Кадровая служба предприятия. Делопроизводство, документооборот и нормативная база

Необходимость создания того или иного подразделения определяется различными

факторами, прежде всего списочный численностью работников. Обоснование создания

подразделения, как правило, увязывается с нормативами численности работников. Данные

нормативы устанавливают численность работников того или иного подразделения,

В ряде случаев создание определенных структурных единиц предусматривается

непосредственно самим законодательством. Так, в соответствии с ст.217 ТК РФ установлено

что в целях обеспечения соблюдения требований охраны труда, осуществления контроля за

их выполнением у каждого работодателя, осуществляющего производственную деятельность, численность работников которого превышает 50 человек, создается служба охраны труда или вводится должность специалиста по охране труда, имеющего

Работодатель, численность работников которого не превышает 50 человек, принимает

решение о создании службы охраны труда или введении должности специалиста по охране

определяются работодателем с учетом рекомендаций федерального органа исполнительной

будут включены в указанную службу, а также их должностные обязанности и другие

Важно учитывать, что дробление структуры и штатной численности предприятия на мелкие

подразделения, руководители которых не имеют права на принятие управленческих

решений, приводит к «размыванию» ответственности руководителей всех уровней за

При определении численности и должностного состава того или иного структурного

подразделения предприятия необходимо руко водствоваться принятыми в организации

(отрасли) штатными нормативами и перечнями, а также иными документами,

Штатное расписание — это основной документ, который применяется для

оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в

соответствии с учредительным документом (уставом или положением). Штатное расписание

содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве

штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Этот документ дает руководству право на укомплектование организации и ее структурных

подразделений работниками. На основе штатного расписания кадровая служба ведет подбор

сотрудников на вакантные должности, формирует резерв на выдвижение, организует

В постановлении Госкомстата России № 1 предусмотрено, что унифицированные

формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в том числе форма №

начинаться со слова ПРИКАЗЫВАЮ, так как никаких дополнительных пояснений для

специальностей, профессий, которые отражаются в трудовых договорах и иной кадровой

Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей,

по труду, который входит в состав отдела организации и оплаты труда. Поскольку такое

подразделение имеется не в каждой организации, разработка штатного расписания чаще

всего поручается отделу кадров, либо планово-экономическому отделу, либо группе

специалистов, либо бухгалтерии, т.е. руководство предприятия самостоятельно решает

На предприятиях с большим должностным и численным составом целесообразно

Штатное расписание имеет код по ОКУД 0301017, составляется, как правило, в

количестве трех экземпляров, срок его хранения по месту разработки и утверждения

Форма может быть заполнена как ручным способом, так и с помощью машинной

техники (печатной, вычислительной и т.п.), однако с обязательным резервным копированием

информации на бумажном носителе. При ручном способе заполнения все записи должны

быть произведены чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Итого

Наименования структурных подразделений, как правило, указываются в алфавитном

порядке, без сокращений, в именительном падеже единственного числа.

Кодирование структурных подразделений необходимо для формирования сводной

отчетности. В настоящее время система кодирования подразделений обязательна лишь на

государственных предприятиях. В негосударственных организациях она вводится в том

случае, если в их состав входит большое количество структурных подразделений, а для

работников, как правило, заключается в создании материальных благ, а также в техническом

и производственном обеспечении деятельности организации.

Наименование профессии берется из Единого тарифно-квалификационного

справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС). Такой порядок определен ст. 57 ТК РФ,

которая устанавливает, что «если в соответствии с федеральными законами с выполнением

работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано

предоставление компенсаций льгот либо наличие ограничений, то наименование этих

должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны

соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных

справочниках утверждаемых в порядке, устанавливаемом правительством Российской

Федерации». Квалификационные требования к профессиям как раз и устанавливаются ЕТКС.

Наименования должностей приводятся на основании общеотраслевого

Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других

служащих. Кроме того, квалификационные требования по наименованиям должностей

отдельных отраслей содержатся в различных сборниках.

Большинство сборников ориентировано на бюджетную сферу. Для наименования

должностей в коммерческой сфере можно воспользоваться Общероссийским

классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов

ТК РФ частично решил эту проблему. Согласно ст. 57 ТК РФ наименование

расписанием. В штатное расписание можно включить новые наименования должностей,

например, в случае, если в организации внедряются новые методики структурирования и

к профессиональному сленгу (жаргону) и даже в странах — источниках заимствования они

применяются только в разговорной речи (например, хэдхантер — специалист по поиску

руководителей).

Лучше приводить полные и официально принятые наименования новых должностей,

так как запись в трудовой книжке должна быть понятной и новому работодателю, и органам,

осуществляющим оформление пенсий.

В штатном расписании наименования профессий (должностей) указываются в составе

структурных подразделений. Они приводятся, начиная с высшего звена и заканчивая

младшим звеном: руководитель, заместитель руководителя, специалист, технический

исполнитель и т.д. В штатном расписании допускается указывать двойные наименования

должностей, разделяемых знаком «-», при этом должностной оклад устанавливается по

первой должности в двойном наименовании.

В том случае, если в организации есть работники, не входящие в состав какого-либо

структурного подразделения, они оформляются как «прочий персонал».

Наименование указывается полностью, в единственном числе именительного падежа.

Сокращения «зав.», «зам.», «нач.» не допускаются. Количество штатных единиц (графа 4)

указывается в единицах по каждой должности или профессии. Должности, по которым

предусматривается содержание неполной штатной единицы, указываются в

соответствующих долях (0,2; 0,4 и т.д.).

В графе 5 указываются оклады (тарифные ставки), устанавливаемые за выполнение

Размеры окладов (тарифных ставок) в соответствии со ст. 135 ТК РФ устанавливаются

коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в

содержащими нормы трудового права.

Тарифная ставка является элементом тарифной системы, т.е. совокупности

нормативов, с помощью которых осуществляется дифференциация заработной платы

тарифную сетку, тарифные коэффициенты. Сложность выполняемых работ определяется на

Тарификация работ и присвоение тарифных разрядов работникам производятся с

учетом Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих,

Тарифная система оплаты труда работников организаций, финансируемых из

бюджетов всех уровней, устанавливается на основе единой тарифной сетки по оплате труда

работников бюджетной сферы, утверждаемой в порядке, установленном федеральным

законом, и являющейся гарантией по оплате труда работников бюджетной сферы. Тарифная

система оплаты труда работников других организаций может определяться коллективными

договорами, соглашениями с учетом единых тарифно-квалификационных справочников и

Что же касается надбавок (графы 6—8), то они также должны быть предусмотрены

системой оплаты труда. Виды и размеры надбавок устанавливаются в соответствии с ТК РФ,

коллективными договорами и локальными нормативными актами.

Порядок и условия применения стимулирующих и компенсационных выплат (доплат,

надбавок, премий и т.д.) устанавливается следующими органами:

— в организациях, финансируемых из федерального бюджета, Правительством РФ;

— в организациях, финансируемых из бюджета субъекта РФ, — органами

государственной власти соответствующего субъекта РФ;

— в организациях, финансируемых из местного бюджета, — органами местного

В графе 9 определяется месячный фонд оплаты труда по каждому работнику.

Согласно ст. 129 ТК РФ под заработной платой понимается вознаграждение за труд в

выполняемой работы, а также выплаты компенсационного и стимулирующего характера.

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной

документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата

Графа «Примечание» предназначена для внесения оперативных изменений или

отражения особенностей по конкретному наименованию должности. Зачастую данная графа

используется для указания фамилии и инициалов отдельных работников, занимающих

управленческие должности.

После заполнения всех граф основной части таблицы, в строке «Итого» указываются

итоговые суммы по графам 4—9. По итоговым показателям 3-й и 9-й граф издается приказ

(распоряжение) об утверждении штата с конкретным количеством штатных единиц и

определенным месячным фондом оплаты труда. Приказ (распоряжение) утверждается

Если при заполнении формы были допущены ошибки, то они могут быть исправлены

только по установленным правилам, т.е. с помощью зачеркивания неправильных записей и

проставления над ними правильных. При этом исправления должны быть согласованы со

всеми лицами, подписавшими документ, и подтверждены их подписями с указанием даты

При оформлении штатного расписания следует обратить внимание на то, чтобы в

документе были заполнены все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой.

Только в этом случае она будет считаться окончательно оформленным и может быть принято

к утверждению. В частности, необходимо заполнять такие реквизиты, как наименование

организации и код по ОКПО. Расшифровки подписей также являются реквизитами,

обязательными к заполнению. Если в форме остаются незаполненные строки, то они должны

Для разработки табличной части штатного расписания могут использоваться и иные

то в штатном расписании предусматривается «вилка» окладов. Для группы работников,

которым установлена сдельная оплата труда, в штатном расписании может быть

предусмотрено введение специального раздела или специальной графы. При этом

указывается общее число работников такой группы. С учетом этого форма штатного

расписания может быть следующей:

при подготовке проекта и утверждении штатного расписания, хранятся вместе с проектами в

течение 3 лет после утверждения штатного расписания. Кроме того, если уставом

(положением) организации предусмотрено представление проекта штатного расписания на

согласование учредителям организации, то переписка с ними (за исключением протоколов

собраний учредителей) подлежит особому хранению.

кадров и в главную бухгалтерию. Один экземпляр хранится в составе управленческой

документации организации.

информации и выпускается всего в двух экземплярах — один для генерального директора,

другой для главной бухгалтерии.

лица.

оформить посредством приказа по основной деятельности.