Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Кадровая служба предприятия. Делопроизводство, документооборот и нормативная база
.pdf
предусматривает, но рекомендуется вести данную регистрационную форму. В журнале учета
мероприятий по контролю производятся записи о проведении проверок должностными
лицами органов контроля, надзора (например, инспектором по труду). Если такая
регистрационная форма на предприятии отсутствует, в акте, составляемом по результатам
проведенного мероприятия по контролю, инспектор делает соответствующая запись.
Журнал учета мероприятий по контролю должен быть прошит, его страницы —
пронумерованы. Журнал заверяется подписью руководителя и печатью предприятия. Данная
регистрационная форма содержит следующую информацию:
— дата, время проведения мероприятия;
— правовые основания;
— цели, задачи и предмет мероприятия по контролю;
— список выявленных нарушений;
— реквизиты составленного протокола;
— выданные предписания;
— фамилия, имя, отчество, должность лица, проводившего мероприятие по контролю.
Проверяющий инспектор должен собственноручно внести в журнал все необходимые
записи о проверке и заверить их своей подписью. В качестве приложения к журналу учета
мероприятий по контролю изготовить рекомендуется Памятку о проведении проверок
органами государственного надзора. В приложении устанавливается:
— кто имеет право проводить проверку;
— виды проверок;
перечни документов, предъявляемых проверяющим должностным лицом;
—
— перечень документов, которые имеет право потребовать проверяющий;
— порядок проведения проверки;
— оформление результатов мероприятия и др.
В кадровой службе предприятия может также вестись журнал контроля соблюдения
трудовой дисциплины. Заполняет его инспектор или специалист по кадрам на основании
приказов (распоряжений) о наложении дисциплинарных взысканий на
предприятия.
работников
3.3. Документы по специальному учету
На предприятии могут вестись и другие регистрационные и учетные формы,
например, ведомость по учету наличия, комплектования, движения и использования
трудовых ресурсов. Учет наличия, комплектования, движения и использования работников
201
осуществляет отдел организации и оплаты труда или отдел кадров. Формы таких ведомостей
разрабатываются на предприятии самостоятельно, за основу могут браться формы первичной
учетной документации (начальные и конечные реквизиты). Текст ведомости может быть
представлен в виде списков (таблиц), группируемых по различным основаниям.
Ведомость по учету наличия, комплектования, движения и использования работников
составляется с целью учета и анализа:
— расстановки кадров;
— эффективности использования рабочего времени;
— своевременности набора дополнительного персонала;
— замещения вакантных мест;
— карьерного роста работников.
Структура трудовых ресурсов может рассматриваться о следующих позиций:
— возраст;
— образование;
— семейное положение;
— группа занятий;
— режим рабочего времени;
— поступление на работу и выбытие и т.п.
Объектом учета могут быть и рабочие места. Учет ведется по специальной ведомости
по учету рабочих мест. Данная ведомость необходима для проведения аттестации рабочих
мест и планирования их размещения в организации. Рабочие места в ведомости могут
группироваться по следующим признакам:
1) по категориям работников:
- рабочие;
- служащие;
2) по наименованиям профессий (должностей) работников:
- руководители;
- специалисты;
- другие служащие,;
- рабочие;
202
3) по количеству мест:
- индивидуальное;
- коллективное;
4) по степени подвижности:
- стационарное;
- подвижное;
5) по виду производства:
- основное;
- вспомогательное;
- обслуживающее;
6) по степени механизации:
- ручное;
- механизированное;
- автоматизированное;
7) по условиям труда:
- нормальные;
- тяжелые и вредные;
- особо тяжелые и особо вредные.
Возможно введение дополнительных классификационных признаков рабочих мест (по
наименованию выпускаемой продукции, по виду работ — сезонные, периодического
использования и др.).
Учету подлежат рабочие места всех категорий работников, действующие и
неиспользуемые, обеспеченные или не обеспеченные рабочей силой на дату проведения
учета, а также резервные и учебные. Каждое рабочее место учитывается как одно независимо
от того, используется оно в одну, две или более смен. Для рабочих мест, которые
используются не весь плановый период, указывается среднегодовая длительность его
использование независимо от того, функционирует оно на дату проведения учета или нет. Не
учитывается в качестве рабочих мест:
— оборудование общего пользования, за которым нет закрепленных работников
(переносные сверлильные, заточные и другие станки, подъемно-транспортные средства);
— оборудование, находящееся в монтаже или смонтированное, но не сданное в
эксплуатацию по акту, а также демонтированное;
— демонстрационные и экспонируемые образцы оборудования.
Существует несколько способов определения количе ства рабочих мест:
1) прямой подсчет по количеству станков, агрегатов, машин, механизмов, комплектам
технологической и организационной оснастки при обслуживании (по норме) каждой
единицы одним работником. Как одно рабочее место учитываются несколько единиц
оборудования (многостаночное, многоагрегатное обслуживание), обслуживаемых по
действующим нормам одним работником. Количе ство рабочих мест водителей определяется
по числу машин и действующим нормам обслуживания;
203
2) подсчет по установленным зонам обслуживания (рабочие места уборщиков
производственных и служебных помещений, лесников, горничных, продавцов магазинов
самообслуживания, почтальонов и т.д.);
3) подсчет по рабочим постам (рабочие места работников охраны, контроля,
гардеробщиков, приемщиков и кассиров организаций сферы обслуживания, киоскеров,
диспетчеров и др.);
4) в отдельных видах производства количество рабочих мест определяется на основе
нормативной трудоемкости по видам работ, производственным процессам или их
законченной части (рабочие места каменщиков, штукатуров, бетонщиков, проходчиков,
монтажников);
5) рабочие места отдельных категорий работников, которые не могут быть определены
одним из вышеперечисленных методов, учитываются по утвержденным нормативам
численности и другим трудовым нормам исходя из объема работ и производительности
труда.
3.4. Статистическая отчетность
Кадровая служба предприятия по запросу руководства составляет справку о текучести
кадров для отчета и анализа причин текучести кадров. В данном документе обязательно
должны быть следующие реквизиты:
— наименование организации и наименование структурного подразделения —
составителя документа (если справка составляется для внутреннего пользования);
— наименование вида документа — СПРАВКА;
— дата и номер;
— место составления;
— заголовок к тексту;
— текст;
— адресат;
— подпись составителя;
— печать (если справка внешняя).
Обычно ответственным за составление данной справки является инспектор по кадрам.
Справку для внутреннего пользования подписывает начальник отдела кадров, для внешнего
— руководитель предприятия. Возможно использование как официально утвержденной
формы справки о текучести кадров, так и формы, разработанной на предприятии. В форме
справки, разработанной кадровой службой, анализ текучести кадров может проводиться
204
только по факту увольнения работников, без отражения сведений о приеме и переводах
внутри предприятия.
Анализ текучести кадров может быть представлен и с помощью отчетных форм СОТ 8
«Анализ текучести ИТР и служащих по должностям и причинам увольнения» и СОТ 9
«Распределение уволенных по причинам увольнения и категориям». На основе этих
заполненных форм может быть проведен качественный анализ текучести кадров по
занимаемым должностям, причинам увольнения, категориям.
Для составления статистической отчетности требуются такие сведения, как списочная
численность, средняя численность и среднесписочная численность работников. Списочная
численность работников приводится на определенную дату, в нее включаются наемные
работники, работающие по трудовому договору (срочному, бессрочному, на полный и
неполный рабочий день, неделю), и собственники предприятия, работающие и получающие
заработную плату на данном предприятии. В списочную численность работников на
определенную дату включаются как фактические работавшие в этот день работники, так и
отсутствующие по причине:
— простоя;
— командировки (если за ними сохранялась заработная плата);
— временной нетрудоспособности;
— обучения и повышения квалификации (если за ними сохранялась заработная плата);
— отпуска (очередного, дополнительного, по уходу за ребенком и др.);
— выходного дня;
— прогула;
— по другой причине вынужденного отсутствия на работе.
Внешние совместители не включаются в этот список, а учитываются отдельно. В
списочной численности не учитываются также работники, заключившие с предприятием
гражданско-правовые договоры, неработающие собственники предприятия, лица,
направленные предприятием на обучение с отрывом от работы и получающие стипендию за
счет средств предприятия.
Средняя численность работников за определенный период включает в себя:
— среднесписочную численность работников;
— среднюю численность внешних совместителей;
— среднюю численность работников, заключившим с предприятием договоры
гражданско-правового характера.
Среднесписочная численность работников, например, за месяц определяется
следующим образом: списочная численность работников за каждый календарный день,
205
включая выходные и нерабочие праздничные дни, суммируется и делится на число
календарных дней месяца. Численность работников в выходные и праздничные дни
принимается равной списочной численности предшествующего им рабочего дня. Не
включаются в среднесписочную численность работников:
— женщины, находящиеся в отпусках по беременности и родам, по уходу за ребенком;
— работники, обучающиеся (поступающие) в образовательных учреждениях и
находящиеся в отпуске без сохранения заработной платы.
Лица, работающие неполное рабочее время, учитываются пропорционально
отработанному времени следующим образом: общее число отработанных человеко-часов в
отчетном месяце делится на продолжительность рабочего дня (исходя из продолжительности
рабочей недели). Например, при пятидневной рабочей неделе продолжительностью 40 часов
число отработанных человеко-часов делится на восемь часов. Получается число
отработанных человеко-дней, которое делится на число рабочих дней месяца. Таким образом,
определяется средняя численность работников, занятых не полностью. За дни болезни,
отпуска, неявок в рабочее время ставятся часы по предыдущему рабочему дню.
Среднесписочная численность работников за квартал (год) определяется путем
суммирования показателей за необходимое количество месяцев (3, 12) и деления их на это
количество месяцев. Если предприятие работало неполный квартал (год), то суммируется
среднесписочная численность за отработанное время и делится на полное количество
месяцев в квартале или году (3, 12).
4. Особенности оформления трудовых отношений в отдельных случаях
4.1. Совместительство
Работа по совместительству производится по инициативе работника за пределами
нормальной продолжительности его рабочего времени. Под совместительством понимается
выполнение работником дополнительной, регулярно оплачиваемой работы по трудовому
договору в свободное от основной работы время (ст. 282 ТК РФ).
В соответствии со ст. 611 ТК РФ работник имеет право заключать трудовые договоры
о выполнении в свободное от основной работы время другой регулярно оплачиваемой работы
у того же работодателя (внутреннее совместительство) и (или) у другого работодателя
(внешнее совместительство).
206
Разрешения с основного места работы при этом не требуется. Ограничение
существует лишь для руководителей предприятий (ст. 276 ТК РФ), которые могут работать по
совместительству лишь с разрешения:
— уполномоченного органа;
— собственника имущества предприятия;
— уполномоченного собственником лица (органа).
При внешнем совместительстве обязательно составление трудового договора, в
котором должно быть указано, что эта
труда производится пропорционально отработанному времени либо на других условиях,
определенных трудовым договором (ст. 285 ТК РФ), продолжительность рабочего времени не
может превышать 16 часов в неделю. Договор может носить временный характер. Для
внешних совместителей может быть установлен испытательный срок. Если договор
заключается на срок до двух месяцев, то испытательный срок не устанавливается (ст. 289 ТК
РФ).
Заключение договоров на условиях внешнего совместительства допускается с любым,
неограниченным числом работодателей (ст. 282 ТК РФ). Запрещена работа по
совместительству:
— лицам в возрасте до 18 лет;
— лицам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными
условиями труда, если основная работа связана
— в других случаях, установленных ТК РФ и иными федеральными законами.
работа является работой по совместительству. Оплата
с такими же условиями труда;
4.2. Совмещение профессий (должностей)
Совмещение профессий (должностей) представляет собой выполнение работником
дополнительной работы в пределах рабочего дня (смены) установленной
продолжительности. В отношении рабочих используется термин «совмещение профессий», а
в отношении служащих — «совмещение должностей». ТК РФ каких-либо ограничений на
совмещение профессий (должностей) не содержит.
В соответствии с положениями ст. 151 ТК РФ при совмещении профессий
(должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема работы или исполнении
обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной
работы, работнику производится доплата. Размер доплаты согласно нормам трудового
законодательства устанавливаются по соглашению сторон трудового договора.
207
Однако, учитывая положения ст. 423 ТК РФ при оформлении совмещения профессий
(исполнения обязанностей временно отсутствующего работника) и оплате труда в данных
условиях, предприятия в настоящее время руководствуются в том числе и законодательными
актами СССР.
К таким нормативным актам, в частности, относятся:
— постановление Совмина СССР от 4 декабря 1981 г. № 1145 «О порядке и условиях
совмещения профессий (должностей)»;
— инструкция ВЦСПС, Минфина СССР, Го ско м труда СССР от 14 мая 1982 г. № 53 ВЛ
«По применению постановления Совета Министров СССР от 4 декабря 1981 г. № 1145 «О
порядке и условиях совмещения профессий (должностей)»;
— разъяснение Го ском труда СССР и Секретариата ВЦСПС от 29 декабря 1965 г. №
30/39 «О порядке оплаты временного заместительства», утвержденное постановлением
Гос ком тр уда СССР и Секретариата ВЦСПС от 29 декабря 1965 г. № 820/39.
Согласно п. 15 постановления Совмина СССР № 1145 до 2003 года было запрещено
совмещать некоторые должности таким категориям работников, как руководители
предприятий, учреждений и организаций, их заместителям и помощникам, главным
специалистам, руководителям структурных подразделений, отделов, цехов, служб и их
заместителям. Однако Определением Кассационной коллегии Верховного Суда РФ от 25
марта 2003 г. № КАС 0390 положения п. 15 указанного постановления были признаны не
действующими по отношению к таким категориям работников, как руководители
структурных подразделений, отделов, цехов, служб и их заместители; данные работники
получили право совмещать другие должности и получать за это соответствующую доплату.
Решением Верховного Суда РФ от 20 октября 2003 г. положения п. 15 данного постановления
также были признаны не действующими по отношению к работникам из числа главных
специалистов, поэтому указанная категория работников также получила полное право на
совмещение других должностей. Следовательно, в настоящее время существуют ограничения
на возможность совмещения должностей только руководителями предприятий, их
заместителями и помощниками.
Совмещение профессий (должностей) может устанавливаться как при поступлении
работника на работу, так и в любое другое время, но лишь по соглашению сторон. Ус ло ви е о
совмещении профессий (должностей) является существенным условием трудового договора,
по этому оно требует соответствующего документального оформления. Ус л ов ие о
совмещении профессий (должностей) с указанием совмещаемой профессии (должности),
объема дополнительно выполняемых трудовых функций или работ, размер доплаты
208
фиксируется в трудовом договоре при его составлении или путем внесения в него
соответствующих изменений, а также в соответствующем приказе работодателя.
4.3. Замещение
Замещение — это временный перевод работника (на место временно отсутствующего
работника) с освобождением от выполняемых им постоянных функций. Временное
отсутствие работника может быть связано:
— с командировкой;
— отпуском;
— временной нетрудоспособностью;
— исполнением государственных или общественных обязанностей (в случае если в
соответствии с федеральными законами эти обязанности должны исполняться в рабочее
время);
— повышением квалификации;
— участием в коллективных переговорах, подготовкой проекта коллективного
договора, соглашения;
— участием в разрешении коллективного трудового спора (для членов
примирительных комиссий, трудовых арбитров);
— прохождением медицинского осмотра, обследования.
Правила оформления замещения аналогичны правилам оформления обычного
временного перевода; та же форма приказа используется — № Т5.
Составление такого приказа обязательно и в тех случаях, если в должностных
инструкциях работников есть «Взаимозаменяемость». При оформлении замещения
отсутствующего работника дополнительное соглашение к трудовому договору, как правило,
не оформляется, следовательно, строка в приказе «Изменение к трудовому договору» не
заполняется. Если такой перевод требует согласия работника (разовый перевод на срок,
превышающий 1 месяц в течение года), унифицированная форма может быть дополнена
строками для указания документов, подтверждающих письменное согласие работника на
перевод (заявление).
Нередко у руководителей возникает желание на период подбора подходящей
кандидатуры перевести на вакантную должность штатного сотрудника предприятия, т.е.
назначить его временно исполняющим обязанности. Согласно п. 2 разъяснения Го ском труда
СССР № 30 ВЦСПС № 39 от 29 декабря 1965 г. «О порядке оплаты временного
заместительства» с учетом определения Кассационной коллегии Верховного Суда РФ от 11
209
марта 2003 г. назначение работника исполняющим обязанности по вакантной должности не
допускается. Согласно ТК РФ это перевод на другую работу и по закону сотрудник вправе
претендовать на эту работу как на постоянную.
Исключение возможно только по должности, назначение на которую производится
вышестоящим органом управления. В этом случае руководитель предприятия обязан не
позднее месячного срока со дня перевода работника представить в вышестоящий орган
управления документы для его назначения на должность. Этот орган в месячный срок со дня
получения документов должен рассмотреть вопрос и сообщить руководителю предприятия о
результатах. В случае неутверждения работника в новой должности он переводится на свое
прежнее место работы или ему должна быть предоставлена работа по квалификации и
оплате не ниже той, которую он выполнял до временного перевода.
4.4. Исполнение обязанностей без освобождения от основной работы
Возложение обязанностей по должности временно отсутствующего работника без
освобождения от основной работы, вызванное производственной необходимостью,
оформляется приказом по предприятию. Унифицированная форма такого приказа
отсутствует, поэтому кадровая служба составляет приказ самостоятельно. В таком приказе
необходимо указать, по какой должности на работника возлагается исполнение обязанностей,
фамилию, имя и отчество отсутствующего работника, а также размер доплаты.
В законодательстве не установлено ограничение по срокам временного исполнения
обязанностей отсутствующего сотрудника, его срок действия обычно соответствует периоду
отсутствия постоянного сотрудника. Трудовая функция, предусмотренная договором с
сотрудником, в данном случае не изменяется, а дополняется по другой трудовой функции. По
своему содержанию это аналогично совмещению должностей (профессий).
Для персонала, не относящегося к руководству, используется формулировка:
«Возложить на (наименование должности, фамилия, имя отчество) исполнение обязанностей
(наименование должности) на время отсутствия (отпуск, командировка и т.д.) (фамилия, имя,
отчество отсутствующего работника)».
В этом случае с приказом знакомятся оба работника, копия приказа о направлении в
командировку (предоставлении отпуска) помещается в личное дело сотрудника,
направляемого в командировку (в отпуск), а выписка из приказа (в части распоряжения о
возложении обязанностей отсутствующего сотрудника) — в личное дело временно
исполняющего обязанности работника.
210
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]