3.2 Организация делового совещания

Деловые совещания целесообразно устраивать во второй половине (после 10-11 часов) или в конце рабочего дня. Нецелесообразно проводить их и в понедельник. Это связано с тем, что каждому из нас требуется определенное время, чтобы выйти на оптимальный рабочий уровень работоспособности, "переключиться" на работу ("период врабатываемости"). Общая продолжительность совещаний не должна превышать 1.5 - 2 часов, так как затем продуктивность обсуждения падает.

Лучше, если время совещаний (имеется в виду проведение текущих оперативных совещаний) определено распорядком, установленным в организации. Внеплановые совещания выбивают персонал из рабочего ритма и нередко снижают культуру делового общения, поэтому к ним следует относиться и готовиться более ответственно.

Оптимальное число участников обсуждения - 5-7 человек. Увеличение количества участников снижает эффективность совещаний и одновременно увеличивает время рассмотрения вопросов. Поэтому, целесообразно количество приглашенных свести к минимуму. Лучше, когда при разнородной повестке совещания состав участников является переменным: лица, чьи вопросы обсуждены, покидают совещание, другие участники приглашаются на соответствующее время.

В число участников совещания должны входить сотрудники, способные исполнять роль «экспертов", "генераторов идей", "критиков" и т. д.

Если цель совещания заключается в обмене информации и постановке

очередных задач по ходу работы, то в нем должны участвовать конкретные исполнители либо руководители подразделений, ответственные за выполнение задания. На таком заседании следует коротко рассказать о положении дел, затем сообщить о ходе выполнения решений, принятых ранее. Далее следует четко сформулировать задачи на будущее.

Если цель совещания - нахождение решения конкретной проблемы, то к работе нужно привлечь тех, без кого дело не сдвинется с места, и тех, кто способен предложить свой вариант подхода к решению проблемы.

Желательно заранее обеспечит информацией участников совещания по рассматриваемой проблеме, четко и однозначно сформулировать задачу ее решения. Предоставлять слово участникам обсуждения следует в том порядке, который Вам кажется наиболее верным.

Совещание начинается со вступительного слова руководителя, он формулирует цели и задачи предстоящей работы. Можно заранее подготовить текст выступления, но можно ограничиться и тезисами. При необходимости можно использовать видео- и аудиосредства. Не нужно стремиться к обширному выступлению, оно должно быть кратким, динамичным, конструктивным, конкретным. Основное внимание лучше уделять заключительной фазе совещания, брать на себя обобщение и выводы по выступлениям его участников. Не стоит охватывать большой круг вопросов, лучше остановиться на кардинальной, основополагающей идее. Ее нужно изложить убедительно, доказательно, доходчиво. Необходимо контролировать себя и аудиторию. При первых признаках ослабления внимания присутствующих используйте известные приемы для его мобилизации.

Каждый участник должен быть поставлен перед необходимостью высказаться.

Очередность выступления должна быть обратная авторитету и положению выступающего: тогда над участниками с более низким статусом не будет довлеть высказанное суждение более авторитетных коллег.

Некоторые выступления могут отличаться излишней категоричностью как своих предложений, так и предложений других. Руководитель должен следить, чтобы выступления были корректны. Для этого следует регулировать очередность выступлений, контролировать содержание выступлений, делать записи, репликами акцентировать внимание участников совещания на наиболее ценные предложения.

Соблюдение процедуры и регламента нормализует ход совещания. Одна из задач руководителя - предварительно согласовать, а затем не позволять нарушать регламент выступлений.

В конце совещания кратко подвести его итоги, поблагодарить его участников за высказанные конструктивные предложения, поставить задачи на реализацию принятых решений.