Кадровое делопроизводство и стандартизация труда. Учебное пособие

1.2. Делопроизводство и документооборот, документопотоки и требования к ним

Делопроизводство, в том числе кадровое, осуществляется посредством документооборота – сложного процесса, характеризующегося различными параметрами, связанными с процессами документированияисовсейдеятельностьюорганизации.Организациядокументооборотавключаетвсеоперациипоприему,передаче,составлению,согласованию,оформлению,удостоверениюи отправкедокументов.Общийобъемдокументов,циркулирующих в организации, принято делить на документопотоки9.

Основными характеристиками документооборота являются маршрутдвижения,которыйвключаетвсеинстанциинапутидвижениядокументаотсозданиячерновикадоподшивкивдело,ивремя,затрачиваемоенапрохождениедокументовпоэтомумаршруту. Главное правило организации документооборота – оперативное прохождениедокументапонаиболеекороткомуипрямомумаршрутуснаименьшимизатратамивремени.Крометого,приорганизации движения документов необходимо выполнение следующих требований:

–максимальноесокращениеинстанцийпрохождениядокументов (за счет исключения технологических операций по обработке документовиуправленческихзвеньев,необусловленныхделовой необходимостью);

–исключениеилимаксимальноеограничениевозвратныхдвижений документов (при их обработке – регистрация и доставка, при подготовке – визирование и согласование и т. д.);

–максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов (каждое перемещение документа должно быть оправданным).

Соблюдениеэтихтребованийпозволяетреализоватьосновной организационныйпринципслужбыделопроизводства–специали- зацию,возможностьцентрализованноговыполненияоднородных

9 Организацияитехнологиидокументационногообеспеченияуправления. URL: http://www.bibliotekar.ru/deloproizvodstvo-1/122.htm.

11

технологическихопераций,эффективногоиспользованиясредств оргтехники и персонала.

Кроме того, соблюдение этих требований позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:

–прямоточностинаправлениядокументопотоков,исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;

–ритмичности движения документов, обеспечивающей их равномерное поступление и способствующей пропорциональной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.

Ккачественнымхарактеристикамдокументооборотаотносятся:

–характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);

–маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);

–периодичность (стадии документооборота);

–направленность движения.

Документообороткактехнологическийпроцессделитсянанесколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связьвуправлении.Поддокументопотоком(потокомдокументной информации)понимаетсясложившеесяилиорганизованноевпределахинформационнойсистемыдвижениеданныхвопределенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документопотокиразличаютпонаправлениюипоотношению к управленческому объекту. По направлению выделяют потоки горизонтальные,связывающиеорганизацииодногоуровняуправления,ивертикальные(восходящиеинисходящие),связывающие организации различных уровней, например руководящий орган властииподчиненныеемуучрежденияиорганизации,центральныйофисфирмыидочерниефирмы,атакжефилиалы.Восходящие

12

потоки–входныедокументы,получаемыевышестоящейорганиза- циейотподчиненныхорганизаций(исходящиедокументыподчиненныхорганизаций,направляемыеввышестоящиеинстанции). Нисходящие потоки – документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

Поотношениюкобъектууправлениявыделяютвходящий,исходящийивнутреннийдокументопотоки.Онитесновзаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т. д.

Входящийдокументопотоклюбойорганизациивключаетвсебя:

1.Документы вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этихдокументоввходятдирективныеуказания,нормативныеиметодическиеакты,которыеявляютсяоснованиемдляруководителей

ворганизации производственной, управленческой, технической, экономической,социальнойиинойдеятельности.Повидовомусоставукэтимдокументамотносятся:указы,законы,постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации.

2.Документы от подведомственных организаций, содержащие сведенияовыполнениираспорядительныхдействий,запросыопутяхвыполнениязаданийиотчетныесведенияосвоейдеятельности. Повидамдокументовэтотпотоксостоитизотчетовофинансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности, инициативных докладных записок, писем, актов.

3.Документыотнесоподчиненныхорганизаций,направляемые с целью согласования совместных действий или побуждения к ним,консультирования,полученияинформации.Основныевиды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные,запросыидр.)идоговоры,атакжедокументы,сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.).

4.Обращения граждан – предложения, заявления, жалобы. Исходящийдокументопотоксостоитиздокументов,создаваемых

вданной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие

13

документысоздаютсявответнапоступившиеписьменныеиустные запросыиликакинициативныедокументы,требующиеилинетребующиеответа.Инициативныедокументывсегдазначительнопревышаютгруппуответныхдокументов.Мотивысозданияисходящих документовдиктуютсянаправлениямидеятельностиорганизации иееинформационнымизапросами.Висходящемдокументопотоке выделяютгруппураспорядительныхдокументов(еслиорганизация имеетподведомственныеорганизации)иинформационных(коммуникативных) – письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Внутреннийдокументопотоксоставляютдокументы,создаваемыеииспользуемыевсамомаппаратеуправления,невыходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организаци- онные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности (положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др.).

Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, – приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельныегруппывнутреннегодокументопотокасоставляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личногосоставаит.д.Ваппаратеуправлениянерекомендуетсявести внутреннююперепискумеждудолжностнымилицамииструктурными подразделениями, а использовать вместо нее бездокументныеспособыобменаинформацией(телефон,переговоры).Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Онаоформляетсядокладными(служебными)иобъяснительными записками, рапортами.

14

Каждыйдокументопотокимеетдостаточностабильныймаршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степенирегламентациифункцийруководителейиструктурныхподразделений, распределения обязанностей между руководителями

иот принятой в организации технологии работы с документами. Стереотипныемаршрутыдвижениясвойственнывходящимдокументам, что определяется их адресованием.

Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно:наибольшаячастьдокументовпопадаетруководству, которое,соднойстороны,испытываетинформационныеперегрузки, с другой, – получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям. Ожидание рассмотрения документов руководством замедляет путь документа к исполнителю.

Маршрутдвижениявходящихдокументовзависитиотпринятой в учреждении технологии работы с документами. Например, процессрегистрациираспадаетсянадваэтапа:внесениеврегистрационныеформыданныхополученномдокументедоегорассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией: принятым решением, сроками его исполнения, указаниями по исполнению

идругимисведениямипослерассмотренияруководителем.Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движениядокументаотполучениядоисполнителя.Есливорганизацииприняторегистрироватьдокументыповторно,т.е.науровне структурныхподразделений,топотеривременииз-занерациональ- ных остановок в движении документа еще более заметны.

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческуюструктуру.Какинициативные,такиинформационныедокументыготовятспециалистывструктурныхподразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанцийсогласования,визированияиподписаниядокументов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации

иотправки документов.

15

Наиболеенерегламентированнымиявляютсямаршрутыдвижениявнутреннихдокументов.Вданномпотокедвижениераспорядительныхдокументов,какправило,упорядочено,аподготовкавсех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов

ивлечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.

Основываясь на данные, характеризующие документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков.

Документооборот как движение следует отличать от объема документооборота, который включает в себя общее количество документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период10.

Вобъеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленныесредствамиоперативнойполиграфиииоргтехники.

Объемдокументооборотаподсчитываютнаосноведанныхучета документоввэкспедициииликанцелярии,т.е.научасткахпервоначальнойобработкииотправки,атакжепорегистрационнымформам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Таккакрегистрацияведетсявпределахотдельныхгруппдокументов(приказы,протоколы,переписка,отчеты,обращенияграждан

идр.), то и подсчет объема документооборота нужно проводить в выделенных участках регистрации.

Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывается количество подлинников, а в знаменателе – количество копий. Если многие документы составляются на нескольких страницах, то вместо количества документов можно указывать количество страниц.

Службаделопроизводствапериодически(ежеквартально,ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где, помимо количественных данных, приводится анализ объема

10ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины

иопределения. М. : Госстандарт России, 1998. С. 3.

16

документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. Установлено, что количество обрабатываемых документов существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце – отправляемых.

Кроме того, учет документооборота позволяет:

–определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;

–определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;

–разработать план мероприятий по совершенствованию процессовобработкидокументоввцеломилиихотдельныхопераций

вчастности;

–установитьоптимальноеколичествоинформации,необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;

–рассчитать численность службы делопроизводства.

1.3.Принципы рациональной организации документооборота

Организация документооборота считается идеальной при наличии следующих факторов:

–максимальной скорости движения документов;

–кратчайшего маршрута движения документов;

–минимальных трудозатрат на обработку документов. Создание оптимальных условий для воплощения этих идеалов

являетсяглавнойцельюорганизацииграмотногооборотаделовых бумаг на предприятии.

Загодыработыпоосуществлениюнапрактикеэтихидейвыработалсярядпринципов,следованиекоторымпозволяетоптимизировать процесс движения документов внутри компании.

Принцип «Централизация операций». Одна специальная служба или один сотрудник (в небольших компаниях) должны осуществлять все операции по приему, регистрации, обработке, отправке корреспонденции.

17

Принцип «Минимизация инстанций». Количество промежуточ-

ных пунктов движения документа должно быть минимальным. Реверсивные движения может оправдать только крайняя необходимость.

Принцип «У каждого вида документа – свой маршрут». Объеди-

нениедокументовпотиповомупризнакуиразработкадлякаждой группысвоейсхемыдвижения.Документыодноготипадвигаются единообразно.Наборидентификационныхпризнаковдолженбыть уникалендлякаждоговидадокумента,процессрегистрациидокументов – однократным.

Четкоеипоследовательноеследованиеэтимпринципампозволитпривестисистемувсоответствиечетырембазовымпоказателям эффективности процессов: прямоточность, непрерывность, ритмичность, пропорциональность загрузки.

Процесс разработки и внедрения базовых принципов оборота деловыхбумагвотдельновзятойкомпаниидолженучитыватьследующие факторы:

–особенности ее организационной структуры;

–традиции принятия управленческих решений;

–систему делегирования полномочий.

Учет этих факторов позволит остановить выбор на одной из форм организации оборота документов, перечисленных ниже.

Ц е н т р а л и з о в а н н а я ф о р м а. Данная форма подходит для организаций со строгой иерархической структурой управления, придерживающейся принципа линейного распределения функций(единоначалия).Централизованнаяформаоборотабумаг предполагает наличие в организационной структуре специализированного подразделения, ответственного за работу со всей документацией.

Децентрализованная форма.Даннаяформаподходит для организаций, в которой полномочия подразделений распределены по принципу оперативной автономности. Децентрализованнаяформаоборотадокументовпредполагаетналичиевкаждом структурном подразделении собственного отдела, ответственного за работу с документацией.

18

С м е ш а н н а я ф о р м а. При данной форме оборота руководящая роль в работе с документацией отводится центральной службе документационного обеспечения управления (ДОУ). При этом часть процедур центральная служба делегирует другим службам – ДОУ, созданным внутри каждого структурного подразделения организации.

Направленность документных потоков. Движение данных в определенном направлении, организованное в пределах замкнутой системы оборота документации, называется документным потоком.Источникиприемникданныхприэтомостаетсяодним и тем же. Классификация документных потоков осуществляется наосновеихотношениякобъектууправленияипонаправлению движения.

Первая классификация:горизонтальныепотоки(возникают между отделами одного уровня); вертикальные потоки (возникаютмеждуотделамиразныхуровней);восходящиепотоки (бумагиотподчиненныхструктурдвижутсякруководящим);нисходящие потоки (документы от руководящих структур движутся

кподчиненным).

Вт о р а я к л а с с и ф и к а ц и я: входящий поток документов (бумаги, поступающие из внешних, по отношению к организации, источников); исходящий поток (документы, отправляемые изорганизации);внутреннийпоток(документы,циркулирующие внутри организации).

Контрольные вопросы

1.Чтотакоеделопроизводство,документ?КакВыпонимаетепонятие «кадровое делопроизводство»?

2.Что такое документооборот? Какие потоки документов можно выделить в организации?

3.Какая организация документооборота организации является «идеальной»? На каких принципах следует организовывать документооборот организации?

19

2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА 2.1. Этапы документооборота в организации

Разработкаивнедрениесхемыдокументооборотаорганизации предполагает объединение следующих этапов11.

Экспедиционная обработка. Входящая корреспонденция получается, проверяется, распределяется по адресам и передается на рассмотрение руководителю.

Предварительноерассмотрение.СлужбаДОУрассматриваетиклас-

сифицируетбумагиповиду,важности,сложности,статусуавтораит.д. Направление руководству. Выносятся резолюции и принимаются административные решения. Для официальной корреспонденции необходим дополнительный этап предварительного рассмотрения. Резолюциядиректорадолжнасодержатьтрикомпонента:должность и/или фамилию исполнителя (который должен выполнить распоря-

жениядиректора),сутьраспоряжения,срокисполнения. Обработка.Происходитисполнениеиотправкабумагнахране-

ние.Основнымпринципомвсехэтаповявляетсярациональноедвижение, т. е. оптимизация потоков, их объединение и сокращение. Сэтойцельюсоздаютсяспециальныетехнологическиеинструкции, основнымназначениемкоторыхстановитсяопределениенаиболее эффективного порядка следования процедур и разработка оптимальных маршрутных схем.

2.2. Схема документооборота и ее составление

Основнаязадачадокументооборота–документированиетекущей деятельностиорганизации,чтоподразумеваетсобойсоздание,прием, передачу,согласованиеихранениедокументации,обеспечивающей работу всей компании. Маршрут движения документа и время его прохожденияотодногоэтапакдругому–ключевыехарактеристики процессадокументооборота12.Оптимизациядокументооборотаповышает эффективность ключевых бизнес-процессов предприятия,

11Организацияитехнологиидокументационногообеспеченияуправ-

ления. URL: http://www.bibliotekar.ru/deloproizvodstvo-1/122.htm.

12Справочниксекретаря.URL:https://www.sekretariat.ru/article/210942- qqq-17-m6-shemy-dokumentooborota.

20