21. Порядок напрацювання й оформлення рішень координаційних (міжвідомчих) нарад, організація контролю за їх виконанням.

За підсумками діяльності координаційна нарада приймає відповідне рішення. Воно вважається прийнятим, якщо ухвалене керівниками правоохоронних органів, на яких покладається його виконання.

Після того, як рішення прийнято, керівники правоохоронних органів — члени координаційної наради забезпечують його виконання. Для цього рішення направляються у підпорядковані прокуратури, інші правоохоронні органи для вжиття відповідних заходів щодо його виконання.

На виконання рішення координаційної наради керівники правоохоронних органів можуть видавати накази, вказівки, розпорядження та вживати відповідні організаційно-розпорядчі заходи.

Відповідальність за забезпечення прийнятих рішень в частині, яка належить до відання та компетенції конкретних правоохоронних органів несуть керівники відповідних правоохоронних органів — членів координаційної наради.

21. Документальне оформлення координаційних і міжвідомчих нарад, контроль за виконанням їх рішень.

По кожному із питань, винесених на координаційну чи міжвідомчу нараду, заздалегідь готується проект постанови, і тиражується в кількості, необхідній для вручення кожному учаснику наради.

Постанова складається із двох частин: описової та резолютивної. В описовій вказується назва документу – „постанова координаційної (міжвідомчої) наради керівників правоохоронних органів...”, зазначаються місце та дата її прийняття, викладається сутність питання, звіти і пояснення з цього приводу (вказуються посади і прізвища з ініціалами працівників, які звітували або давали пояснення)

Далі описується реальний стан законності з розглянутого питання, наявні недоліки в діяльності кожного правоохоронного органу з цього напряму, причини та умови, що сприяли такому стану речей тощо.

Закінчується описова частина, як правило, такими словами: „На підставі викладеного, з урахуванням обміну думок, нарада постановила:”.

При формулюванні резолютивної частини постанови необхідно пам’ятати, що координаційна та міжвідомча наради приймають рішення рекомендаційного, а не імперативного характеру.

Разом з тим, неприпустимо формулювати заходи резолютивної частини фразами: „посилити...” „покращити...” „активізувати...” тощо.

У кожному пункті резолютивної частини постанови визначаються конкретні виконавці (правоохоронні органи) та терміни виконання.

Встановлювати неконкретні строки („постійно”, „щорічно”, „щоквартально”, „щомісячно” тощо) не варто, оскільки це ускладнює контроль за їх виконанням. Адже від чіткості визначення узгоджених заходів, конкретності та реальності строків і виконавців залежить результат реалізації цих заходів у цілому.

Постанови координаційних (міжвідомчих) нарад підписуються керівниками - учасниками, яких стосуються напрацьовані заходи. Відповідно до пункту 9.2.8. Інструкції з діловодства в органах прокуратури України, який регулює порядок оформлення спільних документів, постанова друкується не на бланку, а на аркуші паперу формату А-4. У 5-денний строк з дати підписання, примірники постанови надсилаються всім учасникам, які забезпечують якісне та своєчасне виконання напрацьованих нарадою заходів.

З метою забезпечення виконання постанов координаційних нарад, керівники правоохоронних органів, у межах своїх повноважень, можуть видавати накази, розпорядження, вказівки та інші організаційно-управлінські акти.

Контроль за виконанням узгоджених заходів здійснюють керівники кожного правоохоронного органу у межах своєї компетенції, а загальний контроль – прокурор, що головував на координаційній нараді, шляхом одержання в установлені терміни відповідної інформації від указаних органів та обговорення на черговій нараді питання про хід (стан) виконання попередньої постанови.

В органах прокуратури поточний контроль за виконанням постанов координаційних (міжвідомчих) нарад, проведених під головуванням Генерального прокурора України, прокурорів АРК та обласного рівня, покладається на їх заступників та організаційно-контрольні підрозділи, а проведених під головуванням заступників Генерального прокурора України, прокурорів АРК та областей – на керівників самостійних структурних підрозділів відповідних прокуратур.

У міськрайпрокуратурах – контрольними повноваженнями щодо виконання постанов координаційних (міжвідомчих) нарад наділені перші керівники цих прокуратур.

Питання про відповідальність посадових осіб за неякісне і несвоєчасне виконання або невиконання узгоджених заходів вирішує керівник кожного правоохоронного органу самостійно, про що інформує голову координаційної наради.

Під час проведення координаційної наради ведеться протокол, примірник якого після належного оформлення і підпису головою у 5- денний строк надсилається до прокуратури вищого рівня з додатком копій постанов.

Для належної організації координаційної діяльності та унормування діловодства пропонується в органах і підрозділах прокуратури ведення номенклатурної справи: „Документи щодо координаційної діяльності прокурора по боротьбі зі злочинністю”, де мають накопичуватись відповідні матеріали з цього напряму діяльності.

Для забезпечення якісного контролю виконання рекомендується на кожну постанову координаційної (міжвідомчої) наради заводити контрольну справу, в якій акумулювати документи, що підтверджують виконання узгоджених заходів (довідки, рапорти, інформації, статистичні дані, копії актів прокурорського реагування та відповідей на них, аналітичних розробок тощо).

Порядок зняття постанов координаційних (міжвідомчих) нарад з контролю врегульовано регламентами роботи Генеральної прокуратури України, прокуратур АРК та обласного рівня, положеннями яких слід керуватись при вирішенні цих питань у практичному форматі. Незалежно від визначеного порядку зняття постанов координаційних (міжвідомчих) нарад з контролю рішення по суті має прийматись тою посадовою собою, яка головувала на нараді (прокурором чи заступником прокурора).

Після зняття постанов наради з контролю, контрольні справи долучаються до протоколу та інших матеріалів координаційної (міжвідомчої) наради та підшиваються у номенклатурну справу, що зберігається в канцелярії органу, підрозділу відповідної прокуратури.