2.2 Этапы деловой беседы

Все существующие виды деловых бесед можно разделить на две группы:

- беседы свободные и целенаправленные, с двусторонним обменом информацией, проходящие без специальной подготовки;

- беседы специально подготовленные и строго регламентированные.

Любая деловая индивидуальная беседа состоит из трех этапов:

- Подготовительный. Он включает определение целей и задач беседы, составление ее плана, установление времени и выбор места беседы.

-Ознакомительный. Преодолеваются "психологические барьеры" и устанавливается "атмосфера доверия".

- Совместное решение проблем.

Успех деловой беседы нередко зависит от умения собеседников вести диалог. Ниже будут рассмотрены основные приемы и техники ведения диалога.

2.3 Приемы начала деловой беседы

Наиболее частой ошибкой беседы является пропуск или некорректное проведение ее начальной фазы. А она очень важна, т.к. решаются следующие задачи:

- установление контакта с собеседником;

- создание благоприятной атмосферы отношений для беседы;

- привлечение внимания собеседника.

Необходимо помнить, что именно несколько первых сказанных фраз часто решающим образом воздействуют на собеседника, они создают внутренние отношения его к собеседнику и беседе в целом.

Существует множество способов начать беседу, но наиболее часто используются следующие четыре приема:

Метод снятия напряженности - он позволяет установить тесный контакт с собеседником. Нередко достаточно сказать несколько теплых слов, и вы этого легко добьетесь. Это может быть несколько фраз личного характера или комплиментов, шутка, которая вызовет улыбку, и т.п. Конечно, такое начало редко непосредственно связано с содержанием беседы, но это необходимо.

Метод "зацепки" - позволяет кратко изложить ситуацию, увязав ее с содержанием беседы, и использовать эту "зацепку" как исходную точку для проведения запланированной беседы. В этих целях можно с успехом использовать какое-то небольшое событие, личные впечатления, сравнения.

Метод стимулирования игры воображения - он предполагает постановку в начале беседы множества вопросов по ряду проблем, которые должны в ней рассматриваться. Этот метод дает хорошие результаты, когда мы имеем дело с собеседниками, отличающимися оптимизмом и трезвым взглядом на ситуацию.

Метод прямого подхода - он означает непосредственный переход к делу без какого бы то ни было вступления. Схематично это выглядит так: вкратце сообщаем причины, по которым была назначена беседа, быстро переходим от общих вопросов к частным и приступаем к теме беседы. Эти приемы "холодны" и рациональны, они имеют прямой характер и подходят прежде всего для кратковременных и не слишком важных деловых контактов, например в общении начальника с подчиненными.

При налаживании личного контакта с собеседником несколько обыденных мелочей могут также относительно легко создать благоприятный для беседы климат. К ним относятся:

- ясные, сжатые и содержательные вступительные фразы и объяснения;

- обращение к собеседникам по имени и отчеству;

- соответствующий внешний вид;

- проявление уважения к личности собеседника, внимание к его мнениям и интересам (нужно дать это почувствовать);

- тактичные положительные замечания, относящиеся к образцовой организации встречи сотрудников;

- упоминание об изменениях, которые произошли со времени последней встречи;

- обращение за советом.

Чтобы избежать неудачного начала беседы:

- всегда остерегайтесь извинений, проявления признаков неуверенности;

- избегайте любых проявлений неуважения, пренебрежения к собеседнику ("Давайте с Вами быстренько рассмотрим...", "А у меня на этот счет другое мнение...");

- первыми вопросами не вынуждайте собеседника подыскивать контраргументы и занимать оборонительную позицию.