Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Теория организации. Учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям «Менеджмент организации», «Государственное и муниципальное упра
.pdf
Объектами организационного проектирования являются структура и штаты органа, подразделения; организация труда руководителей
и других категорий работников; технологические процессы в организационной системе; техническое оснащение организационной деятельности, рабочих мест в аппарате управления; документационное
обеспечение. В зависимости от характера объекта выделяются и другие направления, которые могут развиваться самостоятельно. Однако
наиболее полно научные рекомендации в сфере управления могут
быть внедрены в практику деятельности органов внутренних дел при
комплексном организационном проектировании, охватывающем все
элементы и процессы системы.
Принадлежность объектов к организационным системам является главным основанием для выделения организационного проектирования из совокупности иных видов проектирования, например
технического. Вместе с тем существует определенное сходство разных
видов проектирования. Само слово «проект» (от лат. projectus —
брошенный вперед) в русском языке имеет много близких по смыслу
значений: план перестройки, план организации, рекомендации, замысел действия и др. Представляется, что эти определения относятся
ко всем видам проектирования, в том числе и к организационному.
Организационный проект есть комплекс специально разработанных документов, предписывающих и обосновывающих мероприятия
по изменению состава, соподчиненности, компетенции и штатной
численности подразделений, их документационного обеспечения,
процедур, связей и других организационных элементов системы
управления. По существу, это модель, которая при внедрении должна обеспечить системе управления достижение заданных целей с
наименьшими затратами. Проект является основой, а в ряде случаев
и единственной формой планомерной и контролируемой трансформации достижений науки управления и передового опыта в практику
организации деятельности органов внутренних дел. Следовательно,
проект должен синтезировать выводы многих отраслей знания: теории
управления, социологии, психологии, права. Чем качественнее проект разработан, тем эффективнее результаты его реализации.
Теория организационного проектирования представляет собой один
из разделов науки управления. Разработка организационных проектов является частью организационной функции управления. Поэтому
методы организационного проектирования могут рассматриваться
как способы реализации данной функции. Нельзя не отметить тесную связь организационного проектирования с другими функциями
управления, выделение которых, как известно, носит во многом условный характер.
Выше уже указывалось на близость понятий «проект» и «план».
Проект может быть частью плана; в свою очередь, процесс организационного проектирования в целом и отдельные его этапы обязатель-
251
но планируются. В организационном проектировании прослеживаются и элементы прогнозирования, принятия решений, анализа и
моделирования. Однако проекты плана работы органа или управленческого решения не являются объектом организационного проектирования, хотя они и связывают его с процессом управления. Организационное проектирование является самостоятельным подвидом организационной функции, имеющим свои цели, методы и принципы
осуществления, отличающие его от других функций и способов
управления.
Общая и конечная цель организационного проектирования сводится к обеспечению оптимального функционирования и развития
системы. Более конкретная его цель — подготовка проекта создания,
внедрения, улучшения какого-либо организационного элемента или
подсистемы в системе управления.
К методам организационного проектирования относятся такие
всеобщие методы, применяемые для реализации многих функций
управления, как аналогия, системный анализ, моделирование, экспертные оценки, фотография и самофотография затрат рабочего
времени, структуризация целей и другие. Сохраняя свои общие черты и основные процедуры, эти методы модифицируются в соответствии со спецификой объектов организационного проектирования.
То же самое можно сказать и о принципах организационного
проектирования. Они базируются на общих принципах управления:
системности, научности, плановости, законности и других, но конкретизируются применительно к объектам данной деятельности.
Основными элементами (этапами) организационного проектирования являются:
x выявление проблемы и постановка задачи;
x подготовка к обследованию;
x предпроектное обследование объекта;
x обобщение результатов предпроектного обследования;
x собственно организационное проектирование, т.е. формиро-
вание и отражение в документах, схемах, формулах модели
предлагаемого устройства организации;
x экспериментальная проверка проектных решений;
x внедрение организационного проекта.
Указанные этапы организационного проектирования подразделяются на составные операции. Последние приобретают иногда весьма
специфическое содержание, определяемое особенностями проектируемого объекта.
В органах внутренних дел элементы организационного проектирования применяются во многих подразделениях особенно при разработке структуры, штатов, информационных подсистем, при решении вопросов НОТ. Однако подготовка мероприятий и документов
не всегда ведется с учетом современных достижений организационного проектирования. Причиной этого отчасти являются слабая
252
разработанность, а в ряде случаев и отсутствие методик организационного проектирования, приспособленных для использования в
органах внутренних дел.
11.2. ɉɪɨɟɤɬɢɪɨɜɚɧɢɟ ɨɪɝɚɧɢɡɚɰɢɨɧɧɵɯ
ɫɬɪɭɤɬɭɪ ɭɩɪɚɜɥɟɧɢɹ
Формирование новых организационных структур или совершенствование существующих представляет собой непрерывный процесс.
В условиях реорганизации или модернизации для решения данных
задач прежде всего необходимы:
x уточнение или разработка новых генеральных схем управле-
ния на всех его уровнях. При проведении такой работы следует повысить инициативу нижних уровней управления;
x совершенствование форм межотраслевого управления, посколь-
ку в современный период сильна зависимость одних сфер деятельности от других. В органах внутренних дел данное направление работы актуально, поскольку охрана общественного порядка и борьба с преступностью имеют комплексный
характер и могут эффективно осуществляться лишь при использовании специальных целевых программ;
x четкое разграничение прав и обязанностей, устранение дубли-
рования и параллелизма в работе, резкое сокращение инструкций и указаний. В органах внутренних дел нормы, регламентирующие правовой статус работников, рассредоточены по
множеству правовых регламентов; есть противоречия в нормативных установлениях, еще не урегулированы достаточно
четко некоторые аспекты деятельности;
x упрощение и удешевление аппарата управления посредством
разработки типовых оргструктур, включающих в себя научно
обоснованные нормативы штатной численности.
Согласно теории управления формирование или совершенствование организационных структур должно осуществляться в следующей последовательности.
1. Выявление проблем и постановка задач. На данном этапе на
основании приказа, указания в организациях, подразделениях выявляются организационные проблемы. Их признаками могут быть
жалобы сотрудников, отклонения от штатного расписания и т.д.
После уяснения проблем представителям штатного или иного подразделения дается указание о разработке проекта новой организационной структуры или совершенствовании действующей. При этом
должны быть учтены предложения руководства о характере проектируемой структуры, положения нормативных актов, особенности
решаемых задач, оперативная обстановка и т.п.
253
2. Разработка программы обследования объекта. В программе пред-
проектного изучения объекта, как правило, излагаются его цель и
задачи, формулируются гипотезы о причинах существующих проблем, ставятся вопросы, подлежащие выяснению, а также указываются методы, с помощью которых можно получить необходимую
информацию для ответа на них.
В процессе обследования могут быть использованы социологические методы (изучение документов, опрос, наблюдение), статистические, фотография, хронометраж рабочего времени и др. Например,
анализ статистических данных позволяет установить соотношение
между нагрузкой и штатной численностью по различным подразделениям, обнаружить диспропорции в организационном обеспечении
реализации отдельных функций.
К программе прилагается план предпроектного обследования, в
котором последовательно указываются виды и сроки предстоящей
работы, лица, ответственные за ее проведение.
3. Предпроектное обследование должно проводиться в соответст-
вии с разработанной программой в максимально сжатые сроки, без
отвлечения работников обследуемого органа, подразделения от своих непосредственных функций. С этой целью из состава сотрудников аппарата управления формируется небольшая группа численностью 4—5 человек для обследования объекта. Важное значение имеет инструктаж всех участников обследования и разъяснительная
работа с работниками изучаемого органа.
Опыт проведения различных обследований в органах внутренних дел показывает, что хорошо подготовленные и апробированные
формы сбора информации (анкеты, бланки, таблицы) обеспечивают
быстрое и бесконфликтное получение необходимой информации.
Большую помощь в осуществлении обследования могут оказать научные работники, слушатели и курсанты учебных заведений МВД,
студенты гражданских вузов, изучающие право, социологию, теорию управления.
4. Обобщение результатов предпроектного обследования. На этом
этапе проводятся сводка и группировка собранной информации.
Для наглядности составляются сравнительные таблицы, графики,
суммируются мнения и оценки, разрабатывается структурная схема
органа с указанием должностных связей и объема функций всех работников. Математические и графические методы, используемые в
процессе обобщения, позволяют обнаружить диспропорции в штатном обеспечении, неравномерность нагрузки работников и т.д.
Основные выводы обследования и рекомендации по разработке
организационного проекта излагаются в форме справки, заключения. Нередко подобные предложения содержатся в ранее составленных аналитических документах, отчетах, актах инспекторских
проверок. В этом случае задачи участников предпроектного обсле-
254
дования сводятся к определению степени объективности уже сделанных выводов и сбору недостающей информации.
5. Организационное проектирование. На основании выводов пред-
проектного обследования и обсуждения его результатов с руководителями заинтересованных подразделений начинается формирование
организационной структуры. Вся работа на этом этапе ведется в
строгом соответствии с ведомственными нормативными актами и
установленным порядком создания новых или реорганизации существующих организационных структур. Однако в нормативных актах
невозможно предусмотреть все особенности организационной деятельности и условия функционирования органов, подразделений.
Следовательно, здесь необходимо учитывать и имеющийся опыт организационного проектирования, и рекомендации науки управления.
В научной литературе по методике формирования организационных структур и их элементов указываются следующие семь осуществляемых при этом операций:
1) прежде всего необходимо четко определить (либо уточнить)
назначение органа, т.е. его цели, задачи и функции. Хотя в органах
внутренних дел их конечная цель единая, фактические условия деятельности каждого из них требуют ее конкретизации в виде задач и
функций с учетом социально-экономических, политических, криминологических и иных особенностей территории обслуживания.
Как правило, перечень общих функций приводится в Положении
об органе, службе. Однако применительно к конкретным условиям
он должен быть уточнен, поскольку в одних случаях на подразделения нередко возлагаются дополнительные, иногда не свойственные
им функции; в других случаях некоторые функции фактически не
выполняются по каким-либо причинам.
При разработке функциональной структуры устанавливаются приоритет и трудоемкость функций, а также организационные и технологические связи между ними. Приоритет определяется методом
экспертных оценок; трудоемкость — путем анализа статистики и
документооборота, а связи — посредством логического анализа и
графического моделирования. Функции группируются по степени
однородности и взаимозависимости в виде дерева функций;
2) на основе функциональной структуры формируется организационная структура. Главное здесь — определение состава структурных подразделений органов в зависимости от выполняемых ими
конкретных функций. Создание организационной структуры требует
соблюдения следующего правила: каждый элемент системы должен
специализироваться на выполнении одной функции либо группы
однородных или тесно взаимосвязанных функций. Наряду со строгой
специализацией подразделений органов внутренних дел необходима
согласованность их действий, обеспечивающая решение общих задач системы.
255
Таким образом, организация системы управления включает ее
структурирование, т.е. определение ее звеньев с одновременным
функциональным разделением труда между ними. В процессе структурирования подразделений и должностей используются функциональная структура, типовые организационные структуры и выводы
предпроектного обследования. Типовые организационные структуры являются примерной основой проектного решения, а окончательный его вариант устанавливается с учетом действия внутренних
и внешних факторов;
3) формирование организационной структуры требует знания потребностей системы в штатной численности работников и их номенклатуры. Это наиболее сложный момент в организационном проектировании. Он связан с лимитами штатной численности и фондами
заработной платы. Надо отметить, что нормативы штатной численности выработаны не для всех служб, а некоторые такие нормы неприемлемы в силу специфики местных условий. В подобной ситуации надо найти правильное решение. Прежде всего следует учесть
все факторы, наиболее активно влияющие на штатную численность
работников. К таким факторам относятся: степень централизации и
децентрализации системы управления; степень специализации; протяженность территории; рассредоточение на ней подразделений
данного органа, обслуживаемых объектов и т.д. Здесь эффективно
использование методов аналогии, экспертных оценок, сравнительного анализа нагрузки, результатов деятельности.
При использовании метода аналогии в качестве прототипа будущего объекта выбирается орган, сходный с проектируемым по характеристикам и условиям деятельности. Метод экспертных оценок
позволяет получить необходимые данные о требуемой численности
структурных единиц путем опроса специалистов, имеющих большой
опыт работы в подобных подразделениях. Метод сравнительного анализа объема выполняемой работы и ее результатов дает возможность
установить тот максимально допустимый уровень нагрузки, выше которого всегда наступает ухудшение конечных результатов.
В процессе формирования организационной структуры важным
вопросом является определение необходимой численности руководителей. Как известно, ее недостаточность ведет к потере управляемости, а избыточность увеличивает число ступеней управления,
усложняет процессы согласования решений и, как правило, требует
дополнительных координационных усилий. Численность руководителей должна находиться в прямой зависимости от количества подчиненных и соответствовать нормам управляемости. Теорией управления
определены такие нормы. Каждый руководитель может эффективно
управлять системой при наличии у него не более 5—7 непосредственно подчиненных работников. Однако в зависимости от характера деятельности подразделения, условий его функционирования эти
256
нормы могут существенно различаться. Чем меньше разнообразие
решаемых задач, их сложность, тем большее количество подчиненных может быть у одного руководителя. Так, в строевых подразделениях их численность может достигать 20 человек.
Косвенно нормы управляемости отражены в рекомендациях,
определяющих условия перевода подразделений из одного ранга в
другой (например, преобразование отделения в отдел) и особенности организации управления при введении должностей заместителя
или помощника руководителя.
Решение организационно-штатных вопросов часто затрудняется
ограниченностью ресурсов. Поэтому здесь велика роль профессиональной подготовки лиц, привлекаемых к организационному проектированию и выполнению задач рационализации структуры, оптимизации распределения штатной численности в соответствии с
условиями функционирования системы. Вместе с тем, если расчеты
свидетельствуют о явной недостаточности штатов работников, особенно ведущих служб, проектировщики обязаны поставить руководство в известность о возможных негативных последствиях превышения рабочей нагрузки. Такими последствиями, например, могут
быть снижение раскрываемости преступлений, увеличение сроков
расследования, проверки материалов и т.д.;
4) когда организационная структура сформирована, ее необходимо в целях наглядности представить в виде структурно-логической
схемы. На практике, однако, эта операция часто не выполняется.
Вместо схемы составляется лишь перечень подразделений и должностей, не дающий представления об организационной структуре
как едином целостном образовании.
Составление структурно-логической схемы следует начинать с
низовых звеньев. В прямоугольниках, обозначающих подразделения,
целесообразно указывать численность работников. В этом случае сразу
видны нагрузка на руководителя и степень ее соответствия нормам
управляемости. С помощью такой схемы можно уточнить число
уровней управления, группировку функций, связи и т.д.;
5) организация системы управления наряду с разработкой ее
функциональной и организационной структур включает кадровое,
информационное и материально-техническое обеспечение предстоящей деятельности, а также организацию труда работников;
6) подготовленный организационный проект нуждается в правовом закреплении. Юридической основой здесь являются следующие документы: положение об органе, подразделении; функциональные обязанности работников; штатное расписание (или перечень изменений в штатном расписании, если совершенствуется уже
имеющаяся структура);
7) заключительная стадия организационного проектирования —
оценка организационного проекта и закрепляющих его документов.
257
Оценка должна осуществляться всеми заинтересованными службами.
Методической основой для этой процедуры может служить примерный перечень вопросов, формулируемых исходя из требований
руководящих документов к разработке организационных структур:
обеспечивает ли данная организационная структура устранение многоступенчатости и дублирования, упрощение связей, сокращение
управленческого персонала; сбалансированы ли права и обязанности работников; четко ли установлена ответственность работников
и т.д. С учетом оценки организационного проекта заинтересованными
службами и их ответов на контрольные вопросы принимается решение
об утверждении или доработке итоговых документов оргпроекта.
Следует отметить один существенный и вместе с тем распространенный недостаток в практике оценки организационных проектов.
Как правило, она сводится в основном к оценке проекта штатного
расписания. Очень редко рассматриваются структурно-логические
схемы и систематизированные результаты исследований проблем.
Еще недостаточно используются и возможности коллективного обсуждения организационных проектов в подразделениях по месту их
предстоящего внедрения. Необходимость более широкого участия
трудовых коллективов в разработке проекта прямо вытекает из проводимого в стране курса на демократизацию, на активизацию человеческого потенциала в сфере управления.
6. Экспериментальная проверка оргпроектных решений. При всей
тщательности обоснования проекта и высоких оценках его состоятельности, полученных в ходе обсуждения, только практика позволяет сделать окончательный вывод об эффективности разработанной организационной структуры. С этой целью осуществляется ее
экспериментальная проверка, в ходе которой выявляются скрытые
недостатки проекта, а также возможные трудности штатного, материально-технического, психологического и иного характера при его
внедрении в практику. Подготовка и порядок проведения экспериментов в органах внутренних дел регламентируются ведомственной
инструкцией.
7. Внедрение организационного проекта. Исправленные после экс-
периментальной проверки документы проекта утверждаются приказом начальника вышестоящего органа. В органах внутренних дел
проекты утверждаются руководством МВД, УВД, а в некоторых
случаях и приказом МВД РФ. С этого момента начинается весьма
сложный в организационном и психологическом отношении этап
внедрения проекта, т.е создание или перестройка организационной
структуры органа, подразделения. Здесь надо иметь в виду, что многие преимущества внедряемого проекта могут оказаться нереализованными, если не будет проведена должная организационная и разъяснительная работа. При внедрении крупных проектов необходимо определить последовательность и сроки этапов данной деятельности,
258
ответственных исполнителей, заранее подготовить для новых структурных подразделений помещения, средства связи, образцы документов, инструкции и т.д.
Любая реорганизация отражается на привычных связях, режиме
работы; нередко после внедрения новой структуры несколько ухудшаются результаты деятельности. Поэтому большое значение имеют
создание благоприятного психологического климата в данном подразделении, органе, недопущение поспешных поверхностных выводов и высказываний о недостатках проекта. Подобные суждения
могут способствовать возникновению психологического барьера,
предубежденности, что снижает запланированный организационный
эффект, увеличивает сроки перестройки, усложняет период становления новых структурных элементов.
Следует отметить, что факт полного перехода на новое штатное
расписание еще не означает завершения внедрения организационного проекта. В штатном расписании фиксируются далеко не все
характеристики структуры. Штат может быть новый, а тип связей,
формы координации — прежними, неэффективными. Поэтому за ходом внедрения необходим контроль со стороны штабных подразделений и руководства вышестоящего органа.
11.3. ɉɪɨɟɤɬɢɪɨɜɚɧɢɟ
ɧɚɭɱɧɨɣ ɨɪɝɚɧɢɡɚɰɢɢ ɬɪɭɞɚ
Проектирование НОТ всегда следует за проектированием организационных структур, определением качественно количественных
параметров системы (структурных подразделений, должностей, связей и т.д.). Задачей проектирования НОТ является оснащение уже
спроектированных систем, всего коллектива и отдельных работников необходимыми средствами высокопроизводительного труда,
создание условий для его рациональности, содержательности и гигиеничности.
Научная организация труда имеет много направлений, что требует разработки организационных проектов по каждому из них с
использованием специфических методов и процедур. Проектирование НОТ должно дифференцироваться в зависимости от характера
и содержания труда отдельных категорий работников и с учетом условий, в которых они выполняют свои служебные обязанности: особенностей географической зоны, состава ее населения, штатной
численности и т.д. Рассмотрим кратко основные этапы проектирования НОТ по некоторым из ее направлений.
1. Изучение существующей организации труда. Изучение должно
проводиться по каждому из направлений НОТ с помощью известных методов. Так, при изучении трудового процесса следует его
расчленить на отдельные трудовые операции или даже трудовые
259
действия и проанализировать, как они осуществляются, в какой последовательности, какие при этом используются приемы, какова их
эффективность.
Рационализация трудового процесса направлена в первую очередь на повышение его интенсивности, на максимальное сокращение
времени выполнения отдельных операций, ликвидацию излишних
трудовых действий. С этой целью необходимо изучить затраты рабочего времени, выбрав один из следующих методов: анкетирование,
наблюдение, фотографию (самофотографию), хронометраж (самохронометраж). Независимо от выбранного метода здесь надо учитывать ряд обстоятельств.
Прежде всего следует иметь в виду, что структура затрат рабочего времени выявляется наиболее полно и объективно в том случае, если будет обследована в течение продолжительного времени
достаточно большая группа работников с однородным характером
труда. Выполнение этого условия позволяет исключить всякого
рода случайности в распределении рабочего времени и охватить
все трудовые операции, встречающиеся в деятельности конкретной категории работников. Даже те трудовые операции, которые
кажутся на первый взгляд малозначительными, в своей совокупности представляют немалую величину и влияют на непрерывность трудового процесса. Учет затрат времени на выполняемую
работу наиболее эффективен при использовании специальных
блокнота или бланков.
Собранную информацию о затратах рабочего времени необходимо классифицировать исходя из выбранных признаков. Ими могут
быть вид, направление, форма деятельности; периодичность выполнения конкретного вида работы; степень рациональности затрат
рабочего времени и др. Результаты обработки данных сводятся в
таблицы, отражающие фактический бюджет рабочего времени, его
затраты за день, неделю, месяц.
Учет фактического расходования рабочего времени одним лицом (группой сотрудников) служат основой для выявления причин
прямых и косвенных его потерь, определения частоты случаев неполного выполнения или невыполнения запланированных видов
работы и т.д. Результаты анализа получаемых данных позволяют
работникам составлять обоснованные планы личной деятельности
(планы-графики), что способствует более экономному использованию ими рабочего времени и достижению намеченных целей в минимальные сроки.
Анализ бюджета рабочего времени осуществляется по следующим направлениям:
x изучение фактической структуры затрат рабочего времени и
сравнение ее с запланированной;
260
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]