Chapter 4 / Formal Meetings

Глава 4 / Формальные встречи

Whereas many people enjoy a business lunch, combining work and pleasure, the more formal meetings are 100 percent business. Business people have strong feelings for or against meetings. often meetings take up much of the workday, and sometimes accomplish very little.

However, meetings are essential for international business. they are necessary in establishing relationships for future business, and in negotiating deals. You need to meet and get to know the people you will be doing business with, especially to observe foreign customs and attitudes.

If you are in sales, meetings are often the most productive way to make those sales, or at least to make some progress. Finally, no matter what kind of business you transact, meetings allow you to observe the behavior of others.

Since we never really know how a meeting will evolve, how can we prepare for it? Will there be argu­ments? Discussion? Negotiations? Dis­agreement?

Even if we know the subject, can we control the flow of conversation? What vocabulary can we use in this situation?

There is language that deals with the purpose or function of what you want to say, such as disagreement, doubt, suggestions, negation, or acknowledgment. We call this functional language. By learning how to approach these situations functionally, you will be able to deal with the dynamics of any meeting.

Opening a Meeting / Как начать встречу

Ladies and gentlemen – хороший способ обращения к смешанной группе людей, хотя и звучит это слишком формально для небольшой встречи.

Если вы обращаетесь только к мужской аудитории, достаточно Gentlemen, если только к женской – Ladies.

Good afternoon ladies and gentlemen, and a special welcome to our guests today. We hope you have been enjoying your stay.

ladies and gentlemen, I would like to introduce you to our guest speaker.

С небольшой аудиторией вы можете быть немного менее формальны, и следует обращаться к каждому по имени: Hello, John / Mr. Turtle, good morning! / Sally, how are you?

Вы може­те выделить, назвав по имени, только очень важных людей (президента) или гостей.

I would like to begin by introducing

our foreign guests to our staff.

Mr. Sikiri is visiting us from Bombay. Thank you for coming.

Betty Walker from the Marketing Department is also here. We're glad you could make it.

Я бы хотел начать с представле­ния наших иностранных гостей членам персонала.

Мистер Сикири – наш гость из Бомбея. Спасибо за ваш приезд.

Здесь также присутствует Бетти Уолкер из отдела маркетинга. Спа­сибо, что смогли прийти.

Mr. Inoue is here from Tokyo. We welcome you.

I see Mr. Muhammad from Cairo is here. Good to see you again.

Now, let's get started.

Мистер Иноуэ из Токио. Добро пожаловать.

Я вижу здесь мистера Мухаммада из Каира. Рад снова вас видеть.

Теперь давайте начнем.

Если на встрече гости, представьте сначала их, перед тем как объявить повестку дня или причину проведения встречи. Если встреча малочислен­на и на ней присутствуют новые люди, обычно все обмениваются визитка­ми.

После обращения к аудитории объясняется цель данной встречи:

The reason I have called this meeting is to review a proposal we have received from our

Причиной, по которой я собрал эту встречу, является рассмотре­ние предложения, которое мы получили

international division in Hong Kong.

The agenda for this meeting is as follows: first, a presentation of the new proposal by Mr. Emmanuel followed by an analysis by Ms. Nielson.

Third (or finally), a discussion about whether or not to implement this proposal.

I would like to open this meeting by passing out an agenda (list of topics in the order to be followed).

из нашего международ­ного подразделения в Гонконге.

Сегодняшняя повестка дня вклю­чает следующее: во-первых, пре­зентацию нового предложения мистером Эммануэлем с последу­ющим

анализом, который сдела­ет миссис Нильсон.

И в-треть­их (и наконец), обсуждение по поводу реа­лизации этого предложения.

Я бы хотел открыть эту встречу ознакомлением с повесткой дня (перечнем вопросов в порядке следования).

Если встреча небольшая и на нее отведено немного времени, можно неформально сразу приступать к делу следующим образом:

Let us begin with a pre­sentation of the new proposal.

Разрешите начать с представле­ния нового предложения.

После введения встреча может проходить в неформальной, свободной для всех форме, когда любой её участник высказывает своё мнение или излагает свои идеи в свободном порядке, по желанию, без заранее согласованного регламента (иногда это называется brainstorming).

также встреча может принимать более формальную форму, в ходе которой председатель вызывает каж­дого участника в определенное время по очереди, время сообщения или доклада, как и время, отведенное для дискуссий, строго регламентировано.

Порядок проведения встречи обычно определяется культурными традициями стран-участниц и количеством её участников.