Кадровое делопроизводство и стандартизация труда. Учебное пособие
.pdf
Министерство науки и высшего образования Российской Федерации
САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ПЕТРА ВЕЛИКОГО
А. Н. Бурмистров М. П. Синявина О. В. Калинина
КАДРОВОЕ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И СТАНДАРТИЗАЦИЯ ТРУДА
Учебное пособие
ПОЛИТЕХ-ПРЕСС
Санкт-Петербургский политехнический университет Петра Великого
Санкт-Петербург
2020
ББК 65.291.6я73 Б90
Р е ц е н з е н т ы: Кандидат экономических наук, доцент,
доцент Высшей школы управления и бизнеса СПбПУ А. Р. Каньковская Кандидат экономических наук, доцент кафедры организационного поведения и управления персоналом Высшей школы менеджмента СПбГУ
А. Ю. Лисовская
БурмистровА.Н.Кадровоеделопроизводствоистандартизациятруда:учеб.
пособие / А. Н. Бурмистров, М. П. Синявина, О. В. Калинина. – СПб. : ПО-
ЛИТЕХ-ПРЕСС, 2020. – 104 с.
Соответствует требованиям к содержанию дисциплины «Кадровое делопроизводство».
Впособиипредставленыосновныесведенияокадровомделопроизводстве, об организации документооборота предприятия и оформлении основных кадровых документов, а также об основных объектах стандартизации труда и составе соответствующих документов.
При использовании пособия следует учитывать, что значительная часть информациипокадровомуделопроизводствуосновананатребованияхзаконодательстваРФ,действующегонамоментнаписанияпособия.Законодательные требования меняются, а сведения, в которых сделаны ссылки на нормативныеакты,требуютуточнениянасоответствиетребованиямзаконодательства на момент использования пособия.
Пособиепредназначенодляиспользованиявразличныхдисциплинахпри получении профессионального образования на уровне бакалавриата и магистратуры. Пособие будет полезно всем, изучающим управление персоналом, в том числе по программам повышения квалификации и дополнительного высшего образования.
Табл. 3. Ил. 1. Библиогр.: 38 назв.
Печатается по решению Совета по издательской деятельности Ученого совета
Санкт-Петербургского политехнического университета Петра Великого.
|
© Бурмистров А. Н., Синявина М. П., |
|
Калинина О. В., 2020 |
ISBN 978-5-7422-7046-1 |
© Санкт-Петербургский политехнический |
doi: 10.18720/SPBPU/2/id20-183 |
университет Петра Великого, 2020 |
Ministry of Science and Higher Education of the Russian Federation
PETER THE GREAT ST. PETERSBURG
POLYTECHNIC UNIVERSITY
A. N. Burmistrov M. P. Sinyavina O. V. Kalinina
STAFF RECORDS
MANAGEMENT AND LABOR
STANDARDIZATION
Training manual
POLYTECH-PRESS
Peter the Great
St.Petersburg Polytechnic
University
Saint-Petersburg
2020
R e v i e w e r s:
Candidate (PhD) of Economics, associate professor at the Graduate School of Management and Business of SPbPU A. R. Kankovskaya
Candidate (PhD) of Economics, associate professor at the department of organizational behavior and personnel management of the Higher School of Management of SPbSU A. Y. Lisovskaya
BurmistrovA.N.Staffrecordsmanagementandlaborstandardization:training manual / A. N. Burmistrov, M. P. Sinyavina, O. V. Kalinina. – St. Petersburg: POLYTECH-PRESS, 2020. – 104 p.
Themanualcorrespondstothecontentrequirementsofthediscipline“Staff Records Management”.
The manual provides basic information on staff records management, including general information on the organization of document management and execution of basic staff documents, as well as on the main objects of labor standardization and the composition of the corresponding documents.
When using the manual, it is necessary to take into consideration that a significant part of information on staff records management is based on the requirementsofthelegislationoftheRussianFederation,effectiveatthemoment of writing the manual. Legislative requirements change and the data in which references are made to regulatory acts require clarification on compliance with the requirements of the legislation at the time of using the manual.
The manual is intended for various courses when obtaining professional education at the bachelor’s degree and master’s degree level, it will be useful for all those studying personnel management, including programs for advanced training and additional higher education.
Tables 3. Figures 1. References: 38 titles.
Printed by the Publishing Council
of the Peter the Great St. Petersburg polytechnic university Academic Council.
|
© Burmistrov A. N., Sinyavina M. P., |
|
Kalinina O. V., 2020 |
ISBN 978-5-7422-7046-1 |
© Peter the Great St. Petersburg |
doi: 10.18720/SPBPU/2/id20-183 |
polytechnic university, 2020 |
ОГЛАВЛЕНИЕ |
|
Введение..................................................................................................... |
7 |
Часть 1 |
|
Кадровое делопроизводство |
|
1. Кадровое делопроизводство как составная часть работ |
|
по «обеспечению и развитию персонала»................................................. |
9 |
1.1. Основные термины и определения................................................ |
9 |
1.2. Делопроизводство и документооборот, документопотоки |
|
и требования к ним....................................................................... |
11 |
1.3. Принципы рациональной организации документооборота....... |
17 |
Контрольные вопросы........................................................................ |
19 |
2. Организация документооборота.......................................................... |
20 |
2.1. Этапы документооборота в организации..................................... |
20 |
2.2. Схема документооборота и ее составление................................. |
20 |
2.3. Модель «жизненный цикл работника» как способ |
|
определения важнейших потоков кадровых документов............ |
23 |
Контрольные вопросы........................................................................ |
25 |
3. Важнейшие нормативные документы, используемые |
|
в кадровом делопроизводстве.................................................................. |
26 |
3.1. Источники права в делопроизводстве.......................................... |
26 |
3.2. Трудовой кодекс РФ – основной документ |
|
федерального уровня.................................................................... |
27 |
3.3. Законодательство о защите персональных данных |
|
работников.................................................................................... |
29 |
3.4. Законодательство об информации ограниченного доступа....... |
31 |
3.5. Законодательство об использовании |
|
государственной символики РФ.................................................. |
33 |
3.6. Законодательство о языках, используемых |
|
в делопроизводстве....................................................................... |
34 |
3.7. Законодательство, учитывающее отраслевые и другие |
|
особенности отдельных категорий организаций......................... |
35 |
3.8.Краткие сведения о других нормативных документах, необходимых для осуществления кадрового
делопроизводства.......................................................................... |
37 |
Контрольные вопросы........................................................................ |
39 |
4. Кадровые документы, обязательные для ведения трудовых |
|
отношений................................................................................................ |
40 |
4.1. Обязательные кадровые документы и особенности |
|
их подготовки ............................................................................... |
40 |
4.2. Трудовой договор.......................................................................... |
43 |
4.3. Трудовая книжка........................................................................... |
52 |
Контрольные вопросы........................................................................ |
54 |
5. Кадровые документы, обязательные при определенных |
|
обстоятельствах......................................................................................... |
54 |
5.1. Обстоятельства, при которых необходимо оформление |
|
определенных видов документов................................................. |
54 |
5.2. Локальные нормативные акты..................................................... |
56 |
5.3. Требования к оформлению кадровых документов...................... |
58 |
Контрольные вопросы........................................................................ |
61 |
Часть 2 |
|
Стандартизация труда |
|
6. Общие сведения о стандартизации труда в организациях.................. |
62 |
6.1. Стандартизация и виды стандартов............................................. |
62 |
6.2. Стандарты организации: виды и технология разработки |
|
системы стандартов организации............................................... |
64 |
Контрольные вопросы........................................................................ |
65 |
7. Стандартизация работ: регламентация бизнес-процессов |
|
и составление рабочих инструкций......................................................... |
66 |
7.1. Стандартизация сложных работ: регламенты |
|
Бизнес-процессов......................................................................... |
67 |
7.2. Стандартизация простых работ: рабочие инструкции................ |
73 |
Контрольные вопросы........................................................................ |
74 |
8. Стандартизация организационных единиц......................................... |
74 |
8.1. Общие сведения о документах, стандартизирующих |
|
подразделения и должности......................................................... |
74 |
8.2. Положение о структурном подразделении.................................. |
76 |
8.3. Должностная инструкция............................................................. |
81 |
Контрольные вопросы........................................................................ |
87 |
9. Другие виды стандартизации................................................................ |
87 |
9.1. Стандартизация результатов (продукции)................................... |
87 |
9.2. Стандартизация квалификации |
|
(профессиональные стандарты)................................................... |
89 |
9.3. Стандартизация норм поведения................................................. |
92 |
Контрольные вопросы........................................................................ |
93 |
Библиографический список..................................................................... |
93 |
Приложения.............................................................................................. |
97 |
ВВЕДЕНИЕ
Кадровое делопроизводство и стандартизация труда являются важными составными частями деятельности по управлению персоналом.
Впервойчастиданногопособиярассмотренывопросы,связанныесдокументационнымобеспечениемдеятельностипоуправлению персоналом и нормативными документами, регулирующими эту область управления.
Рационально построенный документооборот организации позволяет ей быстро реагировать на вызовы внешней среды, что являетсясерьезнымпреимуществомвконкурентнойборьбе.Эффективностидокументооборотауделяетсясерьезноевнимание,каждая современнаяорганизациястремитсярациональноорганизоватьи автоматизироватьработусдокументами.Автоматизациявозможна только при стандартизации.
Вторая часть пособия посвящена краткой характеристике возможныхобъектовстандартизациитруда,главнымобразомстандар- тизациибизнес-процессовиотдельныхработ(операций,функций, обязанностей).Такжесущественноевниманиеуделеноразличным видам стандартов, технологии разработки внутренних стандартов организации.
Внутренниестандартыорганизацииприихразработкедолжны бытьсогласованысомножествомнормативно-правовыхактовине противоречить законодательству Российской Федерации. Только использование системного подхода и понимание требований законодательства позволяет решить эту задачу.
7
Прииспользованиипособияследуетучитывать,чтозначительнаячастьинформациипокадровомуделопроизводствуоснована на требованиях законодательства РФ, действующего на момент написания пособия. Так как законодательные требования меняются, сведения, в которых сделаны ссылки на нормативные акты, требуют уточнения на соответствие требованиям законодательства.
Часть 1
КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
1. КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО КАК СОСТАВНАЯ ЧАСТЬ РАБОТ
ПО «ОБЕСПЕЧЕНИЮ И РАЗВИТИЮ ПЕРСОНАЛА»
Кадровоеделопроизводствокаждойорганизацииявляетсяважной частьюработ,связанныхсдокументационнымоформлениемвсехдействийпообеспечениюорганизацииперсоналом,функционированию иразвитиюсотрудниковорганизации,ихувольнением,представлениемрегламентированнойотчетностивгосударственныеорганыит.п.
1.1. Основные термины и определения
Делопроизводство–деятельность,обеспечивающаядокументи- рование,документооборот,оперативноехранениеииспользование документов (согласно п. 1 ГОСТ Р 7.0.8–2013)1.
Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (согласно п. 7
ГОСТ Р 7.0.8–2013)2.
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки (согласно п. 73 ГОСТ Р 7.0.8–2013)3.
1 ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Системастандартовпоинформации,библиотечномуииздательскомуделу. Делопроизводствоиархивноедело.Терминыиопределения»(утвержденный Приказом Росстандарта от 17 октября 2013 года № 1185-ст взамен ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). URL: http://docs.cntd.ru/document/1200108447.
2 Там же.
3 Там же.
9
Персонал(отлат.persona–личность)–коллективработниковили совокупностьлиц,осуществляющихтрудовыефункциинаоснове трудового договора (контракта). Если выполнение работ (услуг) осуществляетсянаосновегражданско-правовогодоговораподряда илииногосоглашения,тоэтилицаневходятвперсоналорганизации.ДанныйтерминширокоприменяетсявзаконодательствеРФ, в том числе в сочетании со словами «гражданский», «авиационный», «медицинский», «обслуживающий»4. В практической деятельноститермин«персонал»используетсякаксинонимтерминов «работники» или «кадры».
Жизненныйциклработника(TheEmployeeLifeCicle–ELC) – тео-
ретическаямодель,частоиспользуемаявHR-сфере.Онаописывает различные стадии, через которые проходит работник, взаимодействуя с организацией-работодателем5.
Трудовыересурсы–частьнаселениястраны,котораявсилупси- хофизиологических и интеллектуальных качеств способна производить материальные блага или услуги6.
Кадровыйрезерв–группаруководителейиспециалистов,облада- ющихспособностьюкуправленческойдеятельности,отвечающих требованиям, предъявляемым должностью того или иного ранга, подвергшихсяотборуипрошедшихсистематическуюцелевуюквалификационную подготовку7.
Карьера–результатосознаннойпозициииповедениячеловека в области трудовой деятельности, связанный с должностным или профессиональным ростом8.
4 Большойюридическийсловарь/В.А.Белов[идр.];подред.А.Я.Сухарева, В. Е. Крутских. М. : Инфра-М, 2003.
5 Жизненный цикл работника: шесть стадий // НR-JOURNAL. URL: http://www.hr-journal.ru/articles/ov/ov_692.html.
6 Кибанов А. Я. Управление персоналом организации / А. Я. Кибанов. URL: http://econom-lib.ru/4-6.php (глава 1.5).
7 Там же (глава 8.4).
8 Там же (глава 8.5).
10