Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Кадровая служба предприятия. Делопроизводство, документооборот и нормативная база
.pdf
Д.Е.Гусятникова
О.И. Захаркина
М.А. Шитова
КАДРОВАЯ
СЛУЖБА ПРЕДПРИЯТИЯ:
делопроизводство,
документооборот
и нормативная база
1
УДК 349.2
ББК 67.405
Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и
нормативная база практ. пособие / О. И. Захаркина, Д. Е. Гусятникова, М. А. Шитова. 4-е изд., испр. - М.: Омега-Л, 2009. - 260 с. - (Кадровая служба). - ISBN 978-5-370-00967-9,
тираж: 3000 экз.
© ООО «Ай Пи Эр Медиа», 2009
Гусятникова, Дарья Ефимовна
Захаркина, Ольга Ивановна
Шитова, Марина Алексеевна
В книге рассмотрены основные аспекты работы кадровой службы, вопросы надзора и
соблюдения законодательства о труде. Большое внимание уделяется составлению
документов личного характера: резюме, заявлений и т.д.
Книга дает основные знания в области трудового законодательства и
документационного обеспечения управления, формирования навыков деловой культуры.
Для руководителей предприятий, руководителей и специалистов кадровой службы.
2
Содержание
К читателям
1. Основные направления работы кадровой службы
1.1. Ведение кадровой документации
1.1.1. Законодательные основы кадрового
делопроизводства
1.1.2. Правила оформления кадровых документов
1.1.3. Хранение документов
1.2 Планирование и организация работы по обеспечению кадрами
1.2.1. Кадровый резерв
1.2.2. Подбор персонала
1.2.3. Участие в аттестации
2. Кадровые документы
2.1. Документы, определяющие структуру и штат предприятия
2.1.1. Структура и штатная численность
2.1.2. Штатное расписание и штатная расстановка
2.2. Локальные нормативные акты
2.2.1. Положение о структурных подразделениях
2.2.2. Положение об оплате труда и премировании
2.2.3. Положение об обработке персональных данных работников
2.2.4. Должностные инструкции
2.2.5. Правила внутреннего трудового распорядка
2.3. Документы на прием, перевод, увольнение сотрудников
2.3.1. Трудовой договор
2.3.2. Изменение трудового договора
2.3.3. Приказы (прием, перевод, увольнение)
2.3.4. Личная карточка работника
2.3.5. Трудовая книжка
2.3.6. Личное дело работника
3
2.4. Коллективный договор и соглашение
2.5. Табель учета рабочего времени
2.6. Отпуск
2.6.1. Ежегодные основные и дополнительные оплачиваемые отпуска
2.6.2. График отпусков
2.6.3. Отпуск без сохранения заработной платы
2.6.4. Оформление отпуска
2.7. Командировки
2.7.1. Служебное задание
2.7.2. Приказ о направлении в командировку
2.7.3. Командировочное удостоверение
2.7.4. Отчет о результатах командировки
2.8. Другие документы
2.8.1. О поощрении и наложении взысканий
2.8.2. Об особом режиме работы
2.8.3. О сокращении штата или численности
2.8.4. О трудовой деятельности работников
3. Регистрационные формы
3.1. Журналы учета и регистрации документов
3.2. Журналы проверок
3.3. Документы по специальному учету
3.4. Статистическая отчетность
4. Особенности оформления трудовых отношений в отдельных случаях
4.1. Совместительство
4.2. Совмещение профессий (должностей)
4.3. Замещение
4.4. Исполнение обязанностей без освобождения от основной работы
4.5. Особенности регулирования труда отдельных категорий работников
4.5.1. Регулирование труда руководителей предприятия
4.5.2. Регулирование труда женщин работниц
4.5.3. Регулирование труда несовершеннолетних сотрудников
4.5.4. Регулирование труда работников, совмещающих работу с обучением
5. Материальная ответственность
6. Работа с документами, относящимися к государственной, коммерческой и
служебной тайне
6.1. Государственная тайна
4
6.2. Коммерческая тайна
6.3. Служебная тайна
7. Взаимодействие с трудовой инспекцией
К читателям
Деятельность любого предприятия (организации) начинается с подбора и оформления
приема на работу сотрудников, поэтому необходимость кадровой службы не вызывает
сомнения.
Подбор и оформление приема на работу сотрудников традиционно считается
основной задачей кадровой службы. В книге рассмотрены варианты поиска и отбора
кандидатов: внутренний резерв и внешний отбор. Большое значение в работе кадровой
уделяется созданию оптимальных условий работы по подбору персонала.
Как и всякое другое направление деятельности, работа кадровика обязательно
документируется. При проверке работы любой организации, проведении ревизии проверяют
прежде всего документы, в которых фиксируется деятельность службы кадров.
Документов, с которыми приходится работать работнику кадровой службы, много.
Каждый вид документа имеет свои особенности и свои правила работы с ним. Составлению
и оформлению наиболее часто встречаемых в деятельности службы кадров документов
посвящен «Кадровые документы».
Рассматривается также порядок текущего хранения документов, формирования дел на
основе номенклатуры дел, подготовка документов к архивному хранению.
Раздел книги, посвященный кадровому делопроизводству, безусловно, заинтересует
как начинающих, так и опытных кадровых работников. Материал дан с учетом последних
изменений в трудовом законодательстве, снабжен конкретными примерами, затрагивает
сложные и спорные моменты кадровой работы.
В современных условиях содержание работы кадровой службы существенно
расширилось: прием на работу, перевод и перемещение, совместительство и совмещение,
отпуска и увольнение. Кадровик должен хорошо разбираться в вопросах правового
регулирования рабочего времени и времени отдыха, оплаты и нормирования труда.
Составление трудового договора, порядок его заключения и изменения также находятся в
компетенции работника кадровой службы.
Материал книги подготовлен с учетом изменений, внесенных в Трудовой кодекс РФ
Федеральным законом от 30 июня 2006 г. № 90-ФЗ.
5
1. Основные направления работы кадровой службы
Выбор организационной формы кадровой службы определяется размером
предприятия и численностью работников, порядком подбора кадров и объемом
обрабатываемой информации. Если предприятие небольшое, то кадровая служба не
создается, а назначается специальный работник (инспектор по кадрам, менеджер), который
отвечает за всю кадровую работу.
Существуют следующие организационные формы
— управление кадров;
— департамент;
— отдел кадров;
— служба персонала;
— кадровый центр и т.д.
Задачи, которые приходится решать кадровой службе, не зависят от направления
деятельности предприятия и достаточно разнообразны, например:
— прогнозирование и планирование потребности предприятия в кадрах;
— комплектование предприятия необходимыми кадрами;
— обеспечение движения кадров, подготовка резерва на
— повышение квалификации работников;
— проведение регулярной аттестации;
— учет и анализ личного состава предприятия и др.
В процессе решения поставленных задач кадровая служба выполняет следующие
кадровой службы:
выдвижение;
виды работ:
— составление планов работ по труду и кадрам (квартальные, годовые,
перспективные);
— создание и ведение банка данных о персонале (количественный и качественный
состав);
— подбор кандидатов на различные позиции и создания резерва кадров предприятия;
— отбор кандидатов на вакантные должности;
6
— участие в проведении аттестации;
— оформление документов о приеме, переводе, увольнениях, поощрениях и
взысканиях, командировках и отпусках работников;
— оформление и ведение личных дел и трудовых книжек;
— ведение установленной отчетности, подготовка справок и других документов,
касающихся трудовой деятельности работников;
— ведение учета личного состава и табельного учета;
— проведение работы по
— контроль за соблюдением трудовой дисциплины на предприятии и т.д.
1.1. Ведение кадровой документации
Работа кадровой службы обязательно документируется. Составление, оформление
документов, работа с ними и их хранение регламентированы законодательными и
нормативно-правовыми актами, выполнение которых обязательно для кадровой службы
любой организационной формы. Кроме того, на каждом
локальные нормативные акты, регламентирующие работу кадровой службы данного
предприятия. Ежегодно кадровой службой готовится номенклатура дел, формирование
которой также признается обязательным для сотрудников кадровой службы.
1.1.1. Законодательные основы кадрового делопроизводства
анализу текучести кадров;
предприятии разрабатываются
Современное законодательство требует от работодателя оформления большого
количества документов, отражающих различные аспекты трудовых отношений с
работниками. Разрабатывают и оформляют такие документы сотрудники кадровой службы
предприятия совместно с юристами. Значение кадровых документов определяется тем, что в
них зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд,
образование, пенсионное обеспечение и т.д., поэтому кадровая служба предприятия должна
руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими документами,
содержащими нормы трудового права. За нарушение норм, содержащихся в этих правовых
актах, стороны трудовых отношений могут быть привлечены к различным видам
юридической ответственности.
В первую очередь работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу,
должны знать Трудовой кодекс Российской Федерации. На основании ТК РФ на
предприятии устанавливается единый порядок оформления документов кадровой службы.
7
На основании Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 147-ФЗ «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации» и главы 14 ТК РФ строится работа
отдела кадров с персональными данными сотрудников предприятия. Правила обработки и
хранения информации, порядок работы с ней, контроль доступа к персональным данным
находят отражение в Положении о защите персональных данных, разработанном с учетом
положений вышеназванного Закона.
Перечень сведений, составляющих коммерческую (служебную) тайну, список
сотрудников, имеющих доступ к ней, степень ответственности за распространение
конфиденциальных данных определяются в соответствии с Федеральным законом от 29
июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне».
Соблюдение новых положений трудового законодательства, касающихся основных
принципов охраны труда позволяют предприятию грамотно разработать систему охраны
труда, создавать здоровые и безопасные условия работы для своих сотрудников. При этом
следует обратить внимание, что указанные положения теперь содержатся в основном только
в нормах ТК РФ, поскольку действовавший ранее ФЗ РФ от от 17 июля 1999 г. № 181 –ФЗ
«Об основах охраны труда в Российской Федерации» утратил силу в связи с принятием
Федерального закона от 30 июня 2006 № 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс
Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации
некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых
законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации».
Методические документы по управленческому труду и кадровому делопроизводству
носят рекомендательный характер. Такие документы содержат рекомендации по
оформлению документов, организации работы с ними. Предприятие самостоятельно решает,
придерживаться этих рекомендаций или разработать свои корпоративные стандарты. В
настоящее время существуют определенные стандарты оформления организационно-
распорядительных и учетных документов. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30—2003
«Унифицированная система документации “Унифицированная система организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению документов”», который принят
и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст,
устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов
документов, а также требования к бланкам документов.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности
организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой,
дает исчерпывающий список внутренних документов, а также регулирует порядок и сроки
хранения в зависимости от их юридической значимости.
8
Кадровой службе необходимы также постановление Правительства РФ от 16 апреля
2003 г. № 225 «О трудовых книжках» и постановление Минтруда России от 10 октября 2003
г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек», которые помогут
правильно заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее
соответствующие изменения или оформить дубликат вместо испорченного или утраченного
документа.
Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (далее — постановление
Госкомстата России № 1) утверждены унифицированные формы первичной учетной
документации по учету труда и его оплаты. Представленные в данном постановлении формы
первичной учетной документации должны использоваться всеми юридическими лицами,
осуществляющими деятельность на территории Российской Федерации. В документе также
даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм.
Если для оформления каких-либо процедур или операций не предусмотрена типовая
форма первичных учетных документов, то предприятие вправе разработать форму документа
самостоятельно с учетом обязательных требований к реквизитам.
Предприятие имеет право при необходимости вносить дополнительные реквизиты в
унифицированные формы, включать дополнительные строки и графы, расширять или сужать
объем представляемых сведений, использовать вкладные листы для удобства размещения и
обработки необходимой информации. Запрещено изменение или удаление реквизитов из
унифицированных форм (код и номер формы, наименование документа и т.д.).
При заполнении унифицированных или самостоятельно разработанных форм учетной
документации обязательно заполняются все реквизиты документов. Внесенные изменения и
дополнения утверждаются приказом руководителя предприятия. Запрещено использование
устаревших бланков унифицированных форм первичных документов.
Руководителям предприятий и работникам, отвечающим за ведение документации,
следует помнить, что документация, возникающая в процессе деятельности, не может
уничтожаться с нарушением требований законодательства.
1.1.2. Правила оформления кадровых документов
При составлении любого документа необходимо руководствоваться следующими
правилами. Вначале уточняется цель составления документа и вопросы, которые необходимо
решить. В соответствии с этим выбирается вид документа, форма, которая предполагает
определенный стиль и характер изложения текста. Кроме того, изучаются законодательные и
нормативные акты, регулируют порядок решения вопросов, поставленных в документе. Это
9
позволит обеспечить соответствие содержания документа компетенции адресата и решение
грамотно поставленных вопросов. Также необходимо провести сбор информации по
существу поставленных вопросов, для чего могут потребоваться справки, докладные и
объяснительные записки, письма, акты, заявления и т.п.
После этого составляется проект документа с использованием унифицированных
форм или трафаретных текстов и стандартных выражений. Унифицированные формы
фактически не составляются, а заполняются, что очень облегчает работу. Трафаретные
тексты кадровой службой используются, например, в справках с подтверждением места и
стажа работы.
После прохождения процедур редактирования и согласования документ окончательно
оформляется и подписывается (утверждается).
К тексту служебного документа предъявляются определенные требования, например:
— достоверность;
— объективность;
— логичность и аргументированность выводов и фактов, приводимых в документах;
— максимальная краткость при полноте информации;
— ясность изложения и однозначность понимания документа;
— продуманность формулировок, тщательный подбор слов.
Деловой стиль предполагает применение устойчивых языковых оборотов,
стандартных фраз, использование которых в отдельных документах обязательно (например,
при заполнении трудовых книжек, составлении актов, справок). Кроме того, устойчивые
словосочетания обеспечивают однозначность понимания документа и сокращают время на
его составление. Использование профессиональных терминов должно быть ограничено.
Допускаются лишь общепринятые варианты сокращения слов и словосочетаний с
обязательной расшифровкой в скобках при первом употреблении.
В зависимости от количества поставленных вопросов документы бывают простые и
сложные. Документы, содержащие лишь один вопрос (простые), легче в обработке и
исполнении. Со сложных документов приходится снимать копии и устанавливать
очередность исполнения, так как чаще всего исполнение таких документов предполагает
участие нескольких работников. Также усложняется процесс контроля исполнения этих
документов и возникает вопрос о помещении документа в определенное дело. Поэтому при
составлении многочисленных информационно-справочных документов рекомендуется
включать в них по одному вопросу. Протоколы, приказы, постановления обычно
предполагают сложную структуру и формируются в отдельные дела, на обложках которых
указан лишь вид документа без раскрытия его содержания.
10
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]