Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Кадровая служба предприятия. Делопроизводство, документооборот и нормативная база
.pdf
II. Сведения о воинском учете
III. Прием на работу и переводы на другую работу
IV. Аттестация
V. Повышение квалификации
VI. Профессиональная переподготовка
VII. Награды (поощрения), почетные звания
VIII. Отпуск
IX. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с
законодательством
X. Дополнительные сведения
XI. Основание прекращения трудового договора (увольнения).
В каждом из этих разделов есть графы, в которые записываются сведения о работнике.
Правила оформления карточек требуют, чтобы заполнялись все реквизиты,
предусмотренные унифицированной формой.
В настоящее время об обязательности кодирования информации вличной карточке не
сказано ни в одном акте Госкомстата России. Из действующего законодательства также не
следует, что личные карточки представляют интерес для государственной статистики,
поэтому вопрос о кодировании информации, содержащейся в личных карточках,
работодатель решает по собственному усмотрению исходя из принятой в организации
системы управления кадровой деятельностью.
Сейчас такая обработка практически нигде не ведется. Однако ни в коем случае нельзя
убирать окошки для кодов из формы личной карточки, они просто остаются незаполненными.
При заполнении личной карточки не рекомендуется использовать такие символы, как
двоеточие (:), знак равенства (=), косая черта (/), а в зоне кодирования их использование
запрещается. При заполнении формы текст записей (описаний) не должен заходить на поле
кодирования; в противном случае форма считается испорченной и при первичном заполнении
документа подлежит переписыванию.
Если отсутствует часть записей в описательной части реквизитов личной карточки или
ответы на вопросы отрицательны, кодируемая часть этого реквизита остается пустой. Для
обеспечения возможности внесения изменений в сведения о работнике запрещается
проставлять прочерки в пустых строках или графах.
Первичное заполнение личной карточки может производиться различными способами
(на компьютере, на пишущей машинке, вручную). Внесение последующих записей
осуществляется на пишущей машинке или вручную, так как работник должен быть
ознакомлен с каждой записью под расписку, а каждый раз нельзя заново распечатывать
111
форму № Т2. Вместе с тем ведение электронных копий личной карточки значительно
сокращает трудозатраты при составлении различной отчетности.
Ниже приводится образец карточки формы № Т2 (с. 113—118).
В правом верхнем углу унифицированной формы № Т2 указан код формы документа
по ОКУД. Ниже указывается код организации по ОКПО, он присваивается организации в
процессе ее регистрации органами статистики и вносится во все унифицированные формы
по учету кадров. Также вверху указывается наименование организации в строгом
соответствии с уставом и другими учредительными документами без произвольных
сокращений. Если в наименование организации не входит ее местоположение, то
рекомендуется через запятую добавлять местоположение организации (город, населенный
пункт).
Далее по всей ширине всей формы № Т2 идет таблица. В нее вносятся следующие
сведения:
Дата составления личной карточки указывается в виде кодированной информации
(например: 18.10.2008). Личная карточка на работника заводится сразу после издания приказа
(распоряжения) о приеме на работу, так как первая запись в трудовой книжке работника,
сделанная после приема на работу, должна одновременно дублироваться в личной карточке
работника.
Табельный номер работодатель присваивает каждому вновь принятому работнику для
целей табельного учета. Фактически речь идет о внутреннем цифровом коде работника, по
которому производится его идентификация.
112
Образец карточки форма № Т2
Унифицированная форма № Т-2
Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 5 января 2004 г. № 1
Код
Форма по ОКУД 0301002
по ОКПО
наименование организации
Дата
составления
Табельный номер
Идентификационный
номер налогоплательщика
Номер страхового
свидетельства
государственного
пенсионного
страхования
Алфавит
Характер
работы
Вид работы
(основная, по
совместительству)
Пол
(мужской,
женский)
ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА
работника
I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ
Трудовой договор номер
дата
1. Фамилия Имя Отчество
Код
2. Дата рождения
день, месяц, год
3. Место рождения по ОКАТО
4. Гражд анство по ОКИН
Знание иностранного
5.
языка по ОКИН
наименование степень знания
по ОКИН
6.
Образование
по ОКИН
среднее (полное) общее, начальное профессиональное, среднее профессиональное, высшее профессиональное
Наименование образовательного
учреждения
наименование серия номер
Квалификация по документу об образовании Направление или специальность по документу
Документ об образовании, о квалифика ции или наличии специальных знаний
Год
окончания
Код по
ОКСО
Наименование образовательного
учреждения
наименование серия номер
Квалификация по документу об образовании Направление или специальность по документу
Код по ОКСО
Послевузовское профессиональное образование Код по ОКИН
аспирантура, адъюнктура, докторантура
Документ об образовании, о квалифика ции или наличии специальных знаний
Год
окончания
Наименование образовательного,
научного учреждения
Направление или специальность по документу
Документ об образовании,
номер, дата выдачи
Год
окончания
113
Код по ОКСО
Код
7
Профессия
.
основная
по
ОКПДТР
по
ОКПДТР
другая
114
2-я страница формы № Т2
“
8
. Стаж работы (по состоянию на “ ” 20 г. ):
Общий дней месяцев лет
Непрерывный дней месяцев лет
Дающий право на надбавку за выслугу лет
дней месяцев лет
9
. Состояние в браке Код по ОКИН
дней месяцев лет
10. Состав семьи:
Степень родства
(ближайшие родственники)
1 2 3
Фамилия, имя, отчество Год рождения
11. Паспорт
: № Дата выдачи “ ” г.
Выдан
наименование органа, выдавшего паспорт
12. Адрес места жительства:
Почтовый индекс
По паспорту
Почтовый индекс
Фактический
Дата регистрации по месту жительства
Номер телефона
” г.
II. СВЕДЕНИЯ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ
6
1. Категория запаса комиссариата по месту жительства
2. Воинское звание
3. Состав (профиль)
4. Полное кодово е обозначение ВУС а) общем (номер команды , партии)
5. Категория годности к военной службе б) специальном
отметка о снятии с воинского учета
. Наименование военного
7
. Состоит на воинском учете:
8
.
Работник кадровой службы
должность личная подпись расшифровка подписи
Работник
личная подпись
“ ” 20 г.
115
3-я страница формы № Т-2
III. ПРИЕМ НА РА БО ТУ
И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ
Личная
Дата
1 2 3 4 5 6
Структурное
подразделение
Должность (специальность,
профессия), разряд, класс
(категория) квалификации
Тарифная
ставка
(оклад),
надбавка, руб
Основание
подпись
владельц
а
трудовой
книжки
IV. АТТЕСТАЦИЯ
Дата
аттестации
номер дата
1 2 3 4 5
Решение комиссии Документ (протокол) Основание
V. ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ
Вид
Дата
начала
обучения
1 2 3 4 5 6 7 8
окончания
обучения
повышения
квалификации
Наименование
образовательного
учреждения, место
его нахождения
Документ (удостоверение,
свидетельство)
наименование
серия, номер дата
Основание
VI. ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПЕРЕПОДГОТОВКА
Дата
начала
обучения
1 2 3 4 5 6 7
окончания
обучения
Специальность (направление,
профессия)
Документ (диплом, свидетельство) Основание
наименование
номер дата
116
формы № Т-2
VII. НАГРАДЫ (ПООЩРЕНИЯ), ПОЧЕТНЫЕ ЗВАНИЯ
Наименование награды (поощрения) Документ
наименование номер дата
1 2 3 4
VIII. ОТПУСК
Вид отпуска (ежегодный,
учебный, без сохранения
заработной платы и др.)
с по начала окончания
1 2 3 4 5 6 7
Период работы
Количе ство
календарных
дней отпуска
Дата Основание
IX. СОЦИАЛЬНЫЕ ЛЬГОТЫ,
на которые работник имеет право в соответствии с законодательством
Наименование льготы Документ Основание
номер дата выдачи
1 2 3 4
X. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ
XI. ОСНОВАНИЕ ПРЕКРАЩЕНИЯ
ТРУДОВОГО ДОГОВОРА (УВОЛЬНЕНИЯ)
Дата увольнения “ ” 20 г.
Приказ (распоряжение) № от “ ” 20 г.
Работник кадровой службы
должность личная подпись расшифровка подписи
Работник
личная подпись
117
На момент заполнения формы № Т2 табельный номер работнику уже присвоен, и он
воспроизводится в личной карточке из приказа (распоряжения) о приеме работника на
работу.
Идентификационный номер налогоплательщика. ТК РФ не предусматривает
обязанности работника представить документ, подтверждающий присвоение ему
идентификационного номера налогоплательщика. Не обязывает работника получать этот
документ и налоговое законодательство. В том случае, если принимаемый на работу
работник уже имеет на руках свидетельство о присвоении ИНН, он представляет его
кадровой службе. Если при приеме на работу работник не обладает информацией о своем
ИНН, сотрудник кадровой службы оставляет графу личной карточки незаполненной.
Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования.
Этот реквизит сотрудник кадровой службы указывает в личной карточке на основании
свидетельства, которое работник обязан представить при заключении трудового договора
согласно ч. 1 ст. 65 ТК РФ. Страховые свидетельства обязательного пенсионного страхования
хранятся у застрахованных лиц (работников).
В том случае, если работник впервые поступает на работу, свидетельство
государственного пенсионного страхования в соответствии с ч. 4 ст. 65 ТК РФ оформляется
работодателем. Поэтому сотрудник кадровой службы, заполняющий личную карточку на
такого работника, оставляет графу о номере свидетельства незаполненной до его получения.
Открытой остается графа и тогда, когда работник не может представить свидетельство
по причине его утраты. Если свидетельство
работником утрачено, он пишет заявление о восстановлении свидетельства и передает
его в кадровую службу, которая направляет его в соответствующий орган Пенсионного фонда
РФ вместе с документом, подтверждающим страховой номер индивидуального лицевого
счета застрахованного лица. Номер свидетельства вносится в личную карточку на основании
нового свидетельства, выданного взамен утраченного.
Алфавит. Для организации табельного учета в графе «Алфавит» указывается первая
буква фамилии работника
времени ведутся раздельно по категориям работающих, а в пределах категорий — в порядке
табельных номеров или алфавита.
. При большом количе стве персонала табели учета рабочего
Характер работы. На основании приказа (распоряжения) о приеме работника на
работу в личную карточку вносится информация о характере работы: «постоянно» или
«временно».
Вид работы. В этой графе указывается, основная работа или работа по
совместительству. Таким образом, Госкомстат России устанавливает обязательность ведения
118
личных карточек на работников, с которыми заключены трудовые договоры о работе по
совместительству. В этом случае в III личной карточки сотрудник кадровой службы вносит
сведения непосредственно из приказов (распоряжений) о приеме на работу и о переводах на
другую работу, вне зависимости от того, вносится ли эта информация в трудовую книжку, а
следовательно, и в личную карточку работника по основному месту работы.
Личная карточка заводится только на работника, принимаемого на работу на условиях
внешнего совместительства, на внутреннего совместителя вторая личная карточка не
заводится.
Пол указывается либо словами полностью, либо сокращенно. Теперь необходимо
заполнить I «Общие сведения», который включает в себя перечисленные ниже пункты.
Реквизиты трудового договора указываются в личной карточке на основании приказа
(распоряжения) о приеме работника на работу либо самого договора.
Пункт 1 «Фамилия, имя, отчество» заполняется разборчиво на основании паспорта
или иного документа, удостоверяющего личность.
В случае изменения фамилии, имени и/или отчества работника в личную карточку
работника также должны быть внесены соответствующие изменения. В этом случае работник
должен представить документ, на основании которого произошли такие изменения
(свидетельство о заключении или расторжении брака, свидетельство о смене имени и т.п.).
На основании такого документа в личную карточку вносится измененная фамилия, имя и/или
отчество работника, а в личное дело работника вкладывается копия документа,
подтверждающего такие изменения.
Пункт 2 «Дата рождения» в текстовой части формы оформляется словесно
буквенным способом по правилам делопроизводства: «20 декабря 1975 г.», а в поле
кодирования — цифровым: «17.03.2004».
Пункт 3 «Место рождения» заполняется в строгом соответствии с паспортом
гражданина Российской Федерации или иным документом, удостоверяющим личность,
согласно ОСТ 4.071.034—82:
— длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100
символов;
— при указании типа административно-территориальной единицы допускаются
общепринятые сокращения.
В зоне кодирования указывается код по Общероссийскому классификатору объектов
административно-территориального деления (ОКАТО);
Пункт 4 «Гражданство» заполняется также на основании паспорта или иного
документа, удостоверяющего личность. Поскольку информацию о гражданстве необходимо
119
кодировать по ОКИН, в текстовой части п. 4 приводится одна из формулировок фасета 02
этого классификатора.
Если работник представил только паспорт гражданина Российской Федерации и не
сообщает работодателю сведения о втором гражданстве, то информация о гражданстве
Российской Федерации, внесенная в п. 4, не может быть поставлена в вину кадровой службе.
В трудовых отношениях информация о двойном гражданстве имеет значение только в том
случае, если работа, на которую принимается работник, связана с допуском к
государственной тайне. Поскольку проверкой кандидата на такую работу занимаются
соответствующие органы, работодателя не должно интересовать, имеет ли принимаемый на
работу сотрудник второе (наряду с российским) гражданство.
Если же работник решил сообщить работодателю сведения о втором гражданстве, в п.
4 личной карточки можно в скобках указать страну второго гражданства. Также необходимо
указать страну, если работник является гражданином иностранного государства.
С учетом сказанного в личной карточке может быть сделана одна из следующих
записей:
— гражданин Российской Федерации — код по ОКИН «1»;
— гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное
гражданство) — код по ОКИН «2»;
— иностранный гражданин — код по ОКИН «3»;
— лицо без гражданства — код по ОКИН «4».
Пункт 5 «Знание иностранного языка» расшифровывается как «наименование» и
«степень знания». Наименование иностранного языка указывается в соответствии с фасетом
04 ОКИН. Поскольку Госкомстат России интересует только знание иностранного языка, а не
языка народов Российской Федерации, то в данном пункте указывается иностранный язык
(т.е. язык иностранного по отношению к России государства).
Сведения о знании работником иностранного языка указываются на основании
сообщенных работником сведений, а также проведенных кадровой службой тестов (если для
выполнения поручаемой работы требуется знание иностранного языка).
В Общероссийском классификаторе (ОКИН) коды присвоены как непосредственно
самим иностранным языкам, так и степеням знания иностранного языка. Но поскольку
Госкомстат России не дал указаний, какие именно коды должны приводиться в личной
карточке, кадровая служба может указать только один код — степени знания языка, а может
привести и оба кода. Во втором случае код иностранного языка логично указывать первым, а
код степени знания языка — вторым (через несколько пробелов).
В личной карточке возможны следующие записи:
120
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]