Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Кадровая служба предприятия. Делопроизводство, документооборот и нормативная база. Учебное пособие
.pdf
Гусятникова Д.Е., Захаркина О.И., Шитова М.А.
КАДРОВАЯ СЛУЖБА ПРЕДПРИЯТИЯ.
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, ДОКУМЕНТООБОРОТ И
НОРМАТИВНАЯ БАЗА
Учебное пособие
1
УДК 331
ББК 65.050
Издание подготовлено совместно с
Издательский центром IPR Media
www.iprmedia.ru
Кадровая служба предприятия. Делопроизводство, документооборот и
нормативная база. Учебное пособие / Гусятникова Д.Е., Захаркина О.И.,
Шитова М.А. – Саратов: Корпорация «Диполь», 2012. – 217 стр.
В пособии рассмотрены основные аспекты работы кадровой службы, вопросы
надзора и соблюдения законодательства о труде. Большое внимание уделяется составлению
документов личного характера: резюме, заявлений и т.д.
Пособие дает основные знания в области трудового законодательства и
документационного обеспечения управления, формирования навыков деловой культуры.
Пособие рассчитано на студентов и бакалавров соответствующих специальностей и
направлений, изучающих дисциплины по кадровому делопроизводству, документообороту и
трудовому праву, а также специалистов кадровой службы и руководителей организаций.
УДК 331
ББК 65.050
© Корпорация «Диполь», 2012
2
Содержание
Руководство по изучению курса
1. Основные направления работы кадровой службы
1.1. Ведение кадровой документации
1.1.1. Законодательные основы кадрового делопроизводства
1.1.2. Правила оформления кадровых документов
1.1.3. Хранение документов
1.2. Планирование и организация работы по обеспечению кадрами
1.2.1. Кадровый резерв
1.2.2. Подбор персонала
1.2.3. Участие в аттестации
2. Кадровые документы
2.1. Документы, определяющие структуру и штат предприятия
2.1.1. Структура и штатная численность
2.1.2. Штатное расписание и штатная расстановка
2.2. Локальные нормативные акты
2.2.1. Положение о структурных подразделениях
2.2.2. Положение об оплате труда и премировании
2.2.3. Положение об обработке персональных данных работников
2.2.4. Должностные инструкции
2.2.5. Правила внутреннего трудового распорядка
2.3. Документы на прием, перевод, увольнение сотрудников
2.3.1. Трудовой договор
2.3.2. Изменение трудового договора
2.3.3. Приказы (прием, перевод, увольнение)
2.3.4. Личная карточка работника
2.3.5. Трудовая книжка
2.3.6. Личное дело работника
2.4. Коллективный договор и соглашение
2.5. Табель учета рабочего времени
2.6. Отпуск
2.6.1. Ежегодные основные и дополнительные оплачиваемые отпуска
2.6.2. График отпусков
2.6.3. Отпуск без сохранения заработной платы
2.6.4. Оформление отпуска
2.7. Командировки
2.7.1. Служебное задание
2.7.2. Приказ о направлении в командировку
2.7.3. Командировочное удостоверение
2.7.4. Отчет о результатах командировки
3
2.8. Другие документы
2.8.1. О поощрении и наложении взысканий
2.8.2. Об особом режиме работы
2.8.3. О сокращении штата или численности
2.8.4. О трудовой деятельности работников
3. Регистрационные формы
3.1. Журналы учета и регистрации документов
3.2. Журналы проверок
3.3. Документы по специальному учету
3.4. Статистическая отчетность
4. Особенности оформления трудовых отношений в отдельных случаях
4.1. Совместительство
4.2. Совмещение профессий (должностей)
4.3. Замещение
4.4. Исполнение обязанностей без освобождения от основной работы
4.5. Особенности регулирования труда отдельных категорий работников
4.5.1. Регулирование труда руководителей предприятия
4.5.2. Регулирование труда женщин работниц
4.5.3. Регулирование труда несовершеннолетних сотрудников
4.5.4. Регулирование труда работников, совмещающих работу с обучением
5. Материальная ответственность
6. Работа с документами, относящимися к государственной, коммерческой и
служебной тайне
6.1. Государственная тайна
6.2. Коммерческая тайна
6.3. Служебная тайна
7. Взаимодействие с трудовой инспекцией
Тесты
Практические работы
Темы рефератов
Список нормативных актов
Список литературы
Список интернет-ресурсов
4
РУКОВОДСТВО ПО ИЗУЧЕНИЮ КУРСА
Цели и ожидаемые результаты курса
Целью изучения дисциплины «Кадровая служба предприятия» является
формирование у студентов комплексных знаний в области трудового законодательства и
документационного обеспечения управления человеческими ресурсами, об основных
направлениях и аспектах работы кадровой службы, формирование навыков деловой
культуры и составления кадровых документов.
В результате освоения дисциплины студент должен знать:
1) законодательные основы кадрового делопроизводства и трудовое
законодательство;
2) основные направления работы кадровой службы;
3) основы планирования и организации работы по обеспечению кадрами;
4) правила и принципы составления кадровых документов;
5) особенности оформления трудовых отношений;
6) правила работы с документами, относящимися к государственной, коммерческой и
служебной тайне.
В результате освоения дисциплины студент должен уметь:
1) правильно, учитывая законодательную базу, оформлять кадровые документы, а
также хранить их;
2) применять имеющиеся технологии и методы кадровой работы, планировать и
организовывать работу по обеспечению кадров;
3) изучать потребности в кадрах, ориентируясь на потребности предприятия и нужды
руководителей и сотрудников, и подбирать персонал, проводить интервьюирование при
приеме на работу;
4) в установленных формах оформлять разные виды отпусков и командировок, вести
учет рабочего времени, личное дело работника, личную карточку, трудовую книжку,
оформлять приказы, трудовой договор и т.п.;
5) взаимодействовать с трудовой инспекцией;
6) работать с документами, относящимися к государственной, коммерческой и
служебной тайне.
Связь с другими дисциплинами
В процессе усвоения курса следует задействовать знания, полученные при изучении
ряда дисциплин: «Трудовое право», «Основы управления персоналом», «Менеджмент»,
«Социология управления», «Основы делопроизводства» и др.
5
План изучения курса
№ темы
Наименование разделов и тем
Задание по теме
Срок сдачи работы
1
Основные направления работы
кадровой службы
2
Кадровые документы
Практическая работа
4-я неделя
3
Регистрационные формы
4
Особенности оформления
трудовых отношений в отдельных
случаях
Текущий контроль
6-я неделя
5
Материальная ответственность
6
Работа с документами,
относящимися к государственной,
коммерческой и служебной тайне
7
Взаимодействие с трудовой
инспекцией
Текущий контроль
10-я неделя
вид
недели
1 2 3 4 5 6 7 8 9
10
ТК 1 1
ПР 1
График контрольных мероприятий
ТК – текущий контроль (тестирование по пройденным темам)
ПР – практическая работа - составление документов.
6
1. Основные направления работы кадровой службы
Выбор организационной формы кадровой службы определяется размером
предприятия и численностью работников, порядком подбора кадров и объемом
обрабатываемой информации. Если предприятие небольшое, то кадровая служба не
создается, а назначается специальный работник (инспектор по кадрам, менеджер), который
отвечает за всю кадровую работу.
Существуют следующие организационные формы кадровой службы:
— управление кадров;
— департамент;
— отдел кадров;
— служба персонала;
— кадровый центр и т.д.
Задачи, которые приходится решать кадровой службе, не зависят от направления
деятельности предприятия и достаточно разнообразны, например:
— прогнозирование и планирование потребности предприятия в кадрах;
— комплектование предприятия необходимыми кадрами;
— обеспечение движения кадров, подготовка резерва на выдвижение;
— повышение квалификации работников;
— проведение регулярной аттестации;
— учет и анализ личного состава предприятия и др.
В процессе решения поставленных задач кадровая служба выполняет следующие
виды работ:
— составление планов работ по труду и кадрам (квартальные, годовые,
перспективные);
— создание и ведение банка данных о персонале (количественный и качественный
состав);
— подбор кандидатов на различные позиции и создания резерва кадров предприятия;
— отбор кандидатов на вакантные должности;
— участие в проведении аттестации;
— оформление документов о приеме, переводе, увольнениях, поощрениях и
взысканиях, командировках и отпусках работников;
— оформление и ведение личных дел и трудовых книжек;
— ведение установленной отчетности, подготовка справок и других документов,
касающи хся трудовой деятельности работников;
— ведение учета личного состава и табельного учета;
— проведение работы по анализу текучести кадров;
— контроль за соблюдением трудовой дисциплины на предприятии и т.д.
1.1. Ведение кадровой документации
Работа кадровой службы обязательно документируется. Составление, оформление
документов, работа с ними и их хранение регламентированы законодательными и
нормативно-правовыми актами, выполнение которых обязательно для кадровой службы
7
любой организационной формы. Кроме того, на каждом предприятии разрабатываются
локальные нормативные акты, регламентирующие работу кадровой службы данного
предприятия. Ежегодно кадровой службой готовится номенклатура дел, формирование
которой также признается обязательным для сотрудников кадровой службы.
1.1.1. Законодательные основы кадрового делопроизводства
Современное законодательство требует от работодателя оформления большого
количества документов, отражающих различные аспекты трудовых отношений с
работниками. Разрабатывают и оформляют такие документы сотрудники кадровой службы
предприятия совместно с юристами. Значение кадровых документов определяется тем, что в
них зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд,
образование, пенсионное обеспечение и т.д., поэтому кадровая служба предприятия должна
руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими документами,
содержащими нормы трудового права. За нарушение норм, содержащихся в этих правовых
актах, стороны трудовых отношений могут быть привлечены к различным видам
юридической ответственности.
В первую о чередь работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу,
должны знать Трудовой кодекс Российской Федерации. На основании ТК РФ на
предприятии устанавливается единый порядок оформления документов кадровой службы.
На основании Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации» и главы 14 ТК РФ строится работа
отдела кадров с персональными данными сотрудников предприятия. Правила обработки и
хранения информации, порядок работы с ней, контроль доступа к персональным данным
находят отражение в Положении о защите персональных данных, разработанном с учетом
положений вышеназванного Закона.
Перечень сведений, составляющих коммерческую (служебную) тайну, список
сотрудников, имеющих доступ к ней, степень ответственности за распространение
конфиденциальных данных определяются в соответствии с Федеральным законом от 29
июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне».
Соблюдение положений трудового законодательства, касающи хся основных
принципов охраны труда позволяют предприятию грамотно разработать систему охраны
труда, создавать здоровые и безопасные условия работы для своих сотрудников.
Методические документы по управленческому труду и кадровому делопроизводству
носят рекомендательный характер. Такие документы содержат рекомендации по
оформлению документов, организации работы с ними. Предприятие самостоятельно решает,
придерживаться этих рекомендаций или разработать свои корпоративные стандарты. В
настоящее время существ уют определенные стандарты оформления организационно-
распорядительных и учетных документов. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30—
2003 «Унифицированная система документации «Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»,
который принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г.
№ 65-ст, устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению
реквизитов документов, а также требования к бланкам документов.
8
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности
организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой,
дает исчерпывающий список внутренних документов, а также регулирует порядок и сроки
хранения в зависимости от их юридической значимости.
Кадровой службе необходимы также постановление Правительства РФ от 16 апреля
2003 г. № 225 «О трудовых книжках» и постановление Минтруда России от 10 октября 2003
г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек», которые помогут
правильно заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее
соответствующие изменения или оформить дубликат вместо испорченного или утраченного
документа.
Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (далее — постановление
Госкомстата России № 1) утверждены унифицированные формы первичной учетной
документации по учету труда и его оплаты. Представленные в данном постановлении формы
первичной учетной документации должны использоваться всеми юридическими лицами,
осуществляющими деятельность на территории Российской Федерации. В документе т акже
даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм.
Если для оформления каких-либо процедур или операций не предусмотрена типовая
форма первичных учетных документов, то предприятие вправе разработать форму
документа самостоятельно с учетом обязательных требований к реквизитам.
Предприятие имеет право при необходимости вносить дополнительные реквизиты в
уни фицированные формы, включать дополнительные строки и графы, расширять или сужать
объем представляемых сведений, использовать вкладные листы для удобства размещения и
обработки необходимой информации. Запрещено изменение или удаление реквизитов из
уни фицированных форм (код и номер формы, наименование документа и т.д.).
При заполнении унифицированных или самостоятельно разработанных форм учетной
документации обязательно заполняются все реквизиты документов. Внесенные изменения и
дополнения утверждаются приказом руководителя предприятия. Запрещено использование
устаревши х бланков унифицированных форм первичных документов.
Руководителям предприятий и работникам, отвечающим за ведение документации,
следует помнить, что документация, возникающая в процессе деятельности, не может
уничтожаться с нарушением требований законодательства.
1.1.2. Правила оформления кадровых документов
При составлении любого документа необходимо руководствоваться следующими
правилами. Вначале уточняется цель составления документа и вопросы, которые
необходимо решить. В соответствии с этим выбирается вид документа, форма, которая
предполагает определенный стиль и характер изложения текста. Кроме того, изучаются
законодательные и нормативные акты, регулируют порядок решения вопросов,
поставленных в документе. Это позволит обеспечить соответствие содержания документа
компетенции адресата и решение грамотно поставленных вопросов. Также необходимо
провести сбор информации по существ у поставленных вопросов, для чего могут
потребоваться справки, докладные и объяснительные записки, письма, акты, заявления и т.п.
9
После этого составляется проект документа с использованием унифицированных
форм или трафаретных текстов и стандартных выражений. Унифицированные формы
фактически не составляются, а заполняются, что очень облегчает работу. Трафаретные
тексты кадровой службой используются, например, в справках с подтверждением места и
стажа работы.
После прохождения процедур редактирования и согласования документ окончательно
оформляется и подписывается (утверждается).
К тексту служебного документа предъявляются определенные требования, нап ример:
— достоверность;
— объективность;
— логичность и аргументированность выводов и фактов, приводимых в документах;
— максимальная краткость при полноте информации;
— ясность изложения и однозначность понимания документа;
— продуманность формулировок, тщательный подбор слов.
Деловой стиль предполагает применение устойчивых языковых оборотов,
стандартных фраз, использование которых в отдельных документах обязательно (например,
при заполнении трудовых книжек, составлении актов, справок). Кроме того, устойчивые
словосочетания обеспечивают однозначность понимания документа и сокращают время на
его составление. Использование профессиональных терминов должно быть ограничено.
Допускаются лишь общепринятые варианты сокращения слов и словосочетаний с
обязательной расшифровкой в скобках при первом употреблении.
В зависимости от количества поставленных вопросов документы бывают простые и
сложные. Документы, содержащие лишь один вопрос (простые), легче в обработке и
исполнении. Со сложных документов приходится снимать копии и устанавливать
очередность исполнения, так как чаще всего исполнение таких документов предполагает
участие нескольких работников. Также усложняется процесс контроля исполнения этих
документов и возникает вопрос о помещении документа в определенное дело. Поэтому при
составлении многочисленных информационно-справочных документов рекомендуется
включать в них по одному вопросу. Протоколы, приказы, постановления обычно
предполагают сложную структуру и формируются в отдельные дела, на обложках которых
указан лишь вид документа без раскрытия его содержания.
Для облегчения восприятия сути документа рекомендуется начинать с изложения
существа вопроса с последующим его обоснованием. Сложные и объемные документы
разделяются на части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) с н умерацией арабскими
цифрами.
После составления текста документа формулируется его заголовок — обязательный
реквизит независимо от вида, содержания и назначения документа. Заголовок чаще всего
отвечает на вопрос «о чем?» или «о ком?», соглас уется с названием вида документа и
является отглагольным существительным (например: «О предоставлении…»; «Об
открытии…»). В протоколах, инструкциях, актах, правилах заголовок отвечает на вопрос
«кого?» или «чего?» (например, Правила внутреннего трудового р аспорядка). В объемных
документах могут быть подзаголовки. Наличие заголовков дает представление о содержании
документа и облегчает его регистрацию, обработку, поиск, организацию контроля
исполнения и архивацию.
10
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]