Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Кадровое администрирование и электронный документооборот. Курс лекций.pdf
Название
программного
продукта
1
2
СЭД Сириус
Система электронного документооборота, которая объединяет в
Directum
Система электронного документооборота позволяет систематизи-
WSS Docs
Предназначена для автоматизации процессов согласования догово-
Дело
Комплексное промышленное решение, обеспечивающее автомати-
Тезис
Система электронного документооборота, которая применяется для
Система предназначена для комплексной автоматизации процессов
Система электронного документооборота для обмена юридически
Позволяет автоматизировать процессы документооборота внутри
Краткое описание
себе функции управления документами и бизнес-процессами. Она
предоставляет широкие возможности для эффективной работы с
документами
ровать делопроизводство. С помощью таких удобных и простых
сервисов каждый сотрудник крупной компании имеет возможность
получить доступ к данным, заявкам, договорам и прочим официальным бумагам
ров и делопроизводства
зацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью
электронного документооборота организации
Евфрат
Контур.Диадок
1С:Документооборот
автоматизации управления бизнес-процессами, документооборота,
делопроизводства и контроля исполнительской дисциплины в организациях
делопроизводства, создания электронных архивов документов, организации корпоративного документооборота, автоматизации типовых бизнес-процессов
значимыми документами. Система способна формировать любые
типы документов, которые будут равносильны бумажным документам с собственноручной подписью и печатью
компании. Включает в себя модули для создания, отправки, получения, хранения и обработки документов, таких как счета-фактуры,
договоры, акты и т.д.
1С:Документооборот позволяет организовать эффективный обмен
документами между различными подразделениями компании и с
внешними контрагентами, а также сокращает время на обработку
документов и снижает вероятность ошибок
Надежной современной альтернативой традиционной подписи на документах сегодня стала Электронная цифровая подпись.
161
Электронная подпись (ЭП) ставится под электронным документом с теми
же целями, что и обычная собственноручная подпись под бумажным документом – для проверки того, что электронный документ создан именно лицом, поставившим под ним свою ЭП, и для гарантии, что электронный документ не
изменялся после его подписания.
Для работы с документами доступны два вида электронных подписей:
− простая ЭП (используется по умолчанию) – подпись с помощью одно-
разовых кодов, отправляемых по SMS;
− усиленная ЭП – с применением шифрования, для подписания доку-
ментов с помощью Усиленной ЭП требуется программа SmartSign.
Любой из видов подписей подходит для всех типов документов:
− поручений брокеру – перевод и вывод денежных средств, совершения
сделок РЕПО, смена тарифного плана, подключения и отключения
сервисов и другого;
− периодических отчетов – реестров поручений, отчетов брокера.
Простая электронная подпись (ПЭП) – электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт
формирования электронной подписи определенным лицом. Для подписи с помощью ПЭП используются одноразовые коды, высылаемые на номер мобильного телефона, указанного в web-кабинете клиента ITinvest.
Порядок подписания с помощью ПЭП:
1. При подписании (формировании) документа клиент получает одноразовый код в SMS-сообщении.
2. Вводит полученный в SMS-сообщении код в специальное поле.
3. Если код совпадает с кодом, отправленным в SMS-сообщение, то до-
кумент будет подписан.
Усиленная (неквалифицированная) электронная подпись (УЭП) – элек-
тронная подпись, которая:
− получена в результате криптографического преобразования информа-
ции с использованием Ключа электронной подписи;
− позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
− позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный доку-
мент после момента его подписания;
− создается с использованием средств электронной подписи.
Для использования усиленной цифровой подписи необходима установка
дополнительного программного обеспечения – SmartSign.
162
Порядок подписания с помощью УЭП:
1. При подписании (формировании) документов необходимо указать па-
роль, который указывался при создании ключа ЭП. Пароль восстановлению не подлежит, если он утерян – нужно создать и зарегистрировать
новый ключ ЭП.
2. Если ключ ЭП, зарегистрированный в web-кабинете, и ключ ЭП, хранящийся на ПК клиента, совпадают, то документ будет подписан.
Чтобы получить электронную подпись, надо обратиться в удостоверяю-
щий центр.
Популярными областями применения ЭЦП сегодня являются:
− дистрибуция;
− ритейл;
− управление складами;
− транспорт;
− банковская сфера и управление денежными потоками.
Основная сфера применения электронной подписи – это сдача электронной отчетности. Большинство категорий бизнеса обязаны через Интернет представлять отчетность в ФНС, СФР и другие контролирующие органы. Для отправки отчетности через интернет потребуется квалифицированный сертификат
электронной подписи, выпущенный на сотрудника, который обладает полномочиями подписывать электронную отчетность организации.
Контрольные вопросы
1. Раскройте сущность понятия «электронный документооборот».
2. Опишите роль электронного документооборота в управлении персо-
налом.
3. Раскройте сущность понятия «электронная подпись».
4. Перечислите виды электронной подписи.
5. Опишите процедуру подписания документа с помощью цифровой
подписи.
6. Определите, для каких целей компанией может быть использована
ЭЦП.
163
Тема 22. Обзор программных продуктов
для ведения кадрового делопроизводства
Цель: формирование у обучающихся представления о программных про-
дуктах, используемых для электронного документооборота и кадрового делопроизводства.
План
1. Классификация HRM-систем и описание их стандартных функций.
2. Обзор программных продуктов для управления персоналом.
Современные технологии делают возможной настоящую революцию в
управлении кадрами. Сотрудники и управленческий персонал получают доступ
к всеобъемлющей системе данных по кадровым ресурсам предприятия, что повышает уровень и скорость принятия решений, а также автоматизирует и систематизирует рутинные процессы, позволяя сконцентрироваться на стратегических задачах. Именно поэтому растет интерес к информационным системам
управления персоналом (ИСУП).
Прежде чем перейти к рассмотрению принципов функционирования такого рода систем, рассмотрим особенности управления кадрами в организации.
Кадровая политика предусматривает:
− разработку общих принципов кадровой политики, определение ее целей;
− планирование потребности в трудовых ресурсах, формулирование
структуры и штата, назначения, создание резерва, перемещения (организационно-штатная политика);
− создание и поддержку системы движения кадровой информации (ин-
формационная политика), стимулирования труда (финансовая политика);
− обеспечение программы развития, профориентацию и адаптацию со-
трудников, планирование индивидуального продвижения, профессиональную подготовку и повышение квалификации (политика развития
персонала);
− оценку результатов деятельности, анализ соответствия кадровой по-
литики стратегии организации, выявление проблем в кадровой работе,
оценку кадрового потенциала.
164
Для облегчения решения большинства из представленных задач разрабатываются системы управления персоналом. Системы управления персоналом
представляют собой совокупность методов, подходов, приемов и технологий,
предназначенных для эффективного управления человеческими ресурсами
предприятия. В настоящее время большая часть функций системы управления
персоналом организации автоматизирована.
Для автоматизации службы управления персоналом в рамках организации
создается информационная система (ИС). Обычно такие системы обозначаются
аббревиатурой HRMS (системы управления трудовыми ресурсами).
В разрезе информационных технологий ИСУП представляет собой набор
определенного программного обеспечения (ПО) и технологий, позволяющих автоматизировать и совершенствовать бизнес-процессы в таких областях, как управление кадрами, расчет и выплата зарплаты, табельный учет и документооборот.
Данное ПО не только позволяет координировать действия различных департаментов, но и координировать работу различных каналов взаимодействия
между персоналом и руководством: личное взаимодействие, телефон, Интернет. Кроме того, данное ПО дает работникам отдела персонала доступ к полной
информации о работнике, необходимой для наилучшего планирования и контроля бюджетов по зарплате, обучению, командировкам и т.д.
В соответствии с реализуемыми в автоматизированных системах управления персоналом функциональными возможностями их принято подразделять
на 3 уровня:
1. Расчетный уровень – системы, автоматизирующие расчет оплаты труда.
2. Учетный уровень – системы, автоматизирующие учет персонала.
3. Уровень управления трудовыми ресурсами – системы, предназначен-
ные для решения широкого спектра задач управления персоналом.
Каждый последующий уровень систем управления персоналом включает
в себя функционал предыдущего уровня.
Расчетный уровень включает в себя следующие функции:
− расчет заработной платы;
− расчет командировочных расходов;
− расчет больничных и отпускных листов;
− расчет начислений и удержаний;
− расчет налогов и отчислений.
Учетный уровень включает в себя следующие функции:
165
− ведение организационной структуры организации;
− ведение штатного расписания;
− ведение учетных карточек сотрудников;
− табельный учет;
− учет всех видов неявок (в т.ч. учет больничных, командировок, отпус-
− пенсионный учет;
− военный учет;
− учет различных видов стажа;
− кадровое делопроизводство;
− формирование необходимой отчетной документации.
Уровень управления трудовыми ресурсами включает в себя следующие
функции:
− определение компетенций сотрудников;
ков и прогулов);
− управление материальной и нематериальной мотивацией персонала;
− планирование персонала и оптимизация штатного расписания;
− формирование ключевых показателей эффективности сотрудников;
− управление обучением и переподготовкой персонала;
− оценка и аттестация персонала;
− управление кадровым резервом;
− система подбора персонала;
− доступ сотрудников к кадровой информации;
− формирование организационной культуры и корпоративной политики
предприятия;
− управление кадровым бюджетом;
− анализ эффективности персонала.
Каждый последующий уровень систем управления персоналом включает
в себя функционал предыдущего уровня.
Таким образом, HRM-системы можно, в определенном смысле, назвать
«CRM-системами наоборот», привлекающими и удерживающими не покупателей, а собственных сотрудников компаний. Разумеется, методы здесь применяются совершенно иные, но общие подходы схожи.
В самом полном – комплексном варианте эти системы охватывают все
уровни управления организацией – операционный, тактический и стратеги-
166
ческий; а в функциональном плане – кадровый учет, расчеты с персоналом и
систему управления трудовыми ресурсами, включающую в себя модули
найма и подбора персонала, оценки, обучения, развития и мотивации персонала.
Поскольку история автоматизации кадровых служб началась практически
одновременно с внедрением информационных технологий в управлении, давайте разберемся, какие программные средства есть в арсенале современного кадровика.
Все эти программные продукты можно разбить на четыре группы: информационно-справочные системы, программы, автоматизирующие отдельные
участки в работе кадровой службы, модули в составе комплексного продукта
для автоматизации предприятия, специализированные комплексные системы.
Информационно-справочные системы нельзя назвать специализированными системами по управлению персоналом, но они активно используются в
работе кадровика. В первую очередь – это правовые справочные системы.
Сегодня в нашей стране существует целый ряд правовых справочных систем: «Кодекс», «Референт», «Юридический мир», «Ваше право», «Юристконсульт». Однако самыми крупными являются «Гарант» и «КонсультантПлюс».
Эти две фирмы создали наиболее разветвленную сеть своих информационных центров в различных регионах России. Помимо информации по законодательству в обеих системах созданы обширные консультационные базы.
Отдельные программы автоматизации – это программные продукты, автоматизирующие отдельные функциональные задачи. Как правило, это программы кадрового учета, расчета заработной платы, найма персонала, аттестации, тестирования, управления компенсационным пакетом, оценки, обучения,
развития и мотивации персонала.
Специализированные комплексные системы по управлению персоналом
– системы, которые удовлетворяют самым высоким требованиям по функциональности. Существуют разные точки зрения на вопрос о составе полнофункциональной системы. Одним из распространенных вариантов можно считать
перечень функций, используемый центром. В его состав входят:
− организационный менеджмент;
− кадровый учет;
− кадровый документооборот;
− табельный учет;
167
− расчет зарплаты;
− регламентированная отчетность;
− компенсационный пакет;
− планирование человеческих ресурсов;
− планирование фонда оплаты труда;
− управление компетенциями;
− оценка персонала;
− управление мотивацией;
− управление обучением;
− электронное обучение;
− подбор персонала;
− управление кадровым резервом – портал;
− информационное самообслуживание;
− аналитика по персоналу.
Как видно из этого перечня, современные HRM-системы охватывают все
возможные области деятельности службы персонала. Основной отличительной
чертой этих программ является наличие единого информационного пространства, которое позволяет использовать в работе каждого модуля все многообразие накопленной в системе информации, построить эффективные аналитические системы и системы поддержки принятия решений.
Задача автоматизации кадровой службы может быть решена с помощью
программ разного класса и разных производителей, но какую бы информационную систему ни выбрала конкретная организация, важно, чтобы эта система
отвечала современным требованиям к такого рода системам. В основе системы
лежит методология управления персоналом, знакомая HR-менеджерам предприятия, используемая или предполагаемая к использованию в компании и
направленная на достижении стратегических целей высшего менеджмента
предприятия. Это возможность доступа к данным для множества пользователей, объединенных в локальную сеть предприятия, а зачастую – и для пользователей, удаленных от центрального офиса; развитый, дружественный графический интерфейс конечного пользователя; режимы обработки оперативной информации, близкие к режиму реального времени; средства аутентификации и
разграничения прав доступа, позволяющие предоставлять информацию в соответствии с должностными обязанностями пользователя; высокий уровень за-
168
щищенности от несанкционированного доступа. Основу информационной системы составляет промышленная база данных, поддерживающая доступ на основе стандарта SQL, как правило, Oracle или MS SQL Server.
Современный рынок диктует новые требования к управлению персоналом на предприятии. Рутинное кадровое делопроизводство постепенно заменяется новейшими механизмами подбора, мотивации, адаптации и оценки персонала. При этом кадровые службы превращаются в центры по разработке и реализации стратегии организации труда, цель которых повышение производственной, творческой отдачи и активности персонала, без которой невозможно
достижение высоких результатов деятельности компании.
Существует множество информационных систем, реализующих те или
иные функции различных уровней автоматизации управления персоналом. Это
приводит к тому, что появляются следующие проблемы:
− Проблема выбора подходящей информационной системы управления
персоналом.
− Проблема интеграции существующих на предприятии программных
решений (например, бухгалтерских систем или систем документооборота) с информационной системой управления персоналом.
− Проблема модернизации имеющейся информационной системы
управления персоналом.
Одной из главных тенденций развития программного обеспечения в последнее время стал переход от монолитного построения информационных систем к модульному построению. Модульность позволяет облегчить масштабирование программного обеспечения, предоставив возможность пользоваться
функциями информационной системы, в то время как некоторые из ее модулей
еще находятся в разработке.
В структуре систем автоматизации кадровой деятельности можно выделить следующие группы продуктов:
− свободно распространяемое программное обеспечение, выполняющее
отдельные кадровые функции. К недостаткам таких продуктов можно
отнести отсутствие их сопровождения авторами;
− собственные разработки компаний с привлечением штатных програм-
мистов и IT-специалистов. Такие программные продукты уменьшают
затраты на приобретение, но поддержка и сопровождение обычно стоят немалых денег;
169
− специализированные системы, в состав которых включен модуль по
Локальные
Средние интегрированные
Крупные интегрированные
1С:Зарплата и кадры
Robertson&BlumsCorp
SAP R/3. Персонал
работе с кадровыми данными. Такие системы отличаются низкой
функциональностью с точки зрения работы с персоналом – обычно
включают учетные и расчетные функции, функции кадрового делопроизводства;
− наиболее востребованными на сегодняшний день являются комплекс-
ные системы автоматизации управления персоналом.
Среди российских производителей программного обеспечения для управления персоналом можно выделить две компании: «Босс. Кадровые системы» и
«АиТ Софт». По данным tAdviser, эти две компании входят в четверку сегодняшних лидеров по количеству реализованных проектов в России.
Мировыми лидерами в области автоматизированных комплексных систем
управления персоналом (HRMS) являются компании: SAP, выпустившая программный продукт SAP ERP Human Capital Management (SAP ERP HCM),
Oracle с системой Oracle HRMS и Kronos, представившая на рынке программного обеспечения следующие системы по работе с персоналом: Workforce Cen-
tral, Kronos iSeries Central, Timekeeper Central, Workforce HR, Workforce Payroll,
Workforce Acquisition.
Ниже представлена классификация информационных систем управления
персоналом (табл. 12).
Классификация информационных систем управления персоналом
БЭСТ.Зарплата
АиТ:\Управление персоналом
ИНФИН. Зарплата
Инфософт. Зарплата
Клуб Капитал Orakl-Кадры
oration. Управление персоналом и зарплата.
БОСС-Кадровик
Парус. Персонал
Scala. Зарплата
Монолит-Инфо. Кадры, зарплата
Галактика. Персонал
Navision Axapta. Персонал
Exact. Payroll
PeopleSoft
Таблица 12
JD Edwards. Управление
персоналом. Представитель
в РФ – Robertson&Blums
OracleApplications: Управление персоналом
Baan HR &Payroll.
170