3.3 Обязанности руководителя совещания

Руководитель совещания имеет следующие обязанности:

- Начинает собрание (дискуссию) постановкой вопроса или комментариями по проблеме.

- Приглашает присутствующих высказать свое мнение, предоставляет слово желающим выступить.

- Активно содействует плодотворному развитию обсуждения.

Руководитель совещания может:

- задавать вопросы выступающим, другим участникам совещания;

- ограничивать выступающих, если они выходят за рамки обсуждаемой проблемы.

Руководителю совещания не следует:

- брать на себя роль арбитра;

- прерывать обсуждение собственными высказываниями;

- противодействовать изложению неугодной ему точки зрения.

Всегда нужно помнить, что главная задача руководителя - включить в активный обмен мнениями всех участников совещания. Предварительное оповещение участников о повестке дня - важный элемент подготовки совещания. В качестве приложения к повестке могут рассылаться проекты решений, тезисы докладов, справки.

Этапы и перечень задач, решаемых руководителем в ходе совещания, показана в табл. 1.

Таблица 1

Задачи руководителя совещания

	В отношении проблемы:	В отношении участников совещания:	В отношении группы:
А	1. Ясно и четко сформулировать проблему. 4. Разбить проблему на этапы.	2. Проверить насколько правильно понимают суть проблемы. 5. Распределить функции, роли между участниками..	3. Поставить перед группой цель. 6. Установить регламент.
Б	7. Поставить конкретную задачу. 12. Соблюдать этапность в решении проблемы.	8. Спросить мнение каждого участника о его решении поставленной задачи. 9. Не допускать отклонений от поставленной задачи. 10. После каждого выступления кратко вслух выделить основные мысли выступающего (если они высказаны).	11. После всех выступлений выделить, сгруппировать и вслух обобщить основные точки зрения на решения задачи (сделать резюме).
В	14. Подвести итоги обсуждения и сравнить результат совещания с поставленной целью.	15. Подчеркнуть вклад каждого участника совещания в решении проблемы.	16. Выразить благодарность всем участникам совещания за проделанную работу

Примечание: Этапы:

А - постановка проблемы;

Б - решение проблемы;

В - подведение итогов.

1 - 16 очередность решения задач.

Главная цель руководителя совещания - найти по всем вопросам повестки дня оптимальное решение за минимальное время. Для этого он должен обеспечить максимальную отдачу от каждого участника совещания и придать конструктивный характер обсуждению в целом.

Участники совещания должны быть известны основные правила культуры поведения на совещаниях, если они не известны им, то обязанность руководителя - объяснить их. Правила могут включать в себя следующие установки для выступающих:

- В своих высказываниях представляйте себя (если участники впервые встретились). Говорите "я" вместо "мы".

- Если задаете вопрос, скажите, зачем его задаете и что он значит для вас. Вопросы-ловушки недопустимы при обсуждении, они только отравляют обстановку совещания.

- В высказываниях будьте самим собой. Если считаете, что нужно

помолчать - помолчите.

- Воздерживайтесь от интерпретации чужих мыслей, выражайте

собственную позицию, старайтесь не делать неоправданных обобщений.

- Говорите не о поступках и мыслях других, а о вашем восприятии этих

поступков и мыслей. Вместо "Вы вот тут ошиблись" лучше сказать "Мне показалось, что сюда вкралась ошибка".

Руководитель должен регулировать направленность, деловитость выступлений. Для этого следует не допускать отклонений от рассматриваемых вопросов, затягивания выступлений, стимулировать конкретность и содержательность анализа проблемы и предложений. Если обсуждение выявило неподготовленность вопроса, то его следует решительно снимать с повестки и докладчику высказать замечание.

Руководитель не добьется успеха, если не будете контролировать дискуссию. Для этого возможно применение следующих приемов:

Для сохранения единства участников совещания:

- разряжать обстановку в конфликтных ситуациях;

- не принимать чью-то сторону до окончательного подведения итогов;

- защищать того, кто имеет меньше опыта и работает недавно;

Известно, что при прочих равных условиях чаще начинают конфликтовать люди, сидящие напротив друг друга, и реже - те, что сидят рядом. Руководитель может заранее посадить участников совещания так, чтобы не оказались напротив друг друга "антогонисты", то есть те, кто может сорваться и помешать рассмотрению вопроса.

Для мобилизации участников совещания:

- не расслабляться самому и не давать выключаться из работы другим;

- избегать повторов;

- не оставлять без внимания даже самое незначительное приложение, если оно хоть как-то поможет делу;

Для фокусировки внимания на обсуждаемой задаче:

- основываться на фактах;

- записывать вносимые предложения;

- выстраивать их так, чтобы для присутствующих складывалась целостная картина обсуждаемой проблемы.

Для активизации участников совещания:

- в целях усиления доказательности положений задавать дополнительные вопросы;

- высказать одобрительное замечание в адрес высказанных конструктивных предложений.

Длинные и расплывчатые выступления нужно прерывать, но делать это

следует тактично, не проявляя раздражения и не задевая самолюбие выступающего, не сковывая его инициативу. Чтобы исключить подобное в будущем, следует провести с ним индивидуальную беседу. Если это необходимо, то можно предложить ему прочитать или прослушать свое запротоколированное (стенографированное) или записанное на магнитную ленту выступление.