Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Кадровая служба предприятия. Делопроизводство, документооборот и нормативная база
.pdf
— расширение или сокращение производственной основы организации;
— изменение законодательства;
— оптимизация управленческой работы;
— планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом, устранение
дублирования функций и т.д.
Когда в действующее штатное расписание вводятся новые и исключаются старые
должности, происходит изменение наименования должностей или создаются новые отделы,
то часто эти процессы
изменения и корректировки в кадровые документы сотрудников в зависимости от того, какие
изменения вводятся.
В этих случаях сотруднику кадровой службы необходимо производить разные
процедуры оформления кадровых документов.
Переименование должности происходит тогда, когда у сотрудника, работающего в
данный момент времени и выполняющего определенные обязанности
что повлекло бы за собой изменение его трудовой функции или обычного распорядка
рабочего дня. Статья 74 ТК РФ предусматривает, что по причинам, связанным с изменением
организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии
производства, структурная организация производства и т.д.), по инициативе работодателя
допускается их изменение. Обязательное условие — в результате таких изменений трудовая
функция работника должна остаться неизменной.
Кроме того, ч. 2 ст. 74 ТК РФ устанавливает и специальный порядок таких изменений:
работник должен быть предупрежден в письменной форме не позднее чем за два месяца до
затрагивают уже работающий персонал, и тогда необходимо вносить
, не меняется ничего,
их введения.
Таким образом, в случае переименования должности помимо внесения изменений в
штатное расписание (путем издания приказа по основной деятельности) необходимо
получить письменное согласие работника. Если работник не согласен, следует действовать в
порядке, предусмотренном ст. 74 ТК РФ. После этого вносятся соответствующие
корректировки в личную карточку № Т-2 и трудовую книжку.
Изменение должности работника в штатном расписании структурного подразделения
осуществляется в случае изменения задач, функций, объема работ, выполняемых
подразделением организации. При этом меняются существенные условия трудового
договора (в частности, трудовая функция, права и обязанности работника, характеристики
условий труда, льгот и компенсаций, режим труда и отдыха, условия оплаты труда). Поэтому
работник также предупреждается о предстоящих изменениях в письменной форме не
позднее чем за два месяца.
41
Переименование структурного подразделения. Если наименование структурного
подразделения указано в трудовом договоре работника, то изменение наименования
(например, вместо «отдел маркетинга» — «отдел маркетинговых исследований») при
отсутствии изменения в трудовой функции работника или иных существенных условий
труда осуществляется так же, как и изменение в наименовании должности работника, т.е. в
соответствии с требованиями трудового законодательства.
Возложение дополнительных обязанностей на работника предусматривает
расширение его трудовой функции, определенной трудовым договором. По своему
содержанию это аналогично совмещению должностей (профессий).
Изменение базовых (должностных) окладов осуществляется в случае изменения задач,
функций, объема работ, выполняемых подразделениями и отдельными сотрудниками
организации. Когда в штатном расписании меняются оклады, необходимо внести изменения
в трудовой договор, так как обязательными условиями трудового договора являются условия
оплаты труда, в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника,
доплаты, надбавки и поощрительные выплаты; в личную карточку № Т-2 (3).
Создание новых подразделений. Основанием для организации (реорганизации)
структурного подразделения являются:
— решение руководителя организации;
— проект структуры и штатной
сотрудников;
— проект положения о структурном подразделении;
— проекты должностных инструкций по всем категориям персонала вводимого
подразделения;
— проект положения об оплате труда сотрудников подразделения.
При определении категории создаваемого подразделения учитывается ряд принципов:
— служба создается, когда круг решаемых задач не может быть выполнен в полном
объеме в рамках отдела и при наличии в структуре как минимум двух самостоятельных
подразделений, одно из которых должно быть не ниже отдела;
— отдел, как правило, создается в структуре службы и характеризуется наличием
двух четко выделенных непересекающихся направлений деятельности;
численности подразделения с перечнем категорий
— должности начальников подразделений вводятся в соответствии со структурой,
удовлетворяющей принципам, изложенным выше;
— должности специалистов и рабочего персонала вводятся при возникновении новых
целей, задач и функций, которые не могут быть выполнены имеющимся персоналом или при
значительном увеличении объема работ по данному рабочему месту.
42
Введение новой (дополнительной) должности. На имя руководителя организации
поступает комплект документов, включающий в себя:
— служебную записку от руководителя подразделения с обоснованием введения в
штатное расписание подразделения новой (дополнительной) должности;
— обновленную структуру подразделения;
— проект должностной инструкции на вновь вводимую должность.
При выборе категории сотрудника (обосновании введения штатной единицы)
необходимо руководствоваться
— должность ведущего специалиста и приравненных к нему работников вводится при
наличии двух самостоятельных направлений работы, каждое из которых выполняется
специалистом, при наличии объема работ как минимум для двух специалистов;
— должность старшего специалиста и приравненных к нему работников вводится при
значительном росте требований к уровню квалификации, предъявляемых к какому-либо
рабочему месту на основании деловой оценки или субъективной оценки руководителя
подразделения;
— должности специалистов и рабочего персонала вводятся при возникновении новых
целей, задач и функций, которые не могут быть выполнены имеющимся персоналом, или при
значительном увеличении объема работ по данному рабочему месту.
Ликвидация структурного подразделения оформляется приказом по организации
соответствии с ТК РФ за два месяца до введения в действие этого решения с
предупреждением сотрудников этого подразделения об увольнении по сокращению штатов.
Но при этом законодатель предусматривает возможность увольнения работника в связи с
следующими принципами:
в
ликвидацией структурного подразделения (по сокращению штатов) до истечения
двухмесячного срока. В соответствии с ст.180 ТК РФ работодатель с письменного согласия
работника имеет право расторгнуть с ним трудовой договор до истечения двухмесячного
срока, выплатив ему дополнительную компенсацию в размере среднего заработка работника,
исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения
об увольнении. Таким образом, для того, чтобы уволить работника до истечения двух
месяцев после его предупреждения предстоящем увольнении в связи с сокращением штатов
необходимо одновременное соблюдение двух условий: согласие на это работника и выплата
ему соответствующей компенсации.
Сокращение должности. Такое решение принимается руководством организации при
обнаружении несоответствия (дублирования) функций, обязанностей, объема выполняемых
работ принятым в организации внутренним регламентам. Решение о сокращении должности,
занимаемой сотрудником организации, оформляется приказом по организации в
43
соответствии с трудовым законодательством за два месяца до введения в действие этого
решения с предупреждением сотрудника о предстоящем увольнении по сокращению штатов.
В данном случае также возможно увольнение работника до истечения указанного
двухмесячного срока при условии соблюдения названных в предыдущем абзаце условий.
Увольнение сотрудников в связи с ликвидацией структурного подразделения,
сокращения должности, занимаемой работником, производится кадровым приказом с
соответствующей формулировкой.
Рабочая форма штатного расписания, в которую внесены инициалы и фамилии
работников, занимающих должности, предусмотренные штатным расписанием, называется
замещением должностей или штатной расстановкой. На практике могут использоваться и
другие названия данного документа. Штатная расстановка не имеет унифицированной
формы, для ее составления за основу может браться табличная часть штатного расписания.
Главное отличие штатной расстановки от штатного расписания заключается в том, что это
динамичный документ, изменяющийся в зависимости от происходящих (численных и
качественных) изменений в личном составе предприятия, организации и не требующий
издания приказа о его утверждении.
2.2. Локальные нормативные акты
В число локальных нормативных актов входят такие документы, как положения.
Положения — это нормативные акты, которые устанавливают порядок образования,
структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы предприятия либо
его структурных подразделений (единиц). Данные документы регулируют совокупность
организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (например,
Положение о структурном подразделении).
Типовые положения разрабатываются для системы учреждений и предприятий. В
текст положения включаются следующие разделы: общая часть (преамбула), основные
функции, права, порядок образования и организации работы и др. Положения являются
сложными документами, их структура и содержание, как правило, определяются
учреждениями-разработчиками.
В состав реквизитов положения входят наименование министерства, ведомства,
наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, индекс,
наименование вида документа, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст,
подпись, отметка о согласовании.
44
2.2.1. Положение о структурных подразделениях
Положение о структурном подразделении — это локальный нормативный акт, в
котором определяются: порядок создания (образования) подразделения; правовое положение
подразделения в структуре организации; структура подразделения; задачи, функции, права,
обязанности и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с
иными структурными единицами предприятия.
Положение о структурном подразделении входит в состав
организационно-распорядительной документации, имеет код по ОКУД — 0211111,
изготавливается на формате А4 в одном подлинном экземпляре, который хранится в
дирекции или канцелярии, по одной копии направляются в соответствующее структурное
подразделение, в отдел кадров, в подразделение, разработавшем Положение. Положения о
всех структурных подразделениях хранятся на предприятии постоянно.
Обязательными реквизитами данного документа
гриф утверждения.
Разработчиком Положения о структурном подразделении является инженер по
организации управления производством (если на предприятии есть отдел организации и
оплаты труда), служба персонала или кадровая служба. К совместной работе рекомендуется
привлекать юридический или правовой отдел. Обычно Положения о структурных
подразделениях утверждаются руководителем организации (непосредственно либо
специальным распорядительным актом). Учредительными документами или локальными
нормативными актами организации право утверждать Положения о структурных
являются регистрационный номер и
унифицированной системы
подразделениях может быть предоставлено иным должностным лицам (например,
заместителю руководителя организации по персоналу). В некоторых организациях
Положения о структурных подразделениях утверждаются органом, уполномоченным
учредителями (участниками) юридического лица.
Проект Положения о структурном подразделении подлежит обязательному
согласованию:
— с вышестоящим руководителем (если подразделение входит в состав более
крупного подразделения);
— заместителем руководителя организации, курирующим деятельность
подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководящими
работниками;
— руководителем службы персонала или иного подразделения, осуществляющего
управление персоналом;
45
— начальником юридического или правового подразделения либо с юристом
организации.
Проект Положения о структурном подразделении может быть согласован с
руководителями тех структурных единиц, с которыми взаимодействует подразделение, для
того чтобы не было неточностей в формулировках взаимоотношений подразделения с
другими структурными подразделениями, дублирования функций в Положениях о разных
структурных подразделениях. Перечень структурных подразделений, с которыми данный
проект согласовывается, определяется организацией самостоятельно.
Датой создания документа считается дата утверждения Положения о структурном
подразделении.
Иногда каждое структурное подразделение самостоятельно разрабатывает для себя
данное Положение, что крайне нежелательно, так как Положения по всем структурным
подразделениям должны вырабатываться с учетом единых для предприятия правил и
требований.
Общее руководство работой по составлению данных документов осуществляется
заместителем руководителя предприятия (по персоналу, по административным и иным
вопросам).
Законодательством не определены требования к Положениям о структурных
подразделениях и правила их разработки, поэтому каждое предприятие самостоятельно
решает, какие вопросы организации деятельности конкретного подразделения должны быть
урегулированы в этих локальных нормативных актах.
Положение о
1. Общие положения
2. Структура и штатная численность подразделения
3. Цели и задачи
4. Функции
5. Права и полномочия
6. Руководство
7. Взаимодействие (служебные связи)
8. Ответственность
структурном подразделении может включать следующие разделы.
9. Организация работы.
Существуют определенные правила разработки разделов Положения о структурном
подразделении. Этот документ начинается с раздела «Общие положения», в котором находят
отражение следующие вопросы.
46
Место подразделения в структуре организации определяется на основании документа
«Структура организации». Если такого документа на предприятии по каким-либо причинам
нет, то в Положении указывается место подразделения в системе управления предприятием,
а также описывается, что собой представляет это структурное подразделение, —
самостоятельную единицу, находящуюся в непосредственном подчинении руководству
организации, или единицу, входящую в состав более крупного структурного подразделения.
В том случае, если наименование структурного подразделения не позволяет определить его
вид (например, архив, бухгалтерия), в Положении о структурном подразделении желательно
указать, на каких правах оно создано (на правах отдела, департамента и др.). Таким образом,
сразу определяется место структурного подразделения и его значимость.
Порядок создания и ликвидации структурного подразделения. Обычно структурное
подразделение создается по приказу руководителя организации, подготовленного на
основании его единоличного решения или во исполнение решения, принятого учредителями
(участниками) юридического лица или уполномоченного ими органа. Реквизиты документа,
на основании которого создано подразделение, указываются при констатации факта создания
структурного подразделения.
Здесь же отражается порядок ликвидации структурного подразделения, а именно кем
принимается такое решение и каким документом оно оформляется. Если работодатель
устанавливает на предприятии особые правила ликвидации подразделения, то целесообразно
описать процедуру ликвидации (привести перечень ликвидационных мероприятий, сроки их
проведения, порядок выплаты работникам компенсаций). Если для подразделения
применяются общие правила сокращения штата работников предприятия, то
ограничиться отсылкой к соответствующим статьям ТК РФ.
Также в Положении о структурном подразделении необходимо предусмотреть
порядок изменения его статуса (слияния с другим подразделением, преобразования в иной
вид подразделения, выделения из его состава новых структурных подразделений,
присоединения к другому подразделению). Не рекомендуется использовать понятие
«упразднение структурного подразделения», так как это
деятельности структурного подразделения не только в результате ликвидации
подразделения, но и в результате его преобразования в иное.
подразумевает прекращение
достаточно
Подчиненность структурного подразделения. Здесь указывается, кому подчиняется
структурное подразделение, т.е. какое должностное лицо осуществляет функциональное
руководство его деятельностью. Технические подразделения обычно подчиняются
техническому директору (главному инженеру); производственные — заместителю директора
по производственным вопросам; планово-экономические, маркетинговые, сбытовые
47
подразделения — заместителю директора по коммерческим вопросам. При таком
распределении ответственности между руководящими работниками непосредственно
руководителю предприятия может подчиняться канцелярия, юридический отдел, отдел по
связям с общественностью и другие административные подразделения.
Если структурное подразделение входит в состав более крупного подразделения
(например, отдел в составе управления), то в данном Положении указывается, кому
(наименование должности) функционально подчиняется это подразделение.
Обязательным в разделе «Общие положения» является пункт, констатирующий,
какими основополагающими документами руководствуется подразделение в своей
деятельности. Кроме решений руководителя и общих локальных нормативных актов
предприятия, в Положении перечисляются специальные локальные нормативные акты
(например, для канцелярии — Инструкция по делопроизводству, для отдела кадров —
Положение о
отраслевые законодательные акты (для бухгалтерии — Федеральный закон 21 ноября 1996 г.
№ 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», для отдела по защите информации — Федеральный
закон «Об информации, информатизации и защите информации»).
В данном разделе могут быть указаны и другие сведения, например:
— местонахождение подразделения;
— перечень основных терминов
специфическими функциями и обязанностями специалистов, не связанных с основными
задачами подразделения) и др.
«Структура и штатная численность подразделения» содержит следующие параграфы.
Структура подразделения. Если структурное подразделение разделено на структурные
единицы, то в Положении необходимо отобразить его внутреннюю структуру и указать
порядок ее формирования.
Предложение о выделении внутри структурного подразделения структурных единиц
обычно исходит от его руководителя. Затем оно согласовывается с отделом организации и
защите персональных данных работников), а также общеотраслевые и
и их определений (в подразделениях со
оплаты труда, кадровой службой, иными подразделениями и представляется на утверждение
либо руководителю организации, либо его заместителю, осуществляющему функциональное
руководство этим подразделением. Инициатива структурирования подразделения также
может идти «сверху» — от руководителя организации или его заместителей.
Подразделение может изначально иметь сложную структуру, если оно было
образовано путем слияния или объединения отдельных подразделений, без их
расформирования, но с подчинением руководителю образованного подразделения.
Структуру подразделения можно предоставить различными способами.
48
Текстовой способ: «В состав подразделения входят следующие структурные
единицы:…».
В виде схемы: «Подразделение имеет в своем составе структурные единицы согласно
приведенной схеме».
Сектор
(участок, группа)
Подразделение
Сектор
(участок, группа)
Схема может отражать связи между структурными единицами и быть более сложной.
Структурные единицы в составе подразделения могут быть созданы как на
постоянной, так и на временной основе. Если отдел структурирован на постоянной основе,
необходимо выяснить, какой документ будет определять его статус и регламентировать его
деятельность; например, это может быть Положение о подразделении (в этом случае
желательно распределить функции между структурными единицами подразделения
непосредственно в тексте этого Положения). Если же для этих структурных единиц будут
разрабатываться отдельные положения, то в основном Положении необходимо определить
порядок разработки и утверждения отдельных локальных нормативных актов.
Если такая сложная структура подразделения отражена в штатном расписании, то
работа в конкретном секторе может быть отнесена к существенным условиям труда.
Сектор
(участок, группа)
Сектор
(участок, группа)
Трудовое законодательство предусматривает весьма сложную процедуру проведения таких
организационно-штатных мероприятий, как создание, ликвидация или преобразование
структурных подразделений, поэтому вопрос распределения отдельных функций
структурного подразделения целесообразно решать посредством образования временных
структурных единиц — секторов, участков, групп.
Право руководителя структурного подразделения формировать временные
структурные образования (например, для решения конкретных задач, для реализации
49
отдельных проектов и др.) должно быть закреплено в Положении о структурном
подразделении. Если руководитель структурного подразделения не наделяется правом
самостоятельного принятия решения об образовании временных структурных единиц, то в
Положении необходимо определить, кто уполномочен принимать такое решение, и описать
процедуру его принятия (согласования, утверждения и др.).
Порядок изменения структуры подразделения. Отражается механизм изменения
структуры подразделения — создания в составе подразделения структурных единиц (если
подразделение изначально не структурировано), ликвидации некоторых из них, а также их
слияния, преобразования, присоединения и выделения новых структурных единиц. В
Положении определяется, от кого может исходить инициатива по изменению структуры
подразделения, как она оформляется, кто принимает окончательное решение, какие
последствия влечет такое изменение.
Порядок разработки и утверждения должностных инструкций. Здесь определяется,
кто разрабатывает должностные инструкции работников подразделения и утверждает их, как
они вводятся в действие, например: «Права и обязанности каждого работника отдела
определяются соответствующей должностной инструкцией, согласовываемой с начальником
подразделения и утверждаемой приказом руководителя предприятия».
Штатная численность работников подразделения может непосредственно
регулироваться в Положении о структурном подразделении (в том числе и в качестве
приложения к нему) или решаться посредством отсылки к штатному расписанию
предприятия.
В разделе «Цели и задачи» отражаются основные цели и задачи данного структурного
подразделения.
Основные цели. Целью создания структурного подразделения является идеальное
представление результата, которого должно достичь подразделение в процессе своей
деятельности. Правильно и точно сформулированная цель позволяет направить и
сориентировать деятельность структурного подразделения, а также определить его
назначение и обозначить его место в структуре предприятия. Требования, которые
предъявляются к формированию целей, Положения, могут быть такими:
— достижимость;
50
— структурированность;
— согласованность с целями деятельности всего предприятия;
— точность и конкретность.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]