Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Кадровое администрирование и электронный документооборот. Курс лекций.pdf
римашинной информационной базы уделяется эффективной организация данных, хранимых в информационной базе.
К разработке информационного обеспечения службы управления персоналом предъявляется ряд организационно-методических требований:
− рациональная интеграция обработки информации в информационной
базе, сокращение числа форм документов;
− возможность машинной обработки информации, содержащейся в до-
кументах и во внутримашинной сфере;
− необходимая избыточность информационного обеспечения, позволя-
ющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.
Техническое обеспечение представляет собой систему связанных между
собой технических средств, предназначенных для сбора информации, ее регистрации, накопления, обработки, передачи, вывода и представления. Корпоративное информационное обеспечение компании позволяет решать задачи с минимальными затратами, как трудовыми, так и финансовыми, точно и в срок.
В комплекс технических средств входят:
− компьютеры любых моделей;
− устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода инфор-
мации;
− устройства передачи данных и линий связи;
− оргтехника и устройства автоматического съема информации;
− эксплуатационные материалы и др.
Документацией оформляются предварительный выбор технических
средств, организация их эксплуатации, технологический процесс обработки
данных, технологическое оснащение.
Документацию можно условно разделить на три группы:
− общесистемную, включающую государственные и отраслевые стан-
дарты по техническому обеспечению;
− специализированную, содержащую комплекс методик по всем этапам
разработки технического обеспечения;
− нормативно-справочную, используемую при выполнении расчетов по
техническому обеспечению.
Исходными данными для выбора технических средств являются:
151
− характеристики задач, предназначенных для решения службой управ-
ления персоналом организации;
− характеристики технологического процесса обработки информации;
− технические характеристики оборудования, которое может быть ис-
пользовано как составная часть КТС службы управления персоналом.
Основными характеристиками задач, которые должны учитываться при
выборе оборудования, являются:
− носители входной и выходной информации (документы, типизиро-
ванные бланки, машинные носители информации и т. д.);
− объем входной и выходной информации по указанным носителям;
− объемы вычислительных работ;
− сроки выполнения работ по решению задач управления персоналом;
− формы и способы представления результатов решения задач пользо-
вателям.
При выборе оборудования следует учитывать назначение и состав ком-
плектов оборудования и его основные характеристики:
− производительность при выполнении технологических операций;
− надежность работы;
− совместимость работы оборудования различных типов, в том числе
персональных компьютеров;
− стоимость оборудования;
− состав и количество обслуживающего персонала;
− площадь, требуемая для размещения оборудования.
Средства передачи информации: системы телетайпной, телефонной, фак-
симильной связи. Предназначены для передачи информации в пространстве.
Средства выдачи информации: печатающие устройства, знаковые индикаторы, видеотерминальные устройства (дисплеи), графопостроители. Предназначены для преобразования информации в вид, удобный для восприятия человеком.
Следует отметить, что важную роль в техническом обеспечении играют
программные продукты, используемые в деятельности специалистов по управлению персоналом (табл. 10).
Объемные данные потоков информации вместе с расчетными данными
относительно степени сложности разрабатываемых алгоритмов и программ
152
позволяют выбрать и рассчитать компоненты технического обеспечения. Вы-
Направление
Перечень ПП
1
2
3
1. Подбор персонала
E-Staff Рекрутер
Хантфлоу
Размещение вакансий, отслеживание
2. Кадровый учет
1С: Зарплата и Кадры
Ведение табельного учета, составле-
3. Отчетность
1С: Зарплата и Кадры
Создание отчетов для передачи в
через Контур)
3. Обучение
1С: КОРП
Заведение и согласование договоров
4. Мотивация
1С: Управление по целям и
KPI MONITOR
Создание показателей для оценки
6. Оценка и аттеста-
1С: Оценка персонала
Диагностика для автоматизации те-
«360 градусов»
бранный комплекс технических средств дает возможность определить тип операционной системы, разработанное программное, информационное обеспечение позволяет организовать технологию обработки информации для решения
задач, входящих в соответствующие функциональные подсистемы.
Таблица 10
Программные продукты, используемые в практике управления персоналом
работы
(программных продуктов)
Битрикс24
Friend work
Talantix
Potok
SAP HR
БУХСОФТ: зарплата и кадры
Контур персонал
Босс-Кадровик
ЕКАСУТР
SAP HR
Контур персонал
КАДРЫ ПЛЮС
Пример что можно делать
заявок, откликов от соискателей, автоматическое составление статистической отчетности по подбору персонала
ние и изменение штатного расписания, внесение изменений в трудовой
договор между работником и работодателем (движение персонала,
прием, увольнение), отпуска, больничные листы и т.д.
ПФР, военкомат, центр занятости
населения, статистические формы
отчетности. Передача отчетности по
каналам коммуникации (чаще всего
персонала
персонала
ция персонала
Контур.Школа
KPI
ELMA KPI
Кадриль
Hurma System
WikiWorks
StartExam
Пряники
на обучение сторонними экспертами,
согласование и подача заявок на
обучение от структурных подразделений), создание электронных образовательных курсов
эффективности работы и вознаграж-
дения сотрудников
стирования кандидатов и оценки со-
трудников, в том числе методом
153
Контрольные вопросы
1. Как вы понимаете термин «техническое обеспечение»?
2. Как вы понимаете термин «информационное обеспечение»?
3. Какие виды информационного обеспечения вы знаете?
4. Что в себя включает внутримашинное и внемашинное обеспечение?
5. Какие средства сбора и регистрации информации вы знаете?
6. Какие средства передачи информации вы знаете?
7. Какие программные продукты используются службами УП для авто-
матизированного технического обеспечения?
154
Тема 21. Электронный документооборот и электронная подпись
Цель: формирование у обучающихся представления об электронном до-
кументообороте, его значении для функционирования предприятия и электронной подписи.
План
1. Сущность системы электронного документооборота (СЭД), его роль в
управлении персоналом.
2. Оценка эффективности СЭД.
3. Обзор рынка СЭД.
4. Понятие электронной подписи, виды электронной подписи и ключи
электронной подписи.
Электронный документ (ЭД) – документ, созданный с помощью средств
компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
Документооборот – система создания, интерпретации, передачи, приема
и архивирования документов, а также контроля их выполнения и защиты от несанкционированного доступа.
Электронный документооборот (ЭДО) – совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном
виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
Виды электронного документооборота:
− производственный документооборот;
− управленческий документооборот;
− архивное дело (совокупность процедур архивного документооборота);
− кадровый документооборот (процедуры кадрового учета);
− бухгалтерский документооборот;
− складской документооборот;
− секретное и конфиденциальное делопроизводство;
− технический и технологический документооборот и др.
Преимущества электронного документооборота:
155
− Экономия времени: служащие тратят меньше времени на поиск бу-
мажных документов.
− Более адекватное использование физического пространства и техники.
− Повышение прозрачности внутренней работы предприятия.
− Ведение личной истории каждого файла и сопутствующей документа-
ции.
− Больше гибкости в отношении физического местонахождения сотруд-
ников.
− Повышение безопасности информации и документов.
− Снижение затрат на распечатку, почтовые марки, конверты и пере-
сылку.
− Повышение уровня удовлетворённости служащих и руководителей.
Задачи систем электронного документооборота:
− Обеспечение эффективного управления за счет автоматического кон-
троля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на
всех уровнях.
− Поддержка системы контроля качества, соответствующей междуна-
родным нормам.
− Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к ин-
формации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности
хранения всей предыстории его деятельности.
− Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние
служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности).
− Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их вы-
полнения и контроля.
− Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предпри-
ятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление
потоками документов в организации.
− Исключение необходимости или существенное упрощение и удешев-
ление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного
электронного архива.
Критерии выбора системы электронного документооборота:
156
− Требования по объему хранения. Необходимо выбрать систему доку-
ментооборота, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM – Hierarchal Storage Management). Этот механизм хранит
наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и
наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители.
− Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выпол-
нения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т.д.).
− Необходимость автоматизации административного управления орга-
низацией. Степень сложности организационной структуры.
− Наличие территориально распределенных подразделений. Этот фак-
тор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к
репликации данных и т.д.
− Наличие бумажного архива большого объема. Некоторые системы до-
кументооборота поставляются с уже интегрированными подсистемами массового ввода документов.
− Наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы доку-
ментооборота.
− Необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении
потоками работ (work flow managing). Как продолжение этой необходимости потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов,
возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов.
− Требования по срокам хранения документов. При больших сроках
хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации параллельного архива на микрофильмах.
− Требования к «открытости», расширяемости системы. Возможность
интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования.
− Необходимость хранения изображений документов. Использование в
организации специфических форматов хранения документов. Необходимость поддержки инженерных и конструкторских задач, других
особенностей деятельности предприятия.
157
− Необходимость развитых средств поиска информации. Полная под-
держка системой языков имеющихся в организации документов.
− Требования к безопасности (шифрование, организация доступа, и
т. д.). Возможность использования уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе
документооборота.
− Требования по соответствию определенным стандартам: внутренним,
отраслевым, ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации.
Любая система электронного документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют
конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с
позиционированием продукта.
Основное внимание при выборе такой платформы стоит уделить:
− организации хранилищ электронных документов;
− автоматизации документооборота с учётом индивидуальных особен-
ностей организации;
− интеграции с существующей информационной средой.
Проблемы внедрения системы электронного документооборота:
− Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучать-
ся и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности
для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.
− Фактор директора «советского типа» – нежелание непосредственно
работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.
− Постоянные структурные изменения в организации, слабая формали-
зация бизнес-процессов.
− Необходимость обеспечения юридической силы документов (после
принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять
свою значимость).
− Необходимость взаимодействовать с внешним «бумажным» миром, в
особенности, если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа.
Внедрение СЭД, прежде всего, связано с тем, что данные системы позво-
ляют более эффективно управлять компаниями.
158
Автоматизация документооборота позволяет более продуктивно организовывать работу предприятия. Быстрое получение бумажного и электронного образцов документа посредством использования технологий сканирования, распознавания и печати документа делает легко доступным переход от бумажной версии документа к электронной и обратно. Таким образом, открывается способ безболезненного переноса документов из бумажного представления в электронное, при
этом появляется возможность использования преимуществ компьютеров.
Автоматизация документооборота предприятия позволяет повысить исполнительскую дисциплину, что осуществляется за счёт улучшения контроля
исполнения поручений по документам. Эффективная система уведомлений и
напоминаний заранее предупреждает всех должностных лиц о приближении
сроков исполнения распоряжений. При помощи формирования сводных отчётов и журналов легко составить полную картину работы как отдельных сотрудников, так и предприятия в целом. Возможность формирования индивидуальных маршрутов документов позволяет быстро создавать наиболее оптимальную
цепочку их движения внутри организации.
Сэкономить время удается на всех этапах деятельности сотрудников за
счёт использования интеллектуальных технологий работы с документами. Автоматическая генерация номера, подстановка текущей даты, использование
справочников и словарей позволяет уменьшить время регистрации и избежать
ошибок, связанных с заполнением реквизитов документов. Средствами системы осуществляется мгновенный поиск документов и поручений, вместе со всеми вложениями и связками. Поиск документов можно производить по их содержанию и любой комбинации реквизитов. При этом возможно задание списка или диапазона значений, а также логических условий.
Хранение документов любых форматов, наличие удаленного доступа к
системе с компьютера, подключенного к сети Интернет, и архивное хранение
документов позволяет организовать Единое информационное пространство
предприятия. Поэтому пользователи системы получают максимально полную
информацию по всем запрашиваемым данным.
Обеспечение информационной безопасности достигается разграничением
прав и защитой от несанкционированного доступа, а также защитой от сбоев и
возможностью восстановления данных. В базе данных к каждому документу
приписывается пользователь или группа пользователей, которые имеют на него
либо полный, либо частичный доступ. Порой пользователь, которому не предоставлен доступ к документу, даже не догадывается о самом его существовании.
159
Разграничение прав пользователей совместно с использованием ЭЦП обеспечи-
Название
1
2
Предназначена для автоматизации процессов документооборота,
СЭД ELMA
В ELMA для всех имеющихся документов создается хранилище,
Платформа
Позволяет реализовать множество бизнес-задач. Она поддерживает
Платформа
Полнофункциональная CSP-платформа для автоматизации бизнес-
вает комплексный контроль обеспечения безопасности документа. Причем, если в случае бумажного документа, содержащего более чем одну страницу, подпись, как правило, ставится только на последнем листе, то в случае электронной версии подпись ставится одновременно для всех страниц, а также сопутствующих документов.
Помимо различных технических критериев, важным аспектом является экономическая целесообразность нововведения. Внедрение системы электронного документооборота по критерию экономичности так же является выгодным.
Разберем СЭД, используемые компаниями на текущий момент (табл. 11)
Таблица 11
Системы электронного документооборота
программного
продукта
NauDoc
Comindware
Краткое описание
ведения архива документов, контроля исполнительской дисциплины, удаленной работы с документами из филиалов и представительств, управления содержанием и структурой корпоративных
web-сайтов, поддержки системы контроля качества, соответствующей действующим международным нормам
которое называется электронным архивом. С помощью Архива
можно очень быстро найти нужный документ, используя либо его
название, либо некоторые реквизиты. При этом каждый пользователь может ознакомиться исключительно с теми документами, к
которым у него есть доступ
BPM, управление кейсами, проектами, объединяет сотрудников для
работы и коммуникации в корпоративной среде. Эта Low-code объединяет возможности системы управления заказами (CRM), документооборотом (ECM), IT-инфраструктурой (ITSM) и многое другое
DocVision
процессов и задач обработки документов. Решения на базе платформы Docsvision помогают хранить весь цифровой контент организации, управлять документами и бизнес-процессами, объединять
разрозненные бизнес-подразделения в едином «прозрачном» поле,
а также соответствовать необходимым стандартам оформления документов
160