Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Теория организации. Учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям «Менеджмент организации», «Государственное и муниципальное упра
.pdf
x
K
оценка необходимости предусмотренных планом видов работы
и определение возможностей для сокращения затрат времени
на их выполнение;
x сравнение организации труда работников, занимающих одина-
ковые должности, или однородных групп работников разных
органов;
x изучение тенденций изменения организации труда после орг-
структурных преобразований, внедрение новой технологии и
т.д.
Основу методов исследования приемов и операций, применяемых руководителями и специалистами, а также трудовых процессов
с участием указанных категорий работников составляет наблюдение –
либо непосредственное, либо с помощью телевизионной установки,
видеозаписи. В ходе изучения трудовых приемов, осуществляемых
техническими исполнителями, можно использовать автоматические
или полуавтоматические приборы, так как подобные процессы состоят из множества повторяющихся операций.
Опрос позволяет выяснить необходимость конкретной операции, фактические и наиболее целесообразные методы, время и место ее выполнения, а также уточнить, входит ли этот вид работы в
функциональные обязанности данного сотрудника. В частности,
опрос помогает определить, почему не применяются более прогрессивные методы, оргтехника, как лучше реализовать потенциальные
возможности работников, какие приемы способствовали бы повышению их активности, инициативы и т.п. Полученную информацию о конкретной трудовой операции удобно регистрировать на
специальных картах.
Существуют и другие подходы к исследованию трудовых приемов, операций и процессов. Так, с помощью сравнительного анализа одного и того же трудового процесса, осуществляемого разными
работниками, можно выявить какие-то рациональные элементы,
приемы, применяемые лучшим исполнителем. Затем они включаются в схему более совершенного трудового процесса.
Условия труда и организация рабочих мест изучаются с использованием специальных приборов либо визуально. С помощью приборов замеряются температура, влажность, уровень освещенности, шума в служебных помещениях. Полученная таким путем информация
сравнивается с санитарными нормами и требованиями эргономики.
Соответствие состояния окружающей среды санитарным нормам
можно оценить количественно по коэффициенту качества среды (Ê
tt tt
ɤc123,n
ãäå t1, t2, t3 — индексы соответствия фактических показателей среды
нормативам;
n — число показателей, характеризующих окружающую среду.
):
êñ
261
Индексы соответствия фактических показателей среды нормативным определяются по формуле
ɉ
ɮ
tɉ
ãäå Ïô, Ïн — соответственно фактическое и нормативное значения кон-
кретного показателя окружающей среды (например, фактический и допустимый уровни шума).
,
ɧ
В тех случаях, когда фактическое значение показателя окружающей среды превышает нормативное, значение определяется обратным
соотношением.
Визуально изучаются художественно-планировочные характеристики интерьера; цветовое оформление кабинетов, рабочих мест и
их оснащение; расположение предметов и средств труда на столах,
в ящиках, шкафах; рабочие маршруты за пределы рабочего места,
их цель, частота и т.д.
Особое внимание должно уделяться изучению хранения и оперативного использования документации. При этом, опросив работников, необходимо выяснить, какие документы должны храниться на
рабочем месте постоянно, какие временно; имеется ли какая-нибудь
система хранения документов (по вопросам, по срокам, по частоте
использования и т.д.); какие средства хранения документов используются (папки, скоросшиватели, картотеки и т.д.); имеется ли
документация, используемая коллективно, где и как она хранится;
какова частота обращения к каждому виду документа и продолжительность работы с ним.
2. Проектирование научной организации труда. Организационные
проекты по НОТ могут быть индивидуальными и типовыми. Индивидуальный проект разрабатывается для конкретного работника,
структурного подразделения или органа в целом. В типовых проектах
содержатся принципиальные решения вопросов организации труда
работников определенной профессии, руководителей, но не учитываются особенности местных условий труда, специфика психологических и физиологических свойств конкретного работника. Эти моменты должны приниматься во внимание при внедрении типового
организационного проекта в практику.
Разработка проекта по НОТ состоит из трех стадий: эскизного
проектирования, подготовки рабочего оргпроекта, оформления оргпроекта.
Основными элементами трудового процесса являются рабочие
операции. Именно их совокупность, последовательность, длительность определяют характер и структуру любого трудового процесса.
Причем труд технических исполнителей носит преимущественно
регламентированный характер. Этому способствуют используемое
262
оборудование, отработанная технология, сравнительно небольшое
число выполняемых операций.
Трудовые же процессы, осуществляемые руководителями, подвержены воздействию многих факторов, часто имеющих случайный
характер. Данное обстоятельство обусловливает большие потери рабочего времени руководителей. Поэтому регламентация их труда
имеет чрезвычайно важное значение. Осуществлена она может быть
с помощью разработки типовых проектов организации трудовых
процессов. Основу такого проекта составляет план-график, в котором указываются наиболее рациональные организационные формы
выполнения тех или иных трудовых операций, лица, ответственные
за их подготовку, технологическое оснащение и т.д.
Форма организационного проекта трудового процесса может
быть разной. Типовой проект трудового процесса разрабатывается на
день, неделю, месяц. Первый тип проекта (дневной) предназначается
для лиц, трудовые процессы которых содержат небольшое число
операций, повторяющихся, как правило, ежедневно. Второй и третий
типы организационного проекта ориентированы на руководителей,
выполняющих много разнообразных трудовых операций, в силу чего
их трудовые процессы приобретают каждый раз новую специфику.
Наибольшую сложность при разработке типового организационного проекта трудового процесса представляет конструирование
плана-графика. Его структура должна быть в достаточной степени
рациональной, позволяющей отразить в плане-графике все аспекты
деятельности руководителя, чтобы он мог уделить каждому из них
долю фонда рабочего времени, соответствующую значимости.
Поскольку уровень деятельности и возможности конкретного
работника сугубо специфичны, типовые проекты трудового процесса
необходимо индивидуализировать. Индивидуальный проект учитывает общие закономерности функционирования органа, подразделения, проявляющиеся в деятельности отдельного работника. Кроме
того, на характер трудовых процессов влияет возникновение непредусмотренных ситуаций, обстоятельств. Это вызывает необходимость периодической корректировки индивидуальных проектов
трудового процесса. В данных целях следует вести тетрадь поручений
и составить, а также периодически обновлять план решения узловых
проблем. Регулярное сопоставление информации, содержащейся в индивидуализированном проекте трудового процесса, в тетради поручений и плане решения узловых проблем позволяет составлять ежедневно проект трудового процесса на очередной рабочий день.
Спроецированный в целом трудовой процесс обязательно дополняется технологическими картами выполнения наиболее сложных и трудоемких операций, таких, например, как «служебное совещание», «подготовка отчета», «анализ оперативной обстановки».
Необходимость разработки технологических карт обусловливается
263
тем обстоятельством, что, несмотря на творческий характер всех
этих операций, существуют достаточно отработанные приемы и
процедуры, использование которых позволяет выполнять операции
быстро и качественно.
Организационный проект трудовой операции включает в себя
следующие элементы: цели операции, этапы, методы, алгоритмы
проведения операции, используемые в ней технические средства,
нормы, способы регистрации и некоторые другие.
Проектирование условий труда и рабочих мест (температуры,
влажности, уровня шума, освещенности помещения, цветового
оформления стен, интерьера, используемой техники, спецодежды)
осуществляется с учетом рекомендаций таких наук, как психология,
физиология, гигиена труда. Оптимальные параметры указанных условий определяются на основе санитарных норм с учетом должности, специальности, индивидуальных психологических особенностей
работника, географического местоположения подразделения, в котором он трудится.
В проекты условий труда целесообразно также включать рекомендации по питанию и организации свободного времени, поскольку
эти факты существенно влияют на результаты трудового процесса.
В последние годы в литературе публикуется много сообщений
об исследованиях биоритмов человека и о положительных результатах организации с учетом режимов труда (например, на транспорте).
Представляется, что в деятельности органов внутренних дел при
проектировании условий труда таких категорий работников, как
следователи, инспекторы ГИБДД и ряд других, можно было бы использовать научные рекомендации и накопленный опыт в других
сферах практики. Перспективно и периодическое проведение в течение рабочего дня психологической разгрузки в специально оборудованных помещениях.
Для плодотворного труда человека необходима организация его
рабочего места. Большое значение здесь имеют объем и площадь
помещения, оборудование рабочих зон для различных трудовых
операций и зоны отдыха, техническое оснащение, места для хранения документов, интерьер.
Объем и площадь помещения (кабинета) определяются с учетом
должности и специальности. Основной задачей при проектировании
рабочего места является максимально возможное освобождение
работника от излишних перемещений, поисков необходимой информации, выполнения всевозможных рутинных операций. Решению этой задачи способствует выделение и оборудование рабочих
зон в кабинете. Обычно для руководителей органов и подразделений в кабинете предусматриваются три рабочие зоны: для индивидуального труда; для беседы с посетителями; для коллективного
труда (совещаний). Рабочая зона для беседы может служить и зоной
264
отдыха. Все технические средства, а также интерьер, предусматриваемые проектом, должны быть ориентированы на конкретную категорию работников.
3. Внедрение организационных проектов по НОТ. Этот этап работы
предусматривает комплекс специальных мероприятий. Существует
несколько причин, по которым разработанные проекты не внедряются в практику: отсутствие специализированных служб, занимающихся внедрением НОТ; недостаточное внимание к внедрению со
стороны руководителей; психологический барьер на пути внедрения
НОТ в практику; недостатки оргпроектов.
Одной из главных причин, препятствующих внедрению НОТ,
является отсутствие специализированных служб, основной обязанностью которых являлось бы внедрение научной организации труда
в практику. Лишь немногие службы НОТ строят свою деятельность
по полному циклу исследования — проектирование – внедрение, а
многие организации не в состоянии выделить для этого необходимых
специалистов, оторвав их на длительное время от текущей работы.
Во многом успех внедрения НОТ зависит от внимания к указанной проблеме руководителя организации. Если он скептически
относится к НОТ, не стремится к совершенствованию существующей организации труда, то ожидать здесь серьезных успехов нельзя.
Внедрение НОТ затрудняет и психологический барьер, возникающий каждый раз, когда нужно отказаться от нерационального, но
привычного и перейти к более совершенному, но непривычному.
Например, при внедрении планов-графиков нередки факты противодействия некоторых руководителей органов внутренних дел, полагающих, что характер их деятельности определяется исключительно ситуациями, возникающими стихийно. Отсюда они делают
вывод, что в таком случае бессмысленно заранее планировать свой
рабочий день.
Недостатки организационных проектов обычно связаны с игнорированием или неполным учетом в них характера труда, психологии работников, месторасположения объекта и т.п. Такие упущения
приводят к тому, что от нововведения приходится отказываться и
переходить к старой схеме, прежним приемам и методам. Негативные результаты нередко обусловливаются и тем, что не принимаются во внимание экономические, социальные последствия внедрения
новой организации труда в смежных с данным органом системах.
Четкое представление о трудностях внедрения НОТ в практику
способствует разработке мероприятий, с помощью которых можно
определить возникающие здесь проблемы. С внедрением новой организации труда в практику органа внутренних дел процесс ее совершенствования не заканчивается. Во-первых, чтобы не наступило
отторжение нового, контроль должен осуществляться и после вне-
265
дрения, в течение всего периода адаптации сотрудников к новым
формам и методам работы, к новым условиям труда. Во-вторых, необходимо оценить фактическую эффективность новой организации
труда, сравнить ее с предполагаемой, выявить недоработки организационных проектов и произвести соответствующие коррективы.
Исследования организации труда, проектирование более совершенной и ее внедрение в практику — непрерывный процесс. Для
обеспечения постоянно высокого уровня НОТ надо пристально следить за развитием техники, технологии, науки управления и использовать их достижения.
11.4. ɉɪɨɟɤɬɢɪɨɜɚɧɢɟ ɞɨɤɭɦɟɧɬɚɰɢɨɧɧɨɝɨ
ɨɛɟɫɩɟɱɟɧɢɹ ɭɩɪɚɜɥɟɧɢɹ
Документационное обеспечение — процесс переработки и передачи
информации в форме документов, необходимой для эффективного
функционирования данного органа. Документируются его организационно-распорядительная, уголовно-процессуальная, административная, материально-техническая и иные виды деятельности. Субъектами управления принимаемые решения доводятся до исполнителей в виде приказов, указаний, директив, инструкций и т.п. В свою
очередь, исполнители информируют вышестоящие инстанции посредством справок, отчетов, докладных записок и других документов. Несмотря на принимаемые меры по сокращению бумажных
потоков, регламентацию этого процесса, число документов сокращается очень медленно. Поэтому совершенствование документационного обеспечения остается актуальной проблемой. Ее решение
требует специальных мер: разработки и внедрения нормативов документационного обеспечения, правил унификации и стандартизации документов.
Большое значение в документационном обеспечении деятельности
органов внутренних дел имеют основные положения Государственной
системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и государственных стандартов на документы. Положения этой системы
представляют собой свод нормативов, правил и рекомендаций, определяющих единообразное ведение делопроизводства в учреждениях
России. В ГСДОУ закреплены главные принципы организации делопроизводства, наиболее существенные требования к документам
организационно-распорядительного характера и операциям по их
обработке, функции делопроизводственных подразделений и т.д.
Организационное проектирование документационного обеспечения осуществляется в соответствии с принципами ГСДОУ, государственными стандартами и ведомственными инструкциями. При этом
может быть разработана как система документационного обеспече-
266
ния деятельности органов внутренних дел, так и отдельные ее элементы вплоть до формы конкретного документа. Процесс проектирования документационного обеспечения проходит этапы исследования, проектирования и внедрения.
1. Исследование состояния документационного обеспечения дея-
тельности органа, учреждения. На данном этапе прежде всего изу-
чаются потоки и виды проходящих в системе документов. Здесь обращается внимание на необходимость и достаточность документов,
их соответствие кругу решаемых вопросов, установленным при этом
процедурам, компетенции, характеру взаимоотношений системы с
другими государственными органами.
Для изучения состояния документационного обеспечения могут
быть использованы различные методы, с помощью которых можно
выяснить «географию» входящих документов, характер их приема,
обработки, передачи и хранения, процесс составления самих документов, а также особенности технологии документационного обеспечения. Указанное изучение начинается с классификации документов.
Чем полнее разработан классификатор, тем яснее будет представление у исследователя о структуре циркулирующих документов. В основу классификации могут быть положены различные признаки:
хронологический, географический, корреспондентский, номинальный, предметный и иные.
Затем проводится анализ документов. Если его целью являются
изучение носителей документов, определение соответствия вида документов компетенции органов, их подготовивших, степени направленности на решение стоящих перед системой задач, то может
быть применен традиционный анализ. Если же речь идет о формализованном анализе содержания документов, проводимом, например, в
целях выявления их соответствия принципам ГСДОУ, то более рационален контент-анализ.
При изучении процессов подготовки документов, практики работы с ними, схем их перемещения внутри данного региона могут
быть использованы методы наблюдения, интервьюирования, анкетирования, моделирования и др.
2. Проектирование документационного обеспечения. В зависимо-
сти от выявленных недостатков в документационном обеспечении
либо в связи с формированием новых организационных структур или
их совершенствованием организационный проект может охватывать
всю систему делопроизводства или быть локальным, т.е. направленным на какой-то элемент этой системы или даже вид документа.
Например, могут быть разработаны проекты документационного
обеспечения: МВД, УВД; городского районного органа; канцелярии
МВД. Создаются проекты обработки входящей документации и распределения ее по исполнителям, проекты, связанные с подготовкой
приказов, и т.д.
267
Независимо от того, каким является организационный проект –
общим или локальным, он наиболее эффективен, когда исследователь подходит к проектированию комплексно, т.е. изучает не только
документы, документопотоки, деятельность делопроизводительных
подразделений, но и организацию труда их работников, используемую здесь технику, а также правовые, экономические, социальнопсихологические и другие вопросы, связанные с документационным
обеспечением. Например, комплексный организационный проект
канцелярии МВД должен включать в себя общую характеристику
системы управления МВД и предусматривать: структуру и штаты
канцелярии; ее связи с другими подразделениями; организацию документационного обеспечения; организацию документооборота, организацию труда и обеспечение соответствующей организационной
техникой; основных документопотоков; их объемы; порядок хранения документов; делопроизводственных работников; правовую регламентацию деятельности канцелярии и т.п.
При проектировании документооборота необходимо исходить из
требований, предъявляемых к их организации. Прежде всего, схемы
документопотоков должны быть максимально просты, необходимо
исключить возвратное движение документов, прохождение ими инстанций, не обусловленных практической потребностью. В принципиальной схеме документооборота, которая является итоговым
документом организационного проектирования, указываются не только пункты приема поступающих документов, их промежуточного и
архивного хранения, но и характер и предельное время обработки и
передачи документов исполнителям. Особое внимание следует уделить реализации принципа «из канцелярии — к исполнителю», что
позволит исключить из документооборота повторное движение одних и тех же документов к руководителю, загрузку его большим потоком документов, решения по которым во многих случаях должны
быть приняты непосредственными исполнителями.
В процессе проектирования документов в первую очередь надо
учитывать практическую потребность в каждом данном документе и
его целевое назначение. Оптимальная для документа форма должна
соответствовать формуляру-образцу. В соответствии с ним для организационно-распорядительных документов предусмотрены форматы бумаги, особые реквизиты и их координаты на бланке. Конечно,
при разработке формы конкретного документа возникает много
специфических вопросов, решить которые не всегда удается. В этих
случаях надо руководствоваться общими принципами разработки
документов, изложенными в основных положениях ЕГСДОУ.
3. Äëÿ внедрения разработанных организационных проектов
документационного обеспечения в органе создается рабочая группа
в составе 3—5 человек, возглавляемая заместителем руководителя
268
организации. В эту группу обязательно включаются начальник
секретариата (канцелярии), а также работники, занимающиеся делопроизводством. Члены группы составляют план внедрения проекта,
разрабатывают проект приказа о его реализации и контролируют
исполнение.
Важное значение для полного внедрения проектов документационного обеспечения имеет инструктаж работников. Его необходимо проводить регулярно в течение 1,5—2 месяцев для выработки
устойчивых навыков обращения с документами по новым правилам. При этом устные разъяснения и демонстрацию тех или иных
делопроизводственных операций следует дополнять различного рода памятками, инструкциями. Существенное значение здесь имеет
также информация о новых организационных формах документов,
о результатах внедрения организационных проектов.
ȼɨɩɪɨɫɵ ɞɥɹ ɫɚɦɨɩɪɨɜɟɪɤɢ
1. Как соотносятся между собой организационная функция управления и организационное проектирование?
2. Что является объектом организационного проектирования?
3. Какие методы могут использоваться в процессе организационного проектирования?
4. Из каких этапов складывается организационное проектирование?
5. На основании каких критериев можно судить об эффективности
организационного проекта?
Ɋɟɤɨɦɟɧɞɨɜɚɧɧɚɹ ɥɢɬɟɪɚɬɭɪɚ
1. Теория управления: Учебник / Под ред. В.Г. Алиева. М.: Луч, 1999.
2. Теория управления в сфере правоохранительной деятельности:
Учебник / Под ред. В.Д. Малкова. М.: Академия МВД СССР, 1990.
269
Ɉɝɥɚɜɥɟɧɢɟ
Ɉɬ ɚɜɬɨɪɚ 3
Ƚɥɚɜɚ 1. Ɍɟɨɪɢɹ ɨɪɝɚɧɢɡɚɰɢɣ ɜ ɫɢɫɬɟɦɟ ɧɚɭɱɧɵɯ ɡɧɚɧɢɣ 5
1.1. Ɉɪɝɚɧɢɡɚɰɢɹ: ɫɭɳɧɨɫɬɶ ɩɨɧɹɬɢɹ, ɩɨɞɯɨɞɵ
ɤ ɢɫɫɥɟɞɨɜɚɧɢɸ 5
1.2. Ɍɟɨɪɢɹ ɨɪɝɚɧɢɡɚɰɢɢ ɫɪɟɞɢ ɭɩɪɚɜɥɟɧɱɟɫɤɢɯ ɧɚɭɤ 6
1.3. ɗɜɨɥɸɰɢɹ ɧɚɭɱɧɵɯ ɜɡɝɥɹɞɨɜ ɧɚ ɨɪɝɚɧɢɡɚɰɢɸ ɤɚɤ
ɫɨɰɢɚɥɶɧɨɟ ɨɛɪɚɡɨɜɚɧɢɟ 8
Ƚɥɚɜɚ 2. ɂɫɯɨɞɧɵɟ ɩɨɧɹɬɢɹ ɬɟɨɪɢɢ ɨɪɝɚɧɢɡɚɰɢɣ.
ɋɜɨɣɫɬɜɚ ɨɪɝɚɧɢɡɚɰɢɢ 27
2.1. Ɉɪɝɚɧɢɡɚɰɢɹ: ɩɨɧɹɬɢɟ, ɫɭɳɧɨɫɬɶ 27
2.2. ɋɜɨɣɫɬɜɚ ɨɪɝɚɧɢɡɚɰɢɣ 33
2.3. ȼɢɞɵ ɨɪɝɚɧɢɡɚɰɢɣ 36
Ƚɥɚɜɚ 3. ɋɪɟɞɚ ɮɭɧɤɰɢɨɧɢɪɨɜɚɧɢɹ ɨɪɝɚɧɢɡɚɰɢɣ 49
3.1. ȼɧɟɲɧɹɹ ɫɪɟɞɚ ɨɪɝɚɧɢɡɚɰɢɣ 49
3.2. ȼɧɭɬɪɟɧɧɹɹ ɫɪɟɞɚ ɨɪɝɚɧɢɡɚɰɢɣ 58
3.3. Ⱥɧɚɥɢɡ ɜɡɚɢɦɨɞɟɣɫɬɜɢɹ ɮɚɤɬɨɪɨɜ ɜɧɟɲɧɟɣ
ɢ ɜɧɭɬɪɟɧɧɟɣ ɫɪɟɞɵ 63
Ƚɥɚɜɚ 4. ɋɬɪɭɤɬɭɪɚ ɨɪɝɚɧɢɡɚɰɢɣ 70
4.1. ɋɬɪɭɤɬɭɪɚ ɨɪɝɚɧɢɡɚɰɢɢ: ɩɨɧɹɬɢɟ, ɷɥɟɦɟɧɬɵ, ɜɢɞɵ 70
4.2. Ɇɨɞɟɥɢ ɨɪɝɚɧɢɡɚɰɢɨɧɧɵɯ ɫɬɪɭɤɬɭɪ 73
4.3. ɉɟɪɟɯɨɞ ɨɬ ɛɸɪɨɤɪɚɬɢɱɟɫɤɢɯ ɫɬɪɭɤɬɭɪ ɤ ɨɪɝɚɧɢɱɟɫɤɢɦ 77
4.4. Ɇɨɞɢɮɢɤɚɰɢɹ ɨɪɝɚɧɢɡɚɰɢɨɧɧɵɯ ɫɬɪɭɤɬɭɪ 84
Ƚɥɚɜɚ 5. Ʉɨɦɦɭɧɢɤɚɰɢɢ ɜ ɨɪɝɚɧɢɡɚɰɢɹɯ 101
5.1. Ʉɨɦɦɭɧɢɤɚɰɢɢ: ɩɨɧɹɬɢɟ, ɮɭɧɤɰɢɢ, ɜɢɞɵ 101
5.2. Ʉɨɦɦɭɧɢɤɚɰɢɨɧɧɵɣ ɩɪɨɰɟɫɫ: ɫɨɞɟɪɠɚɬɟɥɶɧɚɹ
ɯɚɪɚɤɬɟɪɢɫɬɢɤɚ
5.3. Ʉɨɦɦɭɧɢɤɚɰɢɨɧɧɵɟ ɫɟɬɢ 115
Ƚɥɚɜɚ 6. Ɏɭɧɤɰɢɨɧɢɪɨɜɚɧɢɟ ɨɪɝɚɧɢɡɚɰɢɣ
6.1. Ɂɚɤɨɧɵ ɨɪɝɚɧɢɡɚɰɢɢ 121
6.2. Ɇɢɫɫɢɹ ɢ ɰɟɥɢ ɨɪɝɚɧɢɡɚɰɢɢ 126
6.3. ɀɢɡɧɟɧɧɵɣ ɰɢɤɥ ɨɪɝɚɧɢɡɚɰɢɣ 143
121
105
270
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]