Побудова змісту

Зміст — це список заголовків документа всіх рівнів з відповідними номерами сторінок. Найпростіший спосіб побудови змісту — використання стандартних стилів заголовків. Після цього залишається тільки вибрати місце для автоматичної побудови змісту і виконати відповідні команди з меню редактора.

Щоб вставити зміст в існуючий документ, необхідно:

• вибрати команду меню Вставка Оглавление и указатели;

• вибрати вкладку Оглавление , встановити в разі потреби перемикачі Показать номера страниц та Номера страниц по правому краю у місці розташування номерів сторінок, вибрати кількість рівнів, які будуть використані у змісті (наприклад, два з трьох можливих за текстом), і вибрати заповнювач рядка між назвою заголовка і номером сторінки;

• натиснути клавішу <Enter>.

Після автоматичної побудови змісту документ можна редагувати.

Для адекватної зміни змісту не потрібно знову будувати його. Достатньо виділити цей об'єкт і обновити його, натиснувши клавішу <F9>.

Дуже зручно переміщуватися по документу за допомогою змісту. Необхідно лише двічі клацнути кнопкою миші на відповідному номері сторінки змісту.

Побудова предметного покажчика

Предметний покажчик використовують при опрацюванні велико­го за обсягом документа для пошуку в ньому необхідного матеріалу.

Під час пошуку необхідного поняття доцільніше замість змісту використовувати предметний покажчик. Оскільки предметний покажчик великий, то будувати його вручну і редагувати після змін у документі дуже важко.

Автоматична побудова предметного покажчика починається з позначення його елементів (слів, фраз або символів) у документі. Далі необхідно вибрати вид покажчика і скласти його. Редактор Word автоматично знайде всі позначені елементи, встановить їх за алфавітом, додасть відповідні номери сторінок, видалить елементи, що повторюються, і відобразить покажчик у документі.

Таким чином, процес побудови предметного покажчика складається з двох етапів:

• позначення елементів покажчика;

• вставки предметного покажчика.

Для позначення елементів покажчика в існуючому документі необ­хідно виконати такі дії:

1) виділити елемент тексту;

2) виконати команду меню Вставка  Оглавление и указатели. Після чого на екрані з'явиться діалогове вікно Оглавление и указатели , в якому слід вибрати вкладку Указатель ;

3) натиснути кнопку Пометить. На екрані з'явиться діалогове вікно Определение элементов указателя , в якому треба натиснути на кнопку Пометить для одного виділеного елемента або кнопку По­метить все для всіх елементів тексту, що співпадають з виділеним;

4) вікно Определение элементов указателя залишиться на екрані, тому в документі можна виділити наступний елемент тексту для по­кажчика і повторити дії 3) і 4) потрібну кількість разів.

Після позначення слова для покажчика редактор Word вста­вить у документ поле типу XE (поле покажчика) з виділеним словом як аргументом, що має вигляд {XE Слово}. Це поле має атрибут скрытый , тобто його не видно в документі у звичайному режимі, але він з'являється в режимі відображення недрукованих символів.

Для автоматичного позначення елементів покажчика можна використовувати так званий конкорданс. Перевага його використання полягає в тому, що достатньо перелічити елементи покажчика в деякому файлі (словнику) і редактор Word знайде всі елементи в документі за зразком.

Для використання словника треба виконати команду Вставка  Оглавление и указатели. На екрані з'явиться діалогове вікно Оглавление и указатели, в якому треба вибрати вкладку Указатель і натиснути кнопку Автопометка. Потім у вікні відкриття файлу треба вказати текстовий файл зі словником і натиснути кнопку Ок.

Щоб вставити предметний покажчик в існуючий документ, необхідно виконати такі дії:

• вибрати місце для предметного покажчика і встановити в ньому текстовий курсор;

• виконати команду меню Вставка  Оглавление и указатели й у вікні Оглавление и указатели вибрати вкладку Указатель ;

• вибрати зі списку форматів Вид відповідний спосіб оформлення покажчика, наприклад Классический , і змінити в разі потреби інші опції. Для оформлення покажчика нестандартним стилем можна використати кнопку Изменить;

• натиснути кнопку Ок.

Дуже зручно переміщуватися документом, використовуючи предметний покажчик. Для цього необхідно лише двічі клацнути кноп­кою миші на відповідному номері сторінки в покажчику.