1.2. Роль обработки документа в организациях системы документальных коммуникаций

Библиотеки, архивы, книжные палаты и информационные службы обладают фондами, которые формируются в течение десятилетий, а иногда и столетий. Объем фонда только Российской государственной библиотеки на начало XXI в. составил 42 млн единиц хранения, Российской национальной библиотеки – 34 млн. Ориентация в них обеспечивается посредством особых идентификационных и поисковых признаков, которыми обладает документ, а также тех, которые специально формируются в результате его обработки.

Какие признаки документа позволяют быстро и эффективно произвести поиск? Прежде всего те, которые содержатся в библиографических сведениях.

Любой документ, еще на стадии рукописи, обретает библиографические сведения, позволяющие его идентифицировать. Автор фиксирует на произведении свое имя, присваивает документу название, указывает место и дату его написания. Так начинается обработка документа задолго до выхода его в свет в виде издания. Далее издательство оформляет такие сведения чаще всего на обложке и на титульной странице. В дальнейшем эти сведения станут элементами библиографической записи.

В издательстве рукопись обретает дополнительный набор библиографических сведений: заглавие (название), надзаголовочные и подзаголовочные сведения, имена лиц, ответственных за данное издание, наименование издательства и дата издания, тираж, объем и т. д. Эти сведения называются выходными. Они представляют комплекс элементов для оформления издания, информирования потребителей, библиографической обработки и статистического учета.

К выходным сведениям относятся и выпускные данные, формируемые специалистами в области обработки: классификационный индекс, аннотация или реферат, макет аннотированной каталожной карточки, в основе которой – библиографическое описание. Об­ратите внимание на оборот титульного листа любой книги. Часто именно здесь размещены перечисленные сведения. Перед классификационными индексами дана аббревиатура «УДК» или «ББК». Позже вы узнаете, что означают эти индексы. Ниже оформлен заголовок, содержащий имя автора, под ним – библиографическое описание, содержащее важнейшие элементы, характеризующие данный документ. Еще ниже – аннотация, кратко раскрывающая содержание документа. Правилам составления этих элементов будут посвящены отдельные главы учебника.

Покупатели книг редко обращают внимание на те сведения, которые расположены до и после основного текста. Для обработчика же это профессиональная обязанность. Ниже даны образцы трех страниц книги Е. В. Пчелова «Рюриковичи. История династии», которые обработчик использует прежде всего для выявления библиографических сведений. Титульная страница содержит основные библиографические сведения. Реже пользователи обращают внимание на оборот титульного листа и на последнюю страницу книги, где содержится информация, выборочно используемая в библиографической записи.

Сама библиографическая запись расположена на обороте титульного листа. Она состоит из заголовка (Пчелов Е. В.), под которым – библиографическое описание книги (название, место издания, наименование издательства, год издания, количество страниц, наименование серии, Международный стандартный номер книги). Под библиографическим описанием – аннотация и индекс ББК.

Как видно, в описание включены сведения в основном с титульной страницы. На обороте титульного листа и на последней странице книги размещено еще множество сведений, которые издательство не отразило в библиографической записи. В результате анализа всех сведений обработчик производит их отбор и работает с теми, которые в наибольшей степени способствуют идентификации и поиску документа. После их оформления по специально разработанным правилам и в установленной последовательности эти сведения синтезируются в библиографической записи.

В предложенном примере запись представляет формальную и содержательную характеристики первичного документа в сжатом виде.

Чтобы научиться составлять библиографические записи, подобные этой, придется выучить учебник.

Несмотря на наличие библиографической записи в самом документе, многие библиографирующие учреждения самостоятельно обрабатывают документы. Это связано со специфическими целями и задачами данных организаций, профилем и величиной их фондов, запросами пользователей. Их обработка становится более целенаправленной, а сама запись – более полной и глубокой. Она обеспечивает распространение и общественное использование как самого первичного документа, так и вторичных сведений о нем.

Так, Российская национальная библиотека обязана представлять более полное библиографическое описание, чем это делает издательство. Она не включает в запись аннотацию, но размещает предметную рубрику, которая необходима для отражения книги в предметном каталоге.