Кадровое делопроизводство и стандартизация труда. Учебное пособие

так как именно от документооборота напрямую зависит надежное хранениеинформации,возможностьпоискавбазенужныхсведений, атакжесовременноеобеспечениепользователейсистемыоперативными данными.

Продуктивностьадминистративныхрешенийвзначительнойстепениобусловленаактуальностьюирелевантностьютойинформации, на основе которой они принимаются. Следовательно, организация документооборота является одним из важных компонентов общей системыуправления.Вееприоритетныезадачивходитконтрольисполненияруководящихрешений,разработкапоисковыхсистемиинформационноеобеспечениеработынепосредственныхисполнителей.

Маршрутная схема движения документов является основным принципомсистемыоборотаделовыхбумаг.Вданнойсхемепредставлены общие признаки документного потока, прописываются инстанции и определяются обязательные процедуры.

Рис. 2.1. Пример схемы документооборота предприятия13

13Справочниксекретаря.URL:https://www.sekretariat.ru/article/210942- qqq-17-m6-shemy-dokumentooborota.

21

В данной схеме (см. рис. 2.1) указаны исполнители (т. е. подразделения, принимающие участие в обработке данного потока), маршрут(т.е.порядокследованияисполнителей),наличиереверсивных движений (попадает ли документ несколько раз к одному исполнителю),характеропераций(осуществляемыхкаждымконкретным исполнителем).

Каждыйвидработыподвергаетсятщательномуанализу,согласно которому разрабатывается блок-схема, визуализирующая весь процесс.Последовательностьдействий,необходимыхдлярешения задачи, получает графическое оформление. Унифицированной схемы документооборота не существует14. Каждому предприятию необходимо ее разрабатывать самостоятельно. Чем крупнее предприятие,чембольшеунегофункций,темболеедетальнымдолжна быть схема.

Этап первый. Определяем документы для схемы. Вам нужно составитьпереченьвсехдокументов,которыеиспользуютсявходе работыкомпании.Внегонужновключитьнетолькоежедневныедокументы(накладные,акты,кадровыедокументы),ноидокументы, которые составляются редко (например, документы, касающиеся представительских расходов или рекламных акций).

Этап второй. Назначаем ответственных за оформление документов. С первичной документацией это сделать достаточно просто – тот, кто составляет, тот и отвечает за оформление. Дляоформленияостальныхбумагответственныхпридетсяназначить. Необходимо также назначить ответственных за сохранность документов и их своевременное представление адресатам.

Этап третий. Устанавливаем сроки. Срок, в который ответ- ственныйработникдолженпредоставитьдокумент,–важнаячасть схемы документооборота, которую часто называют графиком документооборота.Срокможетбытьустановленвмесяцахилиднях, прошедших со дня исполнения бумаги.

Этап четвертый. Выбираем оформление схемы или графика документооборота.Оформлениеможетбытьпредставленоиввиде

14Академик.Словари.URL:https://dic.academic.ru/dic.nsf/ruwiki/231908.

22

блок-схемы,другихвидовсхем,текстаилитаблицы.Длянебольшой организацииподойдеттекстоваяформа,дляболеекрупной–таблич- ная. Схемы могут использоваться в любых организациях. Главное требование: они должны быть удобочитаемы для сотрудников, ответственных за оборот документов15.

2.3. Модель «жизненный цикл работника» как способ определения важнейших потоков кадровых документов

Модель «жизненный цикл работника» (The Employee Life Cicle – ELC) – модель, описывающая различные стадии, через которые проходит работник, взаимодействуя с компанией-работодателем, а также помогает определить отдельные виды необходимых документов.

Компании,которойважноудержатьценногоработника,необходимоиметьчеткиепредставленияобовсехэтихстадиях,потомучто накаждойизнихуработникаразныеожиданияотвзаимодействия скомпанией.Еслиэтоценныйспециалист,тоегоожиданияобязательнонужноучитывать,темболееесликомпаниязаинтересована в длительном сотрудничестве с ним. Выделяют шесть основных стадий жизненного цикла работника:

1.Привлечение внимания работника.

2.Поиск и отбор кандидатов.

3.Выбор работника.

4.Найм работника.

5.Удержание работника в компании.

6.Увольнение работника.

Первыетристадииотносятсякфункциямлинейныхруководителей и менеджеров по персоналу. Типовые документы, которые разрабатывают и используют в своей работе менеджеры, представлены в табл. 2.1. Последние три стадии напрямую связаны с оформлением документов, представленных в Трудовом кодексе. Ихперечень,атакжехарактеристикадальнейшихстадийжизненного цикла работника приведены в табл. 2.2.

15 Справочниксекретаря.URL:https://www.sekretariat.ru/article/210942- qqq-17-m6-shemy-dokumentooborota.

23

Таблица 2.1

Типовые документы на разных стадиях жизненного цикла работника до его найма

24

Контрольные вопросы

1.Назовите этапы документооборота в организации и дайте характеристику каждому этапу.

2.Перечислите стадии жизненного цикла работника в организации. Какие документы используются на каждой стадии?

3.Составьте схемы документооборота для документов определенного вида для организации, выбранной Вами или определенной преподавателем. Например, для определенного вида документов (для заявления о приеменаработу,служебнойзапискиопредоставленииотгулаит.д.)или дляопределеннойкатегориидокументов,соответствующихопределенной стадии жизненного цикла работника и т. п.

25

3. ВАЖНЕЙШИЕ НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В КАДРОВОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

3.1. Источники права в делопроизводстве

Источники права – это внешние формы выражения и закрепления юридических норм. Под источниками права понимаются акты компетентных уполномоченных органов с нормативным содержанием. Источники трудового права обычно делят на уровни.

Вправовом поле РФ можно выделить следующие уровни.

1.Международный уровень: Всеобщая декларация прав человека, материалы ООН и МОТ, международные соглашения о разделении труда и кооперации в рамках СНГ и др.

2.Государственный уровень (в РФ), в который входят:

–ф е д е р а л ь н ы е д о к у м е н т ы («н а ц и о н а л ь н ы й

ур о в е н ь»): Конституция РФ, Гражданский кодекс, Трудовой кодекс, федеральные законы, указы президента, постановления правительства, иные документы, отражающие политику государства в сфере труда и занятости (об охране труда, о трудовых соглашениях и спорах и т. п.), рекомендации Минтруда и НИИ Труда, Общероссийскийклассификаторпрофессийрабочих,должностей служащих и др.;

–о т р а с л е в ы е д о к у м е н т ы («о т р а с л е в о й у р о -

вень»):тарифныесоглашения,отраслевыенормативыиправила, рекомендации, методические материалы организационно-распо- рядительные документы министерств и ведомств.

3. Организационный уровень:

–к о р п о р а т и в н ы е д о к у м е н т ы: устав, коллективный договор (соглашение), правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), штатное расписание; решение трудового коллектива, собственников; организационно-распорядительные документы;

–документы подразделения:положениеоструктурном подразделении(ПСП),организационнаяструктураподразделения, нормы и нормативы;

–документы рабочего места:должностнаяинструкция (ДИ), трудовой договор, карта аттестации рабочего места.

26

Впоследующих разделах будут рассмотрены более детально важнейшие документы в области кадрового делопроизводства на национальном (федеральном) уровне и на уровне организации (ТрудовойкодексРФитрудовойдоговор).Следуетотметить,чтов работе с персоналом используются и другие документы федерального уровня, в частности ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Влюбой организации должна правильно оформляться любая управленческая документация, потому что от правильности составления документации напрямую зависит ее юридическая сила. Это является важным требованием для кадровой документации, котораякасаетсяличнограждан.Поэтомуработникслужбыкадров должен обладать безупречным знанием законодательно-право- вых актов, касающихся вопросов организации труда и оформления трудовых отношений работодателя и работника. Пакет этих актов (в бумажной или электронной форме) должен быть

вкаждой кадровой службе, чтобы в любой момент можно было проверить законность разрешения проблемы и ее закрепление

вдокументе. Открывает этот пакет Конституция РФ, в которой ст. 37 посвящена праву на труд и отдых, где каждому работнику по трудовому договору гарантируются продолжительность рабочего времени,выходныеипраздничныедни,оплачиваемыйежегодный отпуск, установленные федеральным законом.

3.2. Трудовой кодекс РФ – основной документ федерального уровня

Основным законодательным актом, которым постоянно руководствуетсякадроваяслужба,являетсяТрудовойкодексРФ.Внем находимопределениебазовогопонятия«социальноепартнерство». Согласно ст. 25 Трудового кодекса РФ, сторонами социального партнерстваявляютсяработникииработодателивлицеуполномоченных в установленном порядке представителей. В новой редакции Трудового кодекса в статью добавлено положение о том, что органыгосударственнойвластииорганыместногосамоуправления

27

являются сторонами социального партнерства в случаях, когда онивыступаютвкачествеработодателей,атакжевдругихслучаях, предусмотренных трудовым законодательством.

В соответствии со ст. 5 ТК РФ определяются трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права, на основании которых строится работа кадровых служб в области делопроизводства.

Работникамкадровыхслужбважнотакжепомнить,чтовсоответствиисТрудовымкодексомРФзаконодательныйакт,содержащий нормы трудового права, вступает в силу со дня, указанного в этом акте,ипрекращаетсвоедействиевсвязисоследующимифакторами:

–истечением срока действия;

–вступлением в силу другого акта равной или высшей юридической силы;

–отменой(признаниемутратившимисилу)данногоакталибоотдельныхегоположенийактомравнойиливысшейюридическойсилы.

Особую значимость для работников кадровых служб имеет ст. 14 Трудового кодекса РФ «Исчисление сроков»:

«Течениесроков,скоторыминастоящийКодекссвязываетвозникновениетрудовыхправиобязанностей,начинаетсяскалендарной даты, которой определено начало возникновения указанных прав и обязанностей.

Течениесроков,скоторыминастоящийКодекссвязываетпрекращение трудовых прав и обязанностей, начинается на следующийденьпослекалендарнойдаты,которойопределеноокончание трудовых отношений.

Сроки, исчисляемые годами, месяцами, неделями, истекают в соответствующеечислопоследнегогода,месяцаилинеделисрока.

Всрок,исчисляемыйвкалендарныхнеделяхилиднях,включаются и нерабочие дни.

Если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день».

Эта статья нужна для правильного оформления увольнений, а также может быть использована при определении стажа работы

28

ивовсехдругихслучаях,когдаприходитсяучитыватькаждыйдень работы гражданина.

Вст.65перечисленыдокументы,предъявляемыепоступающим на работу.

Вст. 283 указаны документы, предъявляемые при приеме на работу по совместительству. Согласно ст. 66 Трудового кодекса, основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже являетсятрудоваякнижка.ВТрудовомкодексеРФопределеныслучаиипорядоксоставлениядокументов,атакжевпервыевключено описание содержания важнейших из них, в частности трудового договора,коллективныхдоговоровисоглашений,данысрокиознакомленияработникасдокументами:приказомоприеменаработу (ст.68),приказомодисциплинарномвзыскании(ст.193),порядок выдачи копий документов (ст. 62) и т. д.

Оформляя трудовые правоотношения путем составления кадровых документов, необходимо обращаться к соответствующим статьям Трудового кодекса. Следует знать комментарий

кТрудовомукодексу,дающийразъяснениявсехегостатей.Кадровая служба не может ограничиваться только Трудовым кодексом РФ. В соответствии с данным документом организация при установлении трудовых правоотношений руководствуется не только его статьями, но и иными федеральными законами, содержащими нормы трудового права, а также указами президента,постановлениямиПравительстваРФ,законамиииными нормативными правовыми актами субъектов федерации (на территории которого находится организация), актами органов местного самоуправления и др.

3.3. Законодательство о защите персональных данных работников

Для оформления трудовых правоотношений необходимо собирать персональные данные о работнике – информацию, необходимую работодателю для установления трудовых отношений сконкретнымработником.Вопросызащитыперсональныхданных

29

отражены в гл. 14 Трудового кодекса РФ «Защита персональных данных работника».

Персональным данным и их защите полностью посвящен Фе- деральныйзаконот25июля2006года№152-ФЗ«Оперсональных данных».Цельзакона:защитаправисвободчеловекаигражданина приобработкеегоперсональныхданных,втомчислезащитаправ нанеприкосновенностьчастнойжизни,защиталичнойисемейной тайны. Работнику кадровой службы необходимо знать положение ст. 1 закона, в которой говорится, что законом регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных с использованием средств автоматизации и без использования таких средств,т.е.положениязаконараспространяютсяинатрадиционные технологии работы с документами, содержащими персональные данные. В основных понятиях, раскрываемых в ст. 3 закона, есть развернутые определения:

–п е р с о н а л ь н ы е д а н н ы е – любая информация, относящаясякопределенномуилиопределяемомунаоснованиитакой информациифизическомулицу(субъектуперсональныхданных),

втом числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация;

–о б р а б о т к а п е р с о н а л ь н ы х д а н н ы х – действия (операции)сперсональнымиданными,включаясбор,систематизацию,накопление,хранение,уточнение(обновление,изменение), использование, распространение, передачу, обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных.

Таким образом, в данном законе фактически определена вся информация, с которой работник службы кадров имеет дело ежедневно, и совершаемые с ней действия.

В ст. 7 закона, как и в Трудовом кодексе РФ, подчеркивается конфиденциальность персональных данных. На основании этого законаслужбакадроворганизацииразрабатываетсвоеположение оработесперсональнымиданными.В2008годуэтотзакондетализированпостановлениямиПравительстваРФ:от6июля2008года № 512 «Об утверждении требований к материальным носителям

30