Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Кадровая служба предприятия. Делопроизводство, документооборот и нормативная база
.pdf
В разделе VIII «Отпуск» ведется учет всех видов отпуска, предоставляемых работнику
в период работы на предприятии, включая отпуска по уходу за ребенком до достижения им
установленного законом возраста, краткосрочные отпуска без сохранения заработной платы.
В данный заносится информация о виде отпуска, периоде работы, за который
предоставляется отпуск, продолжительности отпуска и об основании его предоставления.
Согласно ч. 2 ст. 121 ТК РФ время отпусков по уходу за ребенком до достижения им
установленного законом возраста не включается в стаж работы, дающий право на ежегодный
основной оплачиваемый отпуск. Данный личной карточки дает возможность не только учесть
эти отпуска, но и сразу отразить изменение рабочего года.
Изменение периода, за который предоставляется отпуск, может отражаться как в
строке, в которой учитывается отпуск без сохранения заработной платы, так и при учете
следующего отпуска, главное — соблюдать единообразие учета отпусков в личной карточке и
приказах (распоряжениях) о предоставлении отпуска.
Другие периоды, которые не включаются в стаж работы, дающий право на ежегодный
основной оплачиваемый отпуск в соответствии с ч. 2 ст. 121 ТК РФ (например, время
отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его
отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ), учитываются в этом
разделе личной карточки путем изменения даты начала и окончания рабочего года на
основании данных табелей учета рабочего времени, приказов (распоряжений) об
отстранении работников от работы и других документов.
Период работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, равен рабочему
году с даты приема работника. Например, с 15 февраля 2008 г. по 14 февраля 2009 г. Даже
если работник берет отпуск не полностью, а разделяет его на несколько частей, годовой
период указывается полностью. Записи в карточке формы № Т 2 помогают отслеживать,
сколько дней отпуска выбрано в конкретном периоде. Графы 1—5 и 7 раздела VIII личной
карточки заполняются после того, как работник начал использовать отпуск, а графа 6 —
после выхода работника из отпуска.
Так как ТК РФ позволяет работнику по согласованию с работодателем делить отпуск
на части, «Отпуск» в личной карточке работника заканчивается очень быстро, а работник
продолжает трудиться, и отпуска, которые он берет, необходимо учитывать. Замазывать,
заклеивать уже имеющуюся информацию, освобождая таким образом для дальнейшего
ведения, заводить новый бланк карточки формы № Т 2 и вкладывать его в уже заполненную
форму запрещено.
Берется чистый лист бумаги соответствующего формата, озаглавливается
«Дополнение к личной карточке работника» (форма № Т 2), ставится дата заполнения, и
131
вносятся поисковые реквизиты (фамилия, имя, отчество, дата рождения, должность и
структурное подразделение, в котором трудится данный работник). Затем указываются номер
и заголовок раздела и переносится его табличная часть. Аналогичные дополнения могут быть
по любому, закончившемуся разделу, причем количество дополнений неограниченно,
поэтому вести унифицированную форму можно в течение многих лет.
IX «Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с
законодательством» предназначен для учета социальных льгот. В личной карточке работника
подлежат учету только те льготы, которые работнику обязан предоставить работодатель, а
также льготы, в реализации которых косвенно задействован работодатель.
Приводить в данном разделе льготы, которые предоставляются работнику органами
государственной власти или местного самоуправления, не следует.
В законодательстве отсутствует точное определение понятия «социальные льготы»,
что позволяет работодателю отражать все льготы, гарантии и компенсации, которые он
должен предоставить работнику в связи с его социально-правовым и трудовым статусом, в
том числе и предусмотренные ТК РФ. В графе «Основание» дается наименование
нормативного правового акта (с указанием конкретной нормы), в соответствии с которым
работнику должны предоставляться льготы.
Х «Дополнительные сведения» заполняется для полноты чета сведений о работниках:
— об обучении в учреждениях профессионального образования по очно-заочной
(вечерней), заочной формам, на экстернатных от делениях;
— об особенностях социально-правового статуса работника, например о том, что
работник является
— об изменении фамилии, имени, отчества работника, замене паспорта и иных
изменениях правового статуса;
— о наличии у работника документов, дающих ему специальное право, например,
водительского удостоверения, заграничного паспорта и т.д.;
— другие.
XI «Основание прекращения трудового договора» (увольнения). Приводится полная
формулировка основания
(расторжении) трудового договора с работником (увольнении) по форме № Т 8 со ссылкой на
инвалидом или родителем ребенка-инвалида, и т.д.;
увольнения (из приказа (распоряжения) о прекращении
норму ТК РФ. В случае отказа работника поставить свою подпись в личной карточке и в
иных документах, оформляющих увольнение (приказе (распоряжении), трудовой книжке,
пр.), сотрудником кадровой службы составляется специальный акт. При изменении сведений
о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются
подписью работника кадровой службы. Наиболее оптимальный вариант при внесении
132
изменений — старая запись зачеркивается одной чертой, затем вносится новая запись
согласно представленным в кадровую службу документам. Далее возможны следующие
варианты:
— сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, имени или отчества
работника, приводятся на поле личной карточки (напротив строки, где зачеркнута старая и
внесена новая запись), там же проставляется заверительная подпись сотрудника кадровой
службы;
— сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, имени или отчества
работника, приводятся в разделе X личной карточки (в числе дополнительных сведений).
При таком способе оформления заверение сделанных записей подписью сотрудника
кадровой службы не обязательно, но желательно. Для удобства внесения изменений кадровая
служба предприятия в форму № Т 2 может включить дополнительные свободные строки под
строками, предназначенными для сведений, которые могут изменяться (фамилии, имени,
отчества, адреса места жительства и т.д.), либо дополнительный раздел, предназначенный
исключительно для учета изменений сведений о работнике. Личные карточки работников
хранятся в кадровой службе предприятия в закрытом на ключ шкафу, исключающем
свободный доступ работников предприятия и посторонних лиц. Личные карточки
работающих сотрудников при помощи разделителей систематизируются по структурным
подразделениям, а внутри — по алфавиту фамилий до третьей буквы фамилии. Личные
карточки уволенных изымаются и хранятся отдельно. Они располагаются по годам
увольнения, а внутри — также по алфавиту. Срок хранения личных карточек уволенных в
кадровой службе предприятия — год (допускается до трех
на хранение в архив предприятия.
2.3.5. Трудовая книжка
Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, которые ведутся на
всех предприятиях независимо от формы собственности. Трудовая книжка является
основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ).
На основе трудовой книжки устанавливаются все виды
лет), затем карточки передаются
трудового стажа для назначения
государственных пенсий (в том числе на льготных условиях и в льготных размерах), пособий
по социальному страхованию, а также должностных окладов (в случаях, когда это зависит от
продолжительности трудового стажа), выплаты вознаграждения за выслугу лет, процентные
надбавки за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях и т.д.
133
При заключении трудового договора работник, имеющий трудовой стаж, должен
представить трудовую книжку лицу, ведущему документацию по персоналу предприятия (ст.
65 ТК РФ). Если работник утверждает, что он поступает на работу впервые и трудовой
книжки у него нет, он не обязан предоставлять какой-либо документ, подтверждающий этот
факт. Для того чтобы подтвердить правомерность использования бланка трудовой книжки
для оформления впервые, сотруднику кадровой службы рекомендуется получить от
работника заявление, в котором помимо просьбы об оформлении приема на работу
содержится просьба о заведении трудовой книжки впервые.
В настоящее время применяются трудовые книжки трех образцов: 1938, 1973, 2003
годов. Все три образца действительны и обладают равной юридической силой. Никакие
другие формы документа не могут считаться трудовыми книжками. Бланки трудовых книжек,
утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, введены в
действие с 1 января 2004 г. Бланки выпускаются в заранее определенном количе стве и
распространяют их только уполномоченные на это организации и индивидуальные
предприниматели. Обеспечение работодателей новыми бланками осуществляется на платной
основе на основании договора, заключенного непосредственно с изготовителем или
распространителем. Бланки трудовой книжки и вкладыша к ней относятся к документам
строгой отчетности. Учет трудовых книжек ведется в двух книгах:
— в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
— в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей.
Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
должна вести бухгалтерия. Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
обычно ведет кадровая служба. В данной книге регистрируют все трудовые книжки
сотрудников, которые работают на предприятии. Бланки трудовых книжек выдаются
ответственным за ведение трудовых книжек лицам только по заявкам. Ответственность за
ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним несет специально
уполномоченное лицо, назначаемое приказом работодателя. Целесообразно, чтобы таких
ответственных лиц было два: сотрудник кадровой службы отвечает за ведение, хранение,
учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним, а сотрудник бухгалтерии — за ведение
учета и финансовые операции с трудовыми книжками. По окончании каждого месяца лицо,
ответственное за ведение трудовых книжек (сотрудник кадровой службы), обязано
представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, которые получены за
трудовые книжки. При этом подотчетное лицо должно приложить приходный ордер кассы
предприятия.
134
Формы приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в
трудовую книжку, а также книги учета движения трудовых книжек и вкладышей приведены
соответственно в Приложении № 2 и Приложении № 3 к постановлению Минтруда России от
10 октября 2003 г. № 69. Этим же документом введена в действие Инструкция по заполнению
трудовых книжек (далее — Инструкция).
Организация-работодатель обязана хранить трудовые книжки работников в сейфе или
несгораемом шкафу, доступ к которому посторонних лиц запрещен. Невостребованные
трудовые книжки хранятся не менее 50 лет (ст. 342 Перечня типовых управленческих
документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения,
утвержденного Федеральной архивной службой России от 6 октября 2000 г.).
За исключением случаев увольнения закон не предусматривает возможности выдачи
на руки сотруднику его трудовой книжки. По письменному заявлению не позднее трех дней
со дня его подачи работодатель обязан выдать сотруднику заверенную копию трудовой
книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки. При
необходимости получения сотрудником нотариально заверенной копии (например, для
оформления сертификата профессионального бухгалтера) сотрудник кадровой службы
должен самостоятельно заверять копии трудовых книжек работников своего предприятия у
нотариуса.
Работник, утративший трудовую книжку, вправе получить ее дубликат по последнему
месту работы в течение 15 дней со дня подачи заявления.
Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся
индивидуальными предпринимателями) в соответствии с требованиями
вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти
дней. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки
и обеспечения ими работодателей (далее — Правила) конкретизируя срок для работников,
принятых на работу впервые, и определяют, что не позднее недельного срока со дня приема
на
работу работодатель оформляет трудовую книжку на такого работника (п. 8). В
соответствии с требованиями п. 3 Правил трудовые книжки ведутся только на тех
работников, для которых работа в данной организации является основной.
В Правилах указывается, какие сведения о работнике вносятся в трудовую книжку при
ст. 66 ТК РФ обязан
ее заполнении, а в Инструкции — как пишутся эти сведения и на основании каких
документов они вносятся в трудовую книжку. Важное требование Инструкции — записи
ведутся перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером, световодостойкими чернилами
черного, синего или фиолетового цвета. Недопустимы никакие сокращения (например, «пр.»
вместо «приказ»).
135
О ТРУДОВЫХ КНИЖКАХ
Постановление
Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»
(с изменениями от 6 февраля 2004 г., 1 марта, 19 мая 2008 г.)
В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации
Правительство Российской Федерации постановляет:
1. Утвердить прилагаемые:
форму трудовой книжки и форму вкладыша в трудовую книжку;
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой
книжки и обеспечения ими работодателей.
2. Установить, что трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 1 января
2004 г.
Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца
действительны и обмену на новые не подлежат.
3. Министерству финансов Российской Федерации:
а) утвердить образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также технические
требования к изготовлению их бланков;
б) обеспечить на подведомственных предприятиях изготовление по единому образцу
бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
в) утвердить порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и
вкладыша в нее.
4. Министерству здравоохранения и социального развития Российской Федерации:
а) утвердить инструкцию по заполнению трудовых книжек;
б) давать разъяснения по вопросам применения Правил, утвержденных настоящим
постановлением.
5. Органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации провести
необходимую работу по введению в организациях, находящихся на их территории, трудовых
книжек и вкладышей в них нового образца.
136
Утверждена
Постановлением Правительства
Российской Федерации
от 16 апреля 2003 г. № 225
ФОРМА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
(Обложка)
Герб
Российской Федерации
ТРУДОВАЯ КНИЖКА
(Титульный лист)
Герб
Российской Федерации
ТРУДОВАЯ КНИЖКА
Фамилия __________________________________________________________________
Имя ______________________________________________________________________
Отчество _________________________________________________________________
Дата рождения _____________________________________________________________
(число, месяц, год)
Образование ______________________________________________________________
Профессия, специальность __________________________________________________
Дата заполнения ___________________________________________________________
(число, месяц, год)
Подпись владельца книжки __________________________________________________
М.П Подпись лица, ответственного за ведение
трудовых книжек
137
______________________________________________________________
(разборчиво)
Сведения о работе
Серия и номер <*> (10 разворотов)
№ Дата Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу,
квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись запи
си число месяц год
Сведения о награждении
№ Дата Сведения о награждении (поощрении).
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись записи,
число месяц год.
* Серия и номер указываются на одной из четырех страниц каждого развернутого
листа трудовой книжки.
138
Утверждена
Постановлением Правительства
Российской Федерации
от 16 апреля 2003 г. № 225
ФОРМА ВКЛАДЫША В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ
ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ
(без трудовой книжки недействителен)
Герб
Российской Федерации
Фамилия ________________________________________________________________
Имя ____________________________________________________________________
Отчество ________________________________________________________________
Дата рождения ___________________________________________________________
(число, месяц, год)
Образование _____________________________________________________________
Профессия, специальность _________________________________________________
Дата заполнения __________________________________________________________
(число, месяц, год)
Подпись владельца книжки _________________________________________________
М.П. Подпись лица, ответственного за ведение
трудовых книжек
_______________________________________
(разборчиво)
Вкладыш в трудовую книжку изготавливается по утвержденной форме трудовой
книжки. Объем вкладыша: «Сведения о работе» — 9 разворотов, «Сведения о награждениях»
— 8 разворотов.
139
На титульном листе трудовой книжки указываются фамилия, имя и отчество
работника полностью, без сокращения, без замены имени или отчества на инициалы. Дата
рождения в трудовой книжке должна содержать число, месяц и год проставленные буквенно-
цифровым способом (например: 12 мая 1973 г.). Эти сведения записываются на основании
таких документов, как паспорт, свидетельство о рождении, водительские права,
загранпаспорт.
Сведения об образовании и специальности или профессии указываются на основании
документов: аттестатов, дипломов, сертификатов, справок (если образование незаконченное
высшее). Основанием для внесения записи о неполном высшем образовании может быть
справка из института, зачетная книжка или студенческий билет. Об этом говорится в разделе
2 «Заполнение сведений о работнике» Инструкции по заполнению трудовых книжек. Для
внесения таких записей требуются копии указанных документов, заверенные печатью
учебного заведения. Обратите внимание: в настоящее время записи о времени обучения в
трудовую книжку не вносят.
Запись о профессии и специальности вносится на основании документов о наличии
квалификации, о чем сказано в разделе II Правил ведения и хранения трудовых книжек.
Документом подтверждающим квалификацию работника, — это диплом о высшем или
среднеспециальном образовании.
После внесения основных сведений о работнике указывается дата заведения трудовой
книжки, проставляемая буквенно-цифровым способом, как и дата рождения. Свою подпись
владелец трудовой книжки должен поставить на титульном листе документа после того, как
работник кадровой службы заполнит данные работника (фамилия, имя, отчество, дата
рождения, паспортные данные и т.д.). Такие правила установлены в п. 2.2 Инструкции. Затем
на титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и
печать предприятия, где она была впервые заполнена. Печать ставится на месте,
установленном на бланке, и не должна закрывать ничьих подписей. Подпись лица,
заполнявшего трудовую книжку, должна быть разборчивой, без сокращений и объединения с
инициалами, т.е. так, чтобы ее можно было идентифицировать.
Если при первичном оформлении трудовой книжки кадровый работник по
неосторожности внес туда неверную запись, то производится аннулирование испорченного
бланка и оформляется новый. Наиболее частой ошибкой при заполнении титульного листа
трудовой книжки является неверное написание фамилий, имен, отчеств.
Поскольку законом не предусмотрена процедура исправления неверно внесенной
записи на титульном листе трудовой книжки, испорченный бланк списывается и заполняется
140
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]