Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Кадровое администрирование и электронный документооборот. Курс лекций.pdf
В состав нормативно-правовых актов, обеспечивающих делопроизвод-
№
Номер и название
1
2
3
1
ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Национальный
Содержит более 170 определений и понятий в
2
ГОСТ Р 51511 – 2001 «Печати с вос-
Содержит требования к изготовлению печа-
ство входят:
1. Конституция Российской Федерации.
2. Кодексы Российской Федерации:
− Гражданский кодекс Российской Федерации;
− Уголовный кодекс Российской Федерации;
− Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях;
− Трудовой кодекс Российской Федерации.
3. Законы Российской Федерации в области ДОУ:
− Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологи-
ях и защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ (с изменениями и
дополнениями);
− Федеральный конституционный закон РФ «О государственном гербе
Российской Федерации» от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ (с изменениями и
дополнениями);
− Закон РФ «О языках народов Российской Федерации» от 25 октября
1991 г. № 1807-1 (ред. от 12.03.2014) и др.
4. Инструкция по делопроизводству и регламенты.
5. Государственные стандарты Российской Федерации в области де-
лопроизводства (табл. 1.).
Государственные стандарты Российской Федерации
п/п
государственного стандарта
стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
области документирования, организации работы с документами, архивного дела
Содержание стандарта
Таблица 1
произведением Государственного
герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования»
тей:
− форма, размер, содержание;
− технические требования;
− реквизиты печати
11
№
п/п
Номер и название
1
2
3
3
ГОСТ 17914–72 «Обложка дел дли-
Содержит правила оформления обложек дел
4
ГОСТ Р 7.0.97–2016 «Система стан-
Содержит:
5
ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007 «Си-
Распространяется на управление документа-
государственного стандарта
Содержание стандарта
тельного хранения. Типы, разделы,
технические требования»
дартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению
документов»
стема стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие
требования»
длительного хранения, описание их формы,
размеров, необходимых реквизитов
− перечень реквизитов, используемых в
оформлении документов;
− порядок оформления каждого реквизита;
− схемы расположения реквизитов;
− требования к оформлению бланков;
− образцы бланков
ми в государственных, коммерческих, общественных организациях.
Содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления окружающей средой в соответствии с
международными стандартами ИСО 9001 и
ИСО 14001
6. Общероссийские классификаторы. Это нормативные документы,
распределяющие технико-экономическую и социальную информацию в
соответствии с ее классификацией (классами, группами, видами) и являющиеся обязательными для применения при создании государственных информационных систем и информационных ресурсов в межведомственном
обмене информацией.
7. Унифицированные системы документации (УСД). Это совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах экономической деятельности, нормативно-методических документов
по их разработке, ведению и применению.
Кадровое делопроизводство –
управлению персоналом организации (предприятия): прием, заполнение,
оформление, отправка документов, учет и контроль за их движением и исполнением, хранение и обновление документов.
это ведение документации по кадрам и
12
Организация кадрового делопроизводства требуется предприятиям любой
сферы деятельности и формы собственности, так как позволяет грамотно документировать важнейшие процессы в сфере работы с персоналом.
При документировании кадровых процедур необходимо помнить, что запись информации на бумаге или ином носителе строго регламентирована. Об
этом речь пойдет в лекции по теме 2.
Контрольные вопросы
1. Дайте определение понятия «делопроизводство». Какова история появления данного термина?
2. Перечислите и дайте характеристику основных этапов становления и
развития делопроизводства в России.
3. Дайте определения основных понятий современного делопроизводства.
4. Раскройте сущность понятия «электронный документооборот».
5. Охарактеризуйте нормативно-правовую базу современного делопроиз-
водства.
6. Перечислите основные нормативно-правовые и методические доку-
менты, которыми следует руководствоваться в области делопроизводства в Российской Федерации.
7. Раскройте сущность кадрового делопроизводства.
13
Тема 2. Виды кадровой документации и общие требования
к ее оформлению
Цель: формирование у обучающихся представления о видах кадровой
документации и общих требованиях к ее оформлению.
План
1. Документ как носитель информации и как средство реализации
управленческих функций.
2. Классификация документов по управлению персоналом в организа-
ции.
3. Требования к оформлению кадровых документов.
4. Использование электронной цифровой подписи в документации по
кадрам.
Кадровое делопроизводство – это полный цикл ведения документации
по кадрам и управлению персоналом организации (предприятия): прием, заполнение, оформление, отправка документов, учет и контроль за их движением и
исполнением, хранение и обновление документов, уничтожение документов,
вышедших из обращения.
Организация кадрового делопроизводства требуется предприятиям любой
сферы деятельности и формы собственности, так как позволяет грамотно документировать важнейшие процессы в сфере работы с персоналом.
Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, поз-
воляющими ее идентифицировать. Таково определение термина «документ» в
ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Термин «документ» появился в России в XVIII в. и означал «способ доказательства». Документ обеспечивает: закрепление, сбор, обработку, передачу,
использование, хранение информации.
Документ имеет внешние признаки – это признаки, отражающие форму и
размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления. Обязательным элементом оформления документа, обеспечивающим его
юридическую силу, является реквизит, например подпись, текст, дата и др.
14
Каждый официальный документ должен обладать юридической силой.
Состав кадровой документации предприятия
Документы по кадровым функциям
Локальные нормативные акты, связанные
с управлением персоналом
Предусмотренные
ТК РФ
Основания к приказам
Приказы (распоряжения)
по личному составу
Первичные учетные документы
по кадрам
Личные документы граждан
(работников предприятия)
Информационно-справочные
документы
Не предусмотренные
ТК РФ
Обязательные
Обязательные с
Под юридической силой документа понимают свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Система кадровой документации представлена на рис. 1.
для всех орга-
низаций
Документы для
управления пер-
учетом специфики деятель-
ности органи-
зации
соналом и кадро-
вым делопроиз-
водством
Рис. 1. Система кадровой документации
Кадровая документация включает:
− организационные документы: правила внутреннего трудового распо-
рядка, положение о персонале, штатное расписание, положение о
службе управления персоналом;
− распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по
вопросам работы с персоналом;
− персональные документы: трудовые книжки, справки с места работы,
автобиографии и др.
− учетные документы: личные карточки Т-2, личный листок по учету
и т.д.;
15
− плановые документы: плановые задания по кадровым вопросам, заяв-
ки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности,
оплате труда и т.п.;
− отчетно-статистические документы по численности, балансу рабо-
чего времени, зарплате, производительности труда и т.д.
Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной
форме с соблюдением установленных правил оформления документов.
При создании документа на двух и более страницах вторую и последую-
щие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на
расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Допускается создание документа на лицевой и оборотной сторонах листа.
При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты. Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов № 12, 13, 14. При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.
Абзацный отступ текста документа – 1,25 см, заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом. Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала. Интервал между буквами в словах – обычный. Интервал между словами –
один пробел.
Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и
правого полей документа). Длина самой длинной строки реквизита при угловом
расположении реквизитов не более 7,5 см, длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.
Нормативными актами организации может быть предусмотрено выделение
реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных
фрагментов текста полужирным шрифтом.
Нормативные акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.
16
Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой
разновидности документов комплексом реквизитов – обязательных элементов
оформления официального документа. Всего в ГОСТ Р 7.0.97–2016 обозначено
30 реквизитов: 01 – герб; 02 – эмблема; 03 – товарный знак (знак обслуживания);
04 – код формы документа; 05 – наименование организации – автора документа;
06 – наименование структурного подразделения – автора документа; 07 – наиме-
нование должности лица – автора документа; 08 – справочные данные об организации; 09 – наименование вида документа; 10 – дата документа; 11 – регистрационный номер документа; 12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа; 13 – место составления (издания) документа; 14 – гриф
ограничения доступа к документу; 15 – адресат; 16 – гриф утверждения документа; 17 – заголовок к тексту; 18 – текст документа; 19 – отметка о приложении;
20 – гриф согласования документа; 21 – виза; 22 – подпись; 23 – отметка об электронной подписи; 24 – печать; 25 – отметка об исполнителе; 26 – отметка о заверении копии; 27 – отметка о поступлении документа; 28 – резолюция; 29 – отметка о контроле; 30 – отметка о направлении документа в дело.
В условиях динамично развивающихся экономических отношений многие хозяйствующие субъекты переводят большую часть документооборота в
электронную цифровую форму.
Электронный документ – это документ, в котором информация пред-
ставлена в электронно-цифровой форме.
Наиболее перспективным и широко используемым в мире способом защиты электронных документов от подделки, а также обеспечивающим высокую достоверность сообщения является электронная цифровая подпись.
В нашей стране отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и
муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций при совершении иных юридически значимых действий регулируются Федеральным законом «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ (в действующей редакции).
Электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется
для определения лица, подписывающего информацию.
17
Электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа,
предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки,
полученный в результате криптографического преобразования информации с
использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющей идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
Контрольные вопросы
1. Что понимают под термином «документ», каково его значение в
управлении и какие функции выполняет документ?
2. Что понимают под классификацией кадровых документов?
3. Какие типы документов, создаваемых и функционирующих в системе
управления персоналом организации, вы знаете?
4. Перечислите организационные документы, регламентирующие деятельность предприятия и службы управления персоналом.
5. Перечислите и дайте характеристику распорядительных документов.
6. Дайте характеристику плановых кадровых документов.
7. К какой группе кадровых документов относятся приказы по личному
составу?
8. Назовите документы, относящиеся к информационно-справочным.
9. Назовите документы, относящиеся к отчетным кадровым документам.
10. Перечислите учетные документы, создаваемые в службе управления
персоналом.
11. Раскройте сущность основных требований к оформлению кадровых
документов.
12. Какие нормативные документы, регламентирующие вопросы документационного обеспечения управления персоналом, вы знаете?
13. Каким ГОСТ следует руководствоваться при оформлении организа-
ционно-распорядительных документов?
14. С какой целью разработаны общероссийские классификаторы и какие
из них используются в кадровом делопроизводстве?
15. Дайте определение понятия «электронный документ».
16. Назовите наиболее распространенные виды форматов электронных
документов.
18
17. Дайте определение понятиям «электронная подпись», «электронная
цифровая подпись».
18. Дайте характеристику основным видам электронных подписей.
19. Какие основные функции выполняет электронная цифровая подпись в
электронном документе?
19
Тема 3. Система организационно-распорядительной документации
по кадрам
Цель: формирование у обучающихся представления о сущности системы
организационно-распорядительной документации по кадрам.
План
1. Понятие «организационно-распорядительный документ».
2. Основные организационные документы:
реквизиты и порядок оформ-
ления (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о персонале, Положение о структурном подразделении, должностная инструкция).
3. Распорядительные документы: сущность и порядок разработки.
Организационно-распорядительный документ (ОРД) – вид письмен-
ного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения
и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Организационно-распорядительные документы являются правовой
основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.
Организационно-распорядительная документация классифицируется сле-
дующим образом:
− организационная документация (уставы, положения, правила, штат-
ные расписания, инструкции);
− распорядительная документация (приказы, распоряжения, постанов-
ления, решения, указания).
Далее более подробно рассмотрим основные организационно-распоря-
дительные документы по кадрам.
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) – организацион-
но-распорядительный документ, регламентирующий порядок приема, перевода
и увольнения рабочих и служащих, основные обязанности рабочих и служащих, основные обязанности администрации, рабочее время и его использование, поощрения за успехи в работе, взыскания за нарушения трудовой дисциплины, внутриобъектный режим и организацию работы.
20