§ 6. Информационные ресурсы социокультурного менеджмента

Важность информации для управления настолько очевидна, что, кажется, нет необходимости останавливаться на этом вопросе. Но на самом деле информационные управляющие системы, электронное технологическое оснащение развиваются настолько динамично, что малейшее отставание в их изучении и освоении непременно выводит организацию, учреждение, предприятие на периферию развития.

Кроме того, предметом изучения и интереса в данном учебном пособии являются не крупные компании, опыт которых широко осве­щен, а социокультурная сфера и ее отдельные учреждения, информационные технологии менеджмента которых практически не подвер­жены анализу и описанию.

Следовательно, в данном параграфе будет уделено внимание двум аспектам: информационно-управляющим системам общего ха­рактера и информационным технологиям конкретного социокультур­ного менеджмента.

Информации как инструмент управления

Информация - основная часть того, что передается в процессе связи. Связи внутри учреждения преследуют две основные цели. Первая заключается в том, чтобы предоставить информацию, необходимую для принятия решений, направленных на выполнение поставленных задач, а вторая - в том, чтобы оказать влияние на дело­вое поведение сотрудников, направить их усилия на достижение целей учреждения и в разумных пропорциях сочетать личные интересы и интересы организации.

Таким образом, в первом случае на передний план выступают знания, во втором - мотивация. В информационных технологиях наи­более широко используется термин "связь", или "общение".

Оба эти термина означают процесс передачи сообщения, имею­щего смысловое содержание, от одного сотрудника, или просто чело­века, к другому.

Через слово, символы, жесты можно осуществлять любые виды воздействия на ум и сознание любого человека. Связи между людьми, отдельного человека с группой людей обеспечивают, по крайней мере, три важных аспекта:

• происходит передача информации и идей;

• существует определенное средство передачи информации;

• имеется адресат, который понимает, что имеет в виду коррес­пондент.

В процессе административного или служебного общения связь между сотрудниками учреждения культуры представляет собой про­цесс, который включает передачу и точное воспроизведение идей для того, чтобы вызвать действия, которые будут способствовать дости­жению целей всего коллектива.

Точное воспроизведение идей предполагает высокий уровень понимания между сослуживцами.

Стало быть, управление имеет дело с механизмами передачи информации в учреждениях культуры.

Информационные технологии управления включают в себя эле­менты многих дисциплин: наука управления, наука поведения, мате­матика, синематика, психология, экономика, социология и др. Ме­неджмент формируется на основе указанных дисциплин, а информационные технологии влияют и часто трансформируют сам процесс менеджмента.

Информация - это преобразованные в определенном контексте (в данном случае управленческом) содержательные и полезные для управленцев данные.

Информация, следовательно, характеризуется своими качества­ми, которые и определяют ее полезность. В каждой конкретной ситуа­ции анализ качества информации сводится к оценке ее значимости для учреждения и ее сотрудников.

Информационные технологии

В современной теории и практике информационные технологии трактуются как аппаратное обеспечение, программное обеспечение, телекоммуникации, системы управления базами данных и другие техноло­гические средства хранения, обработки и передачи коммуникации.

Эти технологические категории позволяют менеджерам созда­вать и обеспечивать доступ к сложным базам данных об учреждении, его деятельности, посетителях, потребителях культурной продукции. Они позволяют сотрудникам учреждения культуры общаться друг с другом способами оперативной связи.

Например, время имеет значение при разработке системы ин­формации в определении границ периодичности представления ин­формации.

Один вид информации может требоваться ежедневно, другой -один раз в неделю, третий - один раз в квартал и т.д.

Периодичность поступления информации может быть ритмич­ной, но может диктоваться необходимостью по усмотрению руково­дителя и в зависимости от состояния творческо-хозяйственной дея­тельности.

Как отмечалось, в информационных системах наряду с компью­терными сетями, аппаратным и программным обеспечением, важней­шим фактором является человек, человеческий ресурс.

Люди формируют и поддерживают необходимый информаци­онный банк и этот же информационный банк помогает людям в реали­зации их управленческих функций.

Информационные системы менеджмента обеспечивают при­нятие стратегических, тактических и операционных решений. Обра­щаясь к предыдущему источнику, использование информационных систем в различных уровнях менеджмента можно представить сле­дующим образом.

Информация, заложенная в информационных системах менедж­мента, имеет несколько признаков, которые характеризуют ее полез­ность. Таблицы 10, 11.

Таблица 10

1. Информация к действию и информация к сведению. Как следует из самого названия, информация, требующая действия, обя­зывает предпринимать определенные шаги деятельности.

2. Например, когда учреждение культуры получает заявку от предприятия, фирмы, банка на проведение праздничной программы, или торжественного вечера по случаю важного для данного коллектива события, или когда ставятся под угрозу срыва детские культурные новогодние программы из-за неожиданного отказа участвовать в них приглашенных артистов. Информация, не требующая действия, принимается к сведению, когда, скажем, директор учреждения культуры информирует сотрудников о состоявшихся событиях, о своей точке зрения, о приказах, распоряжениях и иных директивных документах, методических рекомендациях вышестоящих органов о деятельности других учреждений культуры.

2. Неповторяющаяся и повторяющаяся информация. Признаком неповторяющейся информации является уникальность, одноразовый характер информации, которая может быть получена в результате социологических и иных исследований в коллективе, среди населения и служит основой для принятия радикальных решений.

К типичным видам повторяющейся информации следует отно­сить отчеты учреждения, в которых отражаются вопросы творческой деятельности, финансовой и хозяйственной работы, кадровые вопро­сы, объем социально-культурных и культурно-досуговых мероприя­тий, участие в них населения и т.д.

3. Документированная информация фиксируется в письменной форме, на электронных носителях, источником же недокументированной информации служат личные наблюдения, устные коммуникации между людьми.

Таблица 11