Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Кадровое администрирование и электронный документооборот. Курс лекций.pdf
Регламентированный учет строится по правилам, основывающимся на
внешних законах и одинаковых для всех предприятий, ведется отдельно для
каждой организации (собственного юридического или физического лица).
Управленческий учет строится по правилам, разработанным внутри предприятия; его данные используются для целей управления, ведется по предприятию в целом.
Учет и расчет заработной платы в программе ведется в разрезе организаций. Список организаций и индивидуальных предпринимателей данной информационной базы хранится в справочнике «Организации» (Операции – Спра-
вочники – Организации).
После ввода сведений об организации пользователю следует ввести информацию о подразделения и должностях организации, что потребуется при
формировании штатного расписания организации.
Ввод подразделений вводится в справочнике Подразделения организаций
(Операции – Справочник – Подразделения организаций). При открытии окна
«Подразделения организаций» необходимо выбрать рассматриваемую организацию.
В справочнике Должности организаций добавляются соответственно все
должности организации. При вводе должностей рекомендуется использовать
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и
тарифных разрядов (подбор из ОКПДТР на панели задач окна «Должности организаций). После заполнения справочников «Должности организаций» и «Подразделения организаций» следует перейти к составлению штатного расписания
(Кадровый учет организации – Штатное расписание – штатное расписание).
Штатная единица – должность (элемент справочника «Должности организаций») в конкретном подразделении организации. Штатное расписание ведется отдельно для каждой организации. Штатное расписание может быть выведено в отчет в виде унифицированной формы № Т-3. (Кадровый учет организации – Штатное расписание – Унифицированная форма Т3). Кроме этого
имеются отчеты для получения актуальной штатной расстановки организаций и
сравнительного анализа количества штатных единиц, предусмотренных штатным расписанием, и реально занятых ставок (Кадровый учет организации –
Штатное расписание – Штатная расстановка).
При приеме на работу в организацию кадровику следует придерживаться
следующего алгоритма:
181
1. Ввести данные о физическом лице в справочнике «Физические лица»
(Операции – Справочник – Физические лица).
2. Создать трудовой договор на сотрудника (Кадровый учет организации
– Кадровый учет – Трудовой договор).
3. Оформить приказ о приеме на работу.
При заполнении справочника «Физические лица» вводятся фамилия, имя,
отчества сотрудника, его личные данные (данные документа, удостоверяющего
личность, адрес проживания / прописки, данные об образовании, трудовой деятельности, членов семьи и т.д.). При вводе необходимых данных рекомендуется
использовать соответствующие общероссийские классификаторы.
При завершении оформления трудового договора следует «записать»
данный документ. Для просмотра печатной формы трудового необходимо
нажать Печать-Печать в правом нижнем углу окна «Трудовой договор».
При оформлении приказа на работу достаточно сделать следующие действия: выбрать организацию, указать работника, который принимается на работу, выбрать трудовой договор работника. Для просмотра печатной формы, аналогично трудовому договору, необходимо в правом нижнем углу окна «Прием
на работу в организацию» нажать Печать и выбрать необходимую форму.
При завершении создания документа следует «записать» и провести документ.
График отпусков в программе «1С: Зарплата и управление персоналом 8»
составляется с помощью документа График отпусков организаций (Кадровый
учет организаций – Кадровый учет – Вод графика отпусков организаций).
Предоставление отпуска работнику/нескольким работникам (кроме отпуска по
уходу за ребенком) регистрируется в программе документом Отпуска организаций (Кадровый учет организации – Кадровый учет – Отпуска организаций). В
открывшемся окне выбирается организация, а также ответственный за составление данной формы. Табличная часть может быть автоматически заполнена на
основании графика отпусков (по кнопке Заполнить – Заполнить по графику отпусков верхней командной панели документа). По кнопке Печать можно сформировать печатную форму приказа о предоставлении отпуска работнику/работникам по формам № Т-6 и Т-6а.
При начале работы в кадровом учете необходимо заполнить справочники
«Подразделения» (Операции – Справочники – Подразделения) и «Должности»
(Операции – Справочники – Должности).
182
Важная функция, реализуемая в рамках управленческого учета – это подбор персонала. При подборе персонала необходимо заполнить ряд форм. Прежде всего, ввести сведения о кандидатах в справочник «Физические лица». После
заполнения указанного справочника перейти к регистрации кандидата (Управление персоналом – Подбор персонала – Зарегистрировать кандидата).
При регистрации кандидата указываются следующие данные: Ф.И.О.
кандидата, подразделение, должность, на которую претендует кандидат, дата
регистрации. При завершении заполнения документа его нужно Записать и
Провести. По результатам проведения собеседования заполняется документ
«Регистрация собеседования с кандидатом» (Управление персоналом – Подбор
персонала – Ввести собеседование с кандидатом). В данной форме указываются Ф.И.О. кандидата, подразделение, должность, дата проведения собеседования, менеджер, проводивший собеседование, делаются отметки о проведении
собеседования, а также информация о принятом решении по результатам собеседования.
Программа также позволяет разработать систему оценки персонала: описать произвольное количество компетенций работников, назначить шкалу и
разработать критерии оценок для каждой компетенции, сформировать списки
должностных компетенций предприятия.
Под компетенцией подразумеваются формализованные критерии оценки
качеств персонала (как личные – ответственность, работоспособность, так и
профессиональные знания и навыки).
Шкалы оценок хранятся в справочнике «Шкалы оценок компетенций работников» (Управление персоналом – Персонал – Аттестации – Шкалы оценок
компетенций).
Для каждой должности кадрового плана можно назначить свой список
компетенций. При аттестации работника, занимающего определенную должность, можно будет автоматически получить соответствующий список компетенций для оценки. Должностные компетенции вводятся на закладке «Компетенции» формы элемента справочника «Должность».
Для проведения аттестации работника и регистрации оценки по компетенциям предназначен документ «Аттестация работника» (Управление персоналом – Персонал – Аттестации – Аттестация работника)
Работа с документом производится в 2 этапа:
183
− на этапе планирования аттестации создается новый документ, он за-
полняется списком оцениваемых компетенций работника, после чего за-
писывается в информационную базу без проведения; распечатывается
оценочный лист;
− по результатам аттестации в документ вводятся оценки компетенций ра-
ботника с проставлением даты получения оценки и документ проводится.
Инструмент «Аттестация работников» позволяет просмотреть актуальные
оценки и список компетенций для каждого работника». Отчет «Оценки компетенций работников» предназначен для отображения сводных результатов аттестаций работников за выбранный период времени.
Подсистема «Обучение персонала» позволяет создавать планы обучения
работников предприятия и регистрировать прохождение курсов обучения работниками.
В случае внутреннего обучения обычно требуется разработать учебный
курс, а в случае внешнего обучения – ввести в программу готовый курс обучения. Для разработки учебного курса сначала описывается список занятий, из
которых впоследствии формируется курс. При описании готового курса обучения его обычно не разбивают на отдельные занятия.
Справочник «Формы обучения» предназначен для хранения видов форм
проведения отдельных занятий. Справочник уже заполнен основными видами
занятий, но его можно дополнять. Вызвать его можно командой меню «Операции – Справочники – Формы обучения».
Справочник «Документы об образовании» описывает виды документов,
которые могут выдаваться работникам по результатам обучения.
Справочник вызывается командой меню «Операции – Справочник – Документы об образовании».
В Справочнике «Занятия курсов обучения» описываются отдельные занятия, из которых впоследствии могут формироваться курсы обучения. Справочник вызывается командой меню «Персонал – Обучение – Занятия».
Для каждого занятия указывается его наименование, текстовое описание,
длительность в часах, форма проведения и список компетенций, на развитие
которых направлено занятие.
Для каждой компетенции указывается ее вес в составе занятия. В качестве
веса может выступать, например, процент времени от общей длительности за-
184
нятия, посвященного развитию конкретной компетенции. Сумма весов должна
быть 100 %.
Справочник «Курсы обучения» вызывается командой раздела «Персонал –
Учебные курсы». Справочник является иерархическим, что позволяет группировать курсы обучения произвольным образом.
В случае внутреннего обучения на основании данных из справочника
«Занятия курсов обучения», можно рассчитать объем курса в часах и заполнить
список компетенций, на развитие которых направлен курс. Для этого предназначена кнопка Составить по занятиям на нижней командной панели формы.
При ее нажатии происходит автоматическое заполнение реквизитов формы, отмеченных *.
Контрольные вопросы
1. Что такое регламентированный учет?
2. Что такое управленческий учет?
3. Чем отличаются термины организация и предприятие в 1С:ЗУП?
4. Опишите, как создать новую организацию и внести сведения о ней
в систему.
5. Опишите алгоритм оформления приема на работу сотрудника в
1С:ЗУП.
6. В чем состоит разница форм «Ввод графика отпусков» и «график отпусков в 1С»?
7. Какие функции входят в управленческий учет в 1С:ЗУП?
8. Опишите процедуру подбора персонала 1С:ЗУП?
185
Тема 25. Использование справочно-правовых систем
в управлении персоналом организации
Цель: формирование у обучающихся представления о справочно-
правовых системах (СПС), основных принципах работы и выборе СПС.
План
1. Справочно-правовые системы: история, понятие и виды.
2. Консультант-Плюс.
3. Гарант.
4. Кодекс.
Вся деятельность служб управления персоналом подчиняется нормам
правового обеспечения с целью достижения эффективной деятельности организации. Для грамотной и продуктивной деятельности организации используются
средства юридического воздействия на объекты управления персоналом. К таким воздействиям относятся правовое регулирование трудовых отношений
между работодателями и наемными работниками, защита прав и законных интересов работников. Основную работу по правовому обеспечению ведет юридический отдел предприятия, но законодательные акты, регулирующие трудовые отношения, должны быть на рабочем столе каждого менеджера и руководителя. К основным законодательным актам, регулирующим трудовые отношения, относятся Гражданский, Трудовой кодексы РФ, Закон РФ «О занятости
населения в Российской Федерации», постановления Правительства, акты Министерства труда и социальной защиты РФ.
Также частью правового обеспечения системы управления персоналом
организации являются локальные акты: приказы руководителя организации по
кадровым вопросам; положения о структурных подразделениях, должностные
инструкции; стандарты организации.
В систему нормативных актов о труде входят генеральные, отраслевые
(тарифные), специальные (региональные) соглашения, коллективные договоры,
а также акты ненормативного характера, распоряжения, указания, которые могут издавать руководители службы управления персоналом по вопросам поощрения ими работников или наложения взысканий, предоставления отпусков.
186
Изменения в Трудовом кодексе РФ устанавливают особый режим получения, хранения, обработки, использования, передачи информации, содержащей личные данные работников, за несоблюдение которого назначена административная, дисциплинарная, уголовная или гражданско-правовая ответственность.
Основными задачами правового обеспечения системы управления персоналом являются:
− правовое регулирование трудовых отношений между работодателем и
работником;
− защита прав и законных интересов работников;
− соблюдение, исполнение и применение норм действующего законода-
тельства в области труда, трудовых отношений;
− разработка и утверждение локальных нормативных актов организаци-
онного, организационно-распорядительного и экономического характера;
− подготовка предложений об изменении действующих или отмене
устаревших и фактически утративших силу нормативных актов, изданных в организации по трудовым, кадровым вопросам.
Источниками правовой информации, ориентированными на определенные слои потребителей, являются печатные СМИ, телевидение, радио, специализированные семинары и конференции, юридические конторы, правовые
страницы в Интернете и справочно-правовые системы, являющиеся наиболее
удобным, оперативным и массовым инструментом, источником повышения
производительности труда специалистов при решении правовых вопросов в
профессиональной деятельности.
Справочно-правовые системы (СПС, информационно-правовые системы) – класс специализированных, содержащих нормативно-справочную и консалтинговую информацию специалистов по праву, управлению персоналом,
бухгалтерскому и налоговому учету, судебные решения, типовые формы деловых документов и др.
Первой электронной картотекой правовой информации (прообраз СПС)
можно считать бельгийскую систему «CREDOC» (1967), созданную несколькими
университетами и Бельгийским союзом адвокатов и нотариусов и включающую в
себя в основном документы внутреннего и международного права. Пользователь
получал информацию из специального бюро через несколько дней.
187
В том же 1967 г. разработана первая американская СПС «Lexis» (сейчас
«LexisNexis»), основное отличие которой состояло в том, что она была полно-
текстовой, т.е. позволяла не только находить данные (поиск был возможен по
контексту и датам), но и работать с текстами, а также содержала дополнительную информацию к ним. В 1980 г. в «Lexis» было включено британское
законодательство, с 1981 г. – и британские судебные прецеденты. В это же время система стала доступна пользователям Великобритании, а с 1985 г. – Австралии.
В СССР создание СПС началось в 1975 г. Был создан Научный центр
правовой информации (НЦПИ) при Министерстве юстиции СССР, в задачи которого вошли государственный учет нормативных актов и разработка правовых
баз данных. В этом центре была создана система «Эталон», предназначенная
для использования в государственных структурах.
Динамичное развитие российского законодательства, широкое распространение персональных компьютеров и активность негосударственных компаний в 1980–1990-е гг. сыграли важную роль в создании рынка СПС в России.
В 1989 г. агентство «Intralex» представило программный комплекс «Юридическая справочно-информационная системам (ЮСИС)».
В 1990 г. была выпущена СПС «Гарант» (НПО «Вычислительная математика и информатика»), в составе которой международные и федеральные документы, судебные решения, финансовые консультации, тексты указов, судебная
и арбитражная практика, международные договоры, проекты законов, формы
документов, бизнес-справки и пр.
В 1992 г. та же фирма выпустила СПС «Консультант-Плюс», содержащую новые решения – оперативное обновление информации на компьютерах
пользователей, организацию качественного и надежного сервиса. В систему
включены федеральные и международные документы, судебные решения, финансовые консультации. Состоит из федеральной, региональной и местной баз
данных.
В последующие годы была создана СПС «Кодекс», основным отличием
которой является большое количество нормативно-технических документов
(ГОСТ, СНиП, СанПиН и т.д.), наличие специализированных справочных систем по различным отраслям – строительство, экология, электроэнергетика,
охрана труда и т.д.
188
Государственные системы, например база данных законодательных документов ГД РФ (система «Закон»), база правовых актов верховных органов
власти (центр правовой информации «Система»), информационно-правовая система под названием «Законодательство России», а также базы данных Минюста и МИДа России.
Коммерческие системы:
− «КонсультантПлюс»;
− «Гарант»;
− «Кодекс».
Особенностью интегрированных СПС является совмещение функций
бухгалтерской, офисной и правовой информационных систем. Такое решение
позволяет специалисту, не прерывая работы, уточнить информацию по интересующей теме, например при изменениях в бланках отчетности можно одновременно ознакомиться с инструкцией по заполнению этих бланков. Наибольшую
активность в разработке этого направления проявляет фирма «Гарант».
СПС на российском рынке представлены также автоматизированными
рабочими местами (АРМ): «Юрист» (компания «Интралекс»), «Референт» (ЗАО
«Референт-Сервис»).
Консультант-Плюс. Справочно-правовая система «Консультант Плюс»
открывает доступ к самым разным типам правовой информации: от нормативных актов, материалов судебной практики, законопроектов, финансовых консультаций, схем отражения операций в бухучете до бланков отчетности и узкоспециальных документов. Принцип и формы построения данной системы состоят в следующем. Документы физически содержатся в Едином информационном массиве «Консультант Плюс». Поскольку документы каждого типа имеют свои специфические особенности, они включаются в соответствующие разделы информационного массива. Названия разделов сформулированы таким
образом, чтобы можно быстро сориентироваться и понять, какие документы в
каком разделе находятся. Основной список разделов представлен в виде интерфейса системы.
Каждый раздел состоит из Информационных банков. Информационные банки различаются полнотой информации и характером содержащихся в них документов. Это дает возможность при установке «Консультант Плюс» гибко подходить к выбору объема информации, заказывая необходимые информационные
банки. Представим краткую характеристику разделов информационного массива.
189
Законодательство: включает нормативные и иные официальные акты федеральных и региональных органов государственной власти, федеральное законодательство, законодательство 85 субъектов РФ. Около 1 800 тыс. документов.
Судебная практика: включает судебные акты, материалы по вопросам
правоприменительной практики, подборки судебных решений, документы
высших судебных органов Федеральных арбитражных судов всех 10 округов,
арбитражная практика округов по налоговым спорам, решения арбитражных
судов первой и апелляционной инстанций, судов общей юрисдикции Москвы и
Московской области, а также других регионов. Более 550 тыс. документов.
Финансовые консультации: включает консультационные материалы по
бухгалтерскому учету, налогообложению, банковской, инвестиционной, внешнеэкономической деятельности, вопросам валютного регулирования, схемы отражения в бухучете финансово-хозяйственных операций (проводки), а также
материалы бухгалтерских печатных изданий, консультации в форме «вопросответ», формы первичных учетных документов, статьи из бухгалтерской прессы и книги. Около 150 тыс. документов.
Комментарии законодательства: включает комментарии к нормативным
актам федерального законодательства, постатейные комментарии к законам и
кодексам, книги, монографии, учебные пособия, статьи из юридической прессы. Около 16 тыс. документов.
Формы документов: включает типовые формы, бланки, образцы деловой
документации, формы типовых документов-договоров, заявлений, деклараций
и т.д. Около 32 тыс. документов.
Законопроекты: включает проекты федеральных законов, находящиеся на
рассмотрении в Федеральном Собрании РФ, тексты законопроектов и сопроводительные материалы, организационные документы Государственной Думы
ФС РФ. Около 43 тыс. документов.
Международные правовые акты: включает многосторонние и двусторонние международные договоры Российской Федерации, документы международных организаций, документы о ратификации, международные договоры РФ
со странами дальнего и ближнего зарубежья (СНГ). Около 15 тыс. документов.
Правовые акты по здравоохранению: включает нормативные документы
по медицине и фармацевтике, консультации по медицинской и фармацевтической деятельности, нормативные документы по здравоохранению, официаль-
190