Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Кадровое администрирование и электронный документооборот. Курс лекций.pdf
РАЗДЕЛ 3. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
В КАДРОВОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Тема 19. Информация и ее роль в развитии экономических процессов
Цель: формирование у обучающихся представления о роли информации
для развития экономических процессов, в частности управления персоналом.
План
1. Роль информации в экономических процессах.
2. Знания, данные, информация.
3. Виды информации в управлении персоналом.
4. Влияние информации на конкурентоспособность компании.
В социальных науках все больше внимания уделяется исследованию роли
информации в социально-экономических процессах и влиянию развития информационных технологий на жизнь общества. Можно выделить несколько аспектов проявления информации в социальных науках.
Во-первых, информация является элементом рыночного механизма.
Функции рынка эффективно работают только тогда, когда участники рынка обладают полной информацией о его параметрах.
Во-вторых, информация является фактором производства, вместе с капиталом, трудом, землей и предпринимательской деятельностью.
В-третьих, в современной экономике все большее распространение получают сетевые блага, имеющие информационный характер. Полезность таких
благ определяется возможностью информационного взаимодействия с другими
потребителями этих благ.
В-четвертых, информация является предметом купли-продажи.
Формирование нового типа общества и новой экономики отражено в ряде
теорий ХХ века: в теории постиндустриального общества, основоположником
которой принято считать Д. Белла, теории информационной экономики М. Кастельса, концепции третьей волны Э. Тоффлера, экономике знаний Ф. Махлупа
и других теориях, возникших в связи с изменением и перераспределением зна-
141
чимости различных типов ресурсов для развития экономики, валоризацией ин-
Определение
Авторы
Информация – это продукт взаимодействия данных и адекватных им
С.В. Симонович
В широком смысле слова все сведения, поступающие в память из
Л.И. Гутенмахер
Информация – это отчужденное знание (сведения о лицах, предметах,
А.А. Козырев
Информация – сведения об окружающем мире (объектах, явлениях,
В.В. Годин,
Информация – это третья составляющая трех основ мироздания (мате-
А.Я. Фридланд
формации и знания. Представленные теории отражают возрастание значимости
знаний для экономического развития, что и стало причиной рассмотрения эволюции знания как экономической категории.
Термин «данные» происходит от слова data – факт, а информация
(informatio) означает разъяснение, изложение, т.е. сведения или сообщение.
Данные – это совокупность сведений, зафиксированных на определенном
носителе в форме, пригодной для постоянного хранения, передачи и обработки.
Преобразование и обработка данных позволяет получить информацию.
Сегодня цифровизация общества шагает все более широко и проникает во
все бизнес-процессы предприятия, в том числе деятельность служб по управлению персоналом не остается без внимания и так же всесторонне развивается.
На первый план в цифровизации общества выходит информация, так как
меняются ее свойства, способы передачи, обработки и хранения. Повсеместно
внедряется электронный документооборот и бумажные носители скоропостижно уходят на второй план.
Рассмотрим различные подходы к сущности понятия «информация»
(табл. 9).
Сущность понятия «Информация»
методов
внешнего мира, можно назвать информацией
фактах, событиях, явлениях и процессах, независимо от формы их
представления), которое может быть записано на материальный носитель для того, чтобы быть доступным кому-либо
событиях, процессах и т.д.), которые уменьшают имеющуюся степень
неопределенности, неполноты знаний, отчужденные от их создателя и
ставшие сообщениями (выраженными на определенном языке в виде
знаков, в том числе и записанными на материальном носителе), которые можно воспроизводить путем передачи людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, вычислительных средств и т.д.).
Таблица 9
И.К. Корнеев
рия, энергия и информация)
142
Далее дадим общее определение понятию «информация». Информация –
это вся совокупность сведений об окружающем мире, о всевозможных протекающих в нем процессах, которые могут быть восприняты живым человеком,
электронными машинами и другими информационными системами.
Другими словами, информация – это любые данные или сведения, которые кого-либо интересуют. То есть здесь мы возвращаемся к понятию Гутенмахера, оно более простое и понятное.
Формальные знания могут быть в виде документов (стандартов, нормативов), регламентирующих принятие решений, или учебников, инструкций с описанием решения задач. Неформальные знания – это знания и опыт специалистов в определенной предметной области.
Взаимосвязь данных, информации и знаний в процессе принятия решений
представлена на рис. 10.
Рис. 10. Взаимосвязь данных, информации и знаний
в процессе принятия решений
В зависимости от сферы использования информация может быть различной: научной, технической, управляющей, экономической и т.д. Для экономической информатики интерес представляет экономическая информация. Информация циркулирует в экономической системе и сопровождает процессы
производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и
услуг.
Источники получения информации в организации:
− документы отдела кадров (личные листки по учету кадров, личные
карточки работников, личные дела);
− приказы и распоряжения;
143
− учетная первичная и отчетная документация о выполненных работах и
производственной оплате;
− работники и их мнение;
− материалы социологических исследований (анкетирование, интервью);
− результаты психофизиологических исследований (тестирование работ-
ников).
В целях управления персоналом выделяют следующие виды информации:
− Нормативная информация – информация, заимствованная из норматив-
ных документов, используемая при функционировании информационной системы.
− Справочная информация – информация, заимствованная из справочни-
ков, используемая при функционировании информационной системы.
− Методическая информация – вспомогательная информация, определя-
ющая процедуру того или иного вида деятельности, содержащая различные инструменты и средства, способствующие реализации данного
вида деятельности.
− Учетная – информация, основанная на материалах первичного учета;
первичная регистрация фактов хозяйственной жизни в учетных документах в момент и на месте их свершения.
− Отчетная – информация, представленная в обобщенном виде, на осно-
ве проведенного анализа.
Основной источник первичной информации – это документы отдела кадров (личные листки по учету кадров, личные карточки работников, личные дела), приказы и распоряжения, издаваемые руководством предприятия и структурных подразделений в отношении личного состава работников, первичная
учетная и отчетная документация о выполненных работах, произведенной
оплате, документация подразделений, обслуживающих предприятие.
Другой источник информации – сами работники со своим личным мнением по какому-либо вопросу, материалы социологических исследований (анкетирование, интервью), результаты психофизиологических исследований (тестирование работников). В данном случае важно обеспечить защиту информации,
носящей конфиденциальный характер. Прежде всего, это касается мнения работников при изучении межличностных отношений в коллективе. Для обеспечения защищенности информации, чаще всего при трудоустройстве, в организации принято подписывать каждым работником согласие на обработку персо-
144
нальных данных и обязательство о неразглашении коммерческой тайны или
иных персональных данных, которые станут известны работнику в процессе
трудовой деятельности.
Работа с информацией представляет собой информационный процесс
– процесс, в результате которого осуществляется прием, передача, преобразование, защита, поиск, хранение и использование информации. Информационные процессы представлены: поиском, сбором, хранением, обработкой, передачей, использованием, защитой информации.
Многие процессы, определяющие кадровую ситуацию, весьма динамичны: меняется численный состав персонала в связи с текучестью, его структура
по всей совокупности признаков: половозрастной состав, стаж работы, внутрикадровое движение между структурными подразделениями, изменение профессий, уровня квалификации. Все данные изменения должны быть отражены отделом кадров в программном продукте, установленном в организации и закреплены документально – путем заключения и подписания дополнительного соглашения с работником.
Информация в данном случае выступает как средство контроля за соответствием фактической структуры рабочей силы, за своевременностью укомплектования вакантных рабочих мест. Поэтому основными требованиями,
предъявляемыми к кадровой информации, являются оперативность и надежность.
Информация является стратегическим ресурсом, во многом определяющим конкурентоспособность предприятия. Несомненно, что без качественной,
своевременной, полной и достоверной информации невозможно обеспечить
принятие управленческих решений, которые бы обеспечили выпуск конкурентоспособной продукции.
На особенности современного уровня развития информационных технологий особое влияние оказывает взаимосвязь развития современного бизнеса и
информационных систем: с одной стороны – без своевременной, достоверной и
полной информации невозможно обеспечить принятие управленческого решения, с другой – обеспечить процесс принятия решения невозможно без современных информационных технологий.
Тенденция отставания российской экономики от мирового развития информационного рынка не позволяет многим промышленным предприятиям
влиться со своим продуктом в международную конкуренцию. Поэтому, харак-
145
теризуя современное состояние информационных систем, необходимо отметить
следующие основные особенности, которые влияют на конкурентоспособность:
− Соответствие общемировым стандартам хранения информации.
− Открытость и гибкость архитектуры.
− Высокая степень интеграции, как между различными подсистемами
предприятия, так и с прикладным программным обеспечением.
− Высокая скорость обработки и обмена данными.
− Информационная безопасность и разграничение доступа.
При автоматизированных информационных технологиях управления промышленным предприятием, организации часто сталкиваются с проблемой трудности сопоставления различных сфер деятельности: маркетинг, снабжение, подготовка производства, производство, сервис, финансы, бухгалтерия. Особенно сложным является вопрос интеграции управления производством в общую систему
управления, ввиду низкого уровня автоматизации производственных процессов.
Автоматизации подвергаются, прежде всего, те участки производственной деятельности, которые отвечают за ключевое направление деятельности, в
том числе деятельность служб по управлению персоналом.
Крупные предприятия и фирмы, чаще всего, быстрее подходят к процессам применения информационных технологий, так как из-за большого объема
происходящих внутри процессов движения персонала, оформления различного
рода кадровых документов (приказов, распоряжений, справок), вести автоматизированный документооборот становится просто необходимым.
Использование автоматизированных технологий позволяет существенно повысить эффективность работы кадровой службы. Документы по личному составу –
это специфическая документация, требующая специализированных программ для
работы с ней. Сегодня практически в любой организации есть свой IT-отдел.
Рынок информационных технологий предлагает широкий выбор программных продуктов для решения актуальных проблем управления персоналом
и оптимизации бизнес-процессов в компаниях разного уровня организационного развития и разных направлений деятельности. В том числе имеется возможность использования разнообразного количества онлайн-сервисов, которые
имеется возможность применять в организациях.
Автоматизированная система управления кадровой службой позволяет
вести учет работников, издавать и регистрировать приказы, следить за предоставлением отпусков, получать разнообразную аналитическую информацию и
146
решать многие другие задачи. Программы управления человеческими ресурсами помогают не только эффективно распределять трудовые ресурсы и управлять капиталом, но и являются источником, из которого служащие могут получать сведения как корпоративного, так и индивидуального характера.
Системы учета кадров были разработаны на основании программ расчета
заработной платы. В дальнейшем функционал этих программ значительно расширился. Это было связано с осознанием руководителей предприятий необходимости качественных изменений в работе отдела кадров.
Программный продукт по управлению кадровой службой позволяет:
− оперативно получать аналитическую информацию и принимать обос-
нованные управленческие решения;
− организовать бизнес-процессы по управлению персоналом, исключить
многократный ввод одних и тех же данных в учетную систему и оптимизировать ежедневную работу сотрудников различных служб
компании;
− наладить эффективный учет всей информации, относящейся к персо-
налу компании, создавая тем самым основу для анализа и планирования затрат на персонал;
− вести учет в соответствии с законодательством и минимизировать
риск финансовых санкций со стороны фискальных органов.
На сегодняшний день существует достаточно много систем управления
кадровой службой, представленных как комплексными программами, которые
охватывают весь диапазон задач управления человеческими ресурсами, так и
узкоспециализированными решениями.
Новые информационные технологии и реализованные на их основе информационные системы являются мощным инструментом для организационных изменений, которые «вынуждают» предприятия перепроектировать свою
структуру, область деятельности, коммуникации, ресурсы, провести полную
реорганизацию бизнес-процессов для достижения новых стратегических целей.
Внедрение информационных технологий может приводить к организационным изменениям различной степени: от минимальных изменений, до далеко идущих. Все зависит от стратегии компании, предметной области ее деятельности, от
уровня развития сети бизнес-процессов, от степени интеграции информационных
ресурсов и, конечно, от решимости и настойчивости высшего руководства предприятия довести начатые преобразования до логического завершения.
147
Контрольные вопросы
1. В чем состоят отличия информации, данных и знаний?
2. Перечислите авторов, которые внесли значительный вклад в развитие
исследований, посвященных роли информации в экономике и менеджмента. В чем конкретно состоит их вклад?
3. Перечислите виды информации в управлении персоналом.
4. Опишите механизм создания знаний.
5. В чем заключается основное конкурентное преимущество компании
при внедрении информационных технологий?
148
Тема 20. Информационное и техническое обеспечение системы
управления персоналом в организации
Цель: формирование у обучающихся представления об информационном
и техническом обеспечении, используемом в информационных процессах.
План
1. Информационное обеспечение в социально-экономических системах.
2. Техническое обеспечение в социально-экономических системах.
Информационное обеспечение службы управления персоналом – это
совокупность реализованных решений, касающихся объема, размещения и
форм организации информации, обращающейся в службе управления персоналом при ее функционировании. Оно включает в себя: оперативную, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации, системы документации унифицированные и специальные.
Необходимость сбора, хранения, переработки, анализа большого объема
информации, предоставления ее пользователям (субъектам управления – кадровой службе и руководителям структурных подразделений) в удобной форме
ставит задачу создания в организации соответствующей информационной системы.
Процесс управления можно представить как обработку информации, следовательно, чем качественнее обработка информации, тем эффективнее управление.
Информационные технологии участвуют в совершенствовании управления. В настоящее время на базе информационных технологий решаются важные задачи управления персоналом:
− подбор персонала (отбор, найм);
− кадровый учет персонала (штатное расписание, движение персонала,
должностные инструкции, положения, табельный учет и т.д.);
− отчетность (выделим данное направление как отдельное, так как отче-
тов, которые подает служба по управлению персоналом в ПФР, военкомат, службу занятости и т.д., каждый раз становится больше, требования становятся более жестче, формы представления меняются);
− развитие персонала (внутреннее и внешнее обучение);
149
− оценка и аттестация персонала (чаще всего данные мероприятия про-
водятся либо до предстоящего обучения, чтобы понять потребность и
слабые стороны, которые в ходе обучения необходимо проработать,
либо после проведенного обучения, чтобы оценить уровень полученных в ходе обучения знаний);
− мотивация персонала.
Сущность информационного обеспечения состоит в информационном
отображении условий, состояния и результатов производственного процесса и
обмене информацией между органом и объектом управления для регулирования его деятельности.
Основная цель подсистемы информационного обеспечения заключается в
том, чтобы представить для решения задач управления необходимые и достоверные сведения в достаточно полном объеме, своевременно и в удобной для
использования форме, требующей минимальных затрат машинного времени и
труда. Поздно полученная информация часто становится бесполезной, так как
решение уже принято.
Информационное обеспечение подразделяют на внемашинное и внутримашинное. К внемашинному информационному обеспечению относят: оперативную документацию, содержащую сведения о состоянии управляемого объекта и среды, нормативно-справочные документы, включающие систематизированную проектно-сметную, техническую, технологическую, организационную и производственную документацию, а также архивную информацию; систему классификации и кодирования информации; инструкции по организации
ввода, хранения, внесения изменений в нормативно-справочную документацию, в том числе и в массивы данных о среде.
Внутримашинное информационное обеспечение включает в себя информационную базу на машинных носителях и систему программ ее организации,
накопления, ввода и доступа к данным. Источником формирования внутримашинного информационного обеспечения служит внемашинная информационная база.
Внутримашинное информационное обеспечение включает информационную базу на машинных носителях и средства ее ведения. Структура внутримашинной базы определяется моделью логически взаимосвязанных данных конкретной предметной области. В базу данных также входят отдельные невзаимосвязанные массивы входных, выходных и промежуточных данных, хранимых
на машинных носителях. Большое внимание в процессе проектирования внут-
150