Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Кадровое администрирование и электронный документооборот. Курс лекций.pdf
ПВТР могут быть оформлены в качестве отдельного локального нормативного акта организации или же в качестве приложения к коллективному договору.
По законодательству (ст.190 ТК РФ) ПВТР организации утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников организации.
ПВТР конкретного предприятия (организации) могут быть дополнены
разделами «Внутриобъектный режим», «Техника безопасности», «Организация
работы», «Права и обязанности руководителя предприятия».
Соблюдение ПВТР входит в обязанности каждого работника согласно
статье 21 ТК РФ, для чего каждый из принимаемых на работу сотрудников
ознакомливается с действующими в организации ПВТР. Согласно ч. 3 ст. 68 ТК
РФ «при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель
обязан ознакомить работника под роспись с ПВТР, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором».
Положение о персонале – это документ, отражающий вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, его взаимоотношений с администрацией, гарантированности занятости персонала и другие вопросы. Назначение Положения о персонале – регулирование трудовых взаимоотношений.
Для разработки Положения о персонале назначается группа сотрудников
из заинтересованных структурных подразделений: юридического отдела, отдела кадров, отдела организации и оплаты труда, бухгалтерии и других. Ответственным за разработку Положения может быть назначен заместитель руководителя предприятия по управлению персоналом.
Проект Положения о персонале проходит стадию согласования на общем
собрании трудового коллектива, затем визируется руководителями структурных подразделений и начальником юридического отдела, после чего утверждается руководителем предприятия или вышестоящим органом (совет, правление
и др.).
Возможен и другой порядок утверждения данного документа: проект передается для согласования руководителю организации, а утверждается общим
собранием трудового коллектива.
В Положении о персонале устанавливаются взаимные обязанности работников и администрации, регламентируются рабочее время, время отдыха,
социальные гарантии персонала и другие аспекты.
21
Если Положение утверждается решением трудового коллектива, то его
Структура Правил внутреннего
по ОКУД 0252131)
1
2
1. Общие положения
1. Общие положения
2. Основные принципы организации труда
нистрации и работников предприятия
3. Порядок оформления трудовых отноше-
ний
2. Порядок приема, перевода и увольнения
работников
4. Основные права и обязанности персонала
3. Основные обязанности администрации
5. Основные права и обязанности админи-
страции
6. Рабочее время и время отдыха
5. Рабочее время и его использование
7. Повышение квалификации персонала
-
8. Социальные гарантии персонала
-
6.Поощрения за успехи в работе
7. Ответственность за нарушение трудовой
дисциплины
10. Гарантии занятости персонала
-
11. Заключительные положения
8. Заключительные положения
подписывает руководитель предприятия и руководитель того структурного
подразделения, которое ответственно за разработку Положения. Положение
обязательно содержит визы согласования, например, начальника юридического
отдела, начальника отдела кадров и других должных лиц.
Сравнительная характеристика основных организационных документов
трудового коллектива представлена в табл. 2.
Таблица 2
Сравнительная характеристика
основных организационных документов трудового коллектива
Структура Положения о персонале
(не унифицированная форма)
на предприятии и взаимоотношений адми-
9. Меры дисциплинарного воздействия (по-
ощрения и взыскания).
трудового распорядка (код формы
-
4. Основные обязанности работников
Положение о структурном подразделении – это документ, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных
подразделений. Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. При наличии типового положения индивидуальные разрабатываются на его основе.
Положение о структурном подразделении утверждается руководителем
организации, разрабатывается и подписывается руководителем подразделения
22
или соответствующего коллегиального или совещательного органа и согласовывается с юридическим отделом. Положение может утверждаться распорядительным документом (приказом, постановлением, распоряжением), если одновременно с утверждением требуется дать необходимые поручения, связанные с
его применением. Согласование текста документа проводится по усмотрению
администрации организации.
Положение о структурном подразделении может включать такие разделы,
как: 1) общие положения; 2) структура и штатная численность подразделения;
3) цели и задачи; 4) функции; 5) права и полномочия; 6) руководство; 7) взаимодействие (служебные связи); 8) ответственность; 9) организация работы.
Должностная инструкция – это документ, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей,
прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Должностная инструкция является документом, призванным содействовать
правильному подбору и расстановке кадров, разделению и кооперации труда
работников. В качестве инструмента для оценки результатов деятельности
должностные инструкции используются при аттестации специалистов, должностных перемещениях, формировании резерва выдвижения на руководящие
должности.
На основании должностной инструкции составляется трудовой договор с
работником. Трудовой договор и должностная инструкция используются при
разрешении конфликтных ситуаций (споров) между руководством организации
и сотрудником.
Должностные инструкции могут быть типовыми и конкретными.
Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые
предусмотрены штатным расписанием. Как правило, должностные инструкции
для руководителей подразделений не разрабатываются – их деятельность регламентируется положением о соответствующем структурном подразделении.
Должностные инструкции разрабатываются на основе Тарифноквалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих.
Разработка должностной инструкции вменяется в обязанность руководителя
подразделения, согласовывается с отделом управления персоналом, с юрисконсультом и затем утверждается руководителем организации. Все наиболее существенные изменения вносятся в должностную инструкцию приказом руководителя организации.
23
Рассмотрим основные разделы, которые должна содержать должностная
инструкции: 1) общие положения; 2) должностные обязанности; 3) права; 4) ответственность; 5) взаимоотношения.
Распорядительная документация – это совокупность широко применяе-
мых в управлении видов документов, издаваемых руководством организации, содержащих управленческие решения, направленные на реализацию стоящих перед
организацией текущих и перспективных задач, и обладающих юридической силой.
В состав распорядительной документации входят: постановления, приказы, указания, решения, распоряжения. Основанием для подготовки распорядительного документа может быть:
− необходимость исполнения законодательных, нормативно-правовых
актов и иных решений вышестоящих органов управления;
− необходимость осуществления собственной организационно-
исполнительной деятельности, связанной с выполнением функций и
задач организации.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по
каналам системы управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к подведомственным структурам – филиалам, подразделениям, к рядовым исполнителям. Все распорядительные документы, кроме
властного, содержат также и организующее начало.
Документы, входящие в систему распорядительной документации, носят
характер правового акта, с точки зрения их подготовки и оформления обладают
рядом общих черт, что связано с единством нормативной базы, устанавливающей соответствующие правила и требования.
Порядок разработки распорядительных документов в условиях единолич-
ного принятия решения (приказов, распоряжений, указаний) включает следую-
щие этапы:
1. Выявление проблемы и выбор варианта ее разрешения в виде издания
приказа, распоряжения или указания.
2. Сбор и анализ необходимой информации по возникшей проблеме.
3. Подготовка проекта распорядительного документа.
4. Согласование текста документа с заинтересованными подразделения-
ми и должностными лицами.
5. Оформление документа в соответствии с действующими нормами и
правилами.
24
6. Подписание документа.
7. Доведение распорядительного документа до исполнителей.
Подготовка распорядительного документа в условиях коллегиального при-
нятия решения (постановления, решения) включает следующие этапы:
1. Выявление и диагностика проблемы, выбор варианта ее разрешения
путем коллегиального обсуждения.
2. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.
3. Обсуждение проблемы на заседании коллегиального органа.
4. Принятие решения с оформлением протокола заседания.
5. Издание распорядительного документа.
6. Доведение распорядительного документа до исполнителей.
Самым распространенным среди распорядительной документации явля-
ется приказ. Он представляет собой распорядительный документ, состоящий из
констатирующей и распорядительной частей.
В констатирующей части приказа излагаются основание или причина со-
ставления документа.
Во второй, распорядительной, части излагается решение руководителя.
Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит
только распорядительную часть. Распорядительная часть начинается со слов
«Приказываю». В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. Если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий, то распорядительная часть делится
на пункты. Действия одного характера или исполнителя перечисляются в одном
пункте.
В случае если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт приказа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в
дательном падеже.
Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или
их отдельные пункты, это оговаривается в тексте преамбулы приказа, например:
«В дополнение к приказу (во изменение приказа) от 07.02.2011 № 71...».
В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом.
25
Контрольные вопросы
1. Перечислите основные виды организационной и распорядительной
документации по кадрам.
2. Дайте характеристику правил внутреннего трудового распорядка и
порядка их разработки и согласования.
3. Каковы правила оформления Положения о персонале?
4. Каковы реквизиты Положения о кадровой службе (Службе управле-
ния персоналом)?
5. Дайте определение понятия «должностная инструкция». Раскройте
сущность разделов должностной инструкции.
6. Каков порядок ознакомления работников с локальными нормативны-
ми актами организации?
7. Дайте определение понятия «приказ».
8. Какова структура приказа?
9. Каков порядок разработки распорядительных документов в условиях
единоличного принятия решения (приказов, распоряжений, указаний)?
10. Каков порядок разработки распорядительных документов в условиях
коллегиального принятия решения (постановления, решения)?
26
Тема 4. Система информационно-справочной документации по кадрам
Цель: формирование у обучающихся представления о сущности системы
информационно-справочной документации по кадрам.
План
1. Понятие «информационно-справочный документ».
2. Основные информационно-справочные документы: реквизиты и по-
рядок оформления (докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, представление, заявление, акт, справка).
Информационно-справочные документы являются неотъемлемой ча-
стью кадровой документации. Документы этой группы играют служебную,
вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам. Они не
содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие
принимать определенные управленческие решения. В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются
обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению. Информационно-справочные документы предоставляют основания для
издания приказов по личному составу.
В состав информационно-справочных документов, как правило, включают докладные, служебные и объяснительные записки, представления, предложения, заявления, акты, справки, заключения, отзывы, перечни, списки, переписку. Рассмотрим некоторые информационно-справочные документы, имеющие наиболее важное значение для кадровых вопросов.
Докладная записка – это документ, адресованный руководству и излагаю-
щий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах,
сложившейся ситуации, выполненной работе, требующих принятия решения.
Текст докладной записки состоит из трех смысловых разделов:
− в первом разделе излагаются причины, факты или события, послу-
жившие поводом для ее написания;
− во втором – анализируется сложившаяся ситуация и приводятся воз-
можные варианты решения;
− в третьем – содержатся выводы и предложения о конкретных действи-
ях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
27
При этом второй раздел в докладной записке может отсутствовать.
Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование
организации (для внутренней – наименование структурного подразделения),
наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Близка к докладной записке по своему назначению служебная записка, но
в отличие от неё имеет внутренний, служебный характер. Служебная записка
– это документ, содержащий информацию о выполнении какой-либо работы,
направляемый должностным лицом другому должностному лицу. Она составляется работником или руководителем структурного подразделения на имя руководителя или специалиста другого структурного подразделения.
Служебные записки могут информировать руководство по вопросам материально-технического, хозяйственного и организационного обеспечения.
Текст служебной записки, как правило, состоит из обоснования (изложения
причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п. Служебную записку подписывает составитель (специалист или руководитель подразделения).
Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование
структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись.
Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта), а также сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.
Объяснительная записка в трудовых отношениях согласно статье 193 ТК
РФ является обязательным документом, сопровождающим документирование
дисциплинарных взысканий. В такой объяснительной записке работник объясняет причины нарушения трудовой дисциплины. Объяснительная записка является основанием для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и
обстоятельств, при которых он был совершен.
Текст объяснительной записки, как правило, состоит из двух разделов:
− первый содержит факты, послужившие поводом к ее написанию;
− второй – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
Объяснительную записку подписывает ее составитель. Обязательными
реквизитами объяснительной записки являются: наименование организации,
28
наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись.
Представление – это документ, содержащий предложение о назначении,
перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.
Текст представления, как правило, содержит следующую информацию:
− фамилия, имя, отчество (представляемого);
− дата рождения;
− образование;
− занимаемая должность;
− наименование структурного подразделения;
− стаж работы (общий, в данном подразделении, в данной должности);
− оценка трудовой деятельности;
− оценка служебной деятельности;
− повышение профессионального уровня;
− оценка политических, деловых и моральных качеств;
− информация об участии в общественной работе;
− мотив назначения, перемещения или поощрения;
− наименование должности, на которую предлагается назначить или пе-
реместить представляемого;
− структурное подразделение, в которое предлагается назначить или пе-
реместить представляемого.
Обязательными реквизитами представления являются: наименование
подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер,
адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Заявление – это документ, содержащий просьбу или предложения лица
(лиц) учреждению или должностному лицу. Заявление адресуется конкретному
должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения).
В трудовых отношениях заявление выступает в качестве документа, фиксирующего инициативу работника по совершению какого-либо действия, имеющего для него определенные правовые последствия или согласие работника с
какими-либо действиями работодателя. ТК РФ содержит многочисленные упоминания об этом документе, например: в статьях 80, 89, 122, 124, 126, 127, 128,
131, 229.1. ТК РФ и другие.
29
Личное заявление работника по кадровым вопросам (о приеме, переводе,
увольнении и так далее) пишется, как правило, от руки, в произвольной форме.
В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации или работодателя), текст, дата документа, личная подпись,
расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении может проставляться резолюция руководителя и отметка об исполнении документа.
Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на
работу прилагаются копии документов об образовании, анкета, автобиография
и другие). Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения
(«прошу принять...», «прошу проверить состояние ...»), а затем идет детализация затронутого вопроса.
Форма изложения текста свободная. Заявление подписывается автором и
передается руководству для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа по личному составу или другого документа (письма автору о принятии решения, приказа о проведении экспертизы, проверки и тому подобное).
Обязательными реквизитами заявления (в трудовых отношениях) являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия, должность заявителя и структурное подразделение, в котором он работает (иногда указывается адрес заявителя: индекс, адрес места жительства, телефон), текст, подпись.
Акт – это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. Все акты можно разделить на три подгруппы: по производственным, хозяйственно-финансовым вопросам и вопросам, связанным с документированием трудовых отношений.
По содержанию различают следующие виды актов:
− приема-сдачи (материальных ценностей, документов);
− обследования (состояния техники безопасности, противопожарной
безопасности; условий труда);
− испытаний (образцов, систем, технологий);
− выделения к уничтожению документов;
− о списании материальных ценностей;
− о нарушении установленных правил;
− ревизии, инвентаризации;
30