Кадровое делопроизводство и стандартизация труда. Учебное пособие

2.Термины, определения и сокращения. Этот раздел содержит определения терминов и разъяснение сокращений, используемых

втексте регламента36.

2.1.Терминыиопределения.Ктерминам,определениякоторым должны быть даны в данном разделе регламента, относятся:

– термины, вводимые и используемые в регламенте впервые;

–термины,используемыеисключительноврамкахданногорегла- мента,втомчислетермины,используемыедлясокращениятекста;

– общеупотребительные термины, смысл которых специализирован или изменен применительно к данной организации или данному процессу;

–общеупотребительные,норедкоиспользуемыетермины,при- меняемые в регламенте;

–общеупотребительныетермины,еслиихопределениянеобхо- димыдляполнотыи/илилогическойзамкнутостисловарявцелом или лучшего понимания других терминов.

Восновномтерминыприводятсявалфавитномпорядке,иногда

впорядке важности для описываемого процесса.

2.2.Сокращения. Сокращения обычно приводятся отдельно от определяемых терминов и следуют в алфавитном порядке или предварительно группируются по темам. Допускается включение сокращений в словарь терминов, например: «Планово-предупре- дительный ремонт (ППР) – метод технического обслуживания и ремонтаоборудования,предусматривающийвыполнениесоответствующих работ согласно утвержденному календарному плану».

При этом в перечне сокращений будет присутствовать запись: «ППР – Планово-предупредительный ремонт».

Присоставленииперечнясокращенийрекомендуетсяиспользовать специализированные словари или иные авторитетные источники.

36 В некоторых организациях словарь терминов и сокращений (глоссарий или тезаурус) создается как отдельный документ. При его наличии данныйразделрегламентаможетбытьопущен,еслиониспользуеттермины из текущей редакции словаря. Если в регламенте используются понятия, не вошедшие в действующий словарь, то они должны быть описаны непосредственно в тексте регламента.

71

3.Описаниетребованийкпроцессуилиметодовработы.Вэтом разделе дается описание:

– требований к объектам, задействованным в процессе;

– отдельных подпроцессов, функций (действий) регламентируемого процесса;

– правил и методов работы.

Для корректного описания процесса необходимо указать:

– цель процесса;

– выход процесса (результаты процесса);

– вход процесса;

– параметры, правила и методы выполнения процесса;

– событие, запускающее процесс;

– событие, завершающее процесс;

– срок выполнения процесса;

– место выполнения процесса;

– операции (функции или действия), выполняемые в рамках процесса;

– исполнителей процесса или его отдельных операций (иногда полезно указать также права и ответственность исполнителей);

– средства документирования процесса;

– средства контроля выполнения процесса.

Перечисленныехарактеристикипроцессапоказывают,какпроцесс разворачивается в физическом пространстве, во времени, в организационной структуре, информационном поле, множестве объектов и т. п.

Соответственно, для точного описания процесса необходимо указать его границы во всех этих пространствах. Правильное определениеграницпроцессазначительнооблегчаетработуорганизации. Неполное указание границ процесса является распространенной ошибкой, зачастую сводящей на нет регламентирующий документ.

4.Ответственность. В этом разделе определяется ответственностьисполнителейзанеисполнениерегламента,например:«Неисполнение (ненадлежащее исполнение) настоящего Регламента работниками Организации является нарушением ими должностныхобязанностей.РаботникиОрганизациинесутответственность

72

за неисполнение (ненадлежащее исполнение) настоящего Регламента в соответствии с действующим законодательством РФ».

5.Контроль.Вданномразделеописываютсясредстваконтроляза исполнениемрегламентавцелом,например:Контрольисполнения настоящегоРегламентавозлагаетсяна<наименованиедолжности>.

6.Приложения. В этом разделе регламента приводится служебнаяивспомогательнаяинформацияорегламентируемомпроцессе. Состав этой информации может изменяться в зависимости от предмета регламента.

Наиболее распространенными видами приложений являются следующие:

– классификаторы и справочники;

– формы и правила оформления документов;

– схема процесса;

– алгоритмы расчетов.

7.2. Стандартизация простых работ: рабочие инструкции

Для стандартизации простых работ, т. е. порядка выполнения отдельных действий (функций), выполняемых конкретным подразделением или работником организации как в рамках определенных процессов,такидействий,невключенныхвбизнес-процессы,разра- батываютсярабочиеинструкции.Еслиинструкцииразрабатываются на действия, включенные в состав бизнес-процессов (на операции процессов),тоихчастоназывают«технологическимиинструкциями».

Приведемобразецпримернойструктурырабочей(какитехнологической) инструкции.

1.Общие положения.

1.1.Назначение.

1.2.Область применения.

1.3.Нормативные ссылки.

1.4.Порядокутверждения,внесенияизмененийидополнений.

2.Термины, определения и сокращения.

2.1.Термины и определения.

2.2.Сокращения.

73

3.Описание требований, процессов, методов работы.

4.Ответственность.

5.Контроль.

6.Приложения.

6.1.Справочники.

6.2.Формы и правила оформления документов.

6.3.Схемы.

6.4.Алгоритмы расчетов.

В рабочую инструкцию рекомендуется включать примеры выполнения отдельных действий (функций), использования форм документов и т. п.

Рекомендации по написанию разделов рабочей инструкции аналогичныприведеннымвыше(длярегламентабизнес-процесса). Рабочиеинструкциицелесообразноразрабатыватьпослетого,как согласованы регламенты процессов, фрагменты которых должны быть описаны в рабочих инструкциях37.

Контрольные вопросы

1.Что такое бизнес-процесс и регламент бизнес-процесса? Какие бизнес-процессы обычно регламентируются в организациях?

2.Из каких разделов обычно состоит регламент бизнес-процесса? Какие сведения включают в себя эти разделы?

3.Что такое рабочая инструкция? Какие сведения в нее включают?

8.СТАНДАРТИЗАЦИЯ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ЕДИНИЦ

8.1. Общие сведения о документах, стандартизирующих подразделения и должности

Стандартизация организационных единиц в виде разработки Положений о подразделениях (далее – ПП) и Должностных ин- струкций(далее–ДИ)осуществляетсянаосновефункционального

37 Демидов Е. Е. Пишем регламент / Е. Е. Демидов // Электронная библиотека управления интернет-проекта «Корпоративный менедж-

мент». URL: https://www.cfin.ru/management/people/instructions/rules. shtml (дата обращения: 28.08.2019).

74

подхода (на основе схожести работ, выполняемых сотрудниками). Данные документы необходимы:

–для понимания занятости каждого работника на рабочем месте (анализ);

–для объяснения работникам, чем они должны заниматься и где находятся пределы их компетенций, прав и ответственности (руководство);

–для контроля текущей деятельности организации (контроль);

–для оценки и самооценки деятельности работников и последующего принятия решения об обучении, о перемещениях, поощрениях и взысканиях (стимулирование и управление карьерой работников);

–для отбора кандидатов (привлечение работников);

–длязащитыработников,работодателяиорганизациивцелом (безопасность);

–для поддержания позитивной корпоративной культуры. Такимобразом,всестадииклассическогоуправленческогоцик-

ла в той или иной степени требуют информации, содержащейся в ППиДИ.Значит,еслиорганизациядолжнабытьуправляемой,то и основополагающие документы должны быть в порядке. Следовательно,ППиДИорганизациидолжныобразовыватьвнутренне согласованнуюсистему,тогдакаксовокупностьтрудовыхдоговоров такой системности не предполагает.

ПП и ДИ являются законом не только для работника, но и для работодателя,поэтомудолжнысоответствоватьтребованиямдействующего российского законодательства и защищать законные интересыобеихсторон.ВтожевремязаконодательствоРоссийской Федерациинеопределяетисчерпывающиетребованияксодержанию указанных документов.

Например, в ст. 5 Трудового кодекса РФ отмечено, что трудовые отношения и иные непосредственно связанные с ними отношения, кроме нормативно-правовых актов, регулируются также коллективнымидоговорами,соглашениямиилокальныминормативными

75

актами, содержащими нормы трудового права38. Вместе с тем в кодексе не представлен даже примерный перечень таких локальных нормативных актов. При этом из письма Роструда39 следует, что одним из видов таких актов является Должностная инструкция40. РекомендациипоразработкеППиДИприводятсявуказанномвыше письме и в открытом доступе в сети Интернет. Например, Е. Е. Демидовприводитобзорпубликацийпотеорииипрактикенаписания ПП и ДИ, дает рекомендации по их самостоятельной разработке41.

ТаккакдействующеезаконодательствоРФнеопределяеттребованийкструктуреППиДИ,тоорганизациявправесамостоятельно определить правила оформления данных документов, так как ПП и ДИ могут отличаться по своей структуре.

Нижерассмотреныминимальныетребованиякуказаннымвидам документов.

8.2. Положение о структурном подразделении

Документ Положение о структурном подразделении включает следующие основные разделы.

1.Общие положения.

2.Основные задачи.

3.Функции.

38Статья 5 Трудового кодекса РФ «Трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права» // Правовой ресурс «Консультант плюс». URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_ LAW_34683/a841e9eba9f6a64a663eccde223009b49b6a0464/(датаобращения: 28.08.2019).

39Федеральная служба по труду и занятости. Письмоот9 августа 2007 года № 3042-6-0 «Должностная инструкция» // Электронный фонд правовой и нормативно-технической документации «Кодекс». URL: http:// docs.cntd.ru/document/902058757 (дата обращения: 28.08.2019).

40О разработке этого вида документов см. раздел 8.3.

41Демидов Е. Е. Пишем положение о подразделении и должностную инструкцию / Е. Е. Демидов // Электронная библиотека управления интернет-проекта«Корпоративныйменеджмент».URL:https://www.cfin. ru/management/people/instructions/descriptions.shtml (дата обращения: 28.08.2019).

76

4.Структура.

5.Взаимодействие.

Нижепредставленопримерноесодержаниеуказанныхразделов ПП42.

Вразделе«Общиеположения»приводятсяследующиесведения:

1.Дается полное и сокращенное наименование структурного подразделения (далее – Подразделения).

2.Указывается,какомуработникуОрганизациинепосредственно подчиняется Подразделение.

В этом пункте раскрывается принцип единоначалия применительно к рассматриваемому Подразделению.

3.ОписываетсяпорядоксозданияирасформированияПодразделения.

4.Указывается полное наименование должности руководителя Подразделения.

5.Указывается порядок замещения должности руководителя Подразделениявслучаеегоотсутствия,т.е.конкретнаядолжность работника,замещающегоруководителяПодразделения(например, заместитель,одинизруководителейподчиненныхподразделений), или назначение работника, замещающего руководителя Подразделения, приказом (распоряжением) генерального директора Организации.

6.Перечисляются нормативные акты, которыми работники Подразделения руководствуются в своей деятельности43.

42Демидов Е. Е. Пишем положение о подразделении и должностную инструкцию / Е. Е. Демидов // Электронная библиотека управления ин- тернет-проекта «Корпоративный менеджмент». URL: https://www.cfin. ru/management/people/instructions/descriptions.shtml (дата обращения: 28.08.2019).

43ОбычнодаютсяуказаниянадействующеезаконодательствоРоссийской Федерации; отраслевые нормативно-методические документы по профилю деятельности Подразделения (по возможности, указываются конкретные документы); Устав Организации (для подразделений, которыеобязаныруководствоватьсяУставом(например:юридическийотдел, служба внутреннего аудита); приказы и распоряжения генерального директораОрганизации;правилавнутреннеготрудовогораспорядкаи иные локальные нормативные акты Организации и т. д.

77

7.Определяется режим работы Подразделения44.

8.Определяется порядок утверждения и введения в действие ПП, изменений и дополнений к нему45.

В разделе «Основные задачи» указываются основные задачи Подразделения. Рекомендуется указывать не более трех-четырех основных задач.

Формулировка задачи должна кратко описывать результат, на достижение которого направлена деятельность Подразделения. Требованиякэтомурезультатумогутбытьопределенылибоизвне Организации (действующим законодательством, органами контроля и надзора, заказчиками и т. п.), либо другими структурными подразделениями Организации.

П р и м е р ы: оказание услуг по ремонту скважин в соответствиистребованиямизаказчиков;обеспечениеработоспособности оборудованияОрганизации;обеспечениесоблюдениязаконности деятельности Организации, правовая защита ее законных интересов; организация и ведение бухгалтерского и налогового учета, подготовка бухгалтерской и налоговой отчетности в соответствии

стребованиями действующего законодательства Российской Федерации и т. д.

Задачи структурных подразделений должны быть согласованы между собой и в совокупности подчинены основным целям Организации, как они определены в Уставе Организации или иных внутренних документах.

ЗадачиПодразделениядолжныбытьсформулированытак,чтобыприведенныевразделе«Функции»функцииПодразделениялогическивытекалиизпоставленныхзадач.Дляэтогорекомендуется использовать одни и те же словосочетания.

Задачи и функции Подразделения должны соответствовать действующему законодательству РФ. В частности, недопустимо

44Можноограничитьсяформулировкой«РежимработыПодразделения определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации» (при наличии таких Правил).

45Как правило, «Настоящее Положение, изменения и дополнения к нему утверждаются и вводятся в действие приказом генерального директора Организации».

78

включать в их состав задачи и функции, выполнение которых требует обязательного лицензирования, при отсутствии соответствующих лицензий у Организации.

В разделе «Функции» перечисляются функции (работы, обязанности), выполняемые Подразделением и направленные на решение поставленных перед ним задач, перечисленных в разделе «Основные задачи».

1.ОписаниефункциидолжнократкоизлагатьдеятельностьработникаПодразделенияилиПодразделениявцелом,приводящую

копределенному результату, требования к которому определены либо извне Организации (действующим законодательством, органами контроля и надзора, заказчиками и т. п.), либо другими структурными подразделениями Организации.

2.ОписаниефункцииПодразделенияначинаетсясловосочетаниями «организует...», «участвует в…», «обеспечивает...», «учитывает...», «ведет мониторинг...», «контролирует...» и т. п.

Разберем значения каждого сочетания:

– «организует...» – привлекает и координирует действия структурных подразделений и/или работников Организации для выполнения каких-либо действий (работ, мероприятий, проектов и др.);

– «участвует в…» – выполняет определенную часть действий (работ, мероприятий, проектов и др.) по заданию непосредственногоруководителяилиуполномоченногоорганизаторасовместно с другими структурными подразделениями и/или работниками Организации;

–«обеспечивает…»–поставляет(предоставляет)определенные ресурсы для выполнения каких-либо действий (работ, мероприятий, проектов и др.) или действий для получения определенных каких-либо результатов;

–«учитывает…»–вустановленномпорядкесобираетиобобщает информацию о результатахили ходевыполнениякаких-либо действий(работ,мероприятий,проектовидр.),выполняемыхвнутри Организации, проверяет ее достоверность, непротиворечивость и актуальность;

79

–«ведетмониторинг…»–собираетиобрабатываетинформацию

осостоянии или действиях внешних по отношению к Обществу объектов или субъектов;

–«контролирует…» – сопоставляет фактически полученные (в том числе промежуточные) результаты выполнения каких-либо действий (работ, мероприятий, проектов и др.) внутри Организациисзапланированнымии/илиопределеннымисоответствующим нормативнымактом,задачами,критериямиит.п.(вформулировке указываютсяконкретныедокументыикритерии)ивыполняетили инициируетдействия,направленныенаминимизациювыявленных отклонений.

3. В описании функции не допускается использовать неопределенныекачественныеприлагательные,например«обеспечивает правильную эксплуатацию», «оказывает качественные услуги». Втакихслучаяхрекомендуетсяуказыватьтребованияи/илинормативный документ – источник требований, которым должен отвечатьрезультатвыполненияфункции:«обеспечиваетэксплуатацию в соответствии с руководством по эксплуатации предприятия-из- готовителя», «оказывает услуги в соответствии с требованиями заказчика». Если источник правил или требований понятен из контекста, допускается использовать формулировки: «в установленном порядке», «надлежащего качества».

4.ОписаниефункцийвППиДИдолжнобытьисчерпывающим, т. е. должны быть описаны все действия, которые могут потребоваться от Подразделения или его работника.

5. Перечень функций не должен страдать избыточностью и излишней детализацией. Условия и порядок выполнения отдельных функций следует изложить в других локальных нормативных актах – регламентах, методических и рабочих инструкциях, если конкретныедействияисполнителявзначительнойстепенизависят от контекста.

В разделе «Структура» указывается, из каких структурных подразделений состоит Подразделение, перечисляются работники Организации, находящиеся в непосредственном подчинении руководителя Подразделения.

80