3. Процес контролю та техніка його проведення

Контроль — це мистецтво управління. Менеджер не може навчитися цьому мис­тецтву зі слів, він повинен пройти відповідну практику.

Процес контролю (англ. The Control Proves) — це діяльність об'єднаних у певну структуру суб'єктів контролю (органів контролю, керівників, контролерів, громадських організацій), спрямованих на досягнення найбільш ефективним спо­собом поставлених цілей шляхом реалізації певних завдань і застосування відпові­дних принципів, типів, методів, технічних засобів і технології контролю.

Суть процесу контролю виражають такі його характеристики:

• організаційна;

• змістово – технічна;

• узагальнюючо – коригуючи.

Організаційна характеристика вкладає в себе вибір об'єкта контролю, ор­ганізаційно-методичну підготовку і відповідає па запитанням хто і в якому по­рядку здійснює контроль?

Змістово-технічна характеристика — це розробка плану і вибір методу вивчення контрольованого об'єкта. Вона відповідає на запитання: що робиться у процесі контролю і як робиться?

Узагальнюючо - коригуюча характеристика включає узагальнення, а при не­обхідності обговорення в колективі результатів контролю, розробку рішень і оцінку їх виконання. Тобто ця характеристика повинна дати відповідь на питання: як реалізуються результати контролю?

Ефективному контролю притаманні такі характеристики

• стратегічна спрямованість, аналіз ключових питань діяльності організації, а не зосередження на незначних недоліках роботи;

• орієнтація на досягнення конкретного результату (усунення відхилень від програ­ми діяльності, розробка рекомендацій тощо);

• систематичність, постійна перевірка виконання і аналіз фактичної ситуа­ції;

• епізодичний і нерегулярний контроль не дозволяє своєчасно одержувати інфо­рмацію і реагувати на процеси, що відбуваються;

• своєчасність або, точніше, завчасність контролю, попередження порушень; простота пристосування параметрів контролю до виробничих потреб; об'єктивізація контролю, використання надійної інформації; пристосування до міжнародних стандартів;

• вміле використання категорій формальної логіки мислення, судження.

Ефективність контролю підвищується, якщо працівники, які його здійсню­ють, правомочні виконувати також координаційні функції.

Метод контролю і вимірювання діяльності праці підлеглих у вирішенні поставле­них завдань залежить від суті цих завдань. Вести контроль і вимірювання ре­зультатів одних завдань можна, наприклад, в одиницях часу (дні, тижні, місяці), дру­гих - в кількості одиниць продукції (нггуки, комплекти), а третіх - в певних докумен­тах, в яких підбиваються підсумки роботи (це можуть бути звіти або договори на поставку).

Наприклад.

• Завдання. Підготувати і здати до кінця другого кварталу поточного року звіт про стан справ у фірмі.

• Одиниця вимірювання результату: час - конкретна дата (наприклад, 30 черв­ня), до якої звіт повинен бути готовим.

• Завдання . Підвищити на 20% прибуток, одержаний від реалізації продукту в 2003 фінансовому році.

Одиниця вимірювання результату: процентне збільшення - загальний про­цент збільшення прибутку за період І січня по ЗІ грудня 2003 року.

У будь-якій організації чи на підприємстві відбуваються явища, що заслуго­вують як позитивної, так і негативної оцінки, оскільки існують як сильні, так і слабкі сторони діяльності. Тому система контролю полягає у виявленні ті­ньових сторін діяльності, співвідношенні позитивних і негативних явищ. Дієвий контроль повинен розкривати дійсну картину діяльності підприємства. Погано здійснюваний контроль може нанести такої ж шкоди, як і погано вико­нана робота.

Нині в промисловості, будівництві та інших галузях народного господарства широко застосовують стандарти. Для контролю підприємницької діяльності як стандарти можуть братись конкретні деталізовані цілі і критерії. На практиці за­стосовують різні норми контролю. Чимало підприємств застосовують журнальну форму контролю виконання постанов, рішень, вказівок і розпоряджень.

Такий спосіб контролю більш продуктивний, він вимагає правильної органі­зації діловодства, що дозволяє забезпечити високу оперативність і надійність в роботі апарату управління. Для цього в кожному підприємстві система організа­ції документального процесу повинна відповідати вимогам єдиної державної си­стеми діловодства (ЄДСД), яка встановлює правила, нормативи і рекомендації до діловодства, починаючи з моменту надходження або створення документа і до здачі його в архів.