Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Кадровое администрирование и электронный документооборот. Курс лекций.pdf
Федеральное агентство железнодорожного транспорта
Уральский государственный университет путей сообщения
Кафедра «Управление персоналом и социология»
О. Ю. Брюхова
А. С. Тимохина
КАДРОВОЕ АДМИНИСТРИРОВАНИЕ
И ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ
К
урс лекций
для обучающихся по направлению подготовки
38.03.03 «Управление персоналом»
всех форм обучения
катеринбург
Е
УрГУПС
2023
УДК 331.108
Б89
рюхова, О. Ю.
Б
Б
89 Кадровое администрирование и электронный документооборот :
курс лекций / О. Ю. Брюхова, А. С. Тимохина. – Екатеринбург : УрГУПС,
2023. – 199, [1] с.
Курс лекций по дисциплине «Кадровое администрирование и электронный документооборот» предназначен для обучающихся направления подготовки 38.03.03
«Управление персоналом» всех форм обучения. Составлен на основе требований Федерального государственного образовательного стандарта высшего образования и рабочей программы дисциплины.
Содержит теоретический материал по всем разделам и темам курса, список рекомендуемой литературы. Окажет существенную помощь обучающимся при самостоятельном изучении дисциплины, при подготовке к практическим и лабораторным занятиям, промежуточной аттестации.
К 331.108
УД
Опубликовано по решению
редакционно-издательского совета университета
Авторы: О. Ю. Брюхова, старший преподаватель кафедры «Управле-
ние персоналом и социология», УрГУПС
А. С. Тимохина, старший преподаватель кафедры «Управление персоналом и социология, УрГУПС
Рецензенты: Н. В. Дмитренко, доцент кафедры «Управление персоналом
и социология, канд. экон. наук, УрГУПС
А. Д. Галюк, доцент кафедры «Управление персоналом и со-
циология, канд. социол. наук, УрГУПС
© Уральский государственный университет
путей сообщения (УрГУПС), 2023
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ ....................................................................................................................................... 5
РАЗДЕЛ 1. ОСНОВЫ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА ... 9
Тема 1. Общее и кадровое делопроизводство: основные понятия и нормативно
-правовое обеспечение ....................................................................................................... 9
Тема 2. Виды кадровой документации и общие требования к ее оформлению .................... 14
Тема 3. Система организационно-распорядительной документации по кадрам .................. 20
Тема 4. Система информационно-справочной документации по кадрам............................... 27
Тема 5. Порядок работы с унифицированными формами первичной учетной
документации по учету труда ....................................................................................... 33
Тема 6. Структура, назначение и порядок разработки локальных нормативных актов
по управлению персоналом организации ..................................................................... 39
Тема 7. Организация работы с персональными данными работников ................................... 47
Тема 8. Унификация форм кадровых документов в организации. Номенклатура дел
и архивное хранение документов службы управления персоналом ......................... 54
Тема 9. Федеральный государственный контроль (надзор) за соблюдением трудового
законодательства .......................................................................................................................... 62
РАЗДЕЛ 2. АДМИНИСТРИРОВАНИЕ КАДРОВЫХ ПРОЦЕССОВ ...................................... 72
Тема 10. Правила заполнения, ведения и хранения традиционных (бумажных) и
электронных трудовых книжек ................................................................................................... 72
Тема 11. Порядок разработки штатного расписания организации .......................................... 81
Тема 12. Оформление документации, сопровождающей отбор и прием на работу
в организацию ................................................................................................................ 86
Тема 13. Оформление перевода на другую работу и перемещения работника .................... 99
Тема 14. Оформление отпуска и документирование служебной командировки ................ 105
Тема 15. Документирование мер взыскания и поощрения .................................................... 113
Тема 16. Документирование использования рабочего времени ............................................ 119
Тема 17. Оформление прекращения действия трудового договора с работником ............. 126
Тема 18. Аудит кадрового делопроизводства.......................................................................... 134
РАЗДЕЛ 3. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В КАДРОВОМ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ ............................................................................................ 141
Тема 19. Информация и ее роль в развитии экономических процессов ............................... 141
Тема 20. Информационное и техническое обеспечение системы управления
персоналом в организации ......................................................................................... 149
Тема 21. Электронный документооборот и электронная подпись ........................................ 155
Тема 22. Обзор программных продуктов для ведения кадрового делопроизводства ........ 164
3
Тема 23. Обзор и сравнение автоматизированных систем управления персоналом……..173
Тема 24. 1С: зарплата и управление персоналом: функциональные возможности,
основные алгоритмы работы. Дополнительные возможности и сервисы: 1С:
Кабинет сотрудника, 1С: Отчетность, 1С: ДиректБанк ......................................... 179
Тема 25. Использование справочно-правовых систем в управлении персоналом
организации ................................................................................................................. 186
Тема 26. Интернет-технологии в управлении персоналом .................................................... 195
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК .......................................................................................... 198
4
ВВЕДЕНИЕ
В своей профессиональной деятельности специалистам по управлению
персоналом предстоит работать с большим количеством кадровой документации, как унифицированной, требования к заполнению которой жестко регламентированы, так и создаваемой в организациях, учреждениях и на предприятиях, учитывая общие правила создания официальных документов и требования к организации документооборота. Обучающиеся будут оформлять кадровые документы, проектировать отдельные кадровые документопотоки и оптимизировать документооборот, а также интегрировать кадровую документацию
в общий поток управленческой документации организации. Выполнение такой
работы должно базироваться на глубоком знании нормативных правовых актов
в области трудового законодательства, документирования, документационного
обеспечения управления (в том числе управления персоналом).
Изучение дисциплины «Кадровое администрирование и электронный до-
кументооборот» позволит обучающимся по направлению подготовки «Управление персоналом» усвоить методологические основы ведения кадрового делопроизводства, овладеть методами оценки кадровой информации и проектирования оптимальных документопотоков в организациях, приобрести практические навыки оформления кадровых документов и организации работы с ними.
Цель дисциплины:
формирование у обучающихся комплекса современных
знаний, умений и навыков в области кадрового администрирования и электронного
документооборота для осуществления успешной профессиональной деятельности.
Задачи изучения дисциплины:
− анализ действующего законодательного и нормативно-методического
регулирования общего и кадрового делопроизводства;
− изучение порядка составления и требований к оформлению управлен-
ческих документов;
− развитие навыков разработки локальных нормативных актов, регули-
рующих трудовые отношения и процессы управления персоналом;
− исследование состава и особенностей работы с кадровой документа-
цией (в том числе представление документов по персоналу в государственные органы);
5
− приобретение навыков администрирования кадровых процессов и ор-
ганизации документооборота;
− знакомство с правилами формирования дел и архивного хранения до-
кументов кадровой службы;
− изучение видов, порядка и документооборота при проведении проверок
Государственной инспекцией труда и ответственности должностных лиц
и работодателя за нарушение порядка кадрового делопроизводства;
− приобретение навыков работы с информационными системами и ба-
зами данных по ведению учета и движению персонала, ведению статистической и отчетной информации по персоналу и в системах электронного документооборота.
Изучение дисциплины направлено на формирование и развитие у обучаю-
щихся ряда компетенций, они представлены в рабочей программе дисциплины.
В результате освоения дисциплины обучающийся должен:
Знать:
− основы разработки и внедрения процедур регулирования трудовых
отношений, пошаговые процедуры кадровых процессов и сопровождающую документацию;
− состав и содержание основных управленческих и кадровых документов;
− правила подготовки и оформления управленческих и кадровых доку-
ментов;
− основы организации и технологию работы с кадровыми документами;
− основы кадровой статистики.
Уметь:
− разрабатывать кадровые документы и локальные нормативные акты ор-
ганизации, регулирующие трудовые отношения и процессы управления
персоналом;
− осуществлять администрирование кадровых процессов и документо-
оборот по учету и движению кадров в соответствии с правилами документирования, требованиями законодательства Российской Федерации, локальными нормативными актами организации и с помощью
специализированных информационных систем по ведению учета и
движению персонала и систем электронного документооборота;
− представлять документы по персоналу в государственные органы;
− организовывать архивное хранение кадровых документов.
6
Владеть:
− навыками разработки локальных нормативных актов организации, ре-
гулирующих трудовые отношения и процессы управления персоналом;
− навыками оформления управленческих и кадровых документов;
− навыками ознакомления сотрудников организации с кадровой доку-
ментацией и действующими локальными нормативными актами;
− навыками составления кадровой отчетности;
− навыками работы в специализированных информационных системах по
ведению учета и движению персонала в системах электронного документооборота.
Использование данного курса лекций окажет методическую помощь в
обеспечении профессиональной подготовки студентов в области организации
кадрового делопроизводства и оптимизации кадрового документооборота в организациях. Согласно поставленной цели учебное пособие структурировано и
включает в себя три раздела.
Первый раздел «Основы кадрового делопроизводства и документооборота»
включает девять разделов, в которых представлены общие вопросы кадрового делопроизводства, основные виды кадровой документации и требования к ее оформлению. Более подробно раскрывается суть системы организационнораспорядительной и информационно-справочной документации по кадрам. В данном разделе также рассмотрены: структура, назначение и порядок разработки основных локальных нормативных актов, регламентирующих управление персоналом в организации в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации; особенности организации работы с персональными данными работников;
вопросы архивного хранения кадровых документов, правила составления и
оформления номенклатуры дел службы управления персоналом; сущность государственного контроля (надзора) за соблюдением трудового законодательства.
Второй раздел «Администрирование кадровых процессов» содержит те-
мы, в которых рассматривается порядок документирования приема на работу,
движения и использования персонала организации, прекращения действия трудового договора с работником. Особое внимание уделено унифицированным
формам кадровых документов, порядку их заполнения, а также правилам ведения и хранения трудовых книжек (в т.ч. электронных трудовых книжек).
7
Третий раздел содержит темы, в которых рассматривается порядок кадро-
вого делопроизводства с применением информационных технологий. Особое
внимание уделено программному продукту «1С: Заработная плата и управление
персоналом», представлена характеристика справочно-правовых систем.
Курс лекций разработан на основе Федерального государственного обра-
зовательного стандарта высшего образования по направлению подготовки
38.03.03 «Управление персоналом» и соответствует рабочей учебной программе дисциплины. Содержит теоретический материал по всем разделам и темам
курса «Кадровое администрирование и электронный документооборот», контрольные вопросы.
Данное издание окажет существенную помощь обучающимся при само-
стоятельном изучении дисциплины, при подготовке к практическим и лабораторным занятиям, промежуточной аттестации.
8
РАЗДЕЛ 1. ОСНОВЫ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
И ДОКУМЕНТООБОРОТА
Тема 1. Общее и кадровое делопроизводство: основные понятия
и нормативно-правовое обеспечение
Цель: формирование у обучающихся представления об основных поня-
тиях и нормативно-правовом обеспечении общего и кадрового делопроизводства.
План
1. История становления и развития делопроизводства в России.
2. Современное делопроизводство: основные понятия и определения,
нормативно-правовое обеспечение.
3. Понятие и сущность кадрового делопроизводства.
В своей профессиональной деятельности специалистам по управлению
персоналом предстоит оформлять кадровые документы, проектировать отдельные кадровые документопотоки и оптимизировать документооборот, а также
интегрировать кадровую документацию в общий поток управленческой документации организации. Выполнение такой работы должно базироваться на глубоком знании нормативных правовых актов в области трудового законодательства, документирования, делопроизводства в кадровой службе.
Делопроизводство как сфера профессиональной деятельности имеет бога-
тую историю. Практика развития делопроизводства в нашей стране предполагает прохождение 6 этапов:
− Период феодальной раздробленности (XI–XV вв.).
− Приказное делопроизводство (XVI–XVII вв.).
− Коллежское делопроизводство (XVIII в.).
− Министерское делопроизводство (XIX–начало ХХ вв.).
− Советское делопроизводство (начало ХХ – 90-е гг. ХХ в.).
− Современное делопроизводство (конец ХХ в. – по наст. время).
9
Термин «делопроизводство» появился во второй половине XVIII в. Пер-
воначальное значение этого термина не соответствовало современному пониманию. Слово «дело» обозначало не только папку с документами, но и сам решаемый вопрос. Делопроизводство (производство дела) определяло процесс
решения дела.
В настоящее время значение этого термина изменилось. Современное де-
лопроизводство означает организацию информационного сопровождения дел,
т. е. ведение документации по их рассмотрению.
Новое значение термина определяет главную цель делопроизводства –
информационное обеспечение управления. Поэтому синонимом делопроизводства считается словосочетание «документационное обеспечение управления».
Рассмотрим основные понятия современного делопроизводства более по-
дробно.
Делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование,
документооборот, оперативное хранение и использование документов.
Документирование – запись информации на носителе по установленным
правилам.
Документооборот – движение документов в организации с момента их
создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Оперативное хранение документов – хранение документов в структур-
ном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) – деятельность, це-
ленаправленно обеспечивающая функции управления документами.
Управление документами – деятельность, обеспечивающая реализацию
единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.
Архивное дело – деятельность, обеспечивающая организацию хранения,
комплектования, учета и использования архивных документов.
Служба делопроизводства – структурное подразделение, на которое
возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.
Архив (архивохранилище) – организация или структурное подразделе-
ние организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.
10