Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Кадровое администрирование и электронный документооборот. Курс лекций.pdf
Тема 11. Порядок разработки штатного расписания организации
Цель: формирование у обучающихся представления о порядке разработ-
ки штатного расписания организации.
План
1. Понятие и назначение штатного расписания.
2. Структура и реквизиты унифицированной формы № Т-3 «Штатное
расписание».
3. Порядок утверждения и ввода в действие штатного расписания орга-
низации, внесения изменений в штатное расписание организации
Штатное расписание – это документ, содержащий перечень всех должностей в учреждении (организации) с указанием их количества и размеров должностных окладов. Штатное расписание (унифицированная форма № Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности
организации в соответствии с ее уставом (положением). Все организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории
Российской Федерации, должны использовать при оформлении штатного расписания утвержденную унифицированную форму.
Трудовой кодекс РФ упоминает о штатном расписании в ст. 57, в соответствии с которой существенным условием трудового договора является наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации согласно штатному расписанию организации или конкретная трудовая функция
(т.е. работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии,
специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы).
Из этого следует вывод, что наличие штатного расписания для организации обязательно. Его отсутствие может быть квалифицировано как нарушение
законодательства о труде и об охране труда, что грозит работодателю штрафом
(ст. 5.27 КоАП РФ).
Очевидно, что для работодателя штатное расписание удобно, так как при
наличии штатного расписания в трудовом договоре достаточно указывать
должность (профессию), на которую принимается работник.
81
Штатная расстановка – необязательный документ, представляющий собой рабочую копию штатного расписания, в которой дополнительно содержится информация о работниках (Ф.И.О.), занимающих определенные должности,
о совместителях, работниках, находящихся в отпусках по беременности и родам или по уходу за ребенком, вакантных должностях.
Штатное расписание выполняет ряд важных функций, что также делает
его очень удобным инструментом в управлении персоналом, а именно:
− позволяет четко проследить организационную структуру компании (ее
структурные подразделения);
− закрепляет количество штатных единиц по каждой должности (про-
фессии);
− определяет месячный фонд заработной платы и размеры заработной
платы по должностям (профессиям);
− позволяет установить и закрепить размеры надбавок к должностным
окладам;
− позволяет отслеживать вакансии и вести подбор персонала;
− позволяет работодателю провести сокращение численности или штата
работников (без штатного расписания подтвердить правомерность
действий будет очень трудно).
При оформлении штатного расписания может быть использована форма
№ Т-3 как унифицированная форма первичной учетной документации, она распространена на организации, независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ.
Без наличия штатного расписания в организации не удастся провести сокращение штата. Практически всегда требуется штатное расписание при возникновении трудового спора в суде. Штатное расписание позволяет руководителю иметь сводную информацию о количестве имеющихся в организации
должностей и об окладах работников как каждого конкретного, так и всех в целом, это необходимо, если в организации установлен лимит заработной платы.
Отсутствие штатного расписания в организации может создать сложности
при проверке налоговыми органами обоснованности отнесения средств по
оплате труда к расходам по налогу на прибыль.
В штатном расписании указываются: структурное подразделение (наименование, код); должность (специальность, профессия), разряд, класс, (категория) квалификации; количество штатных единиц; тарифная ставка (оклад); надбавки.
82
В организациях с большой штатной численностью, как правило, сначала
устанавливается структура и общая численность персонала с помощью такого
документа, как Структура и штатная численность, а уже затем на основании
утвержденной Структуры и штатной численности разрабатывается и утверждается штатное расписание.
Штатное расписание оформляется уполномоченным должностным лицом
организации (как правило, работником планово-экономического отдела или отдела организации труда и заработной платы) в необходимом количестве экземпляров. В организациях с небольшой штатной численностью названные подразделения могут отсутствовать, поэтому разработка штатного расписания может быть поручена бухгалтерии или службе кадров, реже – юридической службе. Наиболее разумное решение для небольших организаций – разрабатывать
штатное расписание совместно с кадровой службой и бухгалтерией организации.
При составлении штатное расписание согласовывается с руководителями
структурных подразделений и утверждается руководителем организации или
уполномоченным им лицом.
Утверждение штатного расписания оформляется приказом (распоряжением) по организации. Штатное расписание может составляться на всю структуру
организации (единое) или на ее отдельные структурные подразделения.
Как правило, со штатным расписанием сотрудников не знакомят под
роспись. Однако если в трудовом договоре указывается, что зарплата у них «согласно штатному расписанию», необходимо не только ознакомить под роспись,
но и выдать надлежащим образом заверенную копию.
Штатное расписание можно разработать один раз и применять на протяжении нескольких лет. Срок действия документа законодательно не установлен. Однако, учитывая, что штатное расписание – это плановый документ, целесообразно составлять его на один год. Вместе с тем работодатель может менять штатное расписание по мере необходимости.
Если в организации в течение года происходят какие-либо изменения в
структуре, составе и численности должностей (профессий), необходимо внести
изменения в действующее штатное расписание или утвердить новое штатное расписание с учетом изменений. Изменения в штатное расписание вносятся приказом
руководителя организации. На основании этого приказа бухгалтерия и служба кадров вносят изменения в свои рабочие экземпляры штатного расписания.
83
Ситуации изменения штатного расписания:
Разделы таблицы
расписания
Структурное
Если в вашей компании есть обособленные структурные подразде-
Наименование долж-
Названия департаментов, служб и отделов, а также их структуру
Количество штатных
Сколько сотрудников работает в компании, решает работодатель.
Оклад или тарифная
Размеры окладов работодатель определяет на свое усмотрение.
Надбавки и основа-
Работодатель обязан установить надбавки, которые предусмотрены
− Исключение вакантных должностей или целых подразделений в связи
с организационными изменениями в работе предприятия.
− Ввод новых штатных единиц при необходимости расширения произ-
водства или увеличения оказываемых услуг.
− Сокращение штатных единиц, связанное с сокращением численности
или штата организации, индивидуального предпринимателя.
− Изменение окладов.
− Переименование подразделений и должностей и др.
Что необходимо учесть при составлении или изменении штатного распи-
сания – отражено в табл. 6.
Что учесть, когда составляете или меняете штатное расписание?
Таблица 6
штатного
подразделение
ности, профессии,
квалификации
единиц
ставка
Что учитывать, когда составляете
или меняете штатное расписание
ления и в них не утверждены отдельные штатные расписания, убедитесь, что их структура прописана в вашем документе
работодатель определяет на свое усмотрение. Также он решает, как
называются должности сотрудников. Проверьте, чтобы наименования подразделений и должностей, профессий соответствовали
ЕКС, ЕТКС, обязательным профстандартам и нормативным актам
об установлении льготной пенсии, если работа связана с предоставлением компенсаций и льгот либо наличием ограничений
Если в компании применяют нормирование труда, то численность
работников на отельных должностях и по профессиям определяют
с помощью расчетов
Убедитесь, что в штатном расписании нет вилки окладов, и вы не
нарушаете принцип равной оплаты за труд равной ценности
ния для их начисления
законом, например, за стаж работы в северных регионах, и может
ввести иные надбавки и доплаты, какие сочтет нужными. Проверьте, чтобы в штатном расписании были указаны все надбавки, которые предусмотрены локальными актами об оплате труда
84
Заработная плата –
сумма граф «Оклад»
Убедитесь, что заработная плата в каждой строке не меньше МРОТ
и «Надбавки»
Контрольные вопросы
1. Дайте определение понятия «штатное расписание». Какова его роль в
организации?
2. Дайте определение понятия «штатная расстановка». Чем отличается
штатное расписание от штатной расстановки?
3. Кто в организации, как правило, занимается разработкой проекта
штатного расписания?
4. Раскройте структуру и перечислите основные реквизиты унифицированной формы № Т-3.
5. Перечислите основные правила составления штатного расписания.
6. Каков порядок разработки и утверждения штатного расписания в ор-
ганизации?
или регионального минимума заработной платы. Особое внимание
уделите строкам, в которых цифра в графе «Оклад» ниже МРОТ
7. Назовите обязательные реквизиты и раскройте особенности структу-
ры, текста, разработки и издания приказа «Об утверждении штатного
расписания».
8. Каким образом вносятся изменения в штатное расписание?
85
Тема 12. Оформление документации, сопровождающей отбор
и прием на работу в организацию
Цель: формирование у обучающихся представления о порядке и особен-
ностях оформления документации, сопровождающей отбор и прием на работу в
организацию.
План
1. Документы, устанавливающие первичный контакт работодателя с соискателем.
2. Состав документов, предъявляемых при поступлении на работу.
3. Последовательность документирования при приеме на работу.
Отбор персонала – процесс, посредством которого предприятие выбира-
ет из списка претендентов того человека или людей, которые наилучшим образом соответствуют вакантному месту и условиям труда.
Резюме – (лат. curriculum vitae) означает «краткое жизнеописание, или
биография». Это часть жизнеописания соискателя, касающаяся сферы образования и опыта работы.
Типовая структура резюме: 1) контактная и личная информация; 2) цель;
3) образование; 4) опыт работы; 5) профессиональные навыки; 6) основные достижения; 7) знание иностранных языков; 8) знание персонального компьютера; 9) причины поиска новой работы; 10) рекомендации; 11) пожелания к зарплате; 12) перспективные планы; 13) дополнительная информация; 14) личностные данные.
Оформление резюме должно быть строгим, деловым. Недопустимы картинки, рамочки. Резюме должно уместиться на листе бумаги формата А4, заполненном с одной стороны.
Обязательно надо указывать, на какую должность вы претендуете. В тексте резюме необходимо указать: личную информацию, данные об образовании,
об опыте работы (начинать надо с последнего места работы). Обязательно надо
указывать, на какую заработную плату вы рассчитываете. Желательно отметить, какими дополнительными навыками и умениями вы обладаете.
Необходимо продумать несколько вариантов резюме: для отправления по
электронной почте, по факсу, для вручения при личной встрече.
86
Анкета заполняется собственноручно при оформлении на работу. Она
представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника,
благодаря анкете можно получить ряд дополнительных сведений по сравнению
с резюме.
Автобиография – документ, в котором работник собственноручно в про-
извольной форме приводит краткое содержание своей жизни и трудовой деятельности.
Обязательные реквизиты автобиографии: название вида документа; текст
(сведения о себе); подпись; дата.
Характеристика – официальный документ, который выдает организация
по прежнему месту работы претендента на вакантную должность при оформлении на новую работу. Характеристика подготавливается по запросу той организации, куда поступает на работу претендент. В характеристике приводится отзыв о служебной и общественной деятельности работника. Подписывается характеристика руководителем организации и заверяется гербовой печатью.
Рекомендательное письмо – письменное заявление, часто предъявляе-
мое лично, иногда безадресное, содержащее рекомендацию определенного лица
со стороны рекомендующих его организаций, лиц.
Порядок оформления приема на работу изложен в статье 68 Трудового
кодекса РФ, требования которой обязательны для всех работодателей, как юридических лиц, так и индивидуальных предпринимателей.
Процедура оформления приема на работу включает в себя:
− предоставление работником документов, необходимых для приема на
работу;
− написание работником заявления о приеме на работу;
− ознакомление работодателем работника с правилами внутреннего
трудового распорядка, иными локальными нормативными актами,
непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника,
коллективным договором;
− заключение с работником трудового договора;
− издание работодателем приказа о приеме на работу;
− внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку работника
(электронную, традиционную (бумажную));
− оформление личной карточки работника;
− открытие бухгалтерией лицевого счета.
87
Последовательность документирования при приеме на работу представ-
Заявление
Приказ о приеме на работу
Трудовой договор
Запись в трудовой
Открытие бухгалте-
Оформление личной
№ Т-4)
лена на рис. 3.
(форма № Т-1 или № Т-1а)
книжке (электрон-
ной, традиционной
(бумажной))
карточки
(форма № Т-2,
№ Т-2ГС (МС),
рией лицевого счета
(форма № Т-54
или Т-54а)
Рис. 3. Последовательность документирования при приеме на работу
Далее рассмотрим более подробно основные этапы документирования и
состав документов, необходимых для оформления приема на работу.
Перечень документов, предъявляемых при устройстве на работу, определен статьей 65 Трудового кодекса РФ. В соответствии с ней поступающий на
работу предъявляет работодателю:
1) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
2) трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор за-
ключен впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
3) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
4) документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежа-
щих призыву на военную службу;
5) документ об образовании, о квалификации или наличии специальных
знаний при поступлении на работу, требующую специальных знаний
или специальной подготовки;
6) справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного
преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти,
88
осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, – при поступлении на работу, связанную с деятельностью,
к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом,
иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или
имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;
7) справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или
психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, которая выдана в порядке и по
форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации
государственной политики и нормативно-правовому регулированию в
сфере внутренних дел, – при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с федеральными законами не допускаются лица, подвергнутые административному
наказанию за потребление наркотических средств или психотропных
веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, до окончания срока, в течение которого лицо
считается подвергнутым административному наказанию.
Прием сотрудника на работу производят на основе его заявления. Хотя
личное заявление о приеме на работу как обязательный документ в ТК РФ не
предусмотрен, однако традиция подачи заявления при приеме на работу
настолько укоренилась, что ее продолжают соблюдать повсеместно.
Заявление – документ, отражающий просьбу или предложение, адресо-
ванное должностному лицу или предприятию.
Заявление о принятии на работу представляется соискателем в письменной форме. Заявление о приеме на работу составляется произвольно, так как заявление о приеме на работу не имеет строгой формы, установленной законом.
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель
обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового
распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. К
иным локальным нормативным актам могут относиться: положение о премиро-
89
вании, положение о подразделении, положение об обработке и защите персональных данных работников, положение о работе с конфиденциальной информацией и т.д.
Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в
соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую
функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие
у данного работодателя (ч. 1 ст. 56 ТК РФ).
Сторонами трудового договора являются работодатель и работник (ч. 2
ст. 56 ТК РФ).
Работник – физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с рабо-
тодателем.
Работодатель – юридическое или физическое лицо, вступившее в трудо-
вые отношения с работником.
Согласно ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре указываются:
− фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фа-
милия, имя, отчество работодателя – физического лица), заключивших
трудовой договор;
− сведения о документах, удостоверяющих личность работника и рабо-
тодателя – физического лица;
− идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за
исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
− сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой дого-
вор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими пол-
− место и дата заключения трудового договора.
Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие
условия:
номочиями;
90