1.7.4 Зберігання документів

Первинні документи, що пройшли опрацювання, а також форми звітності під­лягають обов'язковій передачі до архіву. Архів має бути організований таким чином, щоб було забезпечено збереження документів і можливість швидкого їх знаходження. Для цього первинні документи звітного місяця, що пройшли обробку, комплектують в окремі папки, переплітають і супроводжують відповідною довідкою для архіву.

Розрізняють поточні і постійні архіви. Поточний організовується безпосеред­ньо в бухгалтерії для зберігання документів звітного року, за якими вже складено і подано в установлені адреси бухгалтерську звітність. Для поточного архіву, як правило, відводять спеціальні шафи, ключі від яких знаходяться в особи, уповно­важеної головним бухгалтером.

Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному приміщенні зі сте­лажами для розміщення на них папок з документами. У постійному архіві можуть зберігатися не лише бухгалтерські документи і звітність, а й справи інших підрозді­лів і служб підприємства.

Документи з поточного архіву до постійного передають після закінчення звіт­ного року. Прийняті на зберігання справи завідуючий архівом (архіваріус) реєструє в архівній книзі, що полегшує знаходження документів у разі необхідності.

Справи бухгалтерського обліку видають з архіву тільки за рішенням головно­го бухгалтера, а в окремих випадках — за постановою судово-слідчих, ревізійних, податкових органів і з дозволу керівника підприємства. Вилучення документів оформляється протоколом (актом), копія якого вручається під розписку посадо­вій особі, яка відповідає за архів, а в архівній книзі роблять відповідні помітки. Посадова особа підприємства має право в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, зняти копії документів, що вилучаються. Обов'язковим є складання реєстру документів, що вилучаються.

Терміни зберігання бухгалтерських документів і звітності вказано в «Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та міс­цевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів», затвердженому наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України № 41 від 20.07.1998 р. Так, річні бух­галтерські звіти і баланси підприємств зберігаються постійно; особові рахунки ро­бітників і службовців, студентів — 75 років; розрахункові (розрахунково-платіжні) відомості — 5 років (за відсутності особових рахунків — 75 років); акти ревізій фінансово-господарської діяльності підприємств — 5 років; виправдні документи, облікові регістри (Головна книга, журнали-ордери, розробці таблиці та ін.), доку­менти з інвентаризації — 3 роки.

Після закінчення термінів зберігання документів вони підлягають знищенню. Процедури оформлення знищення документів залежать від того, є підприємство

35

БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК В АГРОФОРМУВАННЯХ

фондостворювачем Національного архівного фонду (НАФ) чи ні. Підприємства, у діяльності яких створюються документи терміном зберігання «постійно», створю­ють експертні комісії для проведення попередньої експертизи цінності документів і подання її результатів на затвердження експертно-перевірочних комісій відповід­них державних архівних установ, державних наукових установ, музеїв і бібліотек. Одним із основних завдань експертної комісії є організація і проведення спільно з діловодною службою та архівним підрозділом підприємства щорічного відбору документів для подальшого зберігання і знищення.

До складу експертної комісії, що затверджується керівником підприємства, включаються керівники діловодної служби й архівного підрозділу підприємства, досвідчені працівники його структурних підрозділів і спеціалісти відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради. Головою експертної комісії призначається, як правило, заступник керівника підприємства, а секрета­рем — керівник архівного підрозділу.

Засідання експертної комісії проводяться не рідше разу на рік і вважаються правомочними, якщо на них присутні не менше 2/3 складу членів комісії. Рішення експертної комісії приймаються більшістю голосів членів комісії, присутніх на засі­данні, оформлюються протоколом, що підписується головою або його заступником і секретарем комісії, і набувають чинності від моменту затвердження протоколу за­сідання експертної комісії керівником підприємства.

Документи, терміни зберігання яких визначені Переліком «постійно», під­лягають включенню до складу Національного архівного фонду і передаються до відповідних архівних установ.

Документи, відібрані експертизою їх цінності до складу НАФ, описуються згідно з чинними правилами. Державні архівні установи перевіряють правильність відбору документів до складу НАФ і в разі потреби мають право вимагати включен­ня до опису справ постійного зберігання документів, відібраних на тимчасове збе­рігання або знищення. Після затвердження описів документів НАФ підприємству-фондостворювачу дозволяється знищення документів з тимчасовими термінами зберігання за період часу, що відповідає затвердженим описам.

Виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню, оформля­ється актом. Цей акт розглядається на засіданнях експертної комісії одночасно з описами справ. Для установ, що передають документи на державне зберігання, акти затверджуються керівником підприємства після узгодження з держархівом.

Після затвердження акта про виділення документів для знищення зазначені документи здаються співробітниками діловодної служби або архівного підрозді­лу підприємствам по заготівлі вторинної сировини. Здавання документів зазна­ченим підприємствам оформляється приймально-здавальними накладними. При незначному обсязі документів, виділених до знищення, вони можуть бути спалені

36

ОРГАНІЗАЦІЯ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ НА ПІДПРИЄМСТВАХ

з дотриманням правил протипожежної безпеки. Незалежно від обсягу доцільне спалення документів, що складають комерційну таємницю підприємства, — з ме­тою недопущення її розголошення, оскільки це може завдати збитків підприємству і призвести до притягнення винних осіб до дисциплінарної відповідальності. Про спалення документів в акті робиться відповідна помітка.

Підприємства, у яких не створюються документи НАФ, знищують документи, якщо практична необхідність у них відпала і терміни їх зберігання, згідно з Перелі­ком, вичерпані. Документи до знищення відбираються за аналогічною, але набагато менш формалізованою процедурою — як правило, один раз на рік комісією, ство­реною за наказом керівника підприємства. Виділення документів для знищення оформляється актом, який затверджується керівником підприємства після узго­дження з держархівом.

Знищення документів без узгодження з держархівом, а також порушення встановлених Переліком термінів зберігання документів є незаконними і тягнуть відповідальність згідно з чинним законодавством.