Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Кадровое администрирование и электронный документооборот. Курс лекций.pdf
Разработка локальных нормативных актов в организации находится в
компетенции работодателя. Он сам решает, какие документы, регулирующие
особенности трудовых отношений, кроме тех, что являются обязательными,
нужно будет разработать в компании. Все локальные нормативные акты, действующие в организации, вводятся в действие приказом руководителя.
Необязательные (факультативные) ЛНА компании – это те, которые в
ТК РФ прямо не упоминаются. Компания сама решает, разрабатывать их или
нет. К таким локальным нормативным актам относятся Положение о командировках, Положение о деловой оценке, Положение об обучении персонала и т.д.
Выделяют также локальные акты, необходимость разработки которых
обусловлена спецификой деятельности организации. К таким можно отнести:
Положение о сверхурочной работе, Положение об аттестации сотрудников, Положение о вахтовом методе работы и пр.
К основным признакам локальных актов организации относятся оформление, содержание и структура, типичные для правовых, юридически значимых
документов. То есть, реквизиты локальных нормативных актов организации и
их оформление должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 7.0.97–2016, а
содержание определять область применения и вопрос, в отношении которого
разработали регламент.
Структура ЛНА включает:
− общие положения с перечислением терминов и определений, целей
документа и списком нормативных правовых актов, в соответствии с
которыми его разработали. В этой части указывают категории сотрудников, в отношении которых нормы регламента обязательны;
− основную часть, которая устанавливает права и обязанности сторон
трудовых взаимоотношений; правила их взаимодействия в пределах
описываемых процедур, не установленные общими нормами трудового законодательства; ответственность сторон за несоблюдение норм,
которые устанавливает ЛНА;
− заключительные положения, которые устанавливают срок вступления
документа в законную силу и срок его действия. В этой части также перечисляют иные внутренние локальные нормативные акты организации,
которые утрачивают силу с началом действия данного регламента.
Далее более подробно остановимся на некоторых локальных норматив-
ных актах.
41
По вопросам документирования системы оплаты труда, действующей в
организации, разрабатывается целый ряд содержательно взаимосвязанных документов – Положение об оплате труда, Положение о премировании персонала,
Положение о стимулировании персонала, Положение о премировании по итогам года, Положение о материальном поощрении работников и др. Единственно
правильного ответа на вопрос о том, нужно ли систему оплаты описывать в одном документе с формами материального стимулирования персонала, нет. Исходя из сущности рассматриваемых категорий, на взгляд автора, создавать единый документ целесообразнее, так как материальное поощрение и премирование персонала (в любых его формах) – составная часть системы оплаты труда.
Примерная структура и содержание Положения об оплате труда: 1) общие
положения; 2) заработная плата работников; 3) премирование работников за
основные результаты деятельности; 4) социальный пакет; 5) заключительные
положения.
Особое место в системе оплаты труда занимает порядок и правила премирования работников. Работодатель имеет право устанавливать различные системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок с учетом мнения
представительного органа работников. Такое право работодателю целесообразно реализовывать в разработанном и утвержденном в организации локальном
нормативном акте – положении о премировании. Система премирования может
быть зафиксирована в нескольких положениях, что определяется конкретными
задачами и условиями стимулирования труда. Отдельный работник может быть
премирован по нескольким основаниям.
Примерная структура и содержание Положения о премировании работников: 1) общие положения; 2) виды премий; 3) показатели и условия премирования; 4) размеры вознаграждений; 5) круг премируемых работников; 6) сроки и
порядок выплаты премий.
К числу локальных нормативных актов, утверждаемых работодателем в
части оценки персонала, можно отнести Положение о деловой оценке персонала, Положение об аттестации персонала. Однако в ТК РФ в связи с увольнением работника упоминается только аттестация персонала, как процедура установления соответствия квалификации работника требованиям занимаемой
должности.
Примерная структура и содержание Положения об аттестации работников: 1) общие положения; 2) организация и сроки проведения аттестации; 3) ат-
42
тестационная комиссия, ее состав и регламент работы; 4) реализация решений
аттестационной комиссии; 5) заключительные положения; 6) приложения.
Направление сотрудника в командировку сопровождается оформлением
целого ряда документов по утвержденным Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 унифицированным формам. Кроме них в компании
должен быть документ, устанавливающий размеры суточных – в статье 168 ТК
РФ сказано, что это может быть коллективный договор или же локальный нормативный акт, положение о командировках.
Примерная структура и содержание Положения о направлении работников в служебные командировки: 1) общие положения; 2) термины и определения; 3) ограничения на командирование сотрудников; 4) сроки командирования; 5) оформление документов на командировку; 6) суточные; 7) другие командировочные расходы; 8) отзыв из командировки или отмена командировки;
9) заключительные положения.
Положение об обучении персонала определяет цели, задачи обучения, основные виды обучения, порядок взаимодействия структурных подразделений
компании, ответственность, полномочия и обязанности сотрудников при организации обучения персонала компании. Такой документ разрабатывается с целью систематизации действий и процедур, направленных на обучение и развитие персонала, для обеспечения профессионального роста сотрудников и оптимизации расходов компании на обучение, установления взаимных прав и обязанностей компании и ее сотрудников.
Примерная структура и содержание Положения об обучении персонала:
1) общие положения; 2) цели и задачи профессионального развития кадров; 3)
виды обучения персонала; 4) планирование и организация обучения; 5) оценка
эффективности обучения; 6) ответственность; 7) заключительные положения.
Разрабатывать проект локального акта организации руководитель поручает одному или нескольким сотрудникам, которых назначает ответственными за
задачу приказом. Они могут взять за основу типовой локальный нормативный
акт-образец и адаптировать его к конкретной специфике своей компании, изменить и дополнить разделами и пунктами, которые посчитают нужными.
ЛНА – нормативный, правовой документ. Поэтому его юридическую силу обеспечивают, в том числе, обязательные реквизиты: наименование организации (как в Уставе); гриф утверждения, если этого требует закон; наименование документа; дата, место составления документа; отметка об учете мнения
43
представительного органа работников, если это требует закон; наименование
1 этап
Разработка проекта локального нормативного акта
2 этап
Согласование локального нормативного акта
3 этап
Учет мнения представительного органа работников или внешнее согласование
4 этап
Утверждение локального нормативного акта
5 этап
Введение в действие локального нормативного акта
должности уполномоченного сотрудника и его подпись.
Готовый проект необходимо согласовать с уполномоченными должностными лицами, руководителем юридической службы, бухгалтерии и службы
персонала. Их замечания и предложения нужно обсудить и учесть.
На вопрос о том, кто утверждает локальные нормативные акты организации, ответ однозначный: руководитель или иное должностное лицо, наделенное
такими полномочиями приказом руководителя. Если уставом компании такими
полномочиями наделили коллегиальный управляющий орган, ЛНА утверждает
его председатель. Утвердить акт руководитель может двумя способами: заполнить реквизит «Утверждаю» или издать приказ.
Таким образом, разработка ЛНА, содержащих нормы трудового права,
включает 5 этапов (рис. 2):
(в предусмотренных источниками права случаях)
Рис. 2. Этапы разработки локальных нормативных актов,
содержащих нормы трудового права
Работники должны быть ознакомлены с положениями утвержденного локального акта под роспись. Сделать это можно несколькими способами и с учетом того, каким образом документ был утвержден.
44
Каждый работник должен быть ознакомлен с содержанием локального
нормативного акта. Об этом он ставит специальную отметку – визу ознакомления – на самом локальном нормативном акте (в приказе о его утверждении) или
в другом предназначенном для этого документе. На практике обычно применяются следующие способы ознакомления работников.
Способ 1. Визы ознакомления оформляются на самом локальном норма-
тивном акте (в приказе о его утверждении).
Этот способ целесообразно использовать тогда, когда положения локального нормативного акта касаются небольшого числа работников.
Способ 2. Визы ознакомления оформляются в листе ознакомления с ло-
кальным нормативным актом, который прилагается к документу или к приказу
о его утверждении.
Такой способ удобен в тех случаях, когда с документом необходимо
ознакомить большое число работников. Лист ознакомления является приложением к локальному нормативному акту (к приказу о его утверждении) и хранится вместе с этими документами.
Способ 3. Визы ознакомления оформляются в специально разработанных
учетных формах.
Работники после ознакомления с содержанием локального нормативного
акта оформляют соответствующую визу не на самом документе и не в приложении к нему, а в отдельной форме, например в Журнале ознакомления работников с локальными нормативными актами.
Локальные нормативные акты могут быть изменены путем внесения в
них дополнительных норм, признания утратившими силу отдельных норм,
утверждения новой редакции существующих норм. Предложение о внесении
изменений может исходить от любого органа, который вправе поставить вопрос
о разработке и принятии данного локального акта либо принял (утвердил) этот
акт. При внесении изменений локальные нормативные акты обязательно подлежат правовой экспертизе.
Контрольные вопросы
1. Дайте определение понятия «локальный нормативный акт, содержащий нормы трудового права».
2. Перечислите виды и назначение локальных нормативных актов в сфе-
ре управления персоналом организации.
45
3. Перечислите обязательные локальные нормативные акты в сфере
управления персоналом организации.
4. Какова структура и назначение Положения о найме персонала?
5. Какова структура и назначение Положения об адаптации персонала?
6. Какова структура и назначение Положения о деловой оценке персонала?
7. Какова структура и назначение Положения об аттестации персонала?
8. Какова структура и назначение Положения об обучении персонала?
9. Какова структура и назначение Положения об оплате труда?
10. Установите последовательность этапов разработки проекта локально-
го нормативного акта.
11. Перечислите способы ознакомления работников с локальными норма-
тивными актами.
12. Возможно ли изменение действующего локального нормативного акта?
46
Тема 7. Организация работы с персональными данными работников
Цель: формирование у обучающихся представления об организации ра-
боты с персональными данными работников.
План
1. Понятие «персональные данные работника» (ПДР).
2. Способы получения ПДР, обработки, использования в организации,
хранения, защиты, дифференциации и контроля доступа к ним.
3. Структура Положения о защите персональных данных работников.
4. Обязательство о неразглашении персональных данных работников.
Персональные данные работника (ПДР) – это информация, необходи-
мая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся каждого
конкретного работника организации.
Работу с персональными данными регламентирует Федеральный закон от
27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», глава 14 Трудового кодекса
Российской Федерации.
Согласно Федеральному закону «О персональных данных» персональные
данные – это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
Персональными данными работника будет следующая информация:
− фамилия, имя, отчество;
− пол, возраст;
− дата и место рождения;
− образование, квалификация, профессиональная подготовка и сведения
о повышении квалификации;
− состояние здоровья;
− гражданство;
− место жительства;
− номера телефонов;
− семейное положение, наличие детей, родственные связи;
47
− факты биографии и предыдущая трудовая деятельность (место рабо-
ты, размер заработка, судимость, служба в армии, работа на выборных
должностях, на государственной службе и др.);
− изображение человека (фотография и видеозапись), которое позволяет
установить личность;
− финансовое положение;
− деловые и иные личные качества, которые носят оценочный характер;
− другие сведения, которые могут идентифицировать человека.
Не подлежат получению и обработке данные о политических, религиозных и иных убеждениях работника, о его частной жизни, о его членстве в общественных объединениях и профессиональных союзах, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.
Поскольку к персональным данным относится информация, способная
каким-либо образом идентифицировать человека, то и все документы, касающиеся работников, относятся к персональным данным.
Эти документы, будь то в бумажном или электронном виде, хранятся в
таких условиях, чтобы персональные данные не стали известны лицам, не имеющим на то полномочий.
К документам организации, содержащим персональные данные работников, относятся:
− анкета, автобиография, личный листок по учету кадров, которые за-
полняются работником при приеме на работу;
− копии документов, хранящиеся в личном деле работника: документа,
удостоверяющего личность работника (паспорт), документов воинского учета, документа обязательного пенсионного страхования, свидетельств о заключении брака, рождении детей, документов об образовании;
− трудовая книжка;
− личная карточка по форме № Т-2;
− трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
− подлинники и копии приказов по личному составу;
− документы оплаты труда;
− документы об обучении, оценке, аттестации работников;
48
− базы данных, обрабатываемые автоматически (например, таблицы
Excel, базы программы «1С»);
− при необходимости – иные документы, содержащие персональные
данные работников.
Основное правило, определяющее работу с персональными данными,
устанавливает ст. 7 Федерального закона № 152-ФЗ: Операторы и иные лица,
получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим
лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.
Именно этим правилом должен руководствоваться работодатель при организации работы с персональными данными работников. Определив документы, содержащие персональные данные, и способы получения персональных данных, работодателю необходимо организовать систему защиты персональных данных.
Персональные данные работника имеют статус конфиденциальной информации, установленный федеральным законодательством. Персональные
данные работника могут быть получены только от самого работника.
В случае необходимости возможно получение персональных данных работника у третьей стороны, но только с письменно согласия работника. При
этом работник должен быть уведомлен о целях, предполагаемых источниках и
способах получения персональных данных, а также о характере интересующих
работодателя персональных данных и последствиях отказа работника дать
письменное согласие на их получение.
При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или
электронного получения.
Персональные данные работников обрабатываются и хранятся в бухгалтерии и отделе кадров. Они могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение как на бумажных носителях, так и в электронном виде.
Персональные данные работников могут храниться в документальной
форме в составе личных дел, в личных карточках работников и в других документах, а также могут храниться в электронном виде. Доступ к электронным
базам данных, содержащим персональные данные работников, должен быть
обеспечен двухступенчатой системой паролей: на уровне локальной компью-
49
терной сети и на уровне баз данных. Пароли сообщаются индивидуально сотрудникам, имеющим доступ к персональным данным работников.
Работник имеет свободный бесплатный доступ к своим персональным
данным, включая право на получение копий любой записи, содержащих персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.
Статья 86 ТК РФ обязывает работодателя принять локальный нормативный акт (далее – ЛНА), который будет регулировать порядок хранения и использования персональных данных. Таким актом обычно является положение о
защите персональных данных работников, утверждаемое в соответствующем
порядке руководителем организации.
Согласно п. 8 ст. 86 ТК РФ работники должны быть ознакомлены под
роспись с таким положением. Если работник принимается на работу и в организации уже есть такое положение, то он знакомится с ним до подписания трудового договора в силу ч. 3 ст. 68 ТК РФ.
Обязательное наличие в организации ЛНА, закрепляющего порядок хранения и использования персональных данных, подтверждается также судебной
практикой.
Примерная структура Положения может включать четыре раздела:
1. Общие положения (цели создания документа; перечень нормативных
документов, в соответствии с которыми разработано Положение; порядок разработки и утверждения документа; момент вступления документа в действие).
2. Понятие и состав персональных данных работника (определение понятия «Персональные данные»; перечень сведений, которые относятся
к персональным данным; перечень персональных данных, которые
работодатель не имеет права получать и обрабатывать).
3. Порядок получения и обработки персональных данных (порядок и
условия получения персональных данных о работниках; порядок и
условия хранения персональных данных (в каких структурных подразделениях; на каких носителях информации; в каких документах);
должностные лица, на которых возложена ответственность за сохранность документов, содержащих персональные данные работников).
4. Обеспечение конфиденциальности персональных данных (перечень
должностных лиц организации, имеющих доступ к персональным
50