Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Кадровое администрирование и электронный документооборот. Курс лекций.pdf
данным работников; указание должностного лица, в компетенцию которого входит выдача разрешения на доступ к персональным данным
других работников; порядок доступа работника к своим персональным данным; условия передачи персональных данных работников
третьей стороне; ответственность за нарушение правил получения,
обработки и защиты персональных данных работников).
Согласно п. 1 ст. 22.1 Федерального закона № 152-ФЗ работодателю
необходимо назначить лицо, ответственное за обработку персональных данных.
Оно будет следить за сохранностью персональных данных как на бумажных
носителях, так и в электронном виде.
Можно назначить двух ответственных: одного – за работу с персональными данными на бумажных носителях (например, специалиста отдела кадров),
другого – за работу с персональными данными в электронном виде (например,
системного администратора).
Назначение ответственного лица оформляется приказом. Данная обязанность отражается в должностной инструкции работника.
Согласно ст. 88 ТК РФ работодатель обязан разрешить доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным на это лицам. Необходимо определить, кто работает с персональными данными работников. Именно этим специалистам и необходимо дать доступ к «секретным материалам», оформив приказ.
В приказе согласно закону необходимо отразить, кто (должности,
Ф.И.О.), к каким персональным данным и с какой целью (какие функции выполняет с использованием персональных данных работников) имеет доступ;
отразить данные о сотрудниках, имеющих доступ к персональным данным как
на бумажных носителях, так и в электронном виде.
Все лица, в процессе выполнения своих должностных обязанностей связанные с получением, обработкой и защитой персональных данных, должны
знать режим работы с данной категорией информации, который регулируется
главой XIV «Защита персональных данных работника» Трудового кодекса РФ,
Федеральным законом «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ и
Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ.
51
Как правило, условие о неразглашении такой информации включается в
Чем полезен
Что подтвердит
Согласие на
Позволяет
Докажет, что работник
Нужно уточнять цели
Согласие на
Позволяет
Докажет, что работник
Необходимо соблюдать
Акт об
Подтверждает
Докажет, что работода-
Необходимость правиль-
трудовой договор (последний раздел) или работник подписывает Обязательство
о неразглашении персональных данных работников.
Также работник должен быть под роспись ознакомлен (до заключения трудового договора) с перечнем информации, содержащей персональные данные, с
положением о работе с данной категорией информации ограниченного доступа.
В состав документации, сопровождающей работу с персональными данными работников, входят и другие документы. Они представлены в табл. 4.
Таблица 4
Документы, сопровождающие работу
с персональными данными работников
Документ
обработку
персональных
данных
передачу
персональных
данных
в кадровых
процедурах
работодателю
обрабатывать
персональные
данные работника
в соответствии
с законом
работодателю
передавать
персональные
данные
работника
третьим лицам
в случае спора
в суде
дал свое согласие на обработку персональных
данных и что работодатель соблюдает все требования закона об обработке персональных данных
дал свое согласие на передачу персональных
данных и что работодатель соблюдает все требования закона об обработке персональных данных
Сложности/
риски
обработки данных,
указывать всех лиц,
которые их получат
требования закона об обработке персональных
данных; уточнять цели
передачи персональных
данных; указывать всех
лиц, которым будут передаваться персональные
данные
уничтожении
персональных
данных
законное
отсутствие
документов
в компании
тель удалил или уничтожил персональные данные работника в соответствии с требованиями
закона об обработке персональных данных
52
ного заполнения,
составления комиссией
или ответственным
лицом
Контрольные вопросы
1. Перечислите документы, содержащие персональные данные работ-
ников.
2. Перечислите нормативно-правовые акты, которыми необходимо руководствоваться при работе с персональными данными.
3. Каковы способы получения, обработки, использования в организации,
хранения, защиты, дифференциации и контроля доступа к персональным данным?
4. Назовите документацию локального характера, фиксирующую поря-
док и правила работы с персональными данными работников.
5. Какова структура и типовой текст Положения о защите персональных
данных работников?
6. Каков типовой текст Обязательства о неразглашении персональных
данных работников?
53
Тема 8. Унификация форм кадровых документов в организации.
Номенклатура дел и архивное хранение документов службы
управления персоналом
Цель: формирование у обучающихся представления об унификации форм
кадровых документов в организации, сущности номенклатуры дел и особенностях архивного хранения документов службы управления персоналом.
План
1. Основные понятия в области унификации форм кадровых документов в организации.
2. Порядок разработки Альбома унифицированных форм документов для организации.
3. Особенности разработки Номенклатуры дел кадровой службы.
4. Архивное хранение кадровой документации.
Кадровая документация – это совокупность форм документов, отража-
ющих наличие и движение трудовых ресурсов в организации.
Чтобы обеспечить единство правил выполнения и оформления внутренних
кадровых документов, максимально сократить количество и объём документов,
ускорить изготовление и размножение документации с помощью средств оргтехники, в организациях разрабатывают Альбомы унифицированных форм.
Унификация документов (лат. uni – один и facere – делать) – процедура установления единообразия в оформлении и содержании текстов документов, приведение документов к единой форме.
Унифицированная форма документа – совокупность реквизитов, уста-
новленных в соответствии с решаемыми в той или иной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Альбом форм – сборник типовых форм действующих документов и ука-
заний по их заполнению.
Альбом унифицированных форм документов содержит формы документов (приказов, графиков, актов, договоров, представлений, писем и др.), создаваемых в деятельности организации.
Разработка Альбома унифицированных форм документов для конкретной
организации должна включать несколько этапов:
54
1. Постановка задачи (определение назначения Альбома форм и состава документов, образующихся в деятельности организации).
2. Классификация форм документов с целью определения структуры
Альбома и распределения всех документов на документы, имеющие
унифицированные формы, и документы, нуждающиеся в унификации.
3. Унификация форм документов:
− определение набора реквизитов, необходимых и достаточных для под-
готовки документов;
− установление последовательности их расположения на носителе ин-
формации и правил их оформления;
− унификация текстов документов.
4. Формирование Альбома форм и подготовка инструктивных материа-
лов по применению форм документов, включенных в Альбом.
Для удобства применения формы документов в альбоме могут группироваться по разделам, соответствующим определенным направлениям деятельности организации или функциональным задачам. Наряду с такими функциональными задачами, как учет типовых хозяйственных договоров или создание, реорганизация, ликвидация подразделений организации представляется важным
решение задач учета движения персонала и сопровождения кадров.
Для унификации кадрового документооборота в организации может быть
разработан отдельный Альбом унифицированных форм документов по учету и
сопровождению кадров. Он должен быть утвержден руководителем организации, и тогда будет обязательным для документооборота в данной организации.
Для того чтобы обеспечить соблюдение технологии разработки, издания и
применения унифицированных форм документов, включенных в Альбом, целесообразно разработать Табель форм документов в виде отдельного документа
или приложения к Инструкции по кадровому делопроизводству. В части учета
и сопровождения кадров такой табель содержит:
− формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами
Президента РФ, Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти;
− формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами
органов власти и управления субъектов РФ;
− формы внутренних документов, применяемые в организации, вклю-
ченные в ОКУД;
55
− формы внутренних документов, утвержденные локальными норма-
Срок хранения дела
1 2 3 4 5
тивными правовыми актами данной организации;
− формы документов, отражающие устойчивую практику документиро-
вания, применение которых основано на сложившихся традициях.
Табель унифицированных форм документов – перечень разрешенных к
применению унифицированных форм документов.
Новые требования к разработке форм первичных учетных документов по
учету труда и его оплаты прописаны в лекции по теме № 5.
Грамотное ведение делопроизводства организации, предприятия немыслимо без качественно составленной сводной номенклатуры дел. Номенклатура
дел кадровой службы является составной ее частью или разделом. Естественно,
что в номенклатуре дел кадровой службы должны учитываться не только общие требования к ее составлению, но и специфика данного направления деятельности предприятия в целом.
Номенклатура дел кадровой службы формируется в виде табл. 5.
Таблица 5
Номенклатура дел
Индекс
дела
Заголовок дела (тома, частей)
Кол-во
ед. хр.
и номера статей по
перечню
Примечание
В первой графе ее указывается индекс дела; во второй – заголовок дела; в
третьей – количество дел; в четвертой – срок хранения дела и № статьи перечня; в пятой графе – примечания.
Графа «Индекс дела» – цифровое обозначение дела кадровой службы.
Индекс дела – условное цифровое обозначение дела.
Индекс дела присваивается в соответствии с порядковым номером
кадровой службы по утвержденной структуре предприятия и порядковым
номером дела внутри подразделения по номенклатуре. Указанные порядковые номера в индексе дела разделяют между собой знаком «тире», например: 06-02, где 06 – порядковый номер кадровой службы по утвержденной
структуре предприятия, 02 – порядковый номер дела внутри подразделения
по номенклатуре.
56
В графе «Заголовок дела» указывают сведения о видах документа, по-
мещенных в дело, их авторстве, и/или корреспондентах, содержание, сведения
о копийности и т. п.
Заголовок дела – сведения о видах документа, помещенных в дело, их авторстве, и/или корреспондентах, содержание, сведения о копийности и т. п.
В графе «Количество дел» цифрами указывается общее количество дел,
образовавшихся в процессе делопроизводства структурного подразделения
предприятия в период полного календарного года. Указанные сведения заполняются по истечении календарного года.
В графе «Срок хранения и номера статей перечня» указывают сведения о
сроках хранения документов, помещенных в дело со ссылкой на соответствующую статью перечня, по которой определяется конкретный срок. Сроки и статьи указываются в основном по типовым перечням – Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) (далее
– Типовой перечень). С этой целью допускается применение и действующих
ведомственных перечней.
Однако следует учитывать, что некоторые из ведомственных перечней
были изданы очень давно, иногда – еще в советский период, что влияет и на
разночтение в сроках хранения документов с типовыми перечнями. Поэтому
если срок для заголовка дела по ведомственному перечню отличается от срока,
указанного для аналогичного заголовка в типовом перечне, необходимо руководствоваться требованиями соответствующей статьи типового перечня.
В графе «Примечания» делаются отметки о заведении дел, о переходящих
делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче их в другую организацию для
продолжения и др. Но, как показывает практика, именно эти отметки не делаются:
вести учет по ним сложно. Для этого используются другие формы. В то же время
данная графа признана удобной для внесения в нее сведений о примечаниях к статьям из Типового (ведомственного) перечня, отметок о местонахождении подлинников дел, если в заголовке имеются сведения о копийности дела и т. п.
В начале номенклатуры структурного подразделения указываются организационно-распорядительные документы.
57
Если в делопроизводстве предприятия образуются законодательные, нормативные и другие руководящие документы, поступающие из вышестоящих
организаций, их необходимо выделить в самом начале номенклатуры.
Следует отметить и необходимость учета в номенклатуре только тех документов, которые были присланы именно конкретному предприятию официально (прошли регистрацию в соответствующей службе предприятия). Если
предприятие частное и не имеет вышестоящей организации, руководящие документы вышестоящих организаций у него не образуются. И тогда номенклатура дел начинается с внутренних руководящих документов.
Внутренние руководящие документы могут формироваться по аналогии с
руководящими документами вышестоящих организаций. Кадровая служба
предприятия обычно не разрабатывает большого количества внутренних руководящих документов, поэтому они если и поступают в нее, то только в виде копий и формируются в отдельное дело.
После внутренних руководящих документов обычно располагаются документы по личному составу: приказы по личному составу, личные дела, личные карточки работников и т. п.
Указав документы по личному составу, в номенклатуре перечисляется
переписка. Располагая в номенклатуре дела с перепиской, необходимо учитывать, что переписка кадровой службы согласно Типовому перечню имеет множество направлений, в зависимости от которых определены сроки ее хранения
и, соответственно, раздельное формирование.
Документы по учету и бронированию военнообязанных также необходимо внести в номенклатуру дел отдельной группой: отчеты и переписка.
Остальные документы номенклатуры дел кадровой службы – это документы оперативного характера и имеющие минимальный срок хранения (1 год).
В конце номенклатуры дел кадровой службы целесообразно указать саму
номенклатуру дел, подписав ее у руководителя кадровой службы и лица ответственного за архив предприятия и в установленном порядке согласовав с экспертной комиссией кадровой службы предприятия (при ее наличии).
Выбор той или иной формы для создания архива в организации зависит
от многих факторов, но необходимо помнить, что архивные документы – это
наиболее ценная часть документального фонда организации, подлежащая особому контролю учету и хранению.
58
В кадровой службе фактически создаются две самостоятельные части
документального фонда. Одна часть состоит из создающихся в организации и
поступающих из других организаций и структурных подразделений подлинников и копий документов по всем вопросам деятельности организации, присылаемых для сведения; положений об отделе, его подразделениях, должностных инструкций сотрудников. Большое место в работе кадровой службы также занимает переписка с организациями и гражданами по различным вопросам, документация по рассмотрению административных правонарушений, по
проверкам состояния документов, содержащих персональную информацию, в
структурных подразделениях и филиалах организации. Другая часть документального фонда – это личные дела и сопутствующие им формы, например
учетные карточки, личные листки, автобиографии и резюме, документы по аттестации работников и пр.
Документы кадровой службы на бумажной основе после завершения исполнения подшиваются в дела в соответствии с их номенклатурой. Дела в течение определенных сроков хранятся в шкафах в отделе кадров исходя из общих
правил делопроизводства; обычно это 2–3 года. По истечении этого срока дела
постоянного и долговременного (свыше 25 лет) хранения передаются в архив
организации, а дела временных сроков хранения могут оставаться в кадровой
службе до истечения установленных сроков хранения, после чего по акту выделяются для уничтожения.
В коммерческой организации желательно организовать отдельное помещение – комнату, на двери которой будет табличка «Архив». Там нужно создать специальные условия, указанные в Основных правилах работы архивов:
соответствующие температура, уровень влажности, освещенности; обеспечить
противопожарную безопасность – металлические стеллажи, металлическая
дверь, специальные приборы. Это было бы идеально, хотя организация не обязана это делать, а только вправе.
Порядок работы с кадровой документацией должен в полном объеме соответствовать требованиям обращения с конфиденциальными документами.
Именно поэтому при создании архива в организации необходимо принципиально решить вопрос о том, что в любом случае документы по личному
составу должны храниться отдельно от других документов. Оптимальным вариантом, тем более для крупной организации, было бы создание специализированного хранилища, где хранились бы эти документы. Но так как в большин-
59
стве случаев это не соответствует реальным возможностям организации, то
надо обеспечить в общем хранилище изолированное хранение документов по
личному составу в закрывающихся шкафах, сейфах и т. д. То есть здесь единым
принципом является отделение (изолирование) документов по личному составу
от остальных документов. Это объясняется, прежде всего, тем, что документы
по личному составу носят конфиденциальный характер, доступ к ним должен
быть строго ограничен, а порядок допуска к этим документам определяется
службой кадров совместно со службой режима организации и утверждается руководством.
Основное техническое требование к архиву – помещение должно быть
изолировано, отвечать основным требованиям противопожарной безопасности,
оснащено охранной и пожарной сигнализацией. Документы должны храниться
в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли воздействия солнечного света. В идеале кадровая служба фирмы должна иметь минимально три
смежных помещения: комнату для работников службы, кабинет руководителя
службы и помещение, в котором размещаются шкафы и сейфы для документов,
дел и картотек. Вход в кадровую службу может быть только один. Для ожидающих приема посетителей целесообразно выделить дополнительное помещение за пределами основных помещений службы.
Помещение для размещения шкафов может не иметь окон и оборудуется
эффективными техническими средствами пожаротушения. Помещения, шкафы
с документацией кадровой службы и компьютеры обеспечиваются охранной
сигнализацией. Входная дверь кадровой службы должна быть двойной металлической, окна защищаются решетками. Если кадровая служба использует в
работе компьютеры, то помещения службы должны быть оборудованы средствами защиты от технической разведки.
По окончании рабочего дня все двери (в том числе внутренние) запираются на надежные замки и опечатываются личной печатью руководителя кадровой службы. Электропитание помещений кадровой службы отключается на
центральном щите в помещении охраны фирмы. Ключи от дверей в опечатанном руководителем службы пенале сдаются работнику охраны под роспись в
специальном журнале.
Ответственность за сохранность документов организации несет руководитель.
60