Кадровое делопроизводство и стандартизация труда. Учебное пособие

Одним из ключевых моментов в трудовом договоре является

порядок оплаты труда.

Втрудовомдоговореможетбытьуказанразмертарифнойставки или оклада работника, информация о доплатах, надбавках и поощрительных выплатах. Также существуют правила, которых следует придерживаться. Во-первых, зарплата в договоре должна бытьустановленаврублях.Указыватьразмердолжностногооклада

виностраннойвалютенеправомерно.Рострудрасцениваетданное обстоятельство как нарушение трудового законодательства (см. письмо Роструда от 10 октября 2006 года № 1688-6-1). Во-вторых, согласно требованию ст. 136 Трудового кодекса, зарплата должна выдаватьсянереже,чемкаждыеполмесяца.Некоторыеработодатели не выполняют это требование, указывая в договоре условие о выплате зарплаты один раз в месяц. Они полагают, что подписанный работником договор с данным условием освободит их от ответственности. Однако, если трудовая инспекция обнаружит невыполнение указанного требования, организация, в которой трудится работник, будет оштрафована, согласно ст. 5.27 Кодекса обадминистративныхнарушениях.Аналогичныйштрафбудетналожендажевслучаезаявленияработникаосогласииполучатьзарплатуодинразвмесяц(см.письмоРострудаот10октября2006года № 1688-6-1).

Номер трудового договора также не относится к обязательным сведениям, предусмотренным ст. 57 Трудового кодекса. Однако унифицированныеформыпервичныхкадровыхдокументовпредусматривают нумерацию трудовых договоров. Например, строка «Основание» приказа о приеме на работу (форма № Т-1) предполагает, что в ней будет указан трудовой договор с числом и номером. Процедура нумерации трудовых договоров законодательно не регламентирована, однако Роструд рекомендует использовать двойнуюнумерацию:сначалауказатьномерсамогодоговораиче- рездробь–цифры,обозначающиегодегозаключения.Например,

в2021 году четвертому по счету трудовому договору должен быть присвоенномер4/21,апервомудоговорувследующемгоду–номер 1/22 (см. абз. 3 ст. 66 ТК РФ).

51

4.3. Трудовая книжка

Обязательнымдокументомдляоформлениятрудовыхотношенийявляетсятрудоваякнижка.Правилаведенияихранениятрудовыхкнижек,изготовлениябланковтрудовойкнижкииобеспечения имиработодателей,утвержденныеПостановлениемПравительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках» (с последующими изменениями). В нем запись, вносимая в трудовую книжку, при увольнении работника заверяется подписью и печатью работодателя. В настоящее время действует «Инструкция по заполнению трудовых книжек», утвержденная Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69 (вредакцииот31октября2016года).Готовитсяноваяредакцияэтих документов, по которой к 2021 году трудовые книжки могут быть оформлены только в электронном виде.

В данном разделе кратко рассмотрены основные вопросы, касающиеся:

–порядкаоформлениятрудовойкнижкиприприеменаработу;

–заполнения сведений о работе;

–внесения записей при увольнении;

–правил исправления записей в трудовой книжке;

–правилвыдачитрудовойкнижкиработникупослеувольнения. Организация должна заполнять трудовую книжку каждому ра-

ботнику,еслионпроработалвнейсвыше5днейилиэтоместоработыявляетсядлянегоосновным(см.письмоУправленияправового обеспечения Роструда от 15 июня 2005 года № 908-6-1).

Данные нормы одинаково распространяется как на работни- ков–гражданРоссии,такинаиностранцев.Приэтомоформление книжек для работников–иностранных граждан, имеет особенности. Согласно письму Управления правового обеспечения Роструда от 15 июня 2005 года № 908-6-1, независимо от наличия у работника иностранной трудовой книжки ему следует оформить трудовую книжку российского образца. Также включать в новую трудовую книжку «заграничный» стаж иностранца не требуется (такиесведениянеобходимыприназначенииработникутрудовой

52

пенсии), так как получать пенсию за этот стаж иностранец будет в своем государстве.

После начала трудовой деятельности работника в организации в его трудовую книжку вносятся сведения о том, в какое структурное подразделение организации и на какую должность принят работник,егоспециальность,квалификация,датаиномерприказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которомуработникпринятнаработу.Еслиработникувпериодработы присваивается новый разряд (класс, категория), устанавливается втораяипоследующаяпрофессияит.п.,тообэтомвустановленном порядкепроизводитсясоответствующаязапись.Втрудовуюкнижку также вносятся сведения о награждениях работника.

Увольнение работника, с которым был заключен бессрочный трудовойдоговор,возможнопонесколькимоснованиям.Согласно ч. 5 ст. 84.1 Трудового кодекса РФ, запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производитьсявточномсоответствиисформулировкамиТрудового кодексаРФилииногофедеральногозакона.Приэтомуказывается не только основание прекращения трудового договора и статья Трудового кодекса РФ, но и соответствующий пункт статьи. Например, записи: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Еслиприоформлениитрудовойкнижкибылидопущеныошибки, то исправлять их должна та организация, работник которой допустил эти ошибки. Новый работодатель может исправлять ошибкивтрудовой книжкетолькоприналичииоснований,подтвержденных документами от организации, работник которой допустил ошибки.

Еслиошибкаобнаруженасразуже,топослеошибочнойзаписи ставят следующий порядковый номер и отмечают: «Запись под номером N недействительна». Затем указывают правильные сведения, при этом указывают дату исправления, а не дату ошибочной записи. Если же в книжку уже внесены последующие записи,

53

то порядок исправления ошибок аналогичный указанному выше, однако внесенные исправления обязательно нужно удостоверить подписью и печатью.

После увольнения работника трудовая книжка выдается ему на руки под роспись. Однако, согласно ст. 84.1 Трудового кодекса РФ и п. 36 «Правила ведения и хранения трудовых книжек»,допускаетсявысылкатрудовойкнижкипопочтессогласия работника, если ее невозможно выдать в день увольнения по причине отсутствия работника на рабочем месте или отказа от ее получения. Исключением является случай, когда работник просит выслать трудовую книжку за пределы территории РФ. Согласно ст. 3 Закона СССР от 24 июня 1991 года № 2261-I, трудовые книжки не подлежат вывозу и пересылке за границу. Указанный нормативный акт является действующим, поэтому приведенное требование должно соблюдаться работодателями (см. Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 17 сентября 2019 года № 19-1/ООГ-210).

Контрольные вопросы

1.Какие обязательные документы должны быть оформлены по установленным формам?

2.Что такое трудовой договор? Какие важнейшие сведения должны содержаться в этом документе?

3.Какиеосновныетребованияпредъявляютсякоформлениютрудовой книжки и внесению записей в нее?

5. КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ, ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ПРИ ОПРЕДЕЛЕННЫХ ОБСТОЯТЕЛЬСТВАХ

5.1. Обстоятельства, при которых необходимо оформление определенных видов документов

Некоторыедокументыобязательныдляоформлениятолькодля определенныхорганизацийилиприопределенныхобстоятельствах. Ситуации, при которых должен быть оформлен тот или иной документ, представлены ниже.

54

Помимо обязательных кадровых документов, в организациях могутразрабатыватьсяидокументырекомендательногохарактера,

19 Сведения о разработке этого вида документов см. в разд. 8.3.

55

которые служат для оптимизации работы с кадрами. Например,

крекомендательным можно отнести следующие документы:

–служебные и докладные записки;

–личные дела;

–справки о трудовой деятельности;

–штатныйсписок(внемуказывают,какиеутвержденныештатным расписанием должности заняты, а какие вакантны);

–номенклатурадел(дляеесоставленияможновоспользоваться разд. 7 и 8 «Перечня типовых управленческих документов с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 года)20.

5.2. Локальные нормативные акты

Согласно ст. 8 Трудового кодекса РФ, для урегулирования отдельных вопросов, связанных с деятельностью работников, работодатели принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (далее – локальные нормативные акты, ЛНА). Работодатели разрабатывают, утверждают и применяют ЛНА в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащиминормытрудовогоправа,коллективнымидоговорами, соглашениями.

ЛНА–документы,рассчитанныенанеоднократноеприменение для всех или нескольких работников. Таким образом, приказ об отпуске на конкретного работника, трудовой договор или график сменности нельзя рассматривать как ЛНА21.

ЛНА имеют подзаконный характер, конкретизируют нормы федерального законодательства, уточняют особенности работы у определенного работодателя или на определенной должности.

20Приводимвпорядоккадровыебумаги//Информационно-правовой портал ГАРАНТ.РУ. URL: https://www.garant.ru/article/6661/.

21Савельева И. Локальные нормативные акты работодателя – разберемсявнюансах/И.Савельева//Контур.№21,2017.URL:https://kontur. ru/articles/4768.

56

Эти документы позволяют автоматизировать и унифицировать многие процессы в организации.

Использовать ЛНА могут и обязаны работодатели – юридические лица и индивидуальные предприниматели, если они не относятся к микропредприятиям.

С2017годамикропредприятиямогутотказатьсяотутверждения ЛНА. Такое право им предоставляет относительно новая гл. 48.1 в Трудовом кодексе РФ (Федеральный закон от 3 июля 2016 года

№348-ФЗ).

Всписоклокальныхнормативныхактов22,которымимогутпользоваться работодатели для регулирования трудовых отношений с работником, входят общие документы, распространяющиеся на весь коллектив или на некоторые категории работников.

1.Правила внутреннего трудового распорядка (см. ст. 189 Трудового кодекса РФ).

2.Положение о коммерческой тайне (Федеральный закон от 29 июля 2004 года № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»).

3.Должностные инструкции (см. письмо Роструда от 9 августа 2007 года № 3042-6-0). Данный документ нужен, если трудовые функции не прописаны в трудовых договорах.

4.Положениеобоплатетрудаработников,Положениеопремировании и материальном стимулировании работников (см. раздел VI Трудового кодекса РФ).

5.Положение об обработке персональных данных работников (см. ст. 86 Трудового кодекса РФ).

6.Положениеобохранетруда(см.разд.XТрудовогокодексаРФ).

7.Инструкциипоэлектробезопасности,пожарнойбезопасности и охране труда (см. разд. X Трудового кодекса РФ).

8.Штатноерасписание(см.ПостановлениеГоскомстатаРоссии от 5 января 2004 года № 1).

9.График отпусков (см. ст. 123 Трудового кодекса РФ, Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1).

22 Савельева И. Локальные нормативные акты работодателя – разберемсявнюансах/И.Савельева//Контур.№21,2017.URL:https://kontur. ru/articles/4768.

57

ЛНАнемогутизменятьположениеработникавхудшуюсторону по сравнению с нормами централизованного законодательства. Например, в Правилах внутреннего трудового распорядка может быть предусмотрен увеличенный дополнительный отпуск определенным категориям работников, но ни в коем случае отпуск не может быть меньше установленного законом.

При этом локальные нормативные акты работодателя должны быть доведены до сведения работника под роспись. Если он не исполняетположенийкадровогодокумента,егоможнопривлечьк дисциплинарнойответственности.Организациивслучаенарушения ЛНА сотруднику грозит административная ответственность.

5.3. Требования к оформлению кадровых документов

Создание документов по кадрам, их оформление и унификация форм основаны на требованиях, указанных в Постановлении Госкомстата РФ от 5 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Документы, для которых унифицированные формы не установлены, необходимо оформлять в соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (см. Постановление Госстандарта России от 3 марта 2003 года № 65-ст).

Унификация – распространенный и эффективный метод устраненияизлишнегомногообразияпосредствомсокращенияперечня допустимыхэлементовирешений,приведенияихкоднотипности23.

Унификации подвергаются форматы, состав и расположение реквизитов,текстыдокументовпокадрам.Унификациядокументовпокадрамустанавливаетединообразиесоставаиформдокументовпокадрам,фиксирующиходнотипныекадровыефункции изадачи.Этопозволяетдобитьсясокращенияколичестваприменяемых кадровых документов, снижения трудоемкости их обработки,достиженияинформационнойсовместимостиразличных

23Академик.Словари.URL:https://dic.academic.ru/dic.nsf/ruwiki/231908.

58

автоматизированныхсистемдокументации,функционирующих

ворганизации.Документыпокадрамдолжныоформляться,как правило, на бланке, соответствующем стандарту, иметь установленныйкомплексобязательныхреквизитов,расположенных

вопределенном порядке.

Впроцессеподготовкииоформлениядокументовсоставобязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т. д.

Обязательными реквизитами документов по кадрам являются:

– наименование организации – автора документа;

– код организации – автора документа;

–наименованиевидадокументаилиунифицированнойформы;

– код формы;

– дата;

– регистрационный номер;

– заголовок к тексту;

– текст;

– подпись;

– визы согласования;

– отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Наименование организации,отраженноевкадровых документах, должно соответствовать наименованию, закреплен-

ному в ее учредительных документах.

Сокращенное наименование организации приводят, когда его необходимозакрепитьвучредительныхдокументах.Сокращенное наименование в скобках помещают ниже полного.

Наименованиенаиностранномязыкеставят,когдаегонеобходимозакрепитьвуставе(положении)организации,причемрасполагают его ниже наименования на русском языке.

К о д о р г а н и з а ц и и – а в т о р а д о к у м е н т а, проставляют согласно Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) (см. Приказ Росстата от 29 июля 2008 года № 174 «Об утверждении Положения о ведении Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО) и внесении

внего изменений»).

59

Справочныеданныеоборганизациивключаютпочтовыйадрес, номера телефонов и другиесведенияпо усмотрению организации (номера факса, телефакса, счет в банке, адрес электронной почты

идр.).

На и м е н о в а н и е в и д а д о к у м е н т а, составленного или изданногоорганизацией,регламентируетсяуставом(положением) организации.

Д а т о й д о к у м е н т а является дата его подписания или утверждения.Онаоформляетсяарабскимицифрамивследующей последовательности:деньмесяца,месяц,год.Деньмесяцаимесяц оформляютсядвумяпарамиарабскихцифр,разделеннымиточкой. Дату, например 5 января 2000 года, следует оформлять таким образом: 05.01.2000. Также допускается словесно-цифровой способ оформления даты: 5 января 2002 г.

Р е г и с т р а ц и о н н ы й н о м е р документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организациииндексомделапономенклатуредел,информациейо корреспонденте,исполнителяхидр.Ссылканарегистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Место составления или издания документа указывают, если затрудненоегоопределениепореквизитам«Наименованиеорганизации»и«Справочныеданныеоборганизации»сучетомпринятого административно-территориального деления. Данный реквизит включает только общепринятые сокращения.

Г р и ф о г р а н и ч е н и я д о с т у п а к документу (конфиденциально,дляслужебногопользованияидр.),отметкуостатусе документа (копия, проект и др.) проставляют без кавычек на первомлистедокумента.Грифограничениядоступаможнодополнять данными,предусмотреннымизаконодательствомобинформации ограниченного доступа.

Вышебылоприведеноописаниетольконекоторыхобязательных реквизитов, которые должны содержаться на документе.

Примечание.Еслинадокументенебудетобязательныхреквизитовилионибудутоформленыневерно,ГИТилисудпризнают

60