Принципи інформації
Вихідного документа
Єдиного масиву інформації
Економіч-ності
Вихідний документ – завершуючи стадія переробки і формування інформації, що передається для прийняття необхідних команд управління, вихідний документ може бути певним сигналом (світовим, звуковим, електричним), запис у вигляді довідки, таблиці або іншого матеріального документа
Всю інформацію, яка використовується у процесі управління, можна розділити за її призначенням на фактографічну, нормативно-довідкову, планову, звітну, аналітичну, оперативно-виробничу.
При організації інформаційної системи необхідно створити відповідні масиви інформації. Особливу увагу слід приділити формуванню масивів умовно-постійної, фактографічної і нормативно-довідкової
Витрати на залучення технічних засобів повинні бути обґрунтованими.
Рис. 13.1. Принципи інформації.
Рівні комунікацій
Вербальна – площина змісту – послання, що подає відомості про дії або стан речей
Невербальна – площина зв’язків, стосунків – охоплює звертання, сприйняття чи відхилення, симпатію чи антипатію, ненависть чи любов
Метакомунікація – те, що ми читаємо між рядками і що є істинним змістом
Рис. 13.2. Рівні комунікацій.
Переваги (++) |
Недоліки (– –) |
|
|
Таблиця 13.2
Напрямки комунікацій
№ з/п |
Напрямки комунікацій |
Характеристика |
1 |
2 |
3 |
1. |
Між організацією і зовнішнім середовищем |
Інформаційний обмін здійснюється за допомогою вхідних та вихідних документів |
2. |
Міжрівневі комунікації в організаціях (вертикальний) |
Інформація передається від вищого управлінського рівня до нижчого, тобто по низхідній, або від нижчого рівня до вищого, або по висхідній |
3. |
Між різними відділами, підрозділами (горизонтальні) |
Виникають для координації задач і дій, оскільки організація – це система взаємопов’язаних елементів |
4. |
Керівник-підлеглий |
Ділове спілкування між керівником і підлеглим і складає 2/3 комунікативної діяльності в організації |
5. |
Керівник – робоча група |
Характеризує взаємозв’язки між керівниками і робочою групою і дозволяють керівникові підвищити ефективність діяльності груп |
6. |
Неформальні комунікації |
Канал неформальних комунікацій – канал розповсюдження чуток, інформація по них поширюється швидше, ніж офіційними каналами |
К
омунікаційний процес – це обмін інформацією з двома або більшою кількістю осіб.
Головна мета комунікаційного процесу – забезпечення розуміння інформації, що є предметом обміну тобто повідомлень.
До типової інформації, що передається каналами чуток належить
Майбутнє скорочення штатів
Нові заходи щодо покарання за запізнення
Зміни у структурі організації
Майбутні переміщення і підвищення
Детальне викладення спору двох керівників на останній нараді по збуту
Хто кому призначає побачення після роботи або в період роботи
Генерує ідею або збирає інформацію і передає її
Інформація, що закодована за допомогою символів
Передача повідомлення та її декодування
Відправитель
Повідомлення
Канал
Отримувач
Зворотній зв’язок
Рис. 13.3. Модель процесу комунікації.
Зворотній зв’язок – це реакція, отримувана на сприйняту декодовану інформацію, яка кодується і відсилається назад відправнику, проходячи через усі етапи комунікаційного процесу, засвідчуючи про міру розуміння, довіри до повідомлення, засвоєння і погодження з повідомленням. Зворотній зв’язок сприяє значному підвищенню ефективності обміну управлінською інформацією.
„
Шум” – на мові теорії передачі інформації це те, що викривляє зміст, суть інформації. Джерела шуму, виникають через особливості та відмінності у сприйнятті, через які може змінитися зміст у процесах кодування і декодування і до відмінностей в організаційному статусі між керівником та підлеглими, які можуть ускладнювати точну передачу інформації. Певні шуми присутні завжди, тому на кожному етапі процесу обміну інформацією виникає деяке викривлення змісту.
Зародження ідеї
Кодування і вибір каналу
Передача
Декодування
Рис. 13.4. Етапи комунікацій.
Комунікаційні канали
Інформація рухається в одному напрямі
Інформація має зворотній зв’язок
Інформація рухається у багатьох напрямках, маючи зворотній зв’язок
Односторонні
Двосторонні
Багатосторонні
