Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Кадровое администрирование и электронный документооборот. Курс лекций.pdf
X
- •ВВЕДЕНИЕ
- •Система кадровой документации представлена на рис. 1.
- •Кадровая документация включает:
- •Тема 4. Система информационно-справочной документации по кадрам
- •Тема 7. Организация работы с персональными данными работников
- •1. Постановка задачи (определение назначения Альбома форм и состава документов, образующихся в деятельности организации).
- •3. Унификация форм документов:
- •План
- •1. Основные понятия в области унификации форм кадровых документов в организации.
- •2. Порядок разработки Альбома унифицированных форм документов для организации.
- •Унификация документов (лат. uni – один и facere – делать) – процедура установления единообразия в оформлении и содержании текстов документов, приведение документов к единой форме.
- •Тема 11. Порядок разработки штатного расписания организации
- •Тема 15. Документирование мер взыскания и поощрения
- •Тема 16. Документирование использования рабочего времени
- •Тема 18. Аудит кадрового делопроизводства
- •Тема 19. Информация и ее роль в развитии экономических процессов
- •Тема 21. Электронный документооборот и электронная подпись
- •КАДРЫ ПЛЮС
- •Hurma System
- •WikiWorks
- •StartExam
- •Пряники
- •Евфрат
- •Контур.Диадок
- •1С:Документооборот
- •Тема 26. Интернет-технологии в управлении персоналом
- •БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

− совершение виновных действий при обслуживании денежных или то-
варных ценностей, с утратой доверия со стороны работодателя;
− совершение работником, выполняющим воспитательные функции, амо-
рального проступка, несовместимого с продолжением данной работы.
В ряде случаев увольнение работников может производиться только с
учетом мнения профсоюзного органа организации (ст. 82 ТК РФ). Так, в случаях, когда работник является членом профсоюза, его увольнение по основаниям,
предусмотренным п. 2, 3 или 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, производится с учетом мотивированного мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в
порядке, закрепленном в ст. 373 ТК РФ.
Кроме того, в организации коллективным договором может быть установлен свой порядок обязательного участия выборного профсоюзного органа в
рассмотрении вопросов, связанных с расторжением трудового договора по
инициативе работодателя (ст. 82 ТК РФ).
При увольнении работника по некоторым основаниям ему выплачивается
выходное пособие. Выходное пособие является компенсационной выплатой,
так как возмещает неполученную работником заработную плату. Основания, по
которым выплачивается выходное пособие, установлены ст. 178 ТК РФ. Трудовым или коллективным договором могут предусматриваться другие случаи выплаты выходных пособий, а также устанавливаться повышенные размеры выходных пособий.
При расторжении трудового договора в связи с ликвидацией организации
(п. 1 ст. 81 ТК РФ) либо сокращением численности или штата работников организации (п. 2 ст. 81 ТК РФ) увольняемому работнику выплачивается выходное
пособие в размере среднего месячного заработка, а также за ним сохраняется
средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия).
В исключительных случаях средний месячный заработок сохраняется за
уволенным работником в течение третьего месяца со дня увольнения по решению органа службы занятости населения при условии, если в двухнедельный
срок после увольнения работник обратился в этот орган и не был им трудоустроен (ст. 178 ТК РФ).
При прекращении трудового договора с работником, занятым на сезонных работах, в связи с ликвидацией организации, сокращением численности
131

или штата работников организации выходное пособие выплачивается в размере
двухнедельного среднего заработка (ст. 296 ТК РФ).
Выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка выплачивается работникам при расторжении трудового договора в связи:
− с отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему
в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке,
установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, либо отсутствием у работодателя соответствующей работы;
− с призывом работника на военную службу или направлением его на
заменяющую ее альтернативную гражданскую службу;
− с восстановлением на работе работника, ранее выполнявшего эту работу;
− с отказом работника от перевода в другую местность вместе с работо-
дателем;
− с признанием работника полностью неспособным к трудовой деятель-
ности в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
− с отказом работника от продолжения работы в связи с изменением
определенных сторонами условий трудового договора.
В случае расторжения трудового договора с руководителем организации,
его заместителями и главным бухгалтером в связи со сменой собственника организации новый собственник обязан выплатить указанным работникам компенсацию в размере не ниже трех средних месячных заработков работника (ст.
181 ТК РФ).
Выплата выходного пособия для лиц, работавших по совместительству,
производится на общих основаниях (ст. 287 ТК РФ).
Трудовой договор прекращается вследствие нарушения правил его заключения, если нарушение этих правил исключает возможность продолжения
работы. В случаях прекращения трудового договора по этим основаниям работодатель выплачивает работнику выходное пособие в размере среднего месячного заработка, если нарушение правил заключения трудового договора допущено не по вине работника (ст. 84 ТК РФ).
132

Для учета движения персонала может вестись журнал регистрации увольнений, особенно если нет компьютерной кадровой системы, где ведется такой
учет автоматически. Форма такого журнала произвольная.
Контрольные вопросы
1. В чем заключается разница между понятиями «прекращение трудово-
го договора», «расторжение трудового договора» и «увольнение»?
2. Перечислите общие правила документационного сопровождения пре-
кращения трудового договора.
3. Назовите документы, оформляемые при прекращении (расторжении)
трудового договора с работником (увольнении) по инициативе работника.
4. Назовите документы, оформляемые при прекращении (расторжении)
трудового договора с работником (увольнении) по инициативе работодателя.
5. Назовите документы, оформляемые при прекращении (расторжении)
трудового договора с работником (увольнении) по соглашению сторон.
6. Укажите общую последовательность этапов прекращения действия
трудового договора.
7. Как в традиционной (бумажной) и электронной трудовой книжке правильно оформить запись об увольнении работника?
8. Каковы особенности оформления формы ЕФС-1 в случае увольнения
работника?
9. Каковы особенности оформления формы СТД-Р?
133

Тема 18. Аудит кадрового делопроизводства
Цель: формирование у обучающихся представления о сущности аудита
кадрового делопроизводства.
План
1. Понятие, сущность и виды аудита кадрового делопроизводства.
2. Алгоритм проведения аудита кадрового делопроизводства.
3. Особенности внешнего и внутреннего аудита кадрового делопроиз-
водства.
С каждым днем в нашей жизни появляются все новые услуги и термины.
Одним из них является появившийся не так как давно и уже ставший очень
модным кадровый аудит.
Принципами аудита являются: независимость, достоверность, честность и
объективность, сопоставимость с международным правом, профессионализм.
В настоящее время законодательного определения этого термина не существует, поэтому в зависимости от своих возможностей разные компании
предлагают под этим термином всевозможные услуги, которые можно разделить на два общих типа:
1. Кадровый аудит как анализ системы управления персоналом, действующей в организации.
2. Кадровый аудит как анализ ведения кадрового учета в организации на
соответствие действующему законодательству РФ.
Если говорить о первом типе кадрового аудита, то его целью является
усовершенствование работы персонала. Для этого аудиторы представляют организации отчет, содержащий рекомендации по результатам анализа потребностей организации, имеющихся человеческих ресурсов, мер наказаний, поощрений и мотивации.
Второй тип кадрового аудита более близок самому понятию «аудиторской деятельности», под которой принято понимать финансовую проверку и
ревизию бухгалтерских документов. В данном случае речь, скорее, идет об
аудите кадрового делопроизводства и состоит в оценке ведения кадрового учета в разрезе трудового, гражданского, налогового законодательства РФ и законодательства о бухгалтерском учете.
134

По способу проведения проверки выделяют такие виды аудита кадрового
делопроизводства, как внутренний и внешний.
Внутренний аудит кадрового делопроизводства – это вид кадрового аудита, который проводится специалистами самой организации – работниками
службы управления персоналом или работниками специализированной службы
внутреннего аудита.
Внешний аудит – это вид аудита кадрового делопроизводства, который
проводится независимыми специалистами сторонних организаций – аудиторскими организациями или индивидуальными аудиторами на договорной основе, а также сотрудниками различных инспектирующих органов.
По объему проверки выделяют следующие виды аудита кадрового делопроизводства: полный, локальный, тематический.
Полный аудит кадрового аудита – вид аудита кадрового делопроизводства, охватывающий все объекты (все кадровое делопроизводство).
Локальный аудит кадрового делопроизводства – вид аудита кадрового
делопроизводства, охватывающий один объект или отдельно выделенную
группу объектов (например, документирование приема на работу).
Тематический аудит кадрового делопроизводства – вид аудита кадрового
делопроизводства, охватывающий совокупность объектов по одной тематике
(например, работа с иностранными гражданами).
Цель работ по проведению кадрового аудита заключается в выявлении
существующих проблемных зон в системе кадрового документооборота в компании и поиск возможностей для ее оптимизации путем проведения анализа работы основных подсистем управления документами (создания, передачи, оперативного хранения, уничтожения и др.).
Аудиторы проверяют и анализируют:
− проведенные организацией операции с точки зрения составления за-
конодательным и нормативным актам РФ;
− полноту и своевременность отражения проводимых операций и фи-
нансовых результатов в кадровом, налоговом и бухгалтерском учете
организации;
− организацию системы кадрового учета, внутреннего контроля и доку-
ментооборота в целях определения наиболее существенных рисков
деятельности и методов их контроля.
135

Как правило, при проведении аудита кадрового делопроизводства ауди-
торы осуществляют:
1) проверку правильности ведения кадрового учета на соответствие действующему законодательству РФ;
2) анализ заключенных организацией трудовых договоров;
3) проверку оформления первичной учетной документации по учету
труда и его оплате;
4) проверку правильности формирования личных дел работников;
5) проверку порядка ведения трудовых книжек работников;
6) правовую экспертизу внутренних локальных нормативных актов ор-
ганизации с целью выражения мнения о соответствии их действующему законодательству РФ;
7) проверку правильности привлечения иностранных работников;
8) проверку гражданско-правовых договоров с физическими лицами;
9) проверку правильности исчисления, удержания и уплаты налога на
доходы физических лиц;
10) проверку правильности уплаты единого социального налога и пенси-
онных взносов;
11) проверку правильности отнесения к расходам сумм, выплаченных фи-
зическим лицам в связи с исполнением сотрудниками трудовых функций или выполнением работ (оказанием услуг) при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций. Естественно, в этом
случае оцениваются абсолютно все документы, имеющиеся на предприятии.
Своевременно проведенный кадровый аудит и последующая коррекция
системы кадрового документооборота позволяют компании юридически грамотно выстраивать взаимоотношения с сотрудниками; успешно проходить проверки со стороны государственных органов и разрешать возникающие трудовые споры с работниками.
Ситуации, при которых целесообразно проводить аудит кадрового делопроизводства:
− смена кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового дело-
производства;
− обращение уволенного работника в суд или трудовую инспекцию;
− смена руководителя организации;
136

− изменение законодательства, регламентирующего порядок ведения
кадровой документации;
− изменение системы оплаты труда;
− массовое высвобождение работников.
Инициаторами проведения аудита кадрового делопроизводства выступают:
− руководство организации;
− акционеры;
− руководство вышестоящих организаций;
− государственные исполнительные органы (инспекции, органы власти,
судебные исполнители).
Что касается процедуры проведения аудита, то она представляет собой
несколько этапов (рис. 9).
Сначала специалисты занимаются сбором информации о бизнесе организации. Сюда относится изучение бизнеса в целом, а также изучение системы
внутреннего контроля организации. После этого аудиторы дают предварительный аналитический обзор, а также определяют характер и объем аудиторских
процедур.
Следующая стадия заключается непосредственно в проведении самого
аудита, а также в получении аудиторских доказательств. Для этого аудиторы,
как правило, используют следующие методы:
− инспектирование (заключается в проверке аудитором записей и доку-
ментов);
− наблюдение (представляет собой отслеживание аудитором процесса
либо процедуры, выполняемой сотрудниками);
− запрос (представляет собой получение аудитором информации у осве-
домленных лиц организации. Запросы производятся как в форме официального документа, адресованного специалистам организации, так и
в устной форме, в зависимости от ситуации);
− подтверждение (представляет собой ответ на запрос об информации,
содержащейся в бухгалтерских записях);
− пересчет (представляет собой проверку аудитором точности арифме-
тических расчетов в первичных документах и бухгалтерских записях
либо выполнение самостоятельных расчетов).
Практическая польза для организации от проведения кадрового аудита
второго типа очевидна – в рамках аудита организация получает информацию о
137

возможных рисках и рекомендации по документам, которые одновременно мо-
Развитие стратегии
аудита
3-10 дней
Подробный план
Сбор информации
о бизнесе организации
Изучение бизнеса,
контроля
до 10 дней
Подготовка отчета
по результатам аудита
Согласование формата
отчета с организацией,
5-10 дней
3 дня
Передача отчета
форме
Проведение
аудита
Срок данных, их об-
3-10 дней
Формирование
аудита
до 10 дней
Заключительный
информации
Запрос организации
на проведение аудита
Постановка
проблемы
1-2 дня
Переговоры с руко-
гут проверить налоговые органы и трудовые инспекторы. Кроме того, не проводя аудит бухгалтерской (финансовой) отчетности в целом, организация получает информацию о правильности исчисления зарплатных налогов и частично –
налога на прибыль.
водством организации
системы внутреннего
работка и анализ
написание и представ-
ление предваритель-
ного отчета
проведения аудита
(этапы, сроки,
методики)
анализ полученной
в согласованной
Рис. 9. Этапы проведения аудита
138

Кадровый аудит должны проводить только профессионалы. Это могут
быть как сотрудники службы внутреннего контроля (внутреннего аудита), так и
сторонняя аудиторская компания. Однако, по нашему мнению, сторонняя фирма перед своей имеет определенные преимущества (обширный опыт в разных
отраслях экономики, многопрофильные команды специалистов, многоступенчатый контроль качества оказанных услуг, проверенные методики оценки и реализации принятых решений и др.). Поручая аудит штатным сотрудникам, отвечающим за ведение кадрового документооборота, необходимо понимать, что
они, прежде всего, являются наемными работниками и не всегда способны дать
независимую и объективную оценку сложившейся ситуации. Во-первых, потому, что они будут фактически проводить аудит собственной работы. Вовторых, очевидно, что от результатов проведенной проверки может зависеть
оплата их труда. В-третьих, именно этим сотрудникам в случае обнаружения
каких-либо отклонений придется исправлять допущенные ошибки, разрабатывать и внедрять рекомендации (предложения) по улучшению собственной же
деятельности. Поэтому, на наш взгляд, проводить внутренний кадровый аудит
имеет смысл лишь в том случае, если в компании существует отдельное подразделение или хотя бы специалист, независимый от тех лиц, чью работу он
проверяет, как в аспекте функциональной или административной подчиненности, так и с точки зрения личной заинтересованности.
Приглашение внешних аудиторов (консультантов) всегда становится непростым решением для компании, поскольку требует значительных финансовых средств (особенно если речь идет о кадровом аудите в крупной компании с
разветвленной филиальной сетью). Стоимость проведения кадрового аудита
аудиторской компанией зависит от объема проверки и количества работников
организации. Кроме того, не всякая компания готова раскрыть свою документацию перед «людьми со стороны».
Мы рекомендуем обращать внимание на состав проверяющей группы, в
которую обязательно должны входить юрист, налоговый консультант и бухгалтер (или аудитор).
Поскольку итоговая результативность аудита в значительной мере зависит от правильной постановки работы и четко выстроенных процедур, членами
рабочей группы формируется, а руководством заказчика утверждается программа аудита. В программе определяются период проверки, окончательный
состав аудиторской группы, те планируемые работы и аудиторские процедуры,
139

которые будут проведены в процессе аудита. Также указываются рабочие документы, используемые внешними аудиторами, и отчетные документы, которые будут представлены по его итогам заказчику.
В зависимости от состава аудиторской группы определенные виды работ,
указанные в программе, могут проводиться параллельно.
Перечень кадровых документов, подлежащих аудиту, определяется,
прежде всего, перечнем обязательных документов работодателя, которые имеет
право потребовать инспектор труда при проведении проверки.
Контрольные вопросы
1. Дайте определение понятия «аудит».
2. Раскройте сущность кадрового аудита и перечислите его основные
виды.
3. Как соотносятся понятия «кадровый аудит» и «аудит кадрового дело-
производства»?
4. Раскройте сущность аудита кадрового делопроизводства.
5. Каковы цели и задачи аудита кадрового делопроизводства?
6. Перечислите виды аудита кадрового делопроизводства.
7. Каковы организационно-правовые основы аудита кадрового делопроиз-
водства?
8. Перечислите этапы проведения аудита кадрового делопроизводства.
9. Какие документы проверяются в процессе аудита кадрового делопро-
изводства?
140
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
