміщена в ньому, була повною й доцільною, а формулювання – лаконічними, але точними й такими, що не допускають різночитань. Основне завдання укладача – гранично чітко відбити відомості, які мають правову силу.

4. Усі документи складаються за певним зразком, дотримання якого обов’язкове для всіх.

5. Правильно складений є той діловий папір, який написаний мовою офіційно-ділового стилю.

Уніфікованість, стандартність ділових паперів закріплена не лише мовною традицією, а й законом - державним стандартом.

Кожний документ складається з окремих елементів, які звуться реквізитами.

Основними реквізитами документів є:

• зображення Герба України;

• емблема установи, підприємства тощо;

• зображення урядових нагород;

• коди;

• найменування міністерства (відомства);

• назва структурного підрозділу;

• адресат;

• резолюція;

• гриф затвердження;

• індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреси, номер телефону й факсу, номер рахунку в банку;

• назва виду документа;

• дата;

• індекс;

• посилання на дату та індекс вхідного документа;

• місце складання або видання;

• відмітка про контроль;

• заголовок до тексту;

• текст;

• відмітка про наявність додатків;

• підпис;

• гриф погодження;

• відмітка про завірення копії;

• візи;

• печатка;

• відмітка про виконання документа й відсилання його до справи;

• відмітка про надходження;

1.4. Класифікація документів. Формуляр документа

Документ – основний вид ділового мовлення. Він фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об’єктивність.

Документ – це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони – писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Види документів визначають за такими ознаками:

• найменуванням – заява, лист, довідка, інструкція, акт і т. д.

• походженням – службові (офіційні) й особисті

• місцем виникнення – внутрішні та зовнішні

• призначенням – організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу

• напрямком – вхідні й вихідні

• формою – стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні)

• за строками виконання – звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові

• ступенем гласності – секретні й несекретні

• стадіями створення – оригінальні, копії й виписки, дублікат

• строками зберігання – постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання

• технікою відтворення – рукописні й відтворені механічним способом

• носієм інформації – оформлення на папері, диску, фотоплівці, перфострічці

• за структурними ознаками – стандартні й нестандартні

Документи з високим рівнем стандартизації створюють за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра–зразка.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами. Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок – це модель побудови однотипних документів. Він передбачає 31 реквізит (державний герб, емблема організації, зображення державних нагород, код установи і т. ін.)

Бланк – це друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію.

Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів та ін.

Застосування бланків підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру.