Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Профессиональная этика судебного пристава. Учебник для студентов, обучающихся по специальностям «Юриспруденция», «Правоохранительная деятельность»
.pdf
дение законности, авторитет государственной гражданской службы,
отношения в служебном коллективе и с гражданами и, в конечном
счете, успех всей профессиональной деятельности судебных приставов. Именно поэтому требования, предъявляемые к кандидатам на
различные должности в системе ФССП, включают наличие у них
профессиональных знаний правил делопроизводства, порядка работы со служебной информацией, в том числе содержащей сведения,
составляющие государственную тайну, если исполнение должностных обязанностей связано с использованием таких сведений; а также владение профессиональными навыками работы со служебными
документами — ведения служебной переписки, подготовки деловой
корреспонденции и иных документов
1
.
Важность этой сферы служебной деятельности судебных приставов определяет необходимость уяснения таких ключевых понятий, как «служебные документы» и «деловая переписка».
Служебные документы — это официальные документы, используемые в текущей служебной деятельности. Служебными называют
те документы, которые составляются от имени органа или учреждения, подписанные полномочными представителями.
Служебная переписка представляет собой обобщенное название
для разных по содержанию служебных документов (служебное
письмо, запрос, телеграмма, факс, электронное сообщение и др.),
составляющих в совокупности деловую корреспонденцию органа (организации, учреждения).
Главная особенность служебных документов — их формализо-
ванность, то есть обязательное соответствие формы документа определенным единым требованиям и правилам, которые установлены официальными нормативными актами (например, ГОСТам и,
деловым этикетом и сложившимися служебными традициями). Соблюдение этих правил обеспечивает их юридическую силу, соответствие служебному этикету, оперативное и качественное составление
и исполнение документов, организацию быстрого нахождения нужных документов, а также более активное использование информационных технологий и программного обеспечения в составлении,
хранении и поиске служебных документов.
Специфика деятельности различных ведомств сказывается на
правилах составления служебных документов и ведения деловой
переписки, которые могут существенно отличаться от подобных
правил, принятыхвдругом ведомстве или другой стране. В то же
время общие принципы делового общения посредством документации и деловой корреспонденции практически едины во всем мире,
что позволяет сотрудникам ФССП России обмениваться служебной
1
Конкурсы на замещение вакантных должностей федеральной государственной
гражданской службы [Электронный ресурс].URL: http:// www.fssprus.ru/kokursi_ggs/
181
документацией не только друг с другом, но и со своими коллегами
из других стран, содействуя борьбе с не возвратом долгов и за
рубежом.
Классификация служебных документов. Многообразие и многофункциональность служебных документов позволяет разделить их на
различные виды. Такое разделение ведется по разным основаниям:
(1) по наименованиям — приказы, служебные письма, протоколы,
акты, решения, докладные записки, запросы, претензии и т.д.;
(2) по положению в системе документооборота: поступающие (вхо-
дящие) и отправляемые (исходящие) документы;
(3) по месту составления — внутренние (документы, составляемые
сотрудниками данного органа) и внешние (документы, поступающие из других органов, ведомств, организаций и от частных,
физических и юридических, лиц);
(4) по завершенности информационного обмена — документы, тре-
бующие ответа, и документы, не требующие ответа;
(5) по отношению к полноте и точности информации — запросы,
подтверждения, опровержения и др.;
(6) по содержанию — простые (посвященные одному вопросу) и
сложные (охватывающие несколько вопросов);
(7) по форме — индивидуальные, когда содержание каждого доку-
мента имеет свои особенности (например, докладные записки);
трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении; типовые, созданные для группы однородных ситуаций, субъектов;
(8) по срокам исполнения — срочные, требующие исполнения в
определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения
не установлен;
(9) по происхождению — служебные документы, затрагивающие
интересы органа, ведомства, организации, и личные, касающие-
ся конкретного лица и являющиеся именными;
(10) по виду оформления — подлинные, копии, выписки, дубликаты;
(11) по средствам фиксации — письменные, графические, фотодо-
кументы, аудио и видеодокументы и т.д.
Кроме того, по выполняемым функциям и назначению все служебные документы можно разделить на инструктивно-распорядительные (приказы, указы, распоряжения, решения, инструкции, методические рекомендации), справочные (сводки, акты, протоколы, ведомости), оперативные (служебные письма, записки, заявления, запросы, телефонограммы и т.д.) и организационные (уставы, положения).
В целом, оформление всех этих документов унифицировано.
Они должны быть краткими, последовательными, в них должна
присутствовать точность изложения фактов и принятых решений.
Но по содержанию они могут существенно различаться, что обусловлено их назначением и функциональностью.
182
Особенности делового этикета при составлении и оформлении инструктивно-распорядительных служебных документов. Основные тре-
бованием к составлению документов этой группы — их строгое
соответствие по форме. То есть они должны иметь определенную
совокупность и последовательность расположения реквизитов и
значимых частей текста.
1. Приказ среди инструктивно-распорядительных служебных до-
кументов это самый распространенный. В форме приказа реализуются иерархические отношения «руководитель» — «подчиненный».
С помощью приказов решаются вопросы организации работы ведомства, органа, подразделения, вопросы финансирования, планирования, отчетности, и другие служебные вопросы.
Особая функциональная значимость этого вида документов обусловливает другие требования к их форме и содержанию. Приказ
должен быть точным, конкретным, ясным и, несомненно, соответствовать закону. Текстовая организация приказа предполагает наличие заголовка и двух частей — вводной (констатирующей) и распорядительной. Его заголовок отражает содержание и формулируется в предложном падеже, например, «О мерах по совершенствованию деятельности дознавателей службы судебных приставов».
Âî вводной (констатирующей) части приказа указываются осно-
вания для составления документа (факты и события): «В соответствии с решением...», «В целях устранения отмеченных недостатков...». Кроме основания в констатирующей части излагают цели и
задачи предписываемых к исполнению действий.
Констатирующая часть приказа опускается, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.
Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся сослова «Приказываю», указывают сначала адресата: «кому?» — конкретному исполнителю, структурному подразделению. Далее —
«что сделать?» — указывается конкретное действие, выраженное
инфинитивной конструкцией; далее — «до какого числа?» — указываются сроки исполнения приказа в форме словосочетания в
родительном падеже.
Если срок исполнения не указывается, поручение носит постоянный характер.
Если поручений несколько, и они включают различные по характеру действия, то текст приказа дробится на пункты и подпункты,
которые нумеруют арабскими цифрами и пишут с красной строки.
В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо или структурное подразделение, на которое
возлагается обязанность контролировать ход выполнения приказа и
ответственность за его исполнение
1
Колтунова М.В. Язык и деловое общение. Нормы, риторика, этикет. М.: Логос,
2005. Ñ. 176—177.
1
.
183
В распорядительной части приказа следует избегать неконкретных выражений — поднять, повысить, углубить, усилить, улучшить,
принять меры — эти понятия абстрактны, расплывчаты, и проконтролировать их исполнение практически невозможно.
Приказы по личному составу документируют основные кадровые процедуры (назначение на должность, перевод, освобождение
от должности, предоставление отпусков, применение поощрений,
наложение дисциплинарных взысканий, командирование), вследствие чего они имеют определенные особенности и составляются отдельно от приказов по общим вопросам. В них может отсутствовать
констатирующая часть. В распорядительной части, как правило,
сначала идут пункты о назначении на должность, затем о переводе,
далее — об освобождении от занимаемой должности и т.д. Соответственно каждый пункт приказа начинается с глагола: назначить, перевести, освободить. Эти слова пишутся прописными буквами. Затем с
новой строки указываются фамилия, имя и отчество лица, о котором
идет речь, его должность, подразделение, куда он назначается.
Приказы и распоряжения должны излагаться внятным, корректным языком, как если бы они зачитывались вслух. В приказах,
как и во всех служебных документах, должен использоваться исключительно официально-деловой стиль с соблюдением правил
русской орфографии, грамматики и пунктуации, кратко и четко.
Не следует употреблять формулировки, порождающие различные
толкования, злоупотреблять излишним наукообразием, применять
искусственные и громоздкие речевые конструкции.
2. Большое место среди служебных документов в деятельности
судебных приставов занимают деловые (служебные) письма, которые
составляются по самым различным поводам и регулируют правовые,
экономические и социальные отношения между отправителем и получателем. Деловое письмо — особый тип документов, менее жестко
регламентирован, чем приказ или постановление, но имеющим юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется и хранится
как исходящая и входящая документация.
Существует большое разнообразие деловых писем, которые разделяются на виды по характеризующим признакам.
Ïî функциональному признаку деловые письма делятся на требующие обязательного письма-ответа (письмо-запрос, письмопросьба) и не требующие обязательного ответа (сопроводительное
письмо, информационное письмо, письмо подтверждение, письмоизвещение, письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-распоряжение, письмо-отказ).
Ïî форме и средству отправления кроме традиционных почтовых отправлений можно выделить деловые письма, отправленные
по электронной почте и факсимильной связи, что очень эффективно для решения оперативных вопросов.
184
Являясь официальным сообщением, деловое письмо, составленное толково, грамотно, служит действенным инструментом получения нужного результата и необходимой информации. Кроме
того, правильно оформленное сотрудниками государственного органа деловое письмо — свидетельство их высокого профессионализма, показатель компетентности и серьезности всего ведомства.
При составлении делового письма независимо от его назначения необходимо соблюдать общие требования:
(1) исполнитель делового письма должен ясно представлять себе,
что он хочет сообщить в письме или какой вопрос выяснить;
(2) по композиции, содержанию и техническому исполнению дело-
вое письмо должно соответствовать требованиям служебного
этикета;
(3) в служебной переписке между государственными органами, со-
трудниками различных служб и ведомств, в том числе ФССП,
требуется строгое соблюдение субординации;
(4) письмо должно быть четким, логичным и понятным для вос-
приятия. Для этого используются короткие предложения, исключаются непонятные и сложные слова, а также двусмысленные выражения;
(5) письмо составляется только по одному вопросу. Если необходи-
мо в одну и ту же организацию обратиться по различным вопросам, то пишется несколько писем в один адрес;
(6) необходимо придерживаться единого стиля письма. Предпочти-
тельно соблюдать официально-деловой стиль изложения и нейтральный эмоциональный тон;
(7) письмо не должно быть длинным, иначе его будет сложно чи-
тать (оптимальный объем — один—два страницы машинописного текста). Однако ради краткости жертвовать вежливостью тона
недопустимо;
(8) письмо должно быть убедительным. Поясняющие и аргументи-
рующие материалы оформляются приложениями к письму;
(9) письмо не должно содержать ошибок: небрежно оформленное
письмо с орфографическими, синтаксическими и стилистическими ошибками производит плохое впечатление и вызывает у
получателя недовольство.
Служебные письма пишутся на специальных, соответствующих
стандартам бланках, имеющих установленный набор обязательных
реквизитов, расположенных в определенном порядке: наименование
ведомства, которому принадлежит организация; наименование организации, которое дается в полной и сокращенной форме; почтовый
и телеграфный адрес; номер телефона и телефакса; дата; индекс документа; ссылка на индекс и дату входящего документа; имя (наименование) адресата; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения; подпись; фамилия, имя, отчество и телефон исполнителя.
185
Не допускается произвольное сокращение наименования организаций. В то же время указание официального сокращения организации необходимо, как обязательный реквизит делового письма.
Если письмо направляется должностному лицу, то название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном. Инициалы пишутся после фамилии.
Если получатель письма имеет воинское, специальное или ученое звание, то его следует указывать перед фамилией.
Если письмо направляется частному лицу, то сначала указываются почтовый индекс и адрес, а затем фамилия и инициалы получателя в дательном падеже.
Если письмо адресуется нескольким лицам, то каждая фамилия
записывается на отдельной строке. При этом письмо не должно содержать более четырех адресатов.
Наименование организации или фамилия и адрес человека, куда
отправляется письмо, проставляется на левой стороне листа.
Заголовок помещается перед текстом письма слева и содержит одну фразу, в которой должна быть отражена основная причина отправления письма и указание на то, о чем (о ком) оно. Заголовок обычно
начинается с предлога «О» или «Об» и кавычками не выделяется.
Если письмо адресовано персональному лицу, то заголовок не
проставляется. В этом случае пишется вежливое обращение, например: «Уважаемый Николай Сергеевич!».
После обращения часто ставят восклицательный знак. Следующую фразу начинают с красной строки и с заглавной буквы.
После этого следует текст письма, состоящий обычно из двух
частей. В первой части излагаются факты и события, которые обусловили необходимость написания письма, во второй —конкретные
предложения, решения, просьбы, рекомендации и т.п.
Язык служебных документов, в том числе деловых писем, — это
набор стандартов, клише, штампов, стремящихся свести к минимуму
их субъективно-эмоциональную окраску. Формализованность делового письма не только позволяет исключить ненужный эмоциональный тон письма, но и является выражением деловой вежливости, так
как устраняет излишнее напряжение при чтении письма, а также
двусмысленности и неточности формулировок. Употребление стандартизированных словесных оборотов помогает и его исполнителю,
сокращая время и усилия на составление документа.
Если письмо сопровождается приложением, то отметка о нем
проставляется в левом нижнем углу письма. Для этого с красной
строки печатается и подчеркивается слово «Приложение». Справа
приводится перечень прилагаемых документов с указанием количества экземпляров и листов, степени секретности. Каждое название
(наименование) приложения располагается на отдельной строке.
Если наименование приложения приводится в тексте письма, то в
отметке указывается лишь количество листов и экземпляров.
186
Письмо заканчивается подписью, состоящий из наименования
должности лица, подписавшего письмо, личной подписи и ее расшифровки. Название организации здесь не указывается, чтобы не
повторять того, что уже указано в бланке. В подписи инициалы
располагаются перед фамилией.
Подпись ставится в правой стороне листа, после заключительной фразы вежливости, которая, как правило, пишется от руки тем,
кто подписывает письмо. Такими словами вежливости могут быть:
«С уважением», «Искренне Ваш», «Надеюсь на продолжение наших
контактов», «Желаю успехов» и т.п.
Если письмо должно быть подписано несколькими должностными лицами, занимающими одинаковые должности, тогда подписи располагают на одном уровне.
Необходимо соблюдать соответствующий должностной уровень
подписания писем. В частности, ответ на письмо, подписанное начальником управления, также должен быть подписан начальником
соответствующего уровня, а не его заместителем. В то же время ответ на письмо, подписанное заместителем начальника управления,
может быть подписан начальником другого управления.
Если должностное лицо, подпись которого отпечатана в письме,
отсутствует, то такое письмо может подписать лицо, исполняющее
его обязанности, или его заместитель. В таких случаях требуется
указывать должность и фамилию лица, подписавшего письмо, например: «И.о. начальника отдела …» или «Заместитель начальника
отдела …».
Правилами делового этикета не рекомендуется, подписывая
письмо за кого-то, перед подписью ставить предлог «за» или косую черту, поскольку для получателя будет неясно, кем подписано
письмо, располагает ли подписавший его необходимыми полномочиями.
Последний реквизит делового письма — отметка об исполнителе.
Автор делового письма и его исполнитель — не всегда одно и то же.
Автор отвечает за юридическую сторону письма, а исполнитель —
за техническую, поэтому и существует требование делать в письме
отметку об исполнителе.
Отметка помещается на лицевой или оборотной стороне письма
слева в нижнем углу и включает в себя фамилию исполнителя письма и его служебный номер телефона. В отличие от подписи должностного лица инициалы исполнителя ставятся после его фамилии.
Служебные письма печатаются на лицевой стороне листа, без
помарок; все страницы, кроме первой, нумеруются арабскими цифрами. Текст печатается, как правило, через полтора интервала.
Ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее 2
см, абзац начинается с красной строки с отступлением в пять интервалов от левого края строки.
187
Тщательно проверенное, вычитанное и подписанное письмо
складывается текстом внутрь, а наиболее важные деловые письма
не сгибаются, для чего посылаются в больших плотных конвертах.
Общие правила технического оформления служебных документов,
предусмотренные деловым этикетом. Текст служебных документов
рекомендуется печатать через полтора интервала, документы мелкого формата — через один интервал.
Все страницы документа должны быть пронумерованы, за исключением первой, на которой цифра «1» не ставится.
Дата в служебных документах может оформляться любым из
следующих способов: 05.10.2014 (после цифр, обозначающих год,
точка не ставится) или 5 октября 2014 г.
Гриф утверждения, если документ должен быть утвержден, располагается в верхнем правом углу листа и состоит из слова «Утверждаю», наименования должности лица, утверждающего документ
(включая наименование организации, если оно не входит в состав
реквизитов бланка), личной подписи, ее расшифровки и даты.
Гриф согласования ставится ниже подписи или на отдельном
листе согласования. Этот гриф состоит из слова «Согласовано», наименования должностного лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, ее расшифровки и даты.
Копии документов заверяют проставлением надписи «Верно»,
наименования должности сотрудника, заверившего копию, личной
подписи, ее расшифровки и даты заверения. На копиях исходящих
документов, остающихся в деле, дату заверения и должность сотрудника, заверившего копию, допускается не указывать.
Следует помнить, что неаккуратно оформленный служебный
документ оставляет крайне неприятное впечатление. Поэтому все
служебные документы внимательно вычитываются и корректируются. При таком контрольном чтении кроме орфографических ошибок и описок нередко обнаруживается неверное построение текста,
несоразмерное расположение его частей, отсутствие разбивки по
абзацам, что значительно затрудняет восприятие текста.
После внесения правок и исправлений деловой документ необходимо перепечатать.
В служебных документах следует бороться с неправильным использованием слов и терминов, избегать неоправданное употребление иностранных слов, непонятных аббревиатур и сокращений и т.п.
Иногда в документах за внешней нейтральностью тона проглядывает резкость, императивность, высокомерие, неуважение к адресату. Но и чрезмерная вежливость также может испортить впечатление от письма.
Служебный этикет требует, чтобы служебные документы были
достоверными, доказательными, объективными, убедительными.
188
Точность в подборе фактов, оценках ситуации особенно необходима в документации, отражающей различные аспекты деятельности
государственных органов.
Разумеется, в каждом органе государственной гражданской
службы или его подразделении могут складываться свои традиции в
оформлении служебных документов, но при этом следует добиваться, чтобы при всех различиях документ был четким, конкретным,
аргументированным, объективным, корректным, написанным с соблюдением правил стилистики и правильно оформленным, а его
содержание отвечало требованиям деловой этики.
6.7. ɗɬɢɤɚ ɩɨɜɟɞɟɧɢɹ ɫɨɬɪɭɞɧɢɤɨɜ
Ɏɋɋɉ Ɋɨɫɫɢɢ ɜɨ ɜɧɟɫɥɭɠɟɛɧɨɟ ɜɪɟɦɹ
Кодекс этики и служебного поведения федерального государственного гражданского служащего ФССП определяет, что гражданин,
находящийся на государственной гражданской службе Российской
Федерации в Федеральной службе судебных приставов обязан придерживаться соответствующих положений Кодекса как в процессе
своей служебной деятельности, так и не находясь при исполнении
служебных обязанностей (п. 3 ст. 1 Кодекса). Государственная гражданская служба — это не только профессия, но и весь образ жизни
судебного пристава. Сдержанность, ответственность за отступление
от стандартов, личное поведение, аскетизм — это те качества чиновника, которые отвечают за то, какое мнение сложится у граждан
о государстве.
Нравственной нормой служебного и внеслужебного поведения
судебного пристава является, прежде всего, принцип законности.
И в свое свободное время государственному гражданскому служащему недопустимо нарушать законы исходя из политической, экономической целесообразности, а также по любым другим мотивам.
Причастность судебного пристава к государственной службе делает
неукоснительное следование закону, этическим принципам и правилам этикета основой его жизнедеятельности.
Вне службы, как и в служебных делах, судебный пристав всегда
руководствуется высоким чувством ответственности, продиктованным своим служебным и морально-этическим долгом. В частности,
он обязан быть разборчивым в выборе личных контактов и способов использования свободного времени, ему противопоказаны легкомысленные или сомнительные с точки зрения нравственности
поступки. Как и любой порядочный человек, он не может оставаться сторонним наблюдателем в случаях, когда в его присутствии совершается правонарушение или аморальный поступок, не может
пройти мимо беспорядков, могущих породить преступление. Он
189
должен прийти на помощь в условиях чрезвычайного происшествия
или экстремальных событий.
В сфере морали, как известно, действуют духовные санкции в
виде нравственного одобрения èëè осуждения общественным мнением,
индивидуальным сознанием и совестью. Кроме того, нарушение государственным гражданским служащим ФССП России положений
Кодекса подлежит моральному осуждению на заседании комиссии
по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих ФССП России, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, нарушение положений Кодекса
влечет применение к государственному служащему мер юридической ответственности (п. 1 ст. 7 Кодекса).
Во внеслужебное время судебные приставы должны придерживаться общепринятых этических норм, не допускать случаев антиобщественного поведения, не давать повода для обоснованной критики своих действий со стороны граждан.
Сотрудник ФССП России в своей повседневной жизни и в быту
обязан показывать пример чуткого, заботливого, внимательного отношения к окружающим его людям — членам семьи, родным,
близким, друзьям, соседям, знакомым и незнакомым гражданам, с
которыми ему приходится общаться, или даже просто однажды
встретиться. От имиджа и репутации каждого судебного пристава в
итоге зависит авторитет Службы и доверие к ее сотрудникам.
В частных взаимоотношениях с гражданами судебному приставу
неприлично подчеркивать свое должностное положение, демонстрировать и использовать служебное удостоверение, вести излишние
разговоры на служебные темы, о деталях совершения отдельных
правонарушений, получивших широкую огласку. В то же время необходимо пресекать распространение искаженной информации.
Государственные гражданские служащие ФССП России не
должны использовать предоставленные им служебные возможности
(труд подчиненных, транспорт, средства связи и коммуникации,
оргтехнику и т.д.) для внеслужебных целей (п. 2. ст. 6 Кодекса).
Находясь в форменной одежде, судебному приставу лучше воздерживаться от решения личных, бытовых вопросов. Находясь в
гражданской одежде, следует пользоваться услугами торговых и
культурно-бытовых предприятий и учреждений наравне с другими
гражданами. У сотрудников ФССП России нет, и не может быть
морального права извлекать какие-либо выгоды и преимущества,
пользуясь своим служебным положением и тем более злоупотребляя
им (ст. 6 Кодекса).
В личной жизни достоинство, порядочность, скромность, чувство такта необходимы судебному приставу в той же степени, что и
на службе. Он должен проявлять заботу о воспитании членов семьи, соблюдении ими нравственных норм. Предметом особого
190
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]