Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Кадровое администрирование и электронный документооборот. Курс лекций.pdf
− расследования аварий, несчастных случаев;
− о нарушении дисциплины труда и несоблюдении правил внутреннего
трудового распорядка;
− об отказе от подписи, свидетельствующей об ознакомлении с прика-
зом;
− об отказе от дачи объяснений по факту нарушения трудовой дисци-
плины.
Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей). Ведущим
принципом для составителей акта является установление фактического состояния дел и достоверное их отражение в акте. Во время работы комиссии ведутся
черновые записи, которые содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения, они являются основой составления актов.
Обязательными реквизитами акта являются: наименование организации,
наименование вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, текст, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения (обычно он присутствует на законодательно
установленных формах актов).
Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или
иных фактов и событий, а также документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.
Справки с места работы могут быть затребованы органами государственной власти, органами местного самоуправления и сторонними организациями
для подтверждения различных фактов из трудовой биографии гражданина
(например, справка с места работы о занимаемой должности и заработной плате
потребуется районному суду для решения вопроса об усыновлении или удочерении (статья 271 ГПК РФ).
Контрольные вопросы
1. Перечислите основные виды информационно-справочной документа-
ции по кадрам.
2. Дайте определение понятия «докладная записка». В каких случаях
составляется докладная записка? Назовите разделы и перечислите
обязательные реквизиты докладной записки.
3. Дайте определение понятия «служебная записка». Каково назначение
служебной записки?
31
4. Чем служебная записка отличается от докладной записки?
5. Раскройте структуру и перечислите обязательные реквизиты служеб-
ной записки.
6. Дайте определение понятия «объяснительная записка». В каких слу-
чаях составляется объяснительная записка? Назовите разделы и перечислите обязательные реквизиты объяснительной записки.
7. Дайте определение понятия «представление». В каких случаях оно составляется? Какую информацию, как правило, содержит текст представления?
Перечислите обязательные реквизиты представления.
8. Дайте определение понятия «заявление». Назовите основные требования к заявлению и перечислите обязательные реквизиты заявления.
9. Дайте определения понятия «акт». Перечислите основные виды актов.
10. Дайте определение понятия «справка». Перечислите основные виды
справок и назовите основные требования к их оформлению.
11. Каков порядок оформления справок с места работы?
32
Тема 5. Порядок работы с унифицированными формами первичной
учетной документации по учету труда
Цель: формирование у обучающихся представления о порядке работы с
унифицированными формами первичной учетной документации по учету труда.
План
1. Понятие «первичный документ» и «унифицированная форма доку-
мента».
2. Унифицированные формы по учету труда: назначение и общий поря-
док заполнения.
3. Порядок внесения изменений в унифицированные формы документов
по учету труда.
4. Новые требования к разработке форм первичных учетных документов
по учету труда и его оплаты.
Первичный документ – документ, включающий исходные сведения, по-
лученные в процессе исследований, разработок, наблюдений и других видов
человеческой деятельности.
Унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов,
установленных в соответствии с решаемыми в той или иной сфере деятельности задачами, и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Привлечение и использование рабочей силы в организации должны
оформляться соответствующими документами. Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется кадровый
учет. Первичные учетные документы по учету труда должны быть составлены в
соответствии с унифицированными формами документов, содержащимися в
альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету
труда и его оплаты, утвержденном Постановлением Госкомстата России от
05.01.2004 № 1 (табл. 3).
33
Перечень унифицированных форм по учету труда
№
Номер
1
2 3 1
Т-1
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу
2
Т-1а
Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу
3
Т-2
Личная карточка работника
4
Т-2
Личная карточка государственного (муниципального) служащего
5
Т-3
Штатное расписание
6
Т-4
Учетная карточка научного, научно-педагогического работника
7
Т-5
Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу
8
Т-5а
Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу
9
Т-6
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику
10
Т-6а
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам
11
Т-7
График отпусков
12
Т-8
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора
13
Т-8а
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора
14
Т-9
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку
15
Т-9а
Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку
16
Т-10
Командировочное удостоверение
17
Т-10а
Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выпол-
18
Т-11
Приказ (распоряжение) о поощрении работника
19
Т-11а
Приказ (распоряжение) о поощрении работников
20
Т-12
Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы
21
Т-13
Табель учета рабочего времени
22
Т-54
Лицевой счет
23
Т-54а
Лицевой счет (для средств вычислительной техники)
24
Т-60
Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику
25
Т-61
Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контрак-
26
АО-1
Авансовый отчет
Таблица 3
п/п
формы
Наименование формы
ГС(МС)
с работником (увольнении)
с работниками (увольнении)
нении
та) с работником
34
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету
труда распространяются на юридические лица всех организационно-правовых
форм и форм собственности.
Стоимостные показатели в них указываются в рублях с точностью до
второго знака после запятой.
Коды в зонах кодирования проставляются в соответствии с общероссийскими классификаторами: информации о населении (ОКИН), профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), специальностей
по образованию (ОКСО).
Коды, по которым нет ссылок на общероссийские классификаторы,
предназначены для обобщения и систематизации информации при обработке
данных средствами вычислительной техники и проставляются по системе кодирования, принятой в организации.
Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.
В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме
форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты.
При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения
(включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных
реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
Эти требования к ведению и изменению унифицированных форм первичной
учетной документации были актуальны до 2013 г. Однако, 01 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
(далее – Закон № 402-ФЗ). Этот нормативный акт уже не устанавливает обязанности применения организациями унифицированных форм первичных учетных документов (кроме кассовых операций для коммерческих компаний и первичных
учетных документов для организаций государственного сектора). Есть только
требование к наличию в таких документах перечня показателей, идентифицирующих хозяйственную операцию (ч. 2 и 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Согласно ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ формы первичных учетных документов, в том числе по учету труда и его оплаты, должен утвердить руководи-
35
тель компании по представлению должностного лица, на которое возложено
ведение бухгалтерского учета.
Очевидно, что в большинстве организаций сотрудники, на которых возложены обязанности по ведению бухгалтерского учета, сосредоточены в основном на «своих» документах. Они не разбираются, да и не должны разбираться в
тонкостях кадрового делопроизводства и в особенностях документирования
трудовых отношений. А значит, непосредственной разработкой форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты должны заниматься специалисты службы кадров – самостоятельно или взаимодействуя с сотрудниками
бухгалтерии. И уже после того как формы таких документов продуманы и созданы кадровиками, их следует передавать должностному лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, для того чтобы он представил весь комплект форм на утверждение руководителю организации.
Самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов
по учету труда и его оплаты следует утверждать в составе бухгалтерской учетной политики.
Согласно ст. 8 Закона № 402-ФЗ учетная политика по бухгалтерскому
учету остается главным документом компании, регламентирующим все аспекты ведения учета. Основным документом здесь, как и прежде, является Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ
1/2008), утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н (п. 1 ст. 30 Закона № 402-ФЗ). Порядок составления и утверждения самой учетной политики и
всех сопутствующих документов остался прежним.
Так, учетная политика (в том числе и документальное оформление как
основополагающий элемент бухгалтерского учета) вводится в действие приказом руководителя. В этом отношении Закон № 402-ФЗ не отличается от Закона
№ 129-ФЗ.
Формы документов, которые применяются в организации начиная с 01
января 2013 г. должны быть приведены:
− (либо) в отдельном (специальном) разделе бухгалтерской учетной по-
литики;
− (либо) в приложениях к утверждаемой бухгалтерской учетной поли-
тике;
− (либо) в изменениях к этому документу. На это прямо указано в п. 4
ПБУ 1/2008.
36
Формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты следует
разрабатывать исходя из потребностей и особенностей своей организации на основе перечня обязательных реквизитов, установленных ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
Можно дать следующие рекомендации для самостоятельной разработки
форм первичных учетных документов.
Рекомендация 1. При разработке первичных учетных документов по
учету труда и его оплаты можно проявить творческий подход и быть достаточно смелыми в учете специфики своей деятельности, конечно, не нарушая при
этом требований ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
Рекомендация 2. Следуйте требованию рациональности (п. 6 ПБУ
1/2008) и технически не усложняйте документооборот.
Рекомендация 3. Если вы разрабатываете собственные бланки на основе
унифицированных форм, старайтесь отказаться только от тех реквизитов, которые не несут никакой смысловой нагрузки и создают риск неполного заполнения документа.
Полагаем, что кадровые первичные учетные документы вряд ли целесообразно менять концептуально. Гораздо лучше будет оставить в «хождении» в
компании привычные унифицированные формы документов. Другое дело, что
сейчас имеется возможность дополнить их необходимой информацией, а ненужные сведения убрать.
Потерявшие свою актуальность унифицированные формы в основном
проверены временем, к ним уже все успели привыкнуть. Да и в основу многих
электронных систем документооборота были положены унифицированные
формы документов. Другое дело, что сейчас разработчики должны будут подправить их с учетом обновленного перечня обязательных реквизитов, предусмотренных ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, а также принимая во внимание пожелания работников (с учетом специфики деятельности).
Контрольные вопросы
1. Дайте определение понятия «унифицированная форма документа».
2. Дайте определение понятия «первичный учетный документ».
3. Перечислите унифицированные формы первичной учетной докумен-
тации по учету труда.
4. Раскройте структуру и назовите основные реквизиты унифицирован-
ных форм первичной учетной документации по учету труда.
37
5. Перечислите общие правила и стандартный порядок заполнения
унифицированных форм первичной учетной документации по учету
труда.
6. Каков порядок внесения изменений в унифицированные формы документов по учету труда?
7. Назовите общие практические приемы оформления унифицированных
форм первичной учетной документации (№ Т-1 – Т-11а).
8. Раскройте суть новых требований к разработке форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты.
38
Тема 6. Структура, назначение и порядок разработки локальных
нормативных актов по управлению персоналом организации
Цель: формирование у обучающихся представления о структуре, назна-
чении и порядке разработки локальных нормативных актов по управлению персоналом организации.
План
1. Понятие локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права.
2. Структура и назначение локальных нормативных актов в сфере
управления персоналом организации (Положения об оплате труда,
Положение о премировании работников, Положения об аттестации
работников, Положения о направлении работников в служебные командировки, Положение об обучении персонала).
3. Порядок разработки проекта локального нормативного акта.
4. Способы ознакомления работников с локальными нормативными актами.
5. Порядок изменения действующего локального нормативного акта.
Локальный нормативный акт (ЛНА) – это разрабатываемый и принима-
емый органами управления организации в соответствии с их компетенцией,
определенной действующим законодательством, внутренний документ, устанавливающий нормы (правила) общего характера, предназначенные для регулирования производственной, управленческой, финансовой, коммерческой,
кадровой и иной функциональной деятельности внутри организации.
В соответствии со ст. 5 Трудового кодекса Российской Федерации (далее –
ТК РФ) «…трудовые отношения и иные непосредственно связанные с ними отношения регулируются коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права». Работодатели (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) принимают локальные нормативные акты
– это документы, содержащие нормы трудового права, подготовленные в пределах компетенции работодателя в соответствии с трудовым законодательством
и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового
права, коллективными договорами, соглашениями.
39
ЛНА регулируют трудовые отношения и, в отличие от приказов и распоряжений, имеют долговременный характер и предполагают многократное применение.
Тот, кто разрабатывает локальные нормативные акты в организации,
должен учитывать, что этот внутренний регламент при первой же проверке отменят и признают недействительным, если в нем содержатся условия, которые:
− противоречат положениям действующих законов отраслевых соглаше-
ний, коллективного договора;
− нарушают права работников.
ЛНА, разработанные с нарушениями, спровоцируют конфликты с сотрудниками, которые в любой момент могут обратиться с жалобой в Государственную трудовую инспекцию. Поэтому основные локальные нормативные
акты в организации нужно разрабатывать с привлечением юристов, которые
хорошо знают трудовое законодательство
Так, алгоритм утверждения локальных нормативных актов в организации,
которые касаются трудовых отношений, включает в себя такой обязательный
этап, как согласование с профсоюзной организацией, а при ее отсутствии – с
любым представительным органом работников.
Все, что относится к локальным нормативным актам организации, можно
подразделить на обязательные, необязательные (факультативные), специальные
регламенты.
Обязательные локальные нормативные акты организации – те, которые упоминаются в ТК РФ или иных федеральных законах. Если в законе есть упоминание
и ссылка на такой внутренний норматив, его наличие в организации обязательно.
В перечень обязательных локальных нормативных актов организации, в
соответствии с Трудовым кодексом, входят следующие регламенты:
− Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190, 191 ТК РФ);
– Положение об оплате труда (ч. 2 ст. 135 ТК РФ);
− Штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ);
− Положение о защите персональных данных (п. 8 ст. 86 ТК РФ);
− Положение о порядке хранения и защиты персональных данных поль-
зователей (ч. 2 ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ);
− График отпусков (ст. 123 ТК РФ);
− Инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ).
40